分析高校檔案管理信息化建設(shè)

叢日麗，張　巖

（1.赤峰學(xué)院　科技處；2.赤峰學(xué)院　學(xué)報(bào)編輯部，內(nèi)蒙古　赤峰　024000）

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分析高校檔案管理信息化建設(shè)

叢日麗1，張巖2

（1.赤峰學(xué)院科技處；2.赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)編輯部，內(nèi)蒙古赤峰024000）

摘要：高校檔案管理信息化建設(shè)，是如今高校管理中必不可少的一個(gè)部分.本文就高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析，通過(guò)對(duì)其內(nèi)涵的闡述，根據(jù)其面臨的問(wèn)題，有針對(duì)性地提出相應(yīng)的解決措施，力求為提高各大高校檔案管理信息化建設(shè)作貢獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)高?？沙掷m(xù)發(fā)展.

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；信息化建設(shè)；相關(guān)對(duì)策

隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，辦公自動(dòng)化逐漸普及到各大高校，這也在一定程度上改變著高校檔案管理的方式，由原本的傳統(tǒng)化逐漸向信息化演變，這不僅給高校檔案管理帶來(lái)更大便利，還能與時(shí)俱進(jìn)，使其不被社會(huì)淘汰，促進(jìn)高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展.因此如何高效、合理地將信息化建設(shè)利用到高校檔案管理中去，成為各大高校管理員的主要任務(wù).

有效的檔案信息化管理，不但可以增加檔案資源的可利用率，而且能提高管理者的工作效率，減輕他們的工作量.但是，由于目前的高校檔案管理信息化建設(shè)還面臨著不少的阻礙和問(wèn)題，因此有針對(duì)性地對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行相應(yīng)地解決很有必要，這也是本文論述的重點(diǎn).

1　高校檔案管理的基本概念及內(nèi)涵

1.1基本概念闡述

高校檔案管理是高校管理中必不可少的一部分，它對(duì)高校管理的可持續(xù)發(fā)展起決定性作用.高校檔案管理主要由教學(xué)檔案、招生活動(dòng)、科研管理檔案等部分組成.它將生動(dòng)形象的事物變成抽象的圖表和文字等等，方便保存，且可供恒遠(yuǎn)流傳.高校檔案，是學(xué)校歷史的完整記錄；是學(xué)校教育的實(shí)時(shí)寫(xiě)真；是校園活動(dòng)的紀(jì)實(shí).它既可以幫助學(xué)校的教育教學(xué)積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，還能最大程度地為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，貫穿于學(xué)校的每一項(xiàng)工作中，具有深遠(yuǎn)的意義.

高校檔案管理信息化的含義是，在進(jìn)行高校檔案管理時(shí)，將檔案管理信息化，利用網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)化手段將高校檔案資料進(jìn)行合理分類(lèi)、利用、開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)其社會(huì)共享的目的，提高其可利用價(jià)值.高校檔案管理信息化利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，將高校檔案資源進(jìn)行整合、分類(lèi)、管理、二次利用，實(shí)現(xiàn)資源共享.

高校檔案管理信息化蘊(yùn)含豐富的內(nèi)涵，具體內(nèi)涵如下：

（1）它的實(shí)現(xiàn)可以充分收集高校各類(lèi)檔案資源，把數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)作為載體，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化.

（2）采用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案一體化、自動(dòng)化管理.集閱覽、記錄、儲(chǔ)存、傳遞、搜索等管理功能于一體.

（3）運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源高度共享，充分體現(xiàn)高校檔案資源的價(jià)值.

（4）它是一個(gè)將信息技術(shù)進(jìn)行高度應(yīng)用和推廣的過(guò)程；是一個(gè)將高校檔案信息、資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和二次利用的過(guò)程；是一個(gè)實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)最大化價(jià)值的過(guò)程.

2　高校檔案管理信息化建設(shè)的作用和必要性

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，高校檔案管理建設(shè)面臨著不少的問(wèn)題和挑戰(zhàn).由于數(shù)字化、信息化時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)影響著人們的日常生活，逐漸成為人們生活、工作以及學(xué)習(xí)的重要工具.而為了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化，進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)很有必要，它不僅能夠記錄學(xué)校的歷史演變過(guò)程，還能對(duì)學(xué)校活動(dòng)進(jìn)行紀(jì)實(shí)，這在一定程度上全面、真實(shí)、客觀(guān)地體現(xiàn)了學(xué)校的發(fā)展歷程和教育成果，及時(shí)進(jìn)行檔案管理和保存.同時(shí)還能夠提高學(xué)校的管理效率，對(duì)學(xué)校教育具有深遠(yuǎn)影響和意義.

