檔案保存價(jià)值鑒定問(wèn)題與對(duì)策

王 蕾

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

檔案保存價(jià)值鑒定工作是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，貫穿于檔案管理的始終.這項(xiàng)判定檔案價(jià)值、確定檔案保管期限、決定檔案命運(yùn)、確保檔案質(zhì)量的工作開(kāi)展的如何，直接影響著檔案資源和檔案信息化建設(shè)，影響著檔案開(kāi)放利用和檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程.鑒定工作中存在的問(wèn)題及產(chǎn)生的負(fù)面作用和影響,不能不喚起我們的重視和采取相應(yīng)對(duì)策.

1 檔案保存價(jià)值鑒定問(wèn)題掃描

1.1 檔案數(shù)量迅速增長(zhǎng)

隨著改革開(kāi)放的不斷深入，科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，作為“社會(huì)記憶”、“歷史記錄”的檔案迅速遞增已成為普遍現(xiàn)象.

1.2 現(xiàn)行檔案中，一部分已經(jīng)保管期滿，到了規(guī)定的鑒定時(shí)限

國(guó)家檔案局關(guān)于文書檔案保管期限規(guī)定：長(zhǎng)期檔案為16年至50年左右，短期檔案為15年以下.《檔案館工作通則》規(guī)定：省轄市（州、盟）和縣級(jí)檔案館接收本級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有永久和長(zhǎng)期保存的檔案.但并不是所有單位的檔案都能移交檔案館保管，如赤峰學(xué)院的檔案均由學(xué)院檔案室保管.此外地市、縣級(jí)檔案館和檔案室還保管了部分和全部短期檔案，大多數(shù)全宗的檔案形成于五十年代,1950年形成的長(zhǎng)期檔案已近65年.每年都有文書、會(huì)計(jì)檔案等跨入需鑒定的行列.期滿檔案的鑒定工作已勢(shì)在必行.

1.3 部分檔案保存價(jià)值評(píng)估、預(yù)測(cè)的不準(zhǔn)確

由于受不同歷史環(huán)境、價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)、人員素質(zhì)等諸多因素的影響，致使立卷歸檔鑒定存在一定問(wèn)題.第一，歸檔范圍不明確.不該歸檔的文件材料歸檔了，以致玉石不分；第二，保管期限劃分不準(zhǔn)確.一是不同保存價(jià)值的文件混合組卷，保管期限劃分或?qū)捇驀?yán).二是整個(gè)案卷錯(cuò)劃保管期限.三是以件保管的文件保管期限劃錯(cuò)；第三，重復(fù)文件等占有一定比例.

1.4 檔案保存價(jià)值鑒定問(wèn)題給檔案業(yè)務(wù)工作帶來(lái)連鎖反映

1.4.1 檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，無(wú)暇顧及檔案保存價(jià)值鑒定的準(zhǔn)確程度

如根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局部署，盟市檔案館、室均在為建設(shè)數(shù)字檔案館、室做先期準(zhǔn)備工作.在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，將永久、長(zhǎng)期檔案進(jìn)行文件級(jí)目錄的輸入，還有其它業(yè)務(wù)工作要開(kāi)展，沒(méi)有精力先鑒定，再錄入.

1.4.2 檔案保存價(jià)值鑒定與檔號(hào)之間的矛盾

綜合檔案館、室藏全部檔案基本形成檢索系統(tǒng)，均編制了案卷目錄、案卷文件目錄、多種專題目錄、分類目錄、全宗指南等檢索工具，并注明了檔號(hào)：全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)、件號(hào).入館序列內(nèi)各機(jī)關(guān)檔案室室藏的永久、長(zhǎng)期檔案的檔號(hào)是與檔案館的檔號(hào)統(tǒng)一接排的.開(kāi)展長(zhǎng)期、短期檔案的鑒定，各全宗各年度都會(huì)鑒定出永久保存的文件材料等等，并出現(xiàn)大量的空號(hào)，牽涉到檔案館、檔案室的檢索工具體系，如不系統(tǒng)更改案卷號(hào)，又會(huì)與檔號(hào)編制規(guī)則相悖，可謂牽一發(fā)而動(dòng)全身.

1.4.3 檔案保存價(jià)值鑒定與檔案接收工作的矛盾

目前，檔案館館藏大部分源于檔案室移交的檔案.檔案館接收檔案時(shí)，再行鑒別檔案保存價(jià)值的把關(guān)工作為時(shí)已晚，因卷已立好，目錄已編制好,再行整改甚至打亂重來(lái)，是對(duì)人力、物力、時(shí)間的浪費(fèi).不改又是失誤、失職，處于兩難境地.同樣，大的機(jī)關(guān)單位檔案室（如赤峰學(xué)院檔案室）的檔案源于各下屬單位移交的檔案.

