工程檔案管理中的問題及對策

董梅

摘 要：最近幾年，隨著新技術新思路的發(fā)展，工程建設項目的各項管理都發(fā)生著不小的變化，工程檔案也由最初的紙質化文件演變出無紙化電子文件，以適應計算機及網(wǎng)絡技術的發(fā)展，從而實現(xiàn)高效率的信息傳遞。由于工程項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內外協(xié)作關系復雜等特點，因此工程檔案管理雖投入大量人力物力，但要滿足檔案管理的三性要求：及時性、完整性和準確性，卻并不容易[1]。做好工程檔案管理工作是實現(xiàn)行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。

關鍵詞：工程檔案 存在問題 檔案管理 檔案文件 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）11（a）-0135-02

最近幾年，隨著新技術新思路的發(fā)展，工程檔案文件的形式也呈多樣化，如文字、圖表、圖形、聲像等，這就給檔案管理工作帶來了新挑戰(zhàn)，也帶來新的機遇。

1 工程檔案的含義及意義

工程檔案和工程建設相伴相生，它包括立項、審批、勘察、設計、施工、監(jiān)督、管理、竣工等各個階段，是對于國家和社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的全部文件材料[2]，具有廣泛性、復雜性、階段性和多樣性等特點[3]。

工程檔案是一種信息資源，是工程建設整個過程和結果的真實反映。在工程建設過程中，會形成大量的文字、聲像、圖表等多種形式的資料，這些資料不管是紙質的還是電子的，都客觀反映了工程建設中的勘察、施工、監(jiān)理等活動過程，能為整個工程的建設、投產(chǎn)、預算、決算及審核提供重要依據(jù)。

另外，標準的、規(guī)范的工程檔案資料有助于實現(xiàn)工程管理的標準化、高效化。眾所周知，將制度和要求落實到基層，是保障公司良好運營的基礎，而工程資料便是這一環(huán)節(jié)最好的執(zhí)行手段。可以說，如果沒有標準的檔案資料，工程管理便存在極大的隨意性，只是人治，還沒有實現(xiàn)法制。

2 當前工程檔案管理中存在的問題

2.1 內容混亂，缺乏統(tǒng)一的標準

首先，工程檔案雖然包括多種形式， 如文字、圖紙、圖表、聲像等，但何種文件究竟該通過何種形式表現(xiàn)，并沒有相關詳細的管理規(guī)定來進行規(guī)范。有些隱蔽工程的資料文字多，影像圖片少，缺少有說服性的材料，難以使人信服，這就為真實反映建設項目的實際情況造成了障礙。同時，文件表現(xiàn)形式的不明確也導致很多檔案分類的不明確，使檔案產(chǎn)生形式混亂，并且造成了很多工程檔案的重復生成，為日后的整理帶來了不必要的麻煩。

此外，并沒有詳細的規(guī)定來規(guī)范和指導工程檔案管理過程中的有效歸檔、真?zhèn)渭皟r值大小的區(qū)分、檔案內部關聯(lián)性的辨別等， 這勢必會影響工程檔案的后期服務質量[4]。

2.2 檔案資料管理沒有實現(xiàn)真正的信息自動化

信息的自動化不僅僅體現(xiàn)在用電腦辦公，這只是自動化辦公及自動化管理工程檔案的基礎。

而要實現(xiàn)檔案資料管理真正的信息自動化，則需要借助于相應的軟件管理程序。目前，工程檔案管理還缺乏統(tǒng)一的、適合工程檔案管理人員使用的系統(tǒng)，某些公司的檔案室雖然也使用了看似配套的檔案管理系統(tǒng)，但只具有檔案的歸類、查詢等簡單功能，并不適合工程現(xiàn)場的使用[5]。

2.3 工程現(xiàn)場的檔案資料容易缺失，不易保存

工程檔案涉及到工程建設活動的各個階段，因此涵蓋范圍較廣，數(shù)量較多，在任何一個環(huán)節(jié)發(fā)生疏忽都有可能造成資料的丟失，而且檔案在各個環(huán)節(jié)中經(jīng)過多次傳遞和移交，最終到達檔案人員手上，很可能已經(jīng)缺失。

有些工程的檔案資料在當時資料人員的努力下做得非常好，但如果缺乏必要的維護和日常管理，時間一長，可能會出現(xiàn)一些各種各樣的問題，如辦公軟件版本不同，文件的格式要求不同，相關的設置不同，以及電腦病毒的感染等等。因此，文件在轉換格式或在系統(tǒng)傳遞的過程中將會出現(xiàn)信息的缺失，甚至導致整個工程檔案資料的徹底損毀。

