論社會保險檔案及其管理對策

鐘立紅

（承德市雙橋區(qū)人力資源和社會保障局，河北 承德 067000）

論社會保險檔案及其管理對策

鐘立紅

（承德市雙橋區(qū)人力資源和社會保障局，河北 承德 067000）

社會保險檔案屬于民生檔案的重要組成部分，對其進行研究具有重要的現(xiàn)實意義。實施社會保險檔案的科學化、規(guī)范化管理已勢在必行。本文介紹了社會保險檔案的內容范圍，分析了當前社保檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了優(yōu)化社保檔案管理的對策和建議。

社會保險；檔案；創(chuàng)新

隨著我國社會經濟的飛速發(fā)展，社會保險制度不斷進行改革，人們對保險事業(yè)的認識不斷提高，要求加入社會保險的人員逐年擴大，社保檔案數(shù)量劇增。然而，由于體制的原因，我國公民個人社保檔案隸屬多個管理部門，社會保險檔案管理工作存在著許多不足，只有不斷創(chuàng)新，才能煥發(fā)生機，進而適應我國社會保險事業(yè)發(fā)展的需要。

一、社會保險檔案及其內容特點

（一）社會保險檔案的概念

檔案按其內容一般可分為文書檔案、科技檔案和專門檔案。社會保險檔案是一種專門檔案，是社會保險經辦機構在具體經辦社會保險事務的活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文件。社會保險檔案從信息的收集、歸檔、整理，到檔案的保管、檢索是一個非常復雜的過程。社會保險檔案的形成是伴隨著社會保險業(yè)務工作的開展而逐漸形成的。受保人和企業(yè)組織在進行社會保險登記后，社會保險經辦機構進行數(shù)據(jù)處理就形成了受保人基本檔案和雇主(企業(yè))數(shù)據(jù)庫檔案。企業(yè)和受保人在繳納社會保險費后，社會保險經辦機構經過信息歸檔、整理，不斷充實社會保險數(shù)據(jù)庫檔案。

（二）社會保險檔案的內容范圍

社會保險檔案管理按照業(yè)務工作要求可分為如下幾類：

1、社會保險專業(yè)人員人事檔案類。

2、行政工作類：包括年度工作計劃、安排、總結；有關申請經費、固定資產及設備購置等報告、批復、通知；內部機構設置、人員編制、干部任免報告、批復、通知；干部花名冊、干部年報；職稱評審組織、限額職數(shù)、技術人員職稱評聘報告、批復、通知；干部、職工調動、工資轉移、調資、離退休等文件材料。

3、綜合統(tǒng)計、審計類：包括社會保險月、季、年統(tǒng)計報表；退休費用使用情況審計資料、審計部門對社會保險基金及管理費應用情況的審計結論等資料。

4、業(yè)務工作類：包括有關社會保險上報材料、業(yè)務管理辦法、實施細則等文件；有關業(yè)務工作的安排、通知等。

5、養(yǎng)老保險類：包括參加養(yǎng)老保險的各類企業(yè)職工花名冊；人員增、減變化報表；年度繳費登記卡；養(yǎng)老金核定表；基金結算臺賬；養(yǎng)老金支付臺賬。

6、工傷保險類：包括工傷保險基金結算臺賬；職工因工傷亡申報表；因工傷殘等級評定表；因工傷殘、死亡待遇申報表；工傷職工供養(yǎng)直系親屬調查表；工傷保險待遇支付憑證；因工傷殘退休審批表。

7、生育保險類：包括參加生育保險企業(yè)及女職工花名冊；基金結算臺賬；計劃內生育費用有關憑證；支付生育保險費用有關憑證。

（三）社會保險檔案的特點

1、數(shù)量龐大。隨著我國社會保險制度的改革，參與社會保險的人口已從城市覆蓋到農村，最終實現(xiàn)全民參保，導致社會保險檔案數(shù)量龐大。

2、動態(tài)變化。個人的社會保險檔案會隨著個人工作單位的變化，而發(fā)生關系轉移，各項社會保險繳費情況也會依據(jù)個人工資的增減發(fā)生變化，這就決定了社會保險檔案的動態(tài)變化。

3、以人為本。社會保險檔案以人為基本對象來辦理的，個人是社會保險檔案的最基礎的形成單位。社會保險檔案是個人參與社會保險的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個人變化，產生相應變化。

4、規(guī)范性。是指社會保險檔案是按國家的有關規(guī)范來辦理的。具體表現(xiàn)在：一是辦理活動的規(guī)范，即各類社會保險都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費標準；二是形成材料的規(guī)范，即各類社會保險都有規(guī)范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。

二、社會保險檔案管理的現(xiàn)狀

社會保險檔案管理關系到社會保險制度能否順利地貫徹執(zhí)行，關系到社會保險的作用能否發(fā)揮出來，更關系到被保險人的合法權益能否得到保障，同時，它也是社會保險財務管理的基礎，它能夠為社會保險基金籌集提供必要的原始數(shù)據(jù)。