3　高校檔案管理信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題分析

隨著高校檔案管理信息化建設(shè)的普及，高校檔案管理得到不斷進(jìn)步和發(fā)展，但是在高校檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中還面臨著不少問(wèn)題.其問(wèn)題主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面.

3.1基礎(chǔ)設(shè)備不完善

高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是齊全的檔案管理設(shè)備，但是根據(jù)高校現(xiàn)狀來(lái)看，大部分高校的檔案管理設(shè)備不夠齊全.一套完善的高校檔案管理設(shè)備是由硬件、軟件設(shè)備兩個(gè)部分組成的，其中硬件設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀、打印機(jī)等，軟件設(shè)備包括數(shù)據(jù)庫(kù)、信息處理系統(tǒng)等.

在高校檔案管理信息化建設(shè)中，由于相關(guān)檔案管理人員對(duì)其缺乏認(rèn)知，且重視度不夠，導(dǎo)致高校檔案管理信息化

建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備無(wú)法及時(shí)更新，這種情況的出現(xiàn)，阻礙了高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程.

3.2高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)度緩慢

由于受傳統(tǒng)化檔案管理方式的影響，導(dǎo)致無(wú)法進(jìn)行系統(tǒng)的信息化管理.在信息化管理普遍應(yīng)用之前，我國(guó)都是采用紙質(zhì)管理的方式進(jìn)行檔案保存，因此難以適應(yīng)信息化管理的進(jìn)程，加之我國(guó)進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)起步太晚，缺乏基礎(chǔ)建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)備不足，這在一定程度上阻礙了高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程.

3.3缺乏有針對(duì)性的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)

信息化管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)作為高校檔案資源高度共享的基礎(chǔ)前提，由于高校檔案管理缺乏有針對(duì)性的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)，且沒(méi)有完整的管理規(guī)劃，造成檔案管理人員存在盲目性，這對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)生直接影響，使之無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，從而阻礙其發(fā)展進(jìn)程.

3.4專(zhuān)業(yè)人才不足

在高校檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，專(zhuān)業(yè)人才作為必不可少的一個(gè)因素，是促進(jìn)其發(fā)展的關(guān)鍵部分，而專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才不僅需要具備扎實(shí)的基本知識(shí)，還需要擁有熟練的計(jì)算機(jī)操作技能.但是就目前的高校人才現(xiàn)狀而言，他們?cè)趯?zhuān)業(yè)領(lǐng)域存在太多不足，不僅基礎(chǔ)理論知識(shí)認(rèn)知度不夠，還缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)技能，無(wú)法將基礎(chǔ)理論與專(zhuān)業(yè)技能進(jìn)行巧妙地融合，阻礙高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程.

3.5領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知度不夠

就目前大多數(shù)高校而言，檔案管理作為高校管理過(guò)程中的一部分，缺乏高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，他們認(rèn)為不需要在檔案管理上特意花時(shí)間、花精力，應(yīng)該順其自然，按照以前的傳統(tǒng)管理進(jìn)行即可，不愿意將資金花在檔案管理上.由于他們對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏認(rèn)知和了解，造成上述現(xiàn)象的發(fā)生，影響了高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展.

4　高校檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

綜上所述，高校檔案管理在行信息化建設(shè)的過(guò)程中面臨著不少的問(wèn)題，其中主要的問(wèn)題包括，基礎(chǔ)設(shè)備不完善、發(fā)展進(jìn)度緩慢、缺乏有針對(duì)性的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)、專(zhuān)業(yè)人才不足、領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)知度不夠等，為了使高校檔案管理信息化建設(shè)有效進(jìn)行，本文針對(duì)這些問(wèn)題，提出了相應(yīng)的解決措施.

4.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)

4.1.1基礎(chǔ)設(shè)備的組成和作用

高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備分為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)字化設(shè)備兩部分，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)主要包含計(jì)算機(jī)、路由器、服務(wù)器等等硬件設(shè)備，數(shù)字化設(shè)備主要包含數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)等等虛擬化信息資源.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是基礎(chǔ)設(shè)施的核心內(nèi)容，它是實(shí)現(xiàn)資源共享、進(jìn)行檔案?jìng)鬏?、信息交換的基礎(chǔ).所以，建立一個(gè)高效的信息化檔案管理具有重大意義，它不但能夠有效地進(jìn)行資源共享，還能將檔案信息化的優(yōu)點(diǎn)充分體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值最大化.

