民辦高等院校固定資產(chǎn)檔案管理對策探索

□ 孫克巍 薛東紅 張力洲 宋慶寶

隨著我國民辦高等院校的不斷發(fā)展壯大，學(xué)校中的資產(chǎn)管理工作也進(jìn)入了高速發(fā)展時期，近年來，伴隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各校需要不斷購置大量的教學(xué)儀器設(shè)備、辦公用品等來滿足辦學(xué)規(guī)模增長的需求，有時會涉及陳舊設(shè)備維修、維護(hù)、改造、報廢的情況，因此，在民辦高等院校的固定資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)中，檔案管理工作是非常重要的一環(huán)，是原始憑證的留存和記錄的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是民辦高等院校迎接各類評估、檢查等工作重要指標(biāo)的出處，更是民辦高等院校發(fā)展歷史的重要見證。

一、民辦高等院校固定資產(chǎn)檔案管理中存在的問題

固定資產(chǎn)檔案是固定資產(chǎn)采購、日常管理使用及處置活動的第一手資料，隨著固定資產(chǎn)管理工作的發(fā)展，固定資產(chǎn)檔案已不止傳統(tǒng)的文字、圖表、卡片等，還應(yīng)包括相關(guān)的聲音、圖像等載體。值得肯定的是目前民辦高等院校固定資產(chǎn)檔案管理工作已經(jīng)日趨規(guī)范化，大部分高校都能以資產(chǎn)卡片的形式對固定資產(chǎn)建立檔案，并嚴(yán)格管理，促進(jìn)固定資產(chǎn)的增值保值，但是不可否認(rèn)的是民辦高等院校檔案管理工作還普遍存在以下幾個問題:

(一)設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案收集存在不夠齊全現(xiàn)象。一般來說高校固定資產(chǎn)管理工作中提到的設(shè)備儀器主要為教學(xué)儀器設(shè)備。民辦高等院校資產(chǎn)管理普遍采用校院兩級管理制度，部分教學(xué)儀器設(shè)備采購回來之后，使用單位沒有注意原始購置資料的收集與保存，使用過程中也沒有注意使用、維護(hù)記錄的保存，給教學(xué)儀器設(shè)備的管護(hù)及維修工作帶來一定的困難。

(二)固定資產(chǎn)檔案管理工作統(tǒng)籌性不強(qiáng)。高校是一個規(guī)模龐大的組織，民辦高等院校亦然。而且，資產(chǎn)設(shè)備管理部門與各使用單位之間在校園內(nèi)是平行單位的關(guān)系，即使是與固定資產(chǎn)管理工作相關(guān)的事務(wù)也無權(quán)調(diào)動使用單位的人力、物力，綜合協(xié)調(diào)力顯得薄弱，需報請主管的校級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙的時候則很難及時做好歸檔、存檔等系列管理工作。

(三)聲像檔案管理工作需提升高度。目前民辦高等院校固定資產(chǎn)檔案管理普遍還未將聲像檔案提升至與傳統(tǒng)檔案同樣的高度上對待。有的高校將聲像檔案交給宣傳部門歸檔，而宣傳部門又未能清楚認(rèn)識到這些檔案的重要性，而且聲像檔案不具有補(bǔ)救的條件，如果發(fā)生突發(fā)事件導(dǎo)致滅失的情況，損失將是無法彌補(bǔ)的。

二、民辦高等院校固定資產(chǎn)檔案管理中存在問題的成因

(一)對固定資產(chǎn)檔案的重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，部分民辦高等院校存在檔案歸檔意識不高、制度不健全現(xiàn)象，檔案管理部門(人員)積極性不高，甚至忽視檔案管理工作。

(二)對固定資產(chǎn)檔案工作的監(jiān)督、考核力度不夠。多數(shù)民辦高等院校的資產(chǎn)管理歸口部門只有完成工作的義務(wù)，卻沒有對使用單位固定資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、考核的權(quán)力。這種管理與使用之間的脫節(jié)現(xiàn)象，導(dǎo)致了民辦高等院校固定資產(chǎn)檔案管理工作的不到位，這與加強(qiáng)民辦高等院校固定資產(chǎn)檔案管理的初衷背道而馳。

(三)片面追求節(jié)約辦公成本，忽視有關(guān)工作程序的需求。在民辦高等院校涉及固定資產(chǎn)采購、使用、維護(hù)和管理等實(shí)際工作中，往往存在著部分負(fù)責(zé)人為了節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)或是圖省事，而人為忽視、漠視了必要的工作程序，該辦的手續(xù)不辦，需要的辦公資料遲遲不能到位，這種脫節(jié)現(xiàn)象直接影響到了固定資產(chǎn)檔案的管理工作。