專業(yè)的檔案管理人才嚴重匱乏。目前，我國工程檔案管理的從業(yè)人員普遍存在知識結構單一、專業(yè)能力不足等問題。有些公司在選配工程建設項目檔案管理人員時，首選新參加工作的同志，其次選擇工程技術人員。我們知道，懂工程的不一定懂檔案，懂檔案的也不一定懂工程。這些人員對管理工程檔案工作比較陌生，缺乏相應的專業(yè)知識，甚至不了解相關的檔案管理的常規(guī)要求。

3 解決工程檔案管理問題的幾點對策

3.1 加強法制建設，建立健全管理制度

首先應加大對《檔案法》等檔案法律法規(guī)的宣傳力度，增強各個階層工作人員對檔案管理的意識。同時加大對地方性相關法律法規(guī)的宣傳力度，使相關項目建設單位及有關部門從領導開始重視，認識到檔案工作的重要性，從而在制度完善、人員選配、管理設備增添等方面認真對待，使之規(guī)范化，制度化。

應根據(jù)各單位實際情況，擬制工程檔案資料管理制度標準，根據(jù)工程檔案資料管理的有關法規(guī)制度，制定該單位工程檔案資料的管理細則，嚴格按照細則管理檔案歸檔工作。

對工程檔案中的各種形式如文字形式、圖紙形式、聲像形式等有明確規(guī)定，做到有的放矢，避免產(chǎn)生重復檔案。

要加強工程檔案的依法治檔，積極開展工程檔案工作的執(zhí)法檢查，對工程檔案的產(chǎn)生、收集、整理等環(huán)節(jié)進行嚴格的審查與監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決工程檔案管理中的問題，從而有效保證工程檔案的質量，督促檔案管理工作的落實。

3.2 做好檔案管理的常規(guī)工作，確?；A措施的完善

（1）配備專職的檔案管理工作人員，使檔案管理專業(yè)化。一些重要的審批件和圖紙既要進行紙質檔案歸檔保管，又要實行電子檔案歸檔保管機制，尤其是隱蔽工程必須有這些東西為佐證。一些工程檔案不僅要有紙質和電子文件，同時還要保存聲像和視頻資料。此外，還應明確工程檔案的份數(shù)和編號，以便于日后查閱和整理。這些都需要具有專業(yè)知識的人去完成，而非兼職人員所能做到的。

（2）嚴格原始文件管理，確保法律責任明確無誤。為了保證檔案資料的真實性和可靠性，應規(guī)定：需要由負責人簽字的，必須由其本人簽字，不允許代簽。而由于特殊情況本人無法簽字的，應寫一份授權委托書，由受委托人代簽，同時檔案管理人員應連同授權委托書一并歸檔，以此保證檔案資料的真實性、有效性及可追溯性。如果資料中有失誤性的表達，應由責任人修改，并由責任人在修改處親筆簽字，同時注明修改日期。這樣的制度，確保了檔案管理工作更具有法律的責任性和嚴肅性。

（3）建立統(tǒng)籌管理體系，確保檔案管理工作的有條不紊。由于工程檔案涉及的范圍比較廣，業(yè)務環(huán)節(jié)比較復雜，這就要求在檔案管理過程中要做到統(tǒng)籌安排，實行系統(tǒng)化管理。項目立項后首先要考慮文件材料的編制工作；項目開工后，要將文件編制的有關要求提供給施工單位，在管理過程中要建立檔案室、項目檔案科、施工檔案管理人員三級檔案管理體系，以便做到檔案的跟蹤收集和及時歸檔；項目驗收時，要做好檔案的及時核對，及時交接，及時驗收，避免有缺項、漏項等問題的出現(xiàn)，真正做到四個同步：工程立項、開工與文件編制工作同步；施工進度與文件材料同步；項目竣工與文件材料整理歸檔同步；項目驗收與檔案接收同步。

4 結語

工程檔案記錄了整個建設項目實施的全過程，是國家和社會的寶貴財富，是至關重要的信息資源。因此我們需要及時總結檔案管理中的經(jīng)驗，分析已經(jīng)出現(xiàn)的問題，預測可能出現(xiàn)的新情況，提出行之有效的解決方案，不斷改進、拓寬工作思路，這樣才會使工程檔案管理水平有新的跨越。

參考文獻

[1] 楊建英.加強電力工程檔案管理[J].華北電業(yè)，2006（4）：54-55.

[2] 李艷茹，徐英美.重視企業(yè)科技檔案的管理和開發(fā)利用[J]. 黑龍江檔案，2002（3）：32.

[3] 吳蓉.現(xiàn)代地鐵工程檔案管理之我見[J].陜西檔案，2008（3）： 98-100.

[4] 劉梅.工程檔案管理問題與對策研究[J].四川檔案，2010（4）：46-47.

[5] 吳煒.基于 JSP+Mysql 技術構建工程資料管理系統(tǒng)[J].科技資訊，2010（27）：162.