知識(shí)管理背景下高校檔案管理的分析

賈曉宇

（赤峰學(xué)院 成人教育學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

我國檔案管理的發(fā)展歷程，最初為實(shí)體檔案管理，只要是通過以文件的形式進(jìn)行檔案的記錄，進(jìn)而進(jìn)行整理、歸檔和保存；其次是信息檔案的管理，主要運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理；知識(shí)管理主要是將檔案、檔案管理人員、用戶進(jìn)行統(tǒng)一的管理，不僅節(jié)約人力和物力，其效果十分的顯著.目前我國許多高校主要運(yùn)用前兩種管理模式，效果不佳，跟不上高校的發(fā)展需求.高校也在積極的尋找提高檔案管理的方法，知識(shí)管理的出現(xiàn)，解決了這一難題.知識(shí)管理主要是通過建立一個(gè)從量化向質(zhì)化轉(zhuǎn)變的知識(shí)系統(tǒng)，把組織里的所有知識(shí)進(jìn)行循環(huán)運(yùn)用進(jìn)而知識(shí)的再生，不斷的積累，不斷的再生成.隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的快速傳播，人們對(duì)知識(shí)的需求量增大，要求高校根據(jù)本校的情況對(duì)檔案管理進(jìn)行一定的改進(jìn)，是檔案管理能夠滿足廣大師生及社會(huì)人員對(duì)知識(shí)的需求.高校的檔案管理從傳統(tǒng)的管理向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變，是高校發(fā)展的需要，也是社會(huì)發(fā)展的必然要求.

1 知識(shí)管理的概述

1.1 知識(shí)管理的定義

知識(shí)管理是一種靈活的管理模式，將知識(shí)和人合理的融合在一起，知識(shí)豐富人的世界，人豐富知識(shí)的內(nèi)涵.知識(shí)管理是一個(gè)新銳的管理理念，不同于一般的管理，知識(shí)管理主要運(yùn)用以西結(jié)的管理手段，創(chuàng)造出新的知識(shí)，達(dá)到知識(shí)的升華.

1.2 檔案知識(shí)管理的概念

檔案的知識(shí)管理就是在對(duì)檔案的管理當(dāng)中引用知識(shí)管理的相關(guān)理論，在原有檔案實(shí)體和信息管理基礎(chǔ)上，注重對(duì)檔案系統(tǒng)內(nèi)外的知識(shí)流的構(gòu)筑與管理，建立以檔案利用者滿意為中心的檔案知識(shí)服務(wù)體系[1].檔案的工作人員在工作當(dāng)中的重心也有所轉(zhuǎn)變，從原來的實(shí)體保管者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)的提供人員.把數(shù)據(jù)庫變成知識(shí)庫，把傳遞數(shù)據(jù)變成知識(shí)的傳遞.

1.3 高校檔案管理引用知識(shí)管理理論的重要性

高校的檔案管理中，引用知識(shí)管理對(duì)高校而言，是一種新的突破.首先，高校檔案知識(shí)管理，可以使檔案的管理范圍從小變大.實(shí)體管理注重的是歷史資料的整理和保存，把檔案和其他資開，極大地限制了知識(shí)的發(fā)展和延伸.運(yùn)用知識(shí)管理，擴(kuò)大檔案信息量，構(gòu)造出一個(gè)豐富的知識(shí)庫.其次，通過知識(shí)管理可以提高檔案的內(nèi)涵和其使用價(jià)值.實(shí)體管理和信息管理注重管理而忽視利用，檔案館只能提供一般性的知識(shí)服務(wù)，工作效率低.引用知識(shí)管理之后，可以利用知識(shí)管理中的先進(jìn)管理手段，為用戶提供更加全面的服務(wù)，從而提高知識(shí)的價(jià)值和促進(jìn)人才的培養(yǎng).

2 當(dāng)前高校檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 信息載體繁多

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，檔案的載體有很多種，除了數(shù)字化的信息檔案，還是紙質(zhì)版的文檔.在進(jìn)行管理的過程中，如不能及時(shí)的整理，極易造成資料的丟失.文檔載體的繁多成為高校在進(jìn)行檔案管理當(dāng)中需要解決的一個(gè)難題.高校在對(duì)檔案的管理進(jìn)行多次的嘗試，加大了人力和物力的投入，仍不能解決問題.

2.2 服務(wù)效率低

高校的檔案的服務(wù)對(duì)象一般為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和高層，為教職工和學(xué)生提供的服務(wù)不多，這不利于校務(wù)的建設(shè).目前很多高校的檔案管理主要依賴于人工查檔，工作效率低，如若遇到數(shù)量較大的查詢，服務(wù)質(zhì)量較低.因此，高校的檔案只能為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和高層所服務(wù).此外，高校的檔案管理僅僅停留在初級(jí)的存檔、歸檔，未能對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)和利用，導(dǎo)致在查檔時(shí)只能查到原始的資料，檔案的利用率低.

