淺議企業(yè)現(xiàn)金的內(nèi)部控制

孫 維 聞學(xué)穎

(大連海洋大學(xué) 應(yīng)用技術(shù)學(xué)院，遼寧 大連 116300)

現(xiàn)金是企業(yè)流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn)，也是最容易出現(xiàn)問題的資產(chǎn)，所以所有企業(yè)都很重視對(duì)現(xiàn)金的管理，也制定了很多相應(yīng)的管理制度，但是在實(shí)際內(nèi)控工作中也存在一些問題。

1 庫存現(xiàn)金內(nèi)控管理存在的漏洞及原因

1．1 財(cái)務(wù)崗位職責(zé)分工不明確

許多的企業(yè)是“家族制”的管理模式，財(cái)務(wù)管理流于形式，財(cái)務(wù)制度形同虛設(shè)。為了節(jié)支，沒有真正做到錢賬分管，記賬、出納、稽核等崗位由一人兼。在企業(yè)中，出納負(fù)責(zé)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的登記以及填制現(xiàn)金支票的工作。如果現(xiàn)金日記賬和總賬都由出納或由同一個(gè)人來登記，賬簿中出現(xiàn)的問題就很難被發(fā)現(xiàn)，這樣很容易會(huì)發(fā)生監(jiān)守自盜的現(xiàn)象。所以，登記現(xiàn)金日記賬和登記總賬、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人進(jìn)行分離。只有財(cái)務(wù)崗位職責(zé)分工明確才可以保證企業(yè)的正常經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)。

1．2 收款不開具有效單據(jù)

收款不開具有效單據(jù)主要包括以下兩種情況:第一種是企業(yè)對(duì)私業(yè)務(wù)，在收到款項(xiàng)后對(duì)方?jīng)]有索要有效單據(jù)，而該筆款項(xiàng)就可能收入私人囊中。第二種是該項(xiàng)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人沒有處理該項(xiàng)業(yè)務(wù)所必備的專業(yè)知識(shí)，沒有收到款項(xiàng)后開具有效單據(jù)的意識(shí)。

1．3 現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)存在的漏洞

現(xiàn)金收支的業(yè)務(wù)包括購貨單位交付貨款、職工交來欠款等，出納人員在辦理此類收款業(yè)務(wù)時(shí)，需要注意幾點(diǎn):受理收款業(yè)務(wù)時(shí)，對(duì)于填制的現(xiàn)金收入憑證要認(rèn)真審核。與付款人當(dāng)面清點(diǎn)現(xiàn)金，要保證收款的依據(jù)和金額一致。只有在清點(diǎn)無誤后，方可開具收款憑據(jù)并加蓋“現(xiàn)全收訖”章，編制記賬憑證，并根據(jù)審核無誤的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬。但在企業(yè)中特別是在中小企業(yè)中，一些會(huì)計(jì)和出納往往利用職務(wù)的便利和不正確的執(zhí)行流程，更改收款憑證金額，虛構(gòu)報(bào)賬內(nèi)容多報(bào)賬，將多報(bào)賬的金額據(jù)為己有。

1．4 “套取現(xiàn)金”和“坐支現(xiàn)金”

“套取現(xiàn)金”在企業(yè)中普遍存在。所謂“套取現(xiàn)金”就是填制現(xiàn)金支票時(shí)在存根聯(lián)上的用途一欄仍然寫原定的使用用途，但從銀行提取現(xiàn)金后卻改變現(xiàn)金使用用途，將其用在股票投資或其他投資，例如，將用于支付職工工資和福利費(fèi)這部分資金用于股票投資?！白КF(xiàn)金”在企業(yè)中也是非常普遍的。“坐支”就是將收回現(xiàn)金收回后沒有及時(shí)存入銀行，而將這部分收入直接用于其他支出。坐支現(xiàn)金給企業(yè)現(xiàn)金管理帶來不利影響，影響企業(yè)收支賬目核對(duì)，不利于資金的安全。

1．5 “白條抵庫”和私設(shè)“小金庫”