(四)片面追求歸檔率，忽視歸檔的質(zhì)量。有的民辦高等院校在固定資產(chǎn)檔案歸檔過程中不分青紅皂白將所有相關(guān)文件交給檔案管理部門，泥沙俱下，給檔案管理部門帶來了不必要的工作難度。

(五)民辦高等院校資產(chǎn)管理人員隊伍不專。民辦高等院校資產(chǎn)管理人員不專現(xiàn)象十分普遍，形成這一現(xiàn)象的原因主要為各校在建校初期或高薪外聘或直接從母體聘用監(jiān)管固定資產(chǎn)管理人員;待獨(dú)立或辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大后原有人手不能滿足日益增長的業(yè)務(wù)量的需求，遂招聘或內(nèi)部調(diào)劑新的資產(chǎn)管理人員，不可避免地新老人員間存在認(rèn)識差距及“磨合期”。專業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)主管部門指導(dǎo)的缺乏，都會或多或少導(dǎo)致固定資產(chǎn)檔案的遺漏和滅失。

(六)民辦高等院校用人原則上以“精兵簡政”為主。我國的民辦高等院校辦學(xué)歷史大部分相對時間較短，人員精干，工作強(qiáng)度與公辦院校相比相對稍大，固定資產(chǎn)檔案管理工作通常不會設(shè)專人管理、專人負(fù)責(zé)。這就給固定資產(chǎn)檔案管理工作提出了難題，如何找到檔案管理工作與其他工作間的平衡點(diǎn)也需要深入探討。

三、提升民辦高等院校固定資產(chǎn)檔案管理水平的建議

(一)民辦高等院校領(lǐng)導(dǎo)要重視固定資產(chǎn)檔案管理工作。民辦高等院校由于其特殊的體制，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是一個關(guān)鍵因素。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不到位，工作就難落實(shí)。所以進(jìn)一步提高固定資產(chǎn)檔案管理水平，領(lǐng)導(dǎo)是否意識到固定資產(chǎn)檔案管理工作的重要性是關(guān)鍵。

(二)建立健全相關(guān)制度。不以規(guī)矩，不成方圓。各級固定資產(chǎn)管理、使用單位必須嚴(yán)格按照固定資產(chǎn)管理制度，強(qiáng)化檔案管理。固定資產(chǎn)按類分項進(jìn)行編號，統(tǒng)一建立檔案、落實(shí)責(zé)任、及時歸檔。在這個過程中，要以摸著石頭過河的精神不斷對工作程序進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以滿足民辦高等院校的需求。

(三)加強(qiáng)監(jiān)督與考核工作。監(jiān)督與考核工作是固定資產(chǎn)檔案管理工作能否落到實(shí)處的重要環(huán)節(jié)。引入監(jiān)督考核制度，對固定資產(chǎn)使用部門的檔案管理工作進(jìn)行適度獎懲，有利于強(qiáng)化固定資產(chǎn)檔案管理工作。

(四)固定資產(chǎn)檔案管理要與學(xué)校檔案室(檔案館)結(jié)合起來。無論是檔案的存放環(huán)境，還是檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識水平，學(xué)校檔案室(檔案館)都是最高水平的，重要的固定資產(chǎn)檔案應(yīng)由資產(chǎn)設(shè)備處收集整理后復(fù)制一份交由學(xué)校檔案室存檔。

民辦高等院校固定資產(chǎn)檔案管理的目的是確保固定資產(chǎn)檔案的價值能夠完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地體現(xiàn)。但是固定資產(chǎn)檔案管理工作是一個比較復(fù)雜的過程，涉及范圍比較廣，信息量巨大，系統(tǒng)性較強(qiáng)，這就需要探討一個適合民辦高等院校特點(diǎn)的固定資產(chǎn)檔案管理方式，以固定資產(chǎn)檔案管理促進(jìn)民辦高等院校提高固定資產(chǎn)的利用價值和利用率，這也是固定資產(chǎn)檔案管理工作的主要目的和價值體現(xiàn)。

［1］施書穩(wěn)，石海英.淺議固定資產(chǎn)檔案管理［J］.黑龍江科技信息，2010

［2］孟世恩.對我國檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考［J］.檔案學(xué)通訊，2004

［3］盧冬.對固定資產(chǎn)投資項目檔案驗(yàn)收工作的思考［J］.經(jīng)營管理者，2009

［4］連文平，倪玲.固定資產(chǎn)投資項目檔案工作中的主要問題與相應(yīng)對策［J］.機(jī)電兵船檔案，2007

［5］侯偉霞.淺析固定資產(chǎn)投資項目檔案的管理［J］.中國管理信息化，2012

［6］石麗.論固定資產(chǎn)投資項目檔案的管理［J］.機(jī)電兵船檔案，2010