2.3 管理意識(shí)弱

目前，很多高校在進(jìn)行檔案的管理，多為材料的簡單整理和歸檔，有時(shí)由于人手不足、資料過多而造成不能及時(shí)的將資料進(jìn)行合理的歸檔，造成材料的積壓而導(dǎo)致丟失.檔案管理工作未能得到應(yīng)有的重視.隨著高校校務(wù)的信息化和自動(dòng)化的應(yīng)用，檔案管理的工作人員必須在思想上和技術(shù)上有所跟進(jìn)，把檔案資料當(dāng)中的電子資料和多媒體資料進(jìn)行合理的歸檔.然而很多檔案未能按照高校的檔案管理制度進(jìn)行相應(yīng)的歸檔.高校的檔案制度為了與時(shí)俱進(jìn)，有些高校仍沿用舊的檔案管理制度，管理制度漏洞百出，造成重要資料的丟失.

3 高校檔案應(yīng)用知識(shí)管理的重要性

3.1 擴(kuò)大和加深檔案管理

高校在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，不但要注重已有的資料的一般管理，還要對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步的整理，其中，可以運(yùn)用知識(shí)管理.知識(shí)管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識(shí)納入管理范圍，并將不同載體形態(tài)的知識(shí)進(jìn)行整合與集成，建構(gòu)一個(gè)整體的知識(shí)資源體系[2].

3.2 提高服務(wù)水平

高校在進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，要嚴(yán)格遵循知識(shí)管理的有關(guān)要求，對(duì)學(xué)校的檔案信息進(jìn)行整理，去除糟粕，留下精華.并且深入挖掘當(dāng)中有價(jià)值的信息，進(jìn)行有效的重組，豐富知識(shí)的內(nèi)涵，提高檔案信息服務(wù)的水平.

4 知識(shí)管理高校的檔案

知識(shí)管理是高校進(jìn)行檔案管理的一種必然趨勢，推動(dòng)我國高校檔案管理的發(fā)展，有利于向高校的師生傳遞更多有用的知識(shí).檔案管理的創(chuàng)新是當(dāng)前高校必須注重的工作，只有如此，才能提高高校檔案管理的水平，從而提高高校的管理水平.

4.1 知識(shí)的合理獲取

高校檔案知識(shí)管理的起點(diǎn)是知識(shí)獲取，無論是對(duì)檔案的內(nèi)部還是外部，必須不斷的收納新的知識(shí)和更新舊的知識(shí)，才能真正的提高知識(shí)管理的成效.所獲取的知識(shí)一般有兩種狀態(tài)：顯性和隱性.顯性知識(shí)主要包括各類公文、各類有關(guān)教育教學(xué)的法律法規(guī)、教師的個(gè)人信息等均以各種形式納入檔案當(dāng)中.隱性知識(shí)需要通過觀察、溝通、模仿等方式，掌握教職工的隱性知識(shí)，比如思維模式和特殊技巧，從而把這些隱性知識(shí)以記錄下來并加以保存，使隱性知識(shí)顯性化.高校的檔案知識(shí)管理，顯性知識(shí)和隱性知識(shí)都要重視.要重視教職工的隱性知識(shí)的獲取，在學(xué)校的組織當(dāng)中，教師是中心，對(duì)學(xué)校的組織有著重要的影響.所以學(xué)校可以通過開展各類研討會(huì)等方式獲得教師身上的隱性知識(shí).

4.2 知識(shí)的合理共享

知識(shí)共享是知識(shí)管理當(dāng)中的重要組成部分，知識(shí)共享首先要把內(nèi)部的知識(shí)進(jìn)行積累和整理之后，以管理工作為傳輸管道，那知識(shí)傳輸給每一個(gè)檔案管理人員，最后將知識(shí)傳輸?shù)秸麄€(gè)學(xué)校組織當(dāng)中，最終完成外部信息的整理工作.當(dāng)前許多高校的檔案在管理當(dāng)中嚴(yán)重缺乏溝通，不同的檔案管理部門都建有本部門的數(shù)據(jù)庫辦公軟件，各自獨(dú)立運(yùn)行，信息得不到有效傳遞.所以，高校要對(duì)檔案館進(jìn)行重組管理，營造良好的管理氛圍，讓檔案的各個(gè)部門進(jìn)行良好的交流與合作，傳遞新的知識(shí)和信息，豐富組織知識(shí)，有利于知識(shí)的共享.知識(shí)管理的最終目的在于知識(shí)服務(wù)，如果高校能夠知識(shí)管理的信息系統(tǒng)，將學(xué)校的各個(gè)部門的創(chuàng)新成果進(jìn)行共享，豐富組織知識(shí)和增加知識(shí)的價(jià)值.