4.1.2以完善局域網(wǎng)為前提，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)備價(jià)值最大化

為了讓高校檔案管理信息化建設(shè)有效進(jìn)行，高校需雖其原有的局域網(wǎng)進(jìn)行高度完善和修改，且做到與相鄰高校或者其他的高校實(shí)現(xiàn)資源共享、進(jìn)行聯(lián)通，進(jìn)一步優(yōu)化原有的網(wǎng)站內(nèi)容和模式，提高網(wǎng)站信息量和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)能力.同時(shí)，根據(jù)學(xué)校基本情況，進(jìn)行資源整合、規(guī)劃，在原有設(shè)備的基礎(chǔ)上，購(gòu)置全新的軟件設(shè)備，包括系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備兩部分，前者包含網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、文檔一體化等等，后者包含文件服務(wù)器、掃描儀等等.

4.1.3完善高校檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)

高校檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)，依附于網(wǎng)絡(luò)教育平臺(tái)，而這個(gè)平臺(tái)是全省統(tǒng)一的，為了完善高校檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)，需先建立全省高校檔案信息網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)各大高校網(wǎng)絡(luò)信息資源共享，使高校信息網(wǎng)成為成為全省信息網(wǎng)的一部分.

設(shè)置參數(shù)取值范圍時(shí)需考慮3個(gè)方面：避免機(jī)械干涉、避免優(yōu)化過(guò)程出現(xiàn)畸形結(jié)構(gòu)、保持基座緊湊性。在實(shí)際應(yīng)用中，鉸鏈具有一定尺寸，為避免鉸鏈間發(fā)生干涉，連桿長(zhǎng)度應(yīng)具有下限。其中，l1的下限還需略微提高以預(yù)留位置用來(lái)添加限位銷(xiāo)。夾持器的最大開(kāi)口范圍G=110 mm。為保證夾持器在優(yōu)化過(guò)程中不出現(xiàn)畸形結(jié)構(gòu)，需分別對(duì)各連桿長(zhǎng)度設(shè)定上限及下限。角度β與基座尺寸大小正相關(guān)，為避免基座尺寸過(guò)大，應(yīng)給予上限限制。綜上分析并結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，夾持器各設(shè)計(jì)變量取值范圍如表4所示。

4.1.4資源設(shè)置建設(shè)

(1)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案信息化查詢(xún)，這在一定程度上能夠有效地提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，達(dá)到資源共享的目的.

(2)采取電子文檔形式進(jìn)行文檔的保存，提高人們的信息化意識(shí)，常常舉辦相關(guān)講座和培訓(xùn)，提高相關(guān)人員信息化技術(shù)水平，推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展.

(3)加強(qiáng)檔案管理信息化意識(shí)，從工作入手，加強(qiáng)電子文檔的收錄、分類(lèi)等工作，并保證其準(zhǔn)確性，促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展.

4.2提高相關(guān)人員認(rèn)知性

4.2.1提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知度

根據(jù)高校的具體情況，制定高校檔案管理信息化建設(shè)的可行性方案，讓高校領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案管理信息化的必要性和重要性，讓高校檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行.因此高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化的認(rèn)同和支持是高校檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，也是其有效進(jìn)行得保障.

4.2.2提高高校相關(guān)部門(mén)的認(rèn)知度

這就需要在一定程度上消除各相關(guān)人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知偏差，營(yíng)造正確的認(rèn)知氛圍，提高所有人員的積極主動(dòng)性，配合檔案管理者的基本工作.檔案管理信息化工作的職責(zé)，不僅僅局限于檔案管理人員，它也是整個(gè)高校人員的職責(zé)所在，在此過(guò)程中需要每個(gè)成員利用不同的方式去進(jìn)行宣傳，達(dá)到提高檔案資源、信息可利用率的目的.在宣傳的過(guò)程，為高校營(yíng)造積極主動(dòng)的工作氛圍，同時(shí)提高學(xué)生、老師們對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)知意識(shí).

4.3培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才

檔案管理工作人員是高校檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中的重要部分，它是維持檔案信息及時(shí)傳遞給用戶(hù)的橋梁，它是檔案管理信息化建設(shè)的操作者.隨著社會(huì)的進(jìn)步、科技的發(fā)展，社會(huì)的人才需求越來(lái)越大，對(duì)人才的要求也越來(lái)越

高，因此，在高校檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，管理人員的素質(zhì)高低，決定他在高校的地位高低.若他們無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)，依舊以原來(lái)的管理方式和思維方式去進(jìn)行相關(guān)工作，那么他們終究被該行業(yè)所淘汰.所以，檔案管理工作人員應(yīng)隨著時(shí)代的變化而變化，將其自身的專(zhuān)業(yè)技能進(jìn)一步強(qiáng)化，適應(yīng)信息化的進(jìn)程，采用全新的思維方式積極主動(dòng)地投身于新型管理模式中去.