庫存現(xiàn)金“白條抵庫”是一種違反財(cái)經(jīng)法規(guī)的行為?！鞍讞l抵庫”不應(yīng)叫做“假賬”，假賬是人為地刻意地對(duì)所發(fā)生業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理進(jìn)行修改和虛假的記錄，而“白條抵庫”是由于沒有正規(guī)發(fā)票或者沒有開具正規(guī)的發(fā)票只能用非正規(guī)的票據(jù)來代替正規(guī)的發(fā)票或收據(jù)，在小企業(yè)中這種現(xiàn)象是很普遍的。白條抵頂庫存現(xiàn)金，會(huì)導(dǎo)致許多管理上的漏洞，它的危害性不容忽視，這種現(xiàn)象會(huì)造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的失真，這樣勢必會(huì)造成資金體外循環(huán)，脫離財(cái)務(wù)的監(jiān)督，現(xiàn)金管理難以有效進(jìn)行。其次是個(gè)人的借支長期不清收，也容易造成資金流失，出現(xiàn)這種現(xiàn)象會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)金收、付款業(yè)務(wù)得不到及時(shí)的賬務(wù)處理，所以容易導(dǎo)致現(xiàn)金管理出現(xiàn)混亂，不僅給不法分子以可乘之機(jī)，而且相關(guān)憑據(jù)一旦丟失就無據(jù)可查，這會(huì)給企業(yè)造成不必要的損失?！鞍讞l抵庫”其危害性十分嚴(yán)重，同時(shí)也是長期難以糾正的，大量的白條抵頂庫存現(xiàn)金也是產(chǎn)生呆賬、壞賬的原因之一。

私設(shè)“小金庫”顧名思義就是將企業(yè)的公款以個(gè)人的名義存在個(gè)人存款賬戶中，當(dāng)這部分資金較大時(shí)，那么存入銀行所產(chǎn)生的利息收入就會(huì)成為某人的私人收入。這種現(xiàn)象也經(jīng)常出現(xiàn)的，早在西漢王朝時(shí)代，就有皇帝為了方便花錢而建立特殊機(jī)構(gòu)內(nèi)庫，這就是用于區(qū)別于國庫的皇帝御用小金庫。它的存在導(dǎo)致了會(huì)計(jì)信息失去真實(shí)性，破壞了原有經(jīng)濟(jì)秩序。同時(shí)價(jià)值取向發(fā)生扭曲，引發(fā)了分配的不公，損害了干群的關(guān)系，助長了一些單位亂收費(fèi)、亂罰款的歪風(fēng)。對(duì)于企業(yè)來說，應(yīng)派專人對(duì)現(xiàn)金額度、收入來源和支出流向及金額進(jìn)行嚴(yán)格的審查。

2 現(xiàn)金內(nèi)控管理對(duì)策

建立健全庫存現(xiàn)金行之有效內(nèi)部控制制度，建立事前庫存現(xiàn)金的防范、事中的庫存現(xiàn)金控制及事后庫存現(xiàn)金的監(jiān)督的控制體系［1］，是解決企業(yè)現(xiàn)金內(nèi)控管理問題的有效政策，現(xiàn)將分述之。

2．1 庫存現(xiàn)金事前管理

在事前的防范中，就是建立了科學(xué)的財(cái)務(wù)控制體系和明確的規(guī)章制度，將財(cái)務(wù)管理體制，內(nèi)控制度實(shí)施和現(xiàn)金管理制度的結(jié)合。

俗話說的好“沒有規(guī)矩，不成方圓”，會(huì)計(jì)的行為必須要遵守一定的規(guī)則。同樣的現(xiàn)金內(nèi)部控制，也需要制定一套現(xiàn)金的分析評(píng)價(jià)體系、科學(xué)的現(xiàn)金控制體系和明確的規(guī)章制度。

