淺議SAP環(huán)境下的固定資產(chǎn)控制節(jié)點(diǎn)

阿里斯頓熱能產(chǎn)品（中國）有限公司 溫曉容

淺議SAP環(huán)境下的固定資產(chǎn)控制節(jié)點(diǎn)

阿里斯頓熱能產(chǎn)品（中國）有限公司 溫曉容

在SAP環(huán)境下，固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的財(cái)務(wù)結(jié)果也來自于其它模塊的數(shù)據(jù)集成。相比較以往的非ERP傳統(tǒng)模式環(huán)境，控制的環(huán)節(jié)又有了新的變化。

SAP環(huán)境 固定資產(chǎn) 控制

一、SAP環(huán)境

SAP ERP是企業(yè)級(jí)軟件。與以往廣泛使用的財(cái)務(wù)或其它管理軟件相比，使用SAP ERP系統(tǒng)的企業(yè)，可以充分結(jié)合其業(yè)務(wù)特點(diǎn)，將其管理的人財(cái)物各種資源，將生產(chǎn)、采購、倉儲(chǔ)、銷售等過程高效整合，最大限度發(fā)揮這些資源的作用，為企業(yè)管理決策提供強(qiáng)大支持。

二、固定資產(chǎn)在SAP環(huán)境下的基本操作流程

非ERP環(huán)境下，固定資產(chǎn)申購、取得、處置、調(diào)撥等變動(dòng)，都是在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生后，相關(guān)部門傳遞原始單據(jù)至財(cái)務(wù)，會(huì)計(jì)人員在規(guī)定期限內(nèi)審批或系統(tǒng)入賬。所以傳統(tǒng)模式下，大多數(shù)控制點(diǎn)在財(cái)務(wù)取得原始單據(jù)的時(shí)候。SAP ERP環(huán)境下，固定資產(chǎn)的權(quán)限設(shè)置企業(yè)間各不相同。共通之處是申請(qǐng)大多為使用或管理部門，釆購訂單一般通過釆購部門，而取得、處置、調(diào)撥等變動(dòng)權(quán)限設(shè)置就各不相同了，這部份，往往是財(cái)務(wù)控制最需要加強(qiáng)的重要地帶。而SAP系統(tǒng)以其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)集成功能，為固定資產(chǎn)投資、取得、維保等監(jiān)控提供多種支持。

三、SAP環(huán)境下固定資產(chǎn)控制節(jié)點(diǎn)簡述

(一)投資申請(qǐng)階段

可以利用內(nèi)部預(yù)算號(hào)模塊（Internal order）。一般企業(yè)固定資產(chǎn)投資是由集團(tuán)總部直接負(fù)責(zé)審批預(yù)算的項(xiàng)目。每年在預(yù)算階段決定了的項(xiàng)目清單，投資預(yù)算總額，就會(huì)通過這個(gè)模塊輸入SAP系統(tǒng)。當(dāng)以后投資正常開始之后，固定資產(chǎn)的釆購申請(qǐng)及訂單就會(huì)通過特殊的A類訂單，要求強(qiáng)制輸入預(yù)算號(hào)來確保所投資產(chǎn)在預(yù)算內(nèi)容和金額范圍內(nèi)。因而對(duì)于某項(xiàng)固定資產(chǎn)是否在預(yù)算范圍，SAP已經(jīng)自動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)密控制，在此環(huán)境下，更重要的控制環(huán)節(jié)是投資執(zhí)行環(huán)節(jié)，如供應(yīng)商競價(jià)真實(shí)性等等。這類信息系統(tǒng)無法提供，通常只是釆購部門提交釆購申請(qǐng)的隨附單據(jù)。而財(cái)務(wù)往往無專業(yè)能力鑒定其真實(shí)可靠性。因而為盡量維護(hù)投資企業(yè)利益，除了以后的購銷合同，前期的供應(yīng)商報(bào)價(jià)單也需要求產(chǎn)品規(guī)格信息完整，簽字蓋章，提供原件報(bào)備核實(shí)。對(duì)于無法按企業(yè)規(guī)定提供最低供應(yīng)商報(bào)價(jià)單數(shù)量而實(shí)行單一供應(yīng)商釆購的，由釆購部門提供詳盡理由，并按規(guī)定上報(bào)批準(zhǔn)。