為了促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，需培養(yǎng)較多的專(zhuān)業(yè)人才，而人才的培養(yǎng)工作應(yīng)做到如下幾個(gè)部分：

4.3.1加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)

完善高校檔案管理工作人員相關(guān)培訓(xùn)制度，開(kāi)展進(jìn)一步強(qiáng)化培訓(xùn)課程，把計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)與現(xiàn)代化管理知識(shí)相結(jié)合，并列入培訓(xùn)課程，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能.

4.3.2定期組織學(xué)習(xí)交流會(huì)

高校應(yīng)進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)交流會(huì)，與其他高校進(jìn)行信息、知識(shí)交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，引進(jìn)先進(jìn)的思想和學(xué)習(xí)方法，提高人員的專(zhuān)業(yè)水平.

4.3.3設(shè)置績(jī)效考核制度

將高校檔案管理人員的培訓(xùn)狀況加入考核內(nèi)容，調(diào)動(dòng)檔案管理人員在培訓(xùn)過(guò)程中的積極主動(dòng)性，為整個(gè)團(tuán)隊(duì)樹(shù)立良好的榜樣，同時(shí)提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)水平.

4.3.4培養(yǎng)集管理、技術(shù)與一身的人才

高校檔案管理相關(guān)部門(mén)，需通過(guò)不同渠道招攬優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)人才，之后，開(kāi)設(shè)專(zhuān)業(yè)的檔案管理課程，對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)的管理培訓(xùn)，培養(yǎng)集管理、技術(shù)于一身的高質(zhì)量人才.

4.4制定合理的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)

（1）根據(jù)國(guó)家檔案局的相關(guān)準(zhǔn)則，嚴(yán)格進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)，在此基礎(chǔ)上，根據(jù)高校的實(shí)際情況制定符合學(xué)校發(fā)展的系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)對(duì)高校檔案管理進(jìn)行規(guī)范化和系統(tǒng)化.

（2）高校檔案管理部門(mén)需積極配合，主動(dòng)參與到系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)范的研究和制定中，加快研究進(jìn)程，提高相關(guān)規(guī)章的制定效率.

4.5高校檔案管理信息化資源設(shè)置建設(shè)

4.5.1完善信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案查詢(xún)的信息化，這樣可以提高檔案管理人員的工作效率，減輕他們的工作負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)資源共享.

4.5.2強(qiáng)化電子文檔保存意識(shí)

電子文檔較紙質(zhì)文檔而言，保存性更久，查詢(xún)更方便，閱覽更直觀(guān).因此，提高高校人員電子文檔保存意識(shí)很有必要.可以通過(guò)采用培訓(xùn)和講座的方式，提高高校人員的信息化技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化.

4.5.3從檔案管理部門(mén)人員開(kāi)始，逐一進(jìn)行信息化培訓(xùn)和講座，提高全員的檔案管理信息化水平.

4.6建立健全的安全保障體系

隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化在各大高校得以普及，然而越是受到普及的事物，越容易存在安全漏洞.因此，建立健全的安全保障體系很有必要.

由于高校檔案內(nèi)容包含學(xué)校的完整信息、資料和即時(shí)動(dòng)態(tài)，有些信息甚至處于高度機(jī)密狀態(tài)，對(duì)學(xué)校的發(fā)展有重大意義，其安全性顯得尤其重要.因此在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，高校檔案管理必須做到以計(jì)算機(jī)管理為主，以人工管理為輔，兩者相互結(jié)合，進(jìn)行同時(shí)管理力求保障所有檔案信息的安全，促進(jìn)高校檔案管理的發(fā)展.

5　結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)全文論述可得，高校檔案管理信息化、自動(dòng)化已經(jīng)取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，逐漸成為高校檔案管理的主要管理方式.因此，高校檔案管理信息化建設(shè)很有必要，為了提高檔案管理者的工作效率，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，讓高校的管理實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值化，需對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行不斷完善和改進(jìn)，根據(jù)其現(xiàn)狀存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的解決對(duì)策，力求高校檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行，促進(jìn)高校檔案管理的管理科學(xué)化，加快高校的整體發(fā)展進(jìn)程.

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中圖分類(lèi)號(hào)：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1673- 260X（2015）03- 0155- 03