高校檔案的鑒定與管理

宋灼蓉

(黃岡職業(yè)技術學院, 湖北 黃岡 438002)

高校檔案的鑒定與管理

宋灼蓉

(黃岡職業(yè)技術學院, 湖北 黃岡 438002)

摘要：高校檔案管理之目的在于使高校凡屬來去文件、稽往證今之事，通過一套嚴謹?shù)狞c收、整理、分類與編案、保管典藏、檢調、清理等系統(tǒng)管理辦法，以作業(yè)體系，制定內容全面、權責分明的管理制度，提高管理水平。各高校須加強高校檔案管理工作，保證文件方便查閱、有序存放、妥善保管,嚴防泄密、毀損和散失。

關鍵詞：高校檔案；高校；管理

中圖分類號：G647

文獻標志碼：志碼：A

文章編號：編號：1008-7966(2015)04-0156-02

收稿日期:2015-05-09

作者簡介：宋灼蓉(1969-)，女，檔案室館員，從事檔案管理研究。

所謂檔案，根據(jù)美國檔案人員學會(Society of American Archivists，簡稱SAA)出版的辭典“A Glossary for Archivists, Manuscript Curators,and Records Managers”的定義，是指由某人或某機構在處理業(yè)務時所產生或接收的文件，并因其具有持續(xù)性之價值，而被匯集與保存；傳統(tǒng)上，該詞指的是較狹義的說法，是指具有持續(xù)性價值的非現(xiàn)行文書。

由此可知，檔案的產生機構，包含了各公私機構與個人或家庭等單位；而本文所指的高校檔案，則指檔案的產生機構為私人機構或企業(yè)機構者[1]。高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。

一、高校檔案的價值與功能

謝倫伯格(Schllenberg)認為檔案具有主要價值與次要價值，而高校檔案，既是檔案的一種，因此亦具有同樣之價值與功能，其內容如下：一是行政價值：用以支持檔案產生者持續(xù)進行、每日例行的行政事務的價值，如人事檔案皆可供高校主管人員在行政及管理決策上之參考，并可提升工作效率。二是法律價值：單位的法律職責及保障法律權利的價值。三是財務價值：用以建立高校的財務責任與可信度的價值，可借此作為公共關系之建立。四是次要價值：如證據(jù)價值與信息價值，亦即有關該高校的組織與功能之證據(jù)及檔案內容所提供之信息價值。此種次要價值，可提供作為歷史研究及高校研究之依據(jù)[2]。

高校檔案具有三個方面的重要作用：一是決策參考作用。二是事項憑證作用。三是史料研究作用。

二、檔案的鑒定原則

(一)全面性、整體性之原則

高校檔案的形成和企業(yè)生產經營的狀況是密切相關的，而整個企業(yè)的活動過程和國家的經濟發(fā)展亦息息相關，在鑒定時，必須全面地分析相關的數(shù)據(jù)，而不能單就某一部分的數(shù)據(jù)來斷定其保存價值；而有些高校也許因經濟的激烈競爭而破產倒閉，但其產品和科研檔案對同類型之企業(yè)可能有參考利用價值，而其經營檔案也有可能又對其他企業(yè)有反面的借鑒利用價值。因此，不能因為企業(yè)倒閉而簡單地判斷其檔案已失去保存價值，應以全面性、整體性之原則來考慮。

(二)歷史性之原則

任何檔案都是歷史的沉積，高校檔案亦不例外。因此，在分析高校檔案時，不能簡單地用現(xiàn)在的眼光去看待以往的檔案，以避免忽略或錯誤的判斷其應有的價值，而必須將檔案置于所形成的歷史環(huán)境中，去具體分析檔案的內容和形式，以及檔案文件的相互關系，并結合現(xiàn)實需要和未來需要去考慮檔案的價值。

(三)動態(tài)性、發(fā)展性之原則

高校檔案具有時效性和擴展性的功能?，F(xiàn)在有用的檔案，隨著時間的推移，將來有可能無所用處；而現(xiàn)在尚未用上的檔案，將來則有可能有用。在現(xiàn)今競爭激烈的企業(yè)環(huán)境下，企業(yè)的外界環(huán)境和生存條件變化速度和幅度都非常之大。因此，判斷檔案的價值與作用時，要有發(fā)展的眼光，既要看到當前的作用，亦要預估未來的需要。

三、高校檔案鑒定程序

有些國家設有高校檔案館搜集典藏檔案，如美國、德國、丹麥等。如系此類專門之高校檔案館，因檔案來源較廣，因此，在鑒定之程序上，較為復雜。以下即以美國明尼蘇達歷史學會(Minnesota Historical Society，簡稱MHS)在高校檔案上之鑒定方法為例，說明該檔案館對于高校檔案鑒定過程。