(二)釆購下單階段

SAP的集成功能使得釆購訂單的相關(guān)參數(shù)，最終就會(huì)形成不同的財(cái)務(wù)結(jié)果。如普通類別的釆購訂單，收貨時(shí)會(huì)產(chǎn)生各類材料存貨分錄。而訂單類別對(duì)應(yīng)固定資產(chǎn)釆購的，就必須是A類別釆購訂單。大部分企業(yè)的SAP權(quán)限設(shè)置，通常依據(jù)使用者角色或模塊設(shè)置，釆購部門通常具有所有類別訂單操作權(quán)限。一旦釆購訂單類別錯(cuò)選至系統(tǒng)收貨未得到監(jiān)控糾正，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)將出現(xiàn)重要差錯(cuò)，而后續(xù)發(fā)票校驗(yàn)及付款流程也將隨之錯(cuò)誤。因而企業(yè)在釆購部門內(nèi)部或是財(cái)務(wù)控制部門，每周或幾周對(duì)開放未收貨定單實(shí)行導(dǎo)出檢查，十分必要，且檢查的代價(jià)大大小于差錯(cuò)發(fā)生之后的糾正性成本。

(三)固定資產(chǎn)取得及SAP收貨階段

固固定資產(chǎn)的實(shí)物收貨通常需要一定時(shí)間與過程，如安裝調(diào)試校準(zhǔn)。因而不同于普通原材料的收貨，僅憑供應(yīng)商送貨單，倉庫收貨驗(yàn)收單等到貨單據(jù)，就能進(jìn)行SAP收貨，產(chǎn)生相關(guān)會(huì)計(jì)分錄。固定資產(chǎn)能夠進(jìn)行系統(tǒng)收貨的前提，不僅是實(shí)物到達(dá)，品種數(shù)量相符，還必須在釆購部門，相關(guān)使用部門，安裝調(diào)試部門等多方驗(yàn)收，達(dá)到使用要求的前提下，由這些部門在固定資產(chǎn)接收單原件上簽字確認(rèn)，才能達(dá)到下一步收貨動(dòng)作的要求之一。

此另外這一階段還必須著眼于未來固定資產(chǎn)的歸檔、保管、管理、盤點(diǎn)需要，在固定資產(chǎn)到貨驗(yàn)收合格階段，就制定圖片留存流程：要求使用接收部門將符合要求的資產(chǎn)標(biāo)簽固定于資產(chǎn)主體，對(duì)固定資產(chǎn)全貌留照，對(duì)固定資產(chǎn)所加的資產(chǎn)標(biāo)簽清晰留照，隨同接收單一起交由系統(tǒng)收貨人員進(jìn)行系統(tǒng)收貨。而所有這些單據(jù)原件，也應(yīng)成為固定資產(chǎn)供應(yīng)商發(fā)票校驗(yàn)與后續(xù)付款的必要單據(jù)。財(cái)務(wù)部門固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)在取得這些資產(chǎn)接收單及資產(chǎn)圖片之后應(yīng)立即填制新增固定資產(chǎn)信息表，進(jìn)行歸檔保管，也為將來隨時(shí)或定期的固定資產(chǎn)盤點(diǎn)提供有力依據(jù)。另外也考慮到固定資產(chǎn)收貨要求的特殊性，而通常倉庫及其它部門人員對(duì)固定資產(chǎn)誤收貨（可能誤當(dāng)作一般存貨）的重要后果認(rèn)識(shí)不深，建議這項(xiàng)系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置于財(cái)務(wù)部門固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)為佳。

(四)發(fā)票校驗(yàn)及付款階段

一般來講，固定資產(chǎn)供應(yīng)商開票（通常增值稅發(fā)票）應(yīng)在得到接收單位驗(yàn)收合格報(bào)告之后。相當(dāng)部分的SAP使用企業(yè)，會(huì)對(duì)系統(tǒng)收貨（GR）與發(fā)票校驗(yàn)（IR）設(shè)置順序限制，即釆購訂單未執(zhí)行系統(tǒng)收貨的物料，應(yīng)付會(huì)計(jì)也無法進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)的操作。由此帶來的一個(gè)較常見問題就是固定資產(chǎn)釆購經(jīng)常涉及的預(yù)付款問題。很多企業(yè)的所投資固定資產(chǎn)，往往是基于企業(yè)要求進(jìn)行定制，因而供應(yīng)商對(duì)付款條件常常要求一定比例的預(yù)付款。而由于前述釆購訂單發(fā)票校驗(yàn)無法操作于系統(tǒng)收貨之前，固定資產(chǎn)的預(yù)付款也無法通過釆購訂單集成進(jìn)行。也就是說，部分預(yù)付款之后，將來相關(guān)固定資產(chǎn)系統(tǒng)收貨了，又進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)時(shí)，系統(tǒng)生成的應(yīng)付賬款依然是資產(chǎn)全額賬款，而不能跳出扣除該項(xiàng)預(yù)付款之后的凈應(yīng)付款。因而該道環(huán)節(jié)上即使應(yīng)用SAP系統(tǒng)的企業(yè)也往往顧慮重重，險(xiǎn)象環(huán)生，經(jīng)常成為差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)之地。就此事項(xiàng)，SAP使用企業(yè)通常運(yùn)用以下幾種方式避免差錯(cuò)：