1.5 檔案保存價(jià)值鑒定工作沒(méi)有列入議事日程

檔案的初始鑒定，實(shí)際上是由機(jī)關(guān)單位檔案室的檔案工作人員來(lái)完成的，是檔案鑒定工作的重要基礎(chǔ).機(jī)關(guān)單位檔案工作人員中專職的很少，大部分為兼職，有的甚至身兼數(shù)職，而且更換頻繁，直接影響到檔案質(zhì)量的優(yōu)劣.

檔案保存價(jià)值鑒定工作基本處在檔案鑒定初始階段，始終沒(méi)正常開(kāi)展起來(lái).而且鑒定工作不在崗位目標(biāo)和年度考評(píng)之內(nèi),工作中忙于完成硬性指標(biāo),將檔案鑒定工作置于腦后.

2 檔案保存價(jià)值鑒定問(wèn)題的負(fù)面作用

2.1 鑒定問(wèn)題對(duì)檔案資源建設(shè)的負(fù)面作用

檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)的物質(zhì)基礎(chǔ).科學(xué)地把握國(guó)家檔案資源建設(shè)的價(jià)值取向，使保存的檔案反映出一定時(shí)期本地區(qū)、本單位社會(huì)發(fā)展的基本歷史面貌，建立一定意義上的館、室藏豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、具有地區(qū)、民族和單位特色的館、室藏體系，走可持續(xù)發(fā)展之路.

與之相反，檔案保存價(jià)值鑒定出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)檔案資源建設(shè)產(chǎn)生一定的負(fù)面作用.第一，不明確歸檔范圍，以致無(wú)保存價(jià)值的檔案流入館、室內(nèi)落戶；第二，對(duì)檔案價(jià)值鑒定工作的原則標(biāo)準(zhǔn)把握、理解出現(xiàn)差異，致使檔案質(zhì)量不高；第三，立檔單位“寧多勿少”、“寧寬勿嚴(yán)”、“寧多勿漏”的現(xiàn)象；館、室藏檔案“鑒而不銷”、“銷而不毀”、“暫緩執(zhí)行”的做法，使館、室藏檔案中，不該保管的保管了，該保管的又不能集中力量保管好，久而久之，積重難返，遠(yuǎn)離精煉，與標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的矛盾不斷加大.

2.2 鑒定問(wèn)題對(duì)檔案信息化建設(shè)的負(fù)面作用

信息技術(shù)發(fā)展日新月異，隨著電子政務(wù)的推進(jìn)和深入，數(shù)字檔案館、室已從理念走向現(xiàn)實(shí)，由傳統(tǒng)檔案館、室向數(shù)字檔案館、室轉(zhuǎn)型已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì).

檔案鑒定出現(xiàn)系統(tǒng)問(wèn)題，對(duì)檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生的負(fù)面作用是不可逆轉(zhuǎn)的.第一，檔案館、室目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，輸入的目錄浩如煙海，由于保存價(jià)值鑒定導(dǎo)致檔案質(zhì)量問(wèn)題，而后再進(jìn)行大批量整改，是很困難的；第二，紙質(zhì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的后續(xù)鑒定工作，如果檔案的檔號(hào)重新編排或大量改動(dòng)，在沒(méi)有原文的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中，即便利用除檔號(hào)外的其它檢索途徑，也難以查找；第三，電子檔案從電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、鑒定、歸檔，至關(guān)重要，電子文件所載信息的結(jié)構(gòu)化、主題揭示、多途徑檢索體系建立的最好時(shí)機(jī)是文件形成、歸檔階段.如果初始鑒定做的不好，出現(xiàn)系統(tǒng)質(zhì)量問(wèn)題，不但影響信息的充分利用，對(duì)于接收“雙軌制”的檔案館、室而言，是難以解決的.

2.3 鑒定問(wèn)題對(duì)檔案開(kāi)放利用的負(fù)面作用

檔案的服務(wù)性，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ).利用是為解決生產(chǎn)建設(shè)、行政管理、以及人們?nèi)粘Ｉ钪械木唧w問(wèn)題對(duì)檔案的需求，社會(huì)生活五彩斑斕，能夠滿足社會(huì)主體生存和發(fā)展需要的檔案就有價(jià)值，否則就沒(méi)價(jià)值，這是鑒定檔案標(biāo)準(zhǔn)的核心.

