原始憑證的電子化與規(guī)范化探討

國電長源荊州熱電有限公司 肖玲

現階段，我國很多企業(yè)中的會計信息存在比較嚴重的失真問題，近年來頻發(fā)的會計信息造假事件也印證了這一問題，因此，相關領域一直著眼于對財務會計工作的研究。隨著信息技術的不斷發(fā)展，運用信息技術讓會計信息電子化能夠讓信息更加準確與真實，已經成為當前發(fā)展的重要趨勢。但從另一個角度來看，會計憑證的規(guī)范化也會在很大程度上影響會計領域的發(fā)展。因此，總結發(fā)展問題，探討會計原始憑證的電子化與規(guī)范化，是非常有必要的。

一、原始憑證電子化進程

早在上個世紀八十年代末，我國財政部就頒布了對會計憑證輸入的相關要求，對計算機記賬、輸入、評審、處理、輸出、保密等方面，都做出了比較全面的規(guī)定[1]。發(fā)展到2010年左右，計算機技術的發(fā)展日漸迅速，很多企業(yè)都開始運用計算機技術進行會計財務事務的處理，隨著時代的發(fā)展與科學技術的進步，隨著國家相關標準的逐步實施，會計領域中記賬憑證的相關數據元素也在逐步規(guī)范，從而在一定程度上使會計憑證結構實現了標準化，雖然我國企業(yè)眾多，企業(yè)的經營情況也各不相同，但很多大集團都開始按照相關的會計準則逐步統(tǒng)一與規(guī)范企業(yè)會計核算。

而隨著科學技術的不斷發(fā)展，國家也推出了與當前發(fā)展形勢相對應的相關規(guī)范[2]。我國現階段存在的相關制度與規(guī)范雖然能夠對會計原始憑證的輸入與生成有所保證，但仍需要人工進行參與與控制，沒有真正意義上脫離人工會計模式，限制了原始憑證電子化與規(guī)范化發(fā)展[3]。而使原始憑證電子化，能夠實現對原始憑證的規(guī)范化管理，讓原始憑證中的電子文件自動歸集與集中整理，從而達到財務業(yè)務可視化的在線審批，實現原始憑證全程在線可控，對原始憑證的規(guī)范化管理有很大意義。所以，構建起一個規(guī)范化制度，更有利于會計原始憑證的管理。

二、原始憑證的電子化

(一)原始憑證的概念

所謂原始憑證，指的是在經濟業(yè)務發(fā)生或完成時取得或填制的，用以記錄或證明經濟業(yè)務的發(fā)生或完成情況的文字憑據。按照來源不同分類：第一，外來原始憑證，是指在同外單位發(fā)生經濟往來事項時，從外單位取得的憑證。如發(fā)票、飛機和火車的票據、銀行收付款通知單、企業(yè)購買商品、材料時，從供貨單位取得的發(fā)貨票等。第二，自制原始憑證，是指在經濟業(yè)務事項發(fā)生或完成時，由本單位內部經辦部門或人員填制的憑證。如收料單、簽報單、領料單、開工單、成本計算單、出庫單等。而原始憑證電子文件指的是原始憑證（外來、自制原始憑證）經過原始憑證電子化系統(tǒng)上傳附件后，掃描自動生成的電子文件。

(二)影像掃描技術

通過影像掃描技術對原始憑證進行處理時，需要先對錄入平臺進行合理設置，以業(yè)務量為基礎，選擇攝像、平板掃描或中高速掃描等方式，對紙質的原始憑證進行嚴格審核之后，便可以將其通過掃描或攝像的形式錄入到計算機中[2]。上傳至賬務信息系統(tǒng)的原始憑證電子文件應支持文本、圖片、影像及各類電子文件格式，如：.jpg，.bmp，.tif，.txt，.doc，.xls，.ceb，.pdf，.wps等。在掃描過程中，不同的費用需要掃描的原始憑證內容也有所差異，如差旅費（正常出差），需要掃描出差申請單、交通費票據、住宿票、其他差旅費發(fā)票等原始憑證；燃煤結算，需要掃描燃煤采購合同、發(fā)票、燃煤結算單、煤質煤量對賬單、收料單等原始憑證；電費收入，需要掃描電費業(yè)務確認單據、發(fā)票等原始憑證。

