醫(yī)院財務(wù)信息化內(nèi)控制度研究

□文/于 丹

（中國醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院 遼寧·沈陽）

一、引言

當(dāng)前，隨著計算機(jī)技術(shù)的普及，我國各醫(yī)院的管理制度也發(fā)生了很大的變化，由以前傳統(tǒng)的人工式管理改為現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)化管理，管理模式的改變很大程度上方便了病人看病就醫(yī)，也為醫(yī)院很高效的自我管理做出了很大的貢獻(xiàn)?，F(xiàn)在，在醫(yī)院內(nèi)部已經(jīng)形成了一套獨(dú)有的計算機(jī)自我管理模式，針對醫(yī)院內(nèi)部各科室進(jìn)行分科室管理，或根據(jù)醫(yī)護(hù)人員的級別進(jìn)行管理。網(wǎng)絡(luò)化的管理系統(tǒng)能夠及時更新信息，使醫(yī)院更加方便的管理工作人員和病人。然而，要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，需要一定的條件做支撐，不僅有網(wǎng)絡(luò)平臺硬件的支持，還要軟件的及時供應(yīng)，有足夠的高級人才定時維護(hù)系統(tǒng)，這對管理平臺是非常重要的。要實(shí)現(xiàn)硬軟件的充足配備，醫(yī)院財務(wù)部門就應(yīng)該加強(qiáng)財務(wù)管理，控制內(nèi)部結(jié)構(gòu)。本文就醫(yī)院財務(wù)信息化的內(nèi)部控制為研究課題，深刻探討了醫(yī)院財務(wù)部門應(yīng)該如何在新型網(wǎng)絡(luò)時代控制醫(yī)院內(nèi)部財務(wù)。

二、財務(wù)信息化制度控制

（一）建立不相容職務(wù)分離制度及崗位責(zé)任制度。面對新型的網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境，醫(yī)院內(nèi)部財務(wù)部門應(yīng)該認(rèn)真梳理以前人工化管理中存在的不足，取其精華、去其糟粕，在人工化管理優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，加上現(xiàn)在便利的網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)板塊化，分區(qū)管理，如此以來，財務(wù)部門內(nèi)部職責(zé)分明，不會出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況，也不會出現(xiàn)管理部門不作為的情況。同時，對財務(wù)部門管理人員應(yīng)該實(shí)行職位分離制度，各職位相互制約又相互依存，養(yǎng)成團(tuán)結(jié)合作又有獨(dú)立思維的管理者。對系統(tǒng)軟件硬件的研發(fā)人員和維護(hù)人員亦然，研發(fā)人員工作不可懈怠，出現(xiàn)漏洞推卸責(zé)任給維護(hù)人員，維護(hù)人員也要在完成工作責(zé)任的同時，維護(hù)自己的權(quán)益。此外，醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)該避免家族制度，這樣不利于醫(yī)院內(nèi)部的管理和操控。在醫(yī)院業(yè)務(wù)方面，應(yīng)該實(shí)行凡事落到實(shí)處的做法，將醫(yī)院內(nèi)部管理政策、制度落到實(shí)處，嚴(yán)格監(jiān)督醫(yī)院內(nèi)部工作人員的工作。涉及到財務(wù)上的工作，務(wù)必保證及時更新財務(wù)部計算機(jī)信息。

（二）建立授權(quán)控制制度。授權(quán)控制分為兩個部分：一部分是常規(guī)授權(quán)，一般就是指各崗位常規(guī)的工作權(quán)利，包括在職人員可以授權(quán)辦理的業(yè)務(wù)內(nèi)容、管理事務(wù)的權(quán)限、自己所管轄事務(wù)的審批程序，以及相應(yīng)的自我責(zé)任等；另一部分是特殊授權(quán)，是根據(jù)一定的特殊狀況或特殊條件而指定的責(zé)任專項(xiàng)人員。除此之外，醫(yī)院還應(yīng)該設(shè)定系統(tǒng)的維護(hù)和升級、信息管理等授權(quán)體系，防止其他單位或人員惡意進(jìn)入醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)站肆意盜取信息。