檔案保存價(jià)值鑒定出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)檔案開(kāi)放利用會(huì)產(chǎn)生負(fù)面作用和影響.第一，檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)把握不準(zhǔn)確，重要的檔案同失去價(jià)值的檔案混為一談，降低了查準(zhǔn)率、查全率，降低了利用服務(wù)效率和質(zhì)量；第二，社會(huì)需求隨社會(huì)實(shí)踐的變化而變化，也隨社會(huì)實(shí)踐發(fā)展呈現(xiàn)出一定規(guī)律.研究開(kāi)發(fā)揭示館、室藏信息資源，向社會(huì)提供系統(tǒng)的、有長(zhǎng)遠(yuǎn)和當(dāng)前利用價(jià)值的檔案信息，都依賴于檔案價(jià)值的準(zhǔn)確鑒定；第三，《檔案法》明確了開(kāi)放利用檔案是社會(huì)發(fā)展的客觀需求.鑒定不準(zhǔn)確，開(kāi)放范圍過(guò)寬，不該開(kāi)放的檔案開(kāi)放了，就損害了黨和國(guó)家的利益，給社會(huì)帶來(lái)不穩(wěn)定因素.開(kāi)放范圍過(guò)窄，應(yīng)開(kāi)放的檔案未開(kāi)放，就不能最大限度滿足社會(huì)各方面的利用需求，檔案作用就不能全面發(fā)揮.

2.4 鑒定問(wèn)題對(duì)檔案保管效益的負(fù)面作用

檔案保管效益指當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來(lái)的效益，超出因保管檔案所付出的代價(jià)時(shí)，才具有保存價(jià)值.上個(gè)世紀(jì)四十年代，美國(guó)檔案學(xué)者波爾提出，只有當(dāng)文件的價(jià)值證明它們能夠補(bǔ)償保存它們的費(fèi)用時(shí)，才應(yīng)予保存.任何文件在任何時(shí)間、任何方面均無(wú)利用價(jià)值的情況是罕見(jiàn)的，但不能因此而長(zhǎng)久地保存所有文件.我國(guó)古代就很重視檔案鑒定工作了，唐代有“文案不須常留者，每三年一揀除”的律令.宋代規(guī)定“諸架閣公案非應(yīng)長(zhǎng)留者，留十年，每三年一檢簡(jiǎn)”.周恩來(lái)總理講：“我們?yōu)楹蟠魴n案，檔案要精煉”.

檔案鑒定出現(xiàn)問(wèn)題，直接影響檔案保管效益.第一，檔案的價(jià)值，是檔案與主體——利用者對(duì)它的需要之間一種特定的關(guān)系，指檔案的存在屬性及其變化是否滿足主體生存和發(fā)展的需要及其滿足程度.檔案只有與主體的需要發(fā)生關(guān)系時(shí)才產(chǎn)生或表現(xiàn)出價(jià)值.如果保存的檔案，根本不被人們所需要和利用，它們無(wú)價(jià)值可言，又何談產(chǎn)生社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益呢？第二，保管的重復(fù)檔案、待銷檔案、沒(méi)有保存價(jià)值的檔案，占用了有限的庫(kù)房與裝具、經(jīng)費(fèi)和人力、加大了收藏管理成本和不應(yīng)付出的代價(jià)，是一種浪費(fèi).鑒定人員把無(wú)意義和無(wú)價(jià)值的文件保留下來(lái)，就是一大失誤.

3 對(duì)檔案保存價(jià)值鑒定問(wèn)題采取的對(duì)策

3.1 檔案保存價(jià)值鑒定工作走法制管理之路

這是檔案鑒定工作順利開(kāi)展的重要保障.“立卷歸檔保管期限劃分不準(zhǔn)確不是原則問(wèn)題”，“接收檔案質(zhì)量差不多就行了”，“到保管期限的檔案鑒定放放再說(shuō)”，等等現(xiàn)象的存在，無(wú)不與檔案鑒定法規(guī)乏力無(wú)關(guān).鑒定工作開(kāi)展的好，館、室藏精煉與鑒定工作不利，館室藏臃腫，均得不到獎(jiǎng)懲.鑒定工作遠(yuǎn)不如“收集整理、保管利用”工作那樣有序、定期地開(kāi)展.要適應(yīng)新形勢(shì)和社會(huì)發(fā)展的需要，規(guī)范檔案鑒定管理制度，明確鑒定人員職責(zé)，使鑒定工作納入法制軌道.