4.3 知識(shí)的合理儲(chǔ)存

高校檔案管理就是對(duì)相關(guān)信息和材料的整理被保存，對(duì)于所保留的資料的選擇和保存時(shí)間的長短，需要檔案的管理部門對(duì)資料進(jìn)行詳細(xì)的分析和研究從而得出結(jié)論.建立標(biāo)準(zhǔn)化的知識(shí)存儲(chǔ)是知識(shí)管理的重要特點(diǎn).例如，將教師觀摩的經(jīng)過以視頻的形式保存下來，并將其整理納入檔案當(dāng)中，為將來的教師培訓(xùn)提供材料，拓展學(xué)校教學(xué)的途徑.

4.4 知識(shí)的合理利用

知識(shí)來之不易，為了能夠充分發(fā)揮知識(shí)的作用，檔案館內(nèi)的知識(shí)要運(yùn)用各種方法把檔案內(nèi)的知識(shí)進(jìn)行有效的發(fā)揮，提高高校檔案在高校發(fā)展過程中的作用，有利于高校在管理方面的開拓創(chuàng)新.高校作為知識(shí)的集中營，高校的師生都希望可以獲取更多的知識(shí)并掌握.所以，高校的檔案館要向師生開放，熱情為師生服務(wù)，提高檔案館知識(shí)的利用效率.同時(shí)，在交流當(dāng)中，檔案館的工作人員可以從中獲得新的知識(shí)，并且將之納入檔案當(dāng)中，進(jìn)行科學(xué)的分類和整理，形成新的檔案知識(shí).

知識(shí)管理的最終目的在于知識(shí)服務(wù)，如果高校能夠知識(shí)管理的信息系統(tǒng)，將學(xué)校的各個(gè)部門的創(chuàng)新成果進(jìn)行共享，豐富組織知識(shí)和增加知識(shí)的價(jià)值.

4.5 提高檔案工作人員的素質(zhì)，創(chuàng)新服務(wù)方式

高校的檔案知識(shí)管理，最主要的目的是為了提供更加良好的服務(wù).為了使檔案的服務(wù)質(zhì)量更進(jìn)一步，檔案館不僅要加強(qiáng)其服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)還要大力提升檔案管理人員的管理水平[3].檔案工作人員是檔案管理的重要組成部分，其決定了高校檔案管理的水平以及利用的效率.所以，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)非常的重要，對(duì)管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行重新整合，加強(qiáng)培訓(xùn)，讓檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和思考，并且從中學(xué)習(xí)新的知識(shí)，加強(qiáng)隱性知識(shí)的創(chuàng)造能力，并且能夠熟練的使用信息技術(shù)進(jìn)行高效的管理，從而提高檔案管理的工作效率.

高校要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，把檔案工作人員的績效和知識(shí)管理運(yùn)用的熟練程度與其個(gè)人的福利、職務(wù)的晉升以及評(píng)職相聯(lián)系，調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性和主動(dòng)性，激發(fā)他們的事業(yè)心和責(zé)任心.

4.6 建立相對(duì)應(yīng)的評(píng)估機(jī)制

建立相對(duì)應(yīng)的評(píng)估機(jī)制，是高校在運(yùn)用知識(shí)管理檔案過程中需要重視的環(huán)節(jié).高校運(yùn)用知識(shí)管理主要是為了能夠提高檔案的利用水平，從而造福全校師生乃至整個(gè)社會(huì)，所以必須要建立相對(duì)應(yīng)的評(píng)估機(jī)制來提高知識(shí)管理的水平.評(píng)估主體應(yīng)該是使用該資源的所有人員，評(píng)估體系力爭全面、客觀、公正，并在實(shí)踐中不斷改進(jìn)，以適應(yīng)新形勢和新需求[4].建立適用于檔案管理的相關(guān)評(píng)估機(jī)制，從而提高高校的檔案管理水平.

5 結(jié)束語

如今的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，只有創(chuàng)新才不被社會(huì)所淘汰，才能在激烈的競爭當(dāng)中站穩(wěn)腳跟.傳統(tǒng)的高校檔案管理已經(jīng)不能滿足當(dāng)前高校發(fā)展的要求，對(duì)檔案的管理已不再局限于檔案的憑證和參考的價(jià)值，更多的是要發(fā)揮檔案的組織知識(shí)創(chuàng)造利用等方面的價(jià)值，并且利用檔案里的知識(shí)再進(jìn)行重組，創(chuàng)造出新的知識(shí).

高校的檔案管理要改變過去的管理方式，運(yùn)用知識(shí)管理，提高高校的檔案管理的效率和質(zhì)量.從根本推進(jìn)我國高校檔案管理工作的發(fā)展.

〔1〕楊菊洪.基于知識(shí)管理的高校檔案管理研究[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2011（01）:145-147.

〔2〕閻明.基于知識(shí)管理的高校檔案管理研究[J].中國管理信息化,2011（11）:74-75.

〔3〕萬波,李世祥.基于知識(shí)管理視角的高校檔案管理工作研究[J].蘭臺(tái)世界,2012（08）:36-37.

〔4〕李芳芳.知識(shí)管理背景下高校檔案管理創(chuàng)新途徑[J].檔案管理,2012（04）:96.