工業(yè)勘察設計工程電子文件的歸檔管理工作探討

陳若初

【摘 要】電子檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，隨著信息化社會的騰飛發(fā)展，電子檔案在檔案建設中占據的地位越來越重要。在電力行業(yè)中，電子檔案對于電源建設、電網運行及電力輸送中的作用越來越大。為了進一步提高電子檔案管理的整體水平，使檔案管理工作更加優(yōu)質、更加有效地服務于我國電力事業(yè)的建設發(fā)展與生產運行、經營管理，本文結合電力工業(yè)勘察設計項目檔案管理的具體情況，從檔案的宏觀管理指導原則到微觀管理的操作技術對工程電子檔案管理進行全面系統(tǒng)的探討。

【關鍵詞】電子檔案管理；整理存檔；查詢利用

1、引言

在勘察設計行業(yè)，設計生產的主要成果就是設計文件，圖紙出圖率在有的單位或項目中已高達100%，但驗收歸檔管理還是沿用傳統(tǒng)的方法，只對紙質進行驗收，電子文件散落在設計人員手中或簡單收集在一起，隨著時間的推移，電子文件逐漸丟失，各種信息被逐漸忘卻，再重復利用查找相當困難。而設計行業(yè)設計文件的重復利用率又比較高，所以設計電子文件的歸檔工作就顯得尤為迫切。

電力工業(yè)勘察設計工程檔案是工程建設的歷史記錄，是工程竣工驗收、達標投產考核的重要依據；也是工程建成投產后的管理、運行、維修以及改建、擴建等技術工作的決策和日后工程審計和稽查的重要依據和憑證，同時對其他工程項目建設也起著借鑒與參考作用。工程項目檔案產生于工程建設的全過程，包括從工程項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質檢、監(jiān)理到竣工驗收、試運行等全過程中形成的，并以文字、圖紙、圖表、聲像不同形式和載體的歷史記錄。因此，管理和利用好電力工程建設的工程檔案，是檔案部門的職責。

2、工程電子文件的管理原則

電子文件作為文件的一種形式，具有文件的基本特征。我國文件檔案管理的一般原則對于電子文件的管理同樣具有宏觀的指導作用。另一方面，電子文件又有許多不同于其他文件類型的特點，在其管理活動中還應遵循以下特有的原則。

2.1 全程管理原則

根據電子文件的特點和管理要求，必須建立一個完整的管理體系，對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理。電子文件的全程管理是一種全面的管理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質量要求，從而建立一個涵蓋電子文件全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系。電子文件的全程管理是一種系統(tǒng)的管理，建立在“大文件”的概念基礎之上，注重電子文件生命周期內各個階段所有管理活動和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強調各項管理內容和要求的無縫鏈接、系統(tǒng)整合和總體效應。注重充分利用管理系統(tǒng)的各種資源，以知識管理的理念，追求系統(tǒng)軟硬件資源和信息資源的最大共享和最大效益。

2.2 前端控制原則

前端控制是現代文件、檔案管理理念的重要內容，它以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看做一個完整的過程。在這個過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動是中端，永久保存或銷毀是末端。傳統(tǒng)文件、檔案管理的特征是分階段、分環(huán)節(jié)控制，文件管理和檔案管理作為兩個相對獨立的系統(tǒng)分別運行，文件、檔案管理的全部目標和要求被分解到不同的階段、環(huán)節(jié)和步驟之中。前端控制則是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的管理功能盡量在這一階段實現。

2.3 真實性保障原則

電子文件的真實性是指文件內容，結構和背景信息經過傳輸，遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態(tài)一致，真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據性的基礎，是電子文件反應歷史面貌，構成社會價值，得以作為社會記憶長久保存的前提。

2.4 完整性保障原則

電子文件的完整性包括兩個方面的含義，一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯系的電子文件及其他形式的相關文件數量齊全；二是每一份電子文件的內容、結構和背景信息沒有缺損。完整性是電子文件價值的重要保障，殘缺不全的文件留給后人的是殘缺不全的社會記憶，因此，維護電子文件的完整性是文件、檔案工作人員的重要職責。

2.5 可讀性保障原則

電子文件的可讀性是指文件經過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后能夠以人可以識讀、可以理解的方式輸出，并保持其內容的真實性。電子文件的可讀性是其存在和保存價值的基礎，如果文件不能順利讀出，文件中的信息便成為“死信息”，再有價值的東西也失去了存在的意義。

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3、工業(yè)勘察設計中電子文件的管理

3.1 電子文件的收集

工業(yè)勘察設計中的電子文件，有很大部分是設計的圖紙，計算書，方案比選和各種專題報告等，這些電子文件的存儲載體容易消磁，因此應定期對檔案做AB兩套備份，異地存儲，一套封存保管，一套供查閱使用，保持文件的隨時可讀性。

3.2 電子文件的整理

收集這些工程文件時應同時記錄文件收集時間，并根據不同項目進行登記建帳，編輯出相應的檔案流水號，給定檔案編號，建立機讀目錄，這樣就使接收到的每一份文件都有一個唯一的文件號，確保每份電子檔案文件都有屬于自己的“特征身份”，為以后的查詢、檢索、利用提供便利的同時，也減化了檔案工作人員的工作程序.

3.3 電子文件的存放

歸檔光盤應使用只讀盤片，不得擦、劃、觸摸記錄涂層，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染灰塵和污垢，避免陽光直接照射。電子檔案庫房應保持整潔和良好的通風。溫度一般不超過28℃，相對濕度在65%左右。光盤應存放在防磁材料柜中，注意防震、防塵、防光、防潮、防火、遠離熱源和強磁場，并與有害氣體隔離。

3.4 電子文件的查詢利用

由于工業(yè)勘察設計文件的重復利用率比較高，因此，應隨時保持文件的可讀性和查詢方便。利用網絡強大的模糊查詢系統(tǒng)，既可以使用主題詞進行全文檢索，也可以根據流水號、檔案編號、文件號中的任意一個進行精準查找，都可以找到相應的檔案信息，并形成查詢目錄。如果想要讀取更多的內容，則需要查詢者通過網絡的認證識別系統(tǒng)，符合一定的條件，登錄到檔案館的管理系統(tǒng)，得到相關級別的授權，取得查閱權限許可后，才能看到相關的電子檔案信息。權限、身份的設置，既是檔案管理的需要，更是檔案信息安全的保障。

4、結語

電子文件的出現是一場記錄革命，也引發(fā)了包括文件、檔案管理在內的記錄管理革命。這場革命反映在管理技術、方法、體制、原則、理念等各個層面。不同層面之間相輔相成，互相關聯，互相作用，其中任何一方面的滯后都可能對管理目標的實現，管理系統(tǒng)的有效運轉帶來不良的影響。與傳統(tǒng)文件檔案管理相比，電子文件、檔案的管理具有相關因素增多，各因素之間的相關度增高，變量增多，目標復雜化，技術含量更高、更新、更快等新的特點，從而對管理活動提出了更高的要求，需要在科學的管理思想的指導下，從政策、制度與技術方法的不同層面共同采用新的對策。

【參考文獻】

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