3.2 檔案鑒定理論是指導(dǎo)鑒定工作的準(zhǔn)則

社會(huì)發(fā)展的需求和實(shí)踐是產(chǎn)生理論的源泉和動(dòng)力，理論又起到指導(dǎo)實(shí)踐的作用.豐富、完善檔案價(jià)值鑒定理論和程序方法、相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使其更具科學(xué)性、可操作性和權(quán)威性.立檔單位要根據(jù)國(guó)家鑒定標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本系統(tǒng)、本單位的工作實(shí)際，制定出詳細(xì)的實(shí)施細(xì)則.檔案館、室要依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際，制定出實(shí)施條款.館室一體銜接，有科學(xué)的理論作指導(dǎo)，可行的標(biāo)準(zhǔn)做比照，各階段的保存價(jià)值鑒定工作均能少走彎路，一步到位.

3.3 樹立檔案鑒定工作強(qiáng)化觀

眾所周知，一些國(guó)家檔案部門特別注重檔案鑒定工作，如設(shè)立專門機(jī)構(gòu)，讓最有經(jīng)驗(yàn)的專家去做鑒定工作，其重視程度，值得思考與借鑒.各級(jí)檔案部門，檔案工作人員要充分認(rèn)識(shí)檔案價(jià)值鑒定是掌握檔案生殺大權(quán)，造福子孫，為國(guó)家和社會(huì)積累寶貴財(cái)富的系統(tǒng)工程.這一重要的基礎(chǔ)工作做好了，才能協(xié)調(diào)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的順利開(kāi)展，迎接各領(lǐng)域自動(dòng)化、無(wú)紙化辦公，紙質(zhì)和磁性介質(zhì)不同載體檔案長(zhǎng)期并存的新形勢(shì).要看到它的重要性、復(fù)雜性、艱巨性、緊迫性.

3.4 檔案保存價(jià)值初始鑒定是鑒定工作的重要基礎(chǔ)，檔案后續(xù)鑒定是鑒定工作的主要內(nèi)容

檔案保存價(jià)值鑒定工作貫穿于檔案文件運(yùn)動(dòng)周期的各個(gè)階段.怎樣杜絕“有文必檔”？如何準(zhǔn)確劃分保管期限？克服主觀隨意性？必須從源頭抓起，館、室密切配合積極協(xié)作，樹立全局觀念、資源共享觀念.扎實(shí)做好機(jī)關(guān)單位文件材料的初始鑒定工作，明確這是檔案收集工作的基礎(chǔ)，是制約和決定館室藏質(zhì)量的關(guān)鍵.認(rèn)真做好優(yōu)化館室藏的后續(xù)鑒定工作，定期開(kāi)展復(fù)審鑒定，銷毀鑒定，開(kāi)放鑒定.

3.5 檔案鑒定工作要列入議事日程，擺到應(yīng)有的位置

要使檔案鑒定工作盡快走出低谷，走出停滯和半停滯狀態(tài)，就要切實(shí)把檔案價(jià)值鑒定作為檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入檔案日常工作，不應(yīng)視為突擊性任務(wù)或可有可無(wú).根據(jù)館室藏檔案實(shí)際情況，應(yīng)有組織有計(jì)劃地安排，做出長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，年度計(jì)劃，檢查考核標(biāo)準(zhǔn)，列入崗位責(zé)任目標(biāo),形成良性循環(huán).

3.6 提高檔案鑒定工作人員的素質(zhì)

這是做好檔案鑒定工作的關(guān)鍵.提高檔案工作人員的政治、業(yè)務(wù)、文化素質(zhì)是十分迫切的任務(wù).可通過(guò)鑒定工作學(xué)習(xí)討論會(huì)，現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，繼續(xù)教育，技能培訓(xùn),崗位培訓(xùn),專業(yè)培訓(xùn)等途徑提高檔案鑒定人員的素質(zhì).一些檔案部門年年舉辦檔案工作人員崗位培訓(xùn)班，重要原因之一是年年都有許多新面孔.呼吁有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，人事管理部門，檔案室的檔案工作人員要專職或少兼職，檔案工作隊(duì)伍要穩(wěn)定.

〔1〕陳兆祦，和寶榮.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1986.

〔2〕陳兆祦，沈正樂(lè).現(xiàn)代檔案工作實(shí)務(wù)[M].北京：中國(guó)檔案出版社，2001.

〔3〕姜之茂.關(guān)于檔案價(jià)值鑒定的理論與實(shí)踐（八）——更新觀念 健全法制[J].檔案學(xué)通訊，2002（2）.