(1)過過去常見的是人為控制，在付款申請(qǐng)面單上由釆購人員清晰列示已發(fā)生預(yù)付款，應(yīng)付會(huì)計(jì)或出納先將預(yù)付款手工部分沖銷發(fā)票校驗(yàn)產(chǎn)生的應(yīng)付賬款，再按正確的應(yīng)付賬款余額進(jìn)行付款。

(2)SSAP使用到現(xiàn)在，又開發(fā)出一種常見的控制方法是操作中提示：也就是SAP能設(shè)置成針對(duì)供應(yīng)商代碼在發(fā)票校驗(yàn)步驟給予提示，彈出該供應(yīng)商已有某某金額的預(yù)付款余額，雖然所提示的預(yù)付賬款并不能直接鏈接到訂單級(jí)別，也就是并不一定是當(dāng)前校驗(yàn)訂單發(fā)生的預(yù)付款，但這項(xiàng)功能和方式已經(jīng)給風(fēng)險(xiǎn)的防范和降低提供了一道屏障。

(3)第第三種方法，規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)方面有待商榷，但也有部分SAP使用企業(yè)已經(jīng)運(yùn)用。就是理論上固定資產(chǎn)通常為整數(shù)計(jì)數(shù)單位，而且應(yīng)在驗(yàn)收安裝完畢收貨，但部分企業(yè)在預(yù)付款發(fā)生前即按照預(yù)付比例要求固定資產(chǎn)供應(yīng)商開具發(fā)票，數(shù)量顯示零點(diǎn)幾套，企業(yè)將這部分設(shè)備先行系統(tǒng)收貨之后即發(fā)票校驗(yàn)并預(yù)付貨款。從預(yù)付款的風(fēng)險(xiǎn)來講，這種方式也的確是行之有效的，但一方面這是虛擬收貨，并且企業(yè)對(duì)這項(xiàng)資產(chǎn)，事先必須以在建工程建號(hào)，固定資產(chǎn)部分虛擬收貨后萬不能有折舊運(yùn)算發(fā)生。

(五)其它特殊事項(xiàng)

1、固固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)的變更

由于SAP的系統(tǒng)集成特性，固定資產(chǎn)的系統(tǒng)主數(shù)據(jù)，如資產(chǎn)類別、折舊代碼、成本中心等等設(shè)置，都會(huì)對(duì)折舊費(fèi)用計(jì)算，成本歸集產(chǎn)生直接影響。因而固定資產(chǎn)的主數(shù)據(jù)變更應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的審批程序，并由SAP技術(shù)團(tuán)隊(duì)測試之后再行正式實(shí)施。

2、非非存放本公司使用固定資產(chǎn)的管理

有相當(dāng)多的企業(yè)，因新品開發(fā)的需要，投資了相應(yīng)的模具夾具，卻不是存放在本企業(yè)使用，而是發(fā)運(yùn)給零部件供應(yīng)商長期保管使用。對(duì)這部分固定資產(chǎn)投資，重要控制點(diǎn)是在系統(tǒng)收貨之前必須由零部件供應(yīng)商出具驗(yàn)收單據(jù)，并與其簽訂條款詳盡的資產(chǎn)保管協(xié)議，表明存放事件，資產(chǎn)名稱，所有者企業(yè)固定資產(chǎn)代碼，損毀賠償細(xì)則，使用期限等等，雙方簽字蓋章后各執(zhí)一份，所有者企業(yè)也必須將此存入資產(chǎn)檔案，作為付款流程的必要單據(jù)，并為將來的資產(chǎn)盤點(diǎn)清查留存依據(jù)。

四、結(jié)束語

固定資產(chǎn)是大部分制造企業(yè)非常重要的資產(chǎn)。如何利用SAP這個(gè)強(qiáng)大的工具，管好企業(yè)資產(chǎn)，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，是值得不斷探討的話題。

[1]美國管理會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)（IMA）.財(cái)務(wù)規(guī)劃、績效與控制：英漢雙語[M].經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社,2010（08）

[2]蔚欣欣,李冬，劉偉.注冊(cè)管理會(huì)計(jì)師基礎(chǔ)教程[J].機(jī)械工業(yè)出版社.2013（03）

10.16266/j.cnki.cn11-4098/f.2015.11.054