對于服務意識下高校檔案管理工作的探討

叢日麗，劉云超

（赤峰學院 科技處，內蒙古 赤峰 024000）

檔案管理作為我國檔案事業(yè)的一部分，它通過檔案室工作人員對檔案資料的管理，為有需求的人或團體提供相應的服務.為了充分體現(xiàn)高校檔案管理工作的價值，高校領導以及所有工作人員需充分明白服務意識的必要性和重要性，在提高檔案管理工作的效率，充分加強管理工作的同時，也要對相關服務意識、服務內容、服務手段進行創(chuàng)新和研究，將服務工作做到最好.

但就目前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，它的情況并不理想，由于高校對服務意識缺乏創(chuàng)新，從而導致檔案管理工作服務意識落后、服務設備的不完善與缺乏、高校檔案的循環(huán)利用性極低.這些情況的出現(xiàn)，在一定程度上對我國高校檔案管理工作造成影響，阻礙了其可持續(xù)發(fā)展.因此，為了解決這些問題，應從理論知識研究出發(fā)，首先制定相應的解決方案，再通過實踐來得出相關結論，將理論和實踐相互融合，提高高校檔案管理工作的服務意識和服務水平，促進高校檔案管理工作的發(fā)展.

1 高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

高校檔案管理工作是將教育教學過程中所創(chuàng)造的具有價值性的內容進行記錄和保存.從而變成一種具有高校歷史性見證的產物，為師生對學校的認知提供有利條件.就目前我國高校檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，它包括如下四個方面：

1.1 高校檔案管理工作缺乏重視，在高校管理中地位不高

高校檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的一部分，但是卻存在不受重視、地位不高的問題，與其他高校管理工作相比，毫無地位可言，因此容易被人忽視.這在一定程度上，造成了我國高校檔案管理工作的阻滯.

1.2 傳統(tǒng)管理方式的局限性

隨著社會的不斷進步、科技的迅速發(fā)展，電子化、信息數(shù)字化等技術已經在人們的生活、學習、工作中得到普及，然而少數(shù)高校的檔案管理形式，仍局限于傳統(tǒng)的紙質管理形式，使得檔案管理工作難以進行，存在局限性.其局限性主要體現(xiàn)在:（1）由于高校的不斷發(fā)展，檔案資料信息也越來越多，紙質檔案所需的保存空間也越來越大，這在一定程度上，造成了高校資源的浪費，且不利于進行有效管理.（2）紙質檔案不利于長期保存，將會影響高校檔案資料的完整性，造成高校檔案資源的丟失.（3）紙質檔案的整體與收集耗費人力、物力以及時間，且在一定程度上，降低了檔案管理工作的工作效率.

1.3 檔案管理工作人員現(xiàn)狀

1.3.1 人員分配不合理

大多數(shù)高校在檔案管理工作的人員分配環(huán)節(jié)，缺乏科學性，為檔案管理工作安排的工作人員數(shù)量太少，甚至只安排一個工作人員，影響整個檔案管理工作的工作效率.

1.3.2 缺乏基本職業(yè)素養(yǎng)

在高校檔案管理工作中，大多數(shù)工作人員管理意識不夠，對檔案管理工作重視程度不夠，缺乏工作基本素養(yǎng).主要表現(xiàn)在：對工作不負責任、工作態(tài)度懶散、不夠仔細認真、耐心不夠等等方面.這在一定程度上導致了對工作的疏忽，造成檔案遺失、檔案信息記錄錯誤等現(xiàn)象，無法實現(xiàn)檔案管理工作的價值，讓其變得可有可無，導致檔案管理工作無法被學校領導、師生們所重視.

1.3.3 缺乏專業(yè)性人才

隨著社會的不斷進步、科技的迅速發(fā)展，電子化、信息數(shù)字化等技術在眾多領域已進行了普及，高校檔案管理工作也不例外.為了順應社會的發(fā)展，計算機網絡技術在高校檔案管理中被廣泛應用，由于其具有的高效、技術性特征，一般的工作人員無法進行實際操作，因此專業(yè)的技術人員必不可少，但是就目前大多數(shù)高校而言，它們缺乏專業(yè)技術人才，無法將檔案管理工作的知識理論與計算機網絡等技術進行完美融合，拖慢檔案管理工作的進程，阻礙其進行有效發(fā)展.