現(xiàn)金的管理屬于財(cái)務(wù)管理中的重點(diǎn)，在現(xiàn)金管理中擁有兩條核心的線路，即為收、支。包含了例如與現(xiàn)金相關(guān)的往來賬、銀行對(duì)賬單、發(fā)票、收據(jù)的控制和工資、獎(jiǎng)金、報(bào)銷費(fèi)用等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)范，如《現(xiàn)金管理暫行條例實(shí)施細(xì)則》《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——貨幣現(xiàn)金(實(shí)行)》(財(cái)會(huì)〔2001〕41 號(hào))等，結(jié)合現(xiàn)金內(nèi)部控制制度規(guī)定，建立適合于企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需要的貨幣資金內(nèi)部控制制度，并組織去實(shí)施。通過現(xiàn)金的管理，可以使現(xiàn)金的積余大大地減少，從而利用閑置的資金去還外貸資金，進(jìn)而內(nèi)部調(diào)劑現(xiàn)金的余缺，由此一來財(cái)務(wù)費(fèi)用便可以大大降低。此外在發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)也可有效地控制違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生可能，保障現(xiàn)金的安全。制定健全的現(xiàn)金賬目也保證了現(xiàn)金相關(guān)資料的真實(shí)完整性。進(jìn)一步加強(qiáng)管理，也使經(jīng)濟(jì)效益得到提高。

2．2 事中控制

為了保證日常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生中現(xiàn)金的真實(shí)性、安全性，就要做好事中控制工作。合理地調(diào)度資金，正確地使用現(xiàn)金，使其發(fā)揮最佳作用，為企業(yè)帶來最大的效益。

真實(shí)性的控制。真實(shí)性就是應(yīng)當(dāng)要如實(shí)表達(dá)?，F(xiàn)金的收入支出業(yè)務(wù)按規(guī)定計(jì)入相關(guān)賬戶，以實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)為依據(jù)，內(nèi)容真實(shí)，數(shù)字準(zhǔn)確，資料可靠，對(duì)于發(fā)生現(xiàn)金的記錄是不加以任何掩飾的。對(duì)于票據(jù)的真實(shí)性控制的管理，為了保證現(xiàn)金的正確，首先要對(duì)票據(jù)進(jìn)行核對(duì)。對(duì)于現(xiàn)金以及現(xiàn)金等價(jià)物的交易的記錄也是應(yīng)當(dāng)重視的，如現(xiàn)金的交易是否重復(fù)入賬，現(xiàn)金的交易是否有記賬遺漏，現(xiàn)金的交易是否存在記賬錯(cuò)誤。此外同時(shí)做好定期的核對(duì)存根、入賬記錄的管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理。

可核性的控制。為了保證現(xiàn)金的正確與完整，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)章制度對(duì)現(xiàn)金的使用進(jìn)行定期與不定期的清查。一般采用的實(shí)地盤查法，清查結(jié)束后也應(yīng)當(dāng)編制現(xiàn)金盤點(diǎn)報(bào)告單作為清查的結(jié)果。如果發(fā)現(xiàn)挪用現(xiàn)金、“白條抵庫”的情況，須及時(shí)糾正。如果是發(fā)現(xiàn)了超額留存的現(xiàn)金，要及時(shí)送往銀行。清查結(jié)束后如果發(fā)現(xiàn)賬款不符，就要查明原因，并做到及時(shí)處理。

安全性的控制。保證現(xiàn)金的安全在事中的控制中的主要表現(xiàn)為崗位控制。執(zhí)行崗位不相容的制度，相互牽制、相互監(jiān)督。不僅出納人員不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作，同樣實(shí)行回避的制度［2］。出納工作不應(yīng)由單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員的直系親屬所擔(dān)任。并且企業(yè)的出納人員應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行輪換，不得由一個(gè)人長期地從事出納的工作，這也是為了避免長期從事一項(xiàng)工作形成的惰性對(duì)工作效率的影響。