（三）設(shè)置財務(wù)電子信息監(jiān)控崗位。每一個工作單位都有必要建立嚴(yán)格的單位內(nèi)部監(jiān)督體系，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部問題，并做出糾正。這是保持單位先進(jìn)性和單位工作人員先進(jìn)性的必備體系之一。就財務(wù)部門而言，嚴(yán)格的內(nèi)部監(jiān)管既是監(jiān)控內(nèi)部工作人員對財務(wù)的控制情況，又對財務(wù)部門所涉及的軟件是否運(yùn)作良好的核查。詳細(xì)而言，財務(wù)部門的職責(zé)主要包括以下幾個方面：（1）及時檢查財務(wù)資料的有效性以及合法性，避免有非法或者因?yàn)槠渌庠谝蛩貙?dǎo)致資料無效的情況存在；（2）嚴(yán)格檢查運(yùn)行系統(tǒng)中的所有細(xì)節(jié)，避免任何影響部門運(yùn)行的事情發(fā)生；（3）及時地對計算機(jī)的軟硬件進(jìn)行核查，保證計算機(jī)的正常工作，以及計算機(jī)內(nèi)部數(shù)據(jù)的正確無誤，且能夠?qū)τ嬎銠C(jī)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)；（4）及時檢查計算機(jī)內(nèi)的電子信息是否正確，因?yàn)楸O(jiān)管計算機(jī)的人員必須是熟悉軟件運(yùn)行方式，了解軟件涉及范圍并有職業(yè)道德的人，所以監(jiān)管人員最好是計算機(jī)專業(yè)畢業(yè)的人員。但是盡管如此，對于計算機(jī)的操作記錄還是必須保證記錄詳細(xì)，包括操作人員姓名、所在部門、所學(xué)專業(yè)、家庭所在地等，應(yīng)對不必要的隱患。

（四）健全內(nèi)部報告制度。計算機(jī)的正常運(yùn)行需要硬件和軟件的保證。硬件的保證包括對計算機(jī)的定期維護(hù)，軟件的保證包括對計算機(jī)內(nèi)部系統(tǒng)的及時開發(fā)和更新。在對計算機(jī)的使用和審查過程中，要建立健全的報告制度，逐級上報。報告內(nèi)容包括軟件的開發(fā)和運(yùn)用、運(yùn)行情況，軟件的修改和升級情況等，且計算機(jī)系統(tǒng)的操作人員必須對這些報告內(nèi)容進(jìn)行一一核對。

三、財務(wù)信息化系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)控制

（一）嚴(yán)格的軟件準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。在網(wǎng)絡(luò)時代的今天，要保證管理的有效性，就必須以計算機(jī)的軟件做后盾。軟件系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)良好管理的重要保障，直接決定著管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況。為了使軟件更好地符合管理的要求，必須切實(shí)了解財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部的需求和財務(wù)控制的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制。就財務(wù)控制的標(biāo)準(zhǔn)而言，有以下幾點(diǎn)：（1）軟件的功能、運(yùn)行的過程中會經(jīng)過哪些流程、如何正確操作該軟件；（2）內(nèi)部財務(wù)管理不僅包括資金的管理，還包括物資和收支的管理；（3）若軟件是醫(yī)院內(nèi)部工作人員開發(fā)的，必須要有詳細(xì)的軟件說明，能夠達(dá)到怎樣的訴求，以及軟件出現(xiàn)異常如何應(yīng)對等。若軟件是他人開發(fā)的，必須要內(nèi)部工作人員完成全部核查工作后才能應(yīng)用。

（二）系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑O(shè)計方案。如果軟件是醫(yī)院內(nèi)部工作人員自主研發(fā)的話，就必須要有詳細(xì)的軟件操作說明和需求分析，以及對軟件出現(xiàn)異常時如何應(yīng)對、軟件可行性大小的研究。工作人員必須熟悉內(nèi)部規(guī)定和授權(quán)，根據(jù)軟件的運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)，在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)最完美的內(nèi)部控制。除了要熟悉內(nèi)部規(guī)定和授權(quán)，軟件開發(fā)人員還必須有扎實(shí)的計算機(jī)基礎(chǔ)、較好的溝通協(xié)調(diào)能力、對工作嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度。當(dāng)然，軟件的運(yùn)行不是針對一個部門而言的，而是靠整個單位的協(xié)調(diào)合作運(yùn)行，當(dāng)涉及到有資金、物資的收支時，必須有專業(yè)的財務(wù)會計人員一起協(xié)商操作。方案的設(shè)計要充分發(fā)揮想像力，詳細(xì)到每一個細(xì)節(jié)的雕琢與優(yōu)化。同時，設(shè)計要用心完成，不能夠粗心大意，應(yīng)付了事，必須結(jié)合單位的整體運(yùn)營效果考慮。此外，設(shè)計要富有時代感和美感，使最終使用的用戶能夠簡易的操作，同時心情愉悅。

（三）嚴(yán)密的系統(tǒng)測試和數(shù)據(jù)測試。軟件并不是開發(fā)以后就可以投入運(yùn)行，還要經(jīng)過一定階段的測試和使用，以確定軟件是否能夠正常運(yùn)行以及運(yùn)行過程中存在的問題，使開發(fā)部門能夠及時改進(jìn)和優(yōu)化。軟件的測試過程包括兩部分：系統(tǒng)和數(shù)據(jù)。系統(tǒng)的測試包括對軟件的功能和運(yùn)行流程的測試，而數(shù)據(jù)的測試主要是檢測數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性、準(zhǔn)確性等，模擬數(shù)據(jù)的輸入輸出、計算功能，以便確定軟件是否完善。在整個測試階段，必須要制定一個完美的系統(tǒng)及數(shù)據(jù)測試方案，組織專家小組進(jìn)行關(guān)于測試內(nèi)容、方法、如何操作的細(xì)致討論。專家小組的成員包括精通計算機(jī)的學(xué)者、軟件開發(fā)的專家和測試過程中的操作人員。整個測試過程都要詳細(xì)認(rèn)真的對待，分析每一個可能存在的隱患，包括系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行、運(yùn)行過程中有無數(shù)據(jù)丟失、有無死機(jī)現(xiàn)象等內(nèi)容，防患于未然。若軟件的所有檢測全部合格，那么該軟件就可以投入運(yùn)行，后期加強(qiáng)保養(yǎng)和維護(hù)即可。若軟件的檢測有其中一項(xiàng)不合格，那么該軟件堅(jiān)決不能投入運(yùn)行，以免造成工作上的不便。