2 高校檔案管理工作在服務方面存在的問題不足

2.1 服務意識不夠

服務意識不夠是當前高校檔案管理工作在服務方面存在的主要問題，就目前大部分高校而言，它們仍處于被動服務狀態(tài)，浪費服務對象們的時間、精力.沒有做到“以服務對象為主”的原則，無法體現(xiàn)自己的工作職責和價值.這類問題的成因包括以下三個方面：（1）工作人員缺乏基本工作素養(yǎng)，工作意識不足，導致其態(tài)度馬虎，行為懶散；服務意識不夠，無法遵守服務原則，缺乏主動服務意識；責任意識不足，對工作不負責任，對自己不負責任，沒有體現(xiàn)自身的工作價值.（2）高校領導對高校檔案管理工作的服務需求不清晰，造成工作人員無法順利開展服務工作.（3）高校師生不及時給予有效建議，助長工作人員懶散的氣焰.

2.2 服務管理不夠完善

服務管理，即對高校檔案管理工作人員服務對象提供的服務進行管理，其中包括對服務態(tài)度、服務質量、服務效率等的管理.由于檔案管理工作不被重視，造成檔案管理工作的服務管理不到位、不完善，具體體現(xiàn)在：（1）缺乏一套完整的服務管理體系.原本的服務管理體系無法支撐目前的管理，缺乏針對性，導致整個管理流程不夠規(guī)范，影響在服務過程中，對工作人員的管理.（2）服務管理缺乏具體化.目前大多數(shù)高校對檔案管理工作的服務管理太過形式化，缺乏具體的管理模式，平常太過簡單化，抱著草草了事的心態(tài)，僅僅為了應付上級領導的監(jiān)督檢查，而稍稍重視，之后又維持現(xiàn)狀.（3）服務思路不清晰.高校檔案管理工作人員自身服務思路不清晰，影響工作的正常落實，缺乏主動意識性，無法給予服務工作有效性建議.使得服務管理工作無法進行具體落實，缺乏具體化.

2.3 服務方法不全面，太過單一

就目前現(xiàn)狀而言，高校檔案管理工作的服務方法，以人工服務為主，以信息搜索、查詢?yōu)檩o，但這僅僅針對于網絡設備完善、基本網絡服務已啟動、高校檔案資料已完整入庫的高校，少數(shù)無法適應社會變化、沒有及時進行資料更新的高校就只能依靠單一的服務方法進行服務管理工作的開展.

然而，由于紙質檔案種類數(shù)量繁多且信息量過大，而檔案管理工作人員的人數(shù)和能力都存在一定的局限性，導致無法給予服務對象優(yōu)質的服務，無法確保服務質量，達不到服務對象的目的，無法滿足其需求，造成服務管理工作的失職.

2.4 未開展服務研究

服務工作本身就需要不斷進行研究，使之不斷優(yōu)化和進步，然而部分高校檔案管理工作，仍然沒有為其開展服務研究，這在一定程度上，無法提升其服務管理水平，無法促進高校檔案管理工作的發(fā)展.造成這種情形出現(xiàn)的原因如下：（1）對高校檔案管理工作不夠重視.（2）服務管理不到位.（3）工作人員工作意識不夠.

因此，高校檔案管理工作的服務研究需要高校的每一個人相互配合、共同努力，在完善服務方式的同時，還需進一步加強對工作人員服務意識的培養(yǎng)，同時，也要對服務管理進行更深層次地研究，為促進高校檔案管理工作的發(fā)展作貢獻.

3 高校檔案管理工作中服務方面的有效措施

3.1 提高工作人員的服務意識

為了讓高校檔案管理工作更好地進行，第一個需要強化提升的就是檔案管理人員的服務意識，其中包括責任認知意識和工作意識.首先工作人員應明白自身所肩負的職責所在，明白檔案管理工作的必要性和重要性，改變原本懶散的工作度，提高主動積極的服務意識，然后用最大工作熱忱去創(chuàng)造自我價值，為服務對象提供最全面的服務.最終達到促進高校檔案管理工作發(fā)展的目的.

3.2 建立健全的服務管理制度

為了方便高效管理工作中服務管理的有效進行，應建立一套完整的服務管理制度，方便檔案管理人員在有效開展服務工作的同時，進一步強化自己的服務意識，以達到促進高校檔案管理工作發(fā)展的目的.通過服務管理制度，對工作人員進行監(jiān)督，同時也可設立合理的獎懲制度，提高工作人員的工作熱情.方便服務管理的有效進行.

3.3 創(chuàng)新服務思路，采用多種服務方式

為了迎合社會的發(fā)展和科技的進步，高校檔案管理工作的服務管理也應該不斷地發(fā)展和完善，這樣才能創(chuàng)新服務思路，運用不同的服務方式進行工作.（1）提高工作人員對服務管理的相關認知.（2）引進外校先進的服務方式.（3）強化、完善工作人員的服務思路.（4）利用計算機網絡等技術，進行服務創(chuàng)新.