及時(shí)性的控制。庫存現(xiàn)金控制的及時(shí)性體現(xiàn)在對(duì)于發(fā)生的現(xiàn)金業(yè)務(wù)事項(xiàng)及時(shí)地進(jìn)行確認(rèn)、計(jì)量，不得提前或延后?，F(xiàn)金相關(guān)的信息對(duì)企業(yè)作出經(jīng)濟(jì)決定有直接影響的，因此需要在決策前及時(shí)提供信息。庫存現(xiàn)金的及時(shí)性控制要求在現(xiàn)金業(yè)務(wù)發(fā)生以后，及時(shí)收集整理原始單據(jù)或者憑證，然后按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》的規(guī)定，及時(shí)對(duì)發(fā)生事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)與計(jì)量，編制相關(guān)的報(bào)告。傳遞信息也要符合及時(shí)性，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)間，及時(shí)地將報(bào)告?zhèn)鬟f給報(bào)告的使用者，從而便于使用者的及時(shí)使用和決策。例如對(duì)銀行賬單的控制，及時(shí)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，從而及時(shí)地了解到未達(dá)賬項(xiàng)，分析未達(dá)賬項(xiàng)的原因，可以更及時(shí)地發(fā)現(xiàn)是否存在錯(cuò)誤和作弊的現(xiàn)象［3］。

效益性控制。為了使企業(yè)資金達(dá)到最佳使用狀態(tài)，服從財(cái)務(wù)目標(biāo)最大化，對(duì)現(xiàn)金進(jìn)行管控和使用現(xiàn)金［4］。單就如何加強(qiáng)現(xiàn)金的使用和管理，最直接的方法就是減少庫存現(xiàn)金的浪費(fèi)。企業(yè)對(duì)收、支等環(huán)節(jié)建立嚴(yán)格管控制度。根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的實(shí)際情況，合理使用金額，嚴(yán)格執(zhí)行收支的范圍，進(jìn)而避免一切不合理開支，保證庫存現(xiàn)金的合理高效使用。只有這樣，資金利用效果才會(huì)得到有效提高［1］。

2．3 事后監(jiān)督

現(xiàn)金的內(nèi)部控制的事后監(jiān)督中，信息的反饋尤為重要，因?yàn)闀?huì)計(jì)信息有助于企業(yè)內(nèi)部管理，提高效益。庫存現(xiàn)金變動(dòng)狀況的信息及時(shí)地反饋到管理部門，通過分析和利用企業(yè)的現(xiàn)金方面的信息，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人就可以全面地、系統(tǒng)地了解企業(yè)該期間的庫存現(xiàn)金運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，由此可以更好地預(yù)測未來發(fā)展前景，發(fā)現(xiàn)經(jīng)營管理活動(dòng)中現(xiàn)金所存在的問題，找出差距、原因，并提出改進(jìn)措施，明確企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)責(zé)任，從而明確目標(biāo)，要做到這一點(diǎn)，沒有會(huì)計(jì)所提供的真實(shí)完整的財(cái)務(wù)信息幾乎是不可能的。

在事前的防范、事中的控制和事后的監(jiān)督三方面的嚴(yán)格控制下，不但可以高效地保證企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的正常運(yùn)行，有利于企業(yè)現(xiàn)金管理相關(guān)人員素質(zhì)的有效提高，而且還可以在企業(yè)中樹立出現(xiàn)金內(nèi)部的管控意識(shí)，使現(xiàn)金管理工作人員積極地去參與現(xiàn)金的控制工作，從而達(dá)到緩解甚至是解決企業(yè)因庫存現(xiàn)金管理不善帶來的問題。

目前，在我國企業(yè)的現(xiàn)金內(nèi)部控制還處于薄弱的管理狀況，由于管理不善，造成了較為嚴(yán)重的現(xiàn)金庫存管理失控，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成嚴(yán)重的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)財(cái)務(wù)監(jiān)督控制不能流于形式化，要真正地強(qiáng)化庫存現(xiàn)金的內(nèi)部控制，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營保駕護(hù)航。

［1］馬冰穎，文中明．淺談企業(yè)資金的內(nèi)部控制［J］．農(nóng)場經(jīng)濟(jì)管理，2007，(3):42—43．

［2］周煒． 企業(yè)貨幣資金的管理控制［J］． 民營科技，2013，(7):221．

［3］楊淑然．淺析貨幣資金的內(nèi)部控制［J］． 企業(yè)家天地(下半月刊):理論版，2008，(9):262．

［4］徐寶玉．健全企業(yè)會(huì)計(jì)制度加強(qiáng)貨幣資金管理［J］．現(xiàn)代企業(yè)，2009，(10):60—61．