（一）檔案意識薄弱

一是社會保險檔案管理沒有擺上領導的議事日程，不關心或很少關心檔案管理工作存在的問題。二是部分業(yè)務人員存在認識不高，工作態(tài)度不嚴肅的問題。認為當前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創(chuàng)新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應社會保險制度的快節(jié)奏。

（二）檔案管理混亂

實際工作中，除部分單位實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理外，多數(shù)單位常根據(jù)單位自身業(yè)務情況或從方便工作需要出發(fā)，采取由文書、會計或業(yè)務科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負責，人人又都不負責”的現(xiàn)象發(fā)生，致使社會保險檔案不同程度的流失。

（三）缺少規(guī)章制度

哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等?？陀^上沒有形成良好的運行機制，主觀上也未建立標準化、規(guī)范化的管理制度。

三、加強社會保險檔案管理的對策建議

社會保險檔案是社會保險事業(yè)發(fā)展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規(guī)范和不注意開發(fā)利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。

（一）加強社會保險檔案管理宣傳工作

社會保險檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據(jù)，是實現(xiàn)為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，也是反映社會保險事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強和規(guī)范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經辦工作標準化和規(guī)范化的重要內容，也是全面提升經辦能力和管理水平,真正維護職工權益，促進公平保障，和諧保障的有效途徑。

為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統(tǒng)工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。

（二）規(guī)范社會保險檔案管理業(yè)務流程

多年以來，不斷有專家學者呼吁把社會保險檔案“集中統(tǒng)一管理”，但由于法律法規(guī)缺失，有關社會保險的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標準狀態(tài)。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實的“口袋檔案”。管理沒有統(tǒng)一標準，一地一策，畫地為牢，很難規(guī)范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發(fā)生。社會保險檔案的規(guī)范管理應從以下幾個方面入手。

1、社會保險檔案收集整理規(guī)范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結果在前、審核依據(jù)在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應予以復制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復寫紙，確保社會保險業(yè)務材料內容的完整性和真實性。

2、社會保險檔案移交規(guī)范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經辦業(yè)務過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結的專業(yè)性業(yè)務材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規(guī)范》，進行分類收集整理并定期進行移交。每次辦理業(yè)務檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現(xiàn)場填寫《社會保險檔案移交表》，經雙方簽字確認，明確工作責任。

3、社會保險檔案立卷歸檔規(guī)范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規(guī)定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準確、規(guī)范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫、傳真制作社會保險業(yè)務材料。

（三）實現(xiàn)社會保險檔案管理的標準化

社會保險檔案建設與管理的標準化，為社會保險管理發(fā)揮了重要作用。

1、加強基本硬件建設。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領導小組，設立專職檔案員，并進行了業(yè)務培訓，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強檔案管理基本建設。一是開辟專門檔案室加強管理；二是購置標準檔案柜；三是設置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機、錄音機等必備物品。

2、建立社會保險檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)微機管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴大、險種越來越多、管理越來越復雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統(tǒng)。其內容包括：(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細記載職工每次調動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業(yè)、經濟類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應繳總數(shù)及變化情況；記載正常的繳費、欠繳、補繳、實際支付待遇情況的歷史資料。(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數(shù)據(jù)及全部會計科目的二級細帳。(4)財務、統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫：有關社會保險財務、統(tǒng)計報表等數(shù)據(jù)信息。

（四）注重社會保險檔案的開發(fā)利用

在加強社會保險檔案管理的同時，也要注重發(fā)揮社會保險檔案的服務作用。一是提供咨詢服務，例如，開展公布養(yǎng)老保險個人帳戶對帳單，隨時為職工查找提供服務。二是為領導決策提供參考數(shù)據(jù)，每次社會保險制度改革起步前，都由檔案信息庫提供大量的參考資料和信息數(shù)據(jù)供決策用。三是成為管理工作的基本手段。社會保險公司的基本工作包括參保登記、征繳基金、撥付基金等，都要依靠檔案提供幫助。四是為進行費用預測和制定政策提供依據(jù)。例如利用檔案記載的受保人繳費情況和保險金發(fā)放情況，預測社會保險費用的需求量，為制定和調整保險基金提取比例的政策和標準提供可靠依據(jù)。

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On Social Insurance Archive and Its Management

ZHONG Li-hong
(Personnel Resources Bureau,Shuangqiao District,Chengde,Hebei 067000,China)

Social insurance archive is an important part of people's archives.It is imperative to manage social insurance archive in a scientific and standardized way.This paper introduces the scope of social insurance archives，analyzes the current situation of the current social security file management and puts forward measures and suggestions for optimizing the management of Social insurance archive.

social insurance；archives；innovation

D922

：A

：2095-3763（2015）01-0123-03

2014-09-05

鐘立紅（1970-），承德市雙橋區(qū)人力資源和社會保障局助理館員。