3.4 引進國外高校先進的服務管理方式，時常進行人才交流

國內高校的檔案管理工作遠不如國外的先進，導致這種情況的最主要因素是國外對檔案管理工作的重視程度比國內高，他們將高校檔案管理作為學校的榮譽體現(xiàn)和辦學成果體現(xiàn)，為學校營造了良好的檔案管理氛圍.且國外的檔案管理人才充足，他們在一定程度上，推動了檔案管理工作的發(fā)展.因此，時常與國外盡心個人才交流必不可少，在交流的過程中，不斷取長補短，引進他們的先進技術和管理方式，完善我國高校檔案管理工作的服務管理制度，同時，促進我國高校檔案管理工作的發(fā)展.

3.5 增加基礎設備方面的資金投入

結合高校檔案管理工作的實際情況，提升自身的基礎設備水平，不斷進行更新.用最全面的基礎設備結合理論知識，將高校檔案管理中的服務管理做到最好，提高檔案管理工作的服務質量.

4 高校檔案管理服務方面的創(chuàng)新

4.1 高校檔案管理服務意識的創(chuàng)新

隨著社會、科技的發(fā)展與進步，高校檔案管理工作也在不斷完善和發(fā)展，為了與時俱進，迎合現(xiàn)代化的教育潮流，就必須對高校檔案管理進行不斷創(chuàng)新，而意識創(chuàng)新作為管理創(chuàng)新的基礎，因此只有通過對高校檔案管理服務意識進行創(chuàng)新，才能實現(xiàn)高校檔案管理服務的創(chuàng)新.

為此，應將創(chuàng)新精神貫穿在高校檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)，加強工作的創(chuàng)新性和主動性，從行為認知上改變人們對檔案工作的了解，將原本被動的服務意識變成主動，對檔案信息資料進行不斷完善和更新，不斷強化創(chuàng)新能力，提高創(chuàng)新意識，促進高校檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展.

4.2 高校檔案管理服務內容的創(chuàng)新

在進行檔案管理工作的過程中，必須跟上時代變化的腳步，不斷地進行檔案資料和信息的更新，并加入全新的檔案內容和信息，保證檔案的完整性和全面性，有計劃地對檔案資源進行實時收集和更新，使其更實時、高效地為服務對象提供需求和服務.

4.3 高校檔案管理服務方式的創(chuàng)新

改變原先傳統(tǒng)的服務形式，進行改革創(chuàng)新，充分發(fā)掘高校自身的潛能，結合自身所有的技術設備和管理理論，不斷進行完善、創(chuàng)新，采用多種多樣的服務方式去滿足用戶的需求，將服務內容提升等級，以達到促進高校檔案管理工作快速發(fā)展的目標.

4.4 高校檔案管理服務手段的創(chuàng)新

4.4.1 利用計算機網絡技術，建立健全的現(xiàn)代化管理機構

充分利用高校原有的有利因素，應用計算機網絡等技術，建立健全的現(xiàn)代化管理機構，將最全面、完整的高校檔案資料信息上傳到自身的局域網內，設置網絡查詢系統(tǒng)，方便用戶快速及時地進行信息查詢，讓網絡變成檔案管理服務的重要方式.提高檔案管理的工作質量和效率，另外還需加強網絡的安全建設，確保高校資源信息的安全性和保密性.

4.4.2 利用現(xiàn)代化技術，進行現(xiàn)代化管理

為了與時俱進，應和社會發(fā)展，檔案管理工作，應利用現(xiàn)代化技術，進行現(xiàn)代管理，建立科學的檔案系統(tǒng)，不斷更新現(xiàn)代化基礎設備，如：打印機、掃描儀、投影儀等等基礎設備，為學校的發(fā)展奠定基礎.

5 結束語

服務意識是高校檔案管理工作中必不可少的一部分，也是促進其可持續(xù)發(fā)展的重要因素，本文通過高校檔案管理工作現(xiàn)狀分析，以及在服務方面面臨的種種問題進行深入探討，提出相應的解決對策，并結合高校檔案管理服務方面的創(chuàng)新，提高檔案管理工作的服務意識和服務能力，促進我國高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.

〔1〕吳珊.基于服務意識下的高校檔案管理工作探究 [J].湖北經濟學院學報 （人文社會科學版）,2014，11（8）.

〔2〕王立新.淺析新形勢下高校檔案管理工作者應具備的幾種意識和能力[J].科技咨詢,2012（9）.

〔3〕林珍梅.如何加強高校檔案的管理與服務[J].商品與質量·學術觀察,2011(6).

〔4〕曹熙紅.探討高校檔案管理工作服務的創(chuàng)新[J].中國科技博覽,2011（29）.

〔5〕靳曉慧.對高校檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].安陽師范學院學報,2011（6）.