明尼蘇達歷史學會對于高校檔案鑒定過程主要分為下列幾大步驟：

1.從館藏政策觀點進行定義、分析與調查。先界定所欲收藏檔案之范圍，可以地理區(qū)域、年代或類型來區(qū)分，再分析館藏內容，進而調查研究其他相關之檔案館及其館藏目標。

2.從文件策略觀點決定文件范圍并與專家討論。了解有哪些文件或檔案可收藏，及研究有哪些相關的政府檔案或其他相關之資源可參考，并與主題專家、研究人員、檔案產生者及高校檔案人員討論。

3.從宏觀觀點列出檔案典藏之優(yōu)先級。從由上而下(Top-down)之方式界定各類型檔案搜集之優(yōu)先級標準，以對該州經濟發(fā)展影響較巨者為主要考慮因素，并將過去之發(fā)展依年代區(qū)分為2-5時期，且列出這些時期之優(yōu)先級[3]。

4.從功能性分析之觀點界定功能和文件層級。定義每種類型檔案或高校之功能，并將與該功能有關之文件區(qū)分等級，每個等級所收之檔案詳細程度不一，從某高校的任何檔案都不收,到某高校的所有檔案都收，共有五個層級。

5.定期更新相關之館藏政策。為了使此鑒定方法維持可行性及有效性，至少每3~7年即定期更新一次。

四、高校檔案管理

根據(jù)國家教育部《高等學校檔案工作規(guī)范》的規(guī)定，高校檔案須由檔案館實行集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。檔案管理人員應隨時將歸檔的資料，按順序建立文件并登記。文件應注意存放地點之妥適。如有移交檔案管理單位存放之必要時，應確實造冊并經由檔案管理人員點交簽收；主辦人員辦理交接時，有關文件應確實清點移交。

各高校文件之銷毀，應依下列程序以每年辦理一次為原則。收到核準銷毀公文后，制定銷毀計劃及銷毀檔案目錄，檢附核文件遇有遺失、損毀時，應即陳報及登載完畢之簿籍檔案，于總決算公布之日后，依序整理裝箱列冊保管，并于箱外記載各類傳票起迄號數(shù)、賬簿名稱等及箱數(shù)，暫存檔案室以備查。凡已逾保管年限之各檔案應辦理銷毀。

文件遇有遺失、損毀，報本府主計處核轉審計室審核之公文應敘明事項如下：一是文件遺失、損毀原因。二是文件保管人員是否已盡善良管理人應有之注意。三是對于公款是否遭受損害。四是依年度列報遺失、損毀之各種憑證、報告、賬簿及重要備查簿等文件清冊。檢附相關文件或照片等。

全校各單位的檔案員，在檔案形成以后，必須按有關規(guī)定向檔案館移交檔案。學校檔案館負責收集和接收本館保管范圍內對學校和社會有保存價值的不同載體的各類檔案。對國內外與學校有關的其他具有保存價值的材料，可按征集、代管、捐贈的方式處理。

學校檔案館的全部檔案實行全宗管理，同一個全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。學校檔案館和各學院檔案室應指定專人負責檔案的統(tǒng)計工作。學校檔案館應定期組織檔案的鑒定和銷毀工作。學校檔案館和各學院檔案室應定期對所存檔案和資料的保管情況進行檢查，遇有特殊情況，應立即向有關領導或部門報告，及時處理[4]。學校檔案館和各學院檔案室應研究和改進檔案保護技術，對已破損和字跡褪色的檔案，應及時修復或復制。

保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須依照《中華人民共和國保守國家秘密法》及其實施辦法的規(guī)定并征得學校保密委員會的同意辦理，并設專柜、專人保管。

根據(jù)國家教育部《普通高等學校檔案管理辦法》第十九條的規(guī)定，學校對科研成果、產品規(guī)劃與試制、基建工程、設備開箱等進行鑒定、驗收時，必須有檔案部門的人員參加。有關業(yè)務主管部門應會同檔案部門對應歸檔的文件材料加以審查、簽署意見。沒有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料的項目，不予驗收，不予上報成果。學校檔案館和各學院檔案室應采用先進技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

參考文獻:

[1]孫兆偉.關于檔案信息化建設的兩點宏觀思考[J].江西電力職業(yè)技術學院學報，2011,(8).

[2]俞建文.職業(yè)教育教研機構的教學管理功能探討[J].山西青年，2011,(9).

[3]徐廣東.高校教學管理及存在的問題對策分析[J].黑龍江教育,2006,(9).

[4]陳兆祦.檔案管理學基礎(第三版)[M].北京，中國人民大學出版社，2005:30-31.

[責任編輯:趙天睿]