四、系統(tǒng)應(yīng)用及維護(hù)控制

（一）加強(qiáng)軟件維護(hù)控制。為了使系統(tǒng)更加安全化，醫(yī)院內(nèi)部需發(fā)布明文規(guī)定并制定嚴(yán)格的規(guī)章制度：任何內(nèi)部工作人員都不可以直接操作數(shù)據(jù)庫。同時，建立相應(yīng)的防火墻，防止內(nèi)部人員不遵守規(guī)定，惡意進(jìn)入。若發(fā)現(xiàn)有類似情況發(fā)生，直接給予開除處理。在維護(hù)和升級軟件時，也要經(jīng)過細(xì)致的討論過程，并將維護(hù)和升級原因提交給上級領(lǐng)導(dǎo)。待批準(zhǔn)之后，操作人員才能在后臺進(jìn)行修改，而后再次測試數(shù)據(jù)和系統(tǒng)，保存修改的數(shù)據(jù)。此時，在正常的運(yùn)行情況下再次嘗試運(yùn)行，若運(yùn)行正常，則維護(hù)和升級完畢。將維護(hù)和升級過程中所有的細(xì)節(jié)都記錄并存檔。

（二）系統(tǒng)數(shù)據(jù)控制。軟件的系統(tǒng)數(shù)據(jù)可謂是一個軟件的靈魂，其重要性顯而易見。因此，醫(yī)院必須建立健全的系統(tǒng)數(shù)據(jù)保障制度，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性，并及時對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測和維護(hù)，若發(fā)現(xiàn)問題及時改正。為了高效地檢測數(shù)據(jù)的真實(shí)性，筆者提出以下兩點(diǎn)建議：一是凡是系統(tǒng)內(nèi)部輸入和輸出的數(shù)據(jù)，都必須經(jīng)過一定的認(rèn)定，并通過高科技手段核對其真實(shí)性、有效性和完整性；二是重視對財務(wù)信息的管理，爭取做到每份數(shù)據(jù)及時備份，防止數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生，并加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，采用前沿的密碼保護(hù)來保障數(shù)據(jù)的安全性。

五、財務(wù)信息化業(yè)務(wù)控制

在網(wǎng)絡(luò)時代的今天，業(yè)務(wù)的控制不能拘泥于傳統(tǒng)的財務(wù)控制，也不能脫離原始的財務(wù)控制，必須充分利用計算機(jī)的便利性和安全性，對醫(yī)院財務(wù)信息進(jìn)行更加嚴(yán)格的保護(hù)和管理。要提高業(yè)務(wù)數(shù)量，質(zhì)量是關(guān)鍵。所以，內(nèi)部控制很重要。內(nèi)部控制不僅可以提高醫(yī)院內(nèi)部的辦公效率，還可以減少很多繁瑣的流程，使病人能夠快速及時的就醫(yī)，工作效率顯著增加。一旦工作效率增加，病人康復(fù)速率迅速提高，就可以為醫(yī)院贏得好的名聲。不僅如此，醫(yī)院財務(wù)不僅包括資金，還包括物資和收支，物資包括藥物和醫(yī)療器械的使用。醫(yī)生應(yīng)該盡量減少不必要的用藥，或者在達(dá)到相同效果的前提條件下，為病人選擇相對便宜的藥物。這些藥物和醫(yī)療器械的購買都離不開醫(yī)院財務(wù)部門的信息化內(nèi)控。

六、結(jié)論

現(xiàn)在的時代是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的時代，醫(yī)院的管理也相應(yīng)發(fā)生了很大的改變。其中，醫(yī)院財務(wù)部門的信息化內(nèi)控制度是醫(yī)院管理的重要一環(huán)。本文就醫(yī)院內(nèi)部控制制度涉及的軟件開發(fā)與運(yùn)行、系統(tǒng)的操作和內(nèi)控制度的制定與授權(quán)控制等諸多方面進(jìn)行了詳細(xì)的討論。

［1］李妍.加強(qiáng)財務(wù)信息化管理全面開展財務(wù)集中核算.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2011.10.

［2］閆俊瑜.加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)提升信息化應(yīng)用水平.冶金財會，2008.8.

［3］郭翰華.論財務(wù)信息化對企業(yè)內(nèi)控的影響.合作經(jīng)濟(jì)與科技，2014.8.