(三)注意事項

在將原始憑證電子化的過程中，需要注意以下幾方面：第一，一般管理費用中的差旅費、招待費，過路費等報銷時，需要業(yè)務經辦人按照金額大小按順序粘貼完畢后，通過掃描儀進行掃描后，上傳到財務信息系統(tǒng)。第二，單張發(fā)票金額超過兩千，或重要票據、合同及會議文件、紅頭文件等必須用掃描儀逐頁掃描上傳至財務信息系統(tǒng)。第三，各部門可安排一名人員，專門負責原始單據電子化相關工作。第四，除出租車發(fā)票、司機報銷過路（橋）費及停車費發(fā)票可在一張粘貼單上粘貼15張以上外（以貼滿粘貼單為準），其他費用報銷，一張原始單據粘貼單上要求粘貼原始票據不得超過10張。第五，要求所有原始憑證粘貼平整,字跡書寫清晰。掃描時必須平鋪掃描，不允許重疊掃描。第六，保持發(fā)票完整性。所有原始憑證統(tǒng)一用公司統(tǒng)一印制的“原始憑證粘貼單”粘貼，不允許將空白A4紙充當粘貼單，如有發(fā)現一律退回重新規(guī)范粘貼。第七，除工資、獎金、鐵路大票、材料領用單、其他涉及重大商業(yè)機密的文件等5類原始憑證不需掃描外，其他所有原始憑證均需掃描上傳。

(四)原始憑證電子文件的保管及使用

首先，除月度結賬涉及的損益等會計結轉業(yè)務外，記賬憑證均需附原始憑證進行存檔保管。其次，一張原始憑證涉及幾張記賬憑證的，應把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證編號并附原始憑證復印件。再次，一張原始憑證所列支出需由幾個單位共同負擔的，應由保存該原始憑證的單位向其他單位出具原始憑證復印件，其他單位在記賬憑證上注明附有該原始憑證的單位和記賬憑證編號并附原始憑證復印件。之后，對于頻繁使用的原始憑證，可以單獨裝訂成冊保管，財務信息系統(tǒng)內流轉的電子單據應當作為原始憑證與記賬憑證一同打印、裝訂。最后，原始憑證原則上不得外借，如因特殊原因需要提供原始憑證時，經本單位會計機構負責人批準，可以提供復印件，并在專設的登記簿上登記。

(五)財務業(yè)務一體化

財務業(yè)務一體化指的是在網絡環(huán)境下，將企業(yè)中的業(yè)務、財務、管理等三個主要流程進行有機融合，構建起的一體化財務信息處理流程，能夠讓企業(yè)業(yè)務與財務數據融合到一起，更方便與企業(yè)處理業(yè)務，在很大程度上實現了數據共享以及經濟業(yè)務的實施監(jiān)測，能夠將會計在企業(yè)中的控制職能充分發(fā)揮出來，也是當前會計領域電子化的一個主要表現方式。

(六)相關人員的培訓

原始憑證電子化的規(guī)范操作財務人員還得做好對業(yè)務人員的培訓和指導，企業(yè)可以對相關人員進行定期培訓，以適應原始憑證電子化的發(fā)展，提升相關操作人員的綜合素質與業(yè)務能力，更好的為企業(yè)發(fā)展而服務。

三、原始憑證電子化的作用

賬戶記錄是會計信息最原始的形式，也是會計報告中信息的主要來源，而記賬憑證便是賬戶信息的主要載體，所以，記賬憑證是不可或缺的。原始憑證的電子化可以為記賬憑證的自動生成打下良好的基礎，也能夠在很大程度上保證記賬憑證的規(guī)范性。數據輸入模塊是當前憑證規(guī)范化的一種有效方式，將其連接到會計軟件中，能夠實現對憑證的有效控制。當前，很多國外的公司都在運用這一技術，運用通用程序，對公司中的相關數據進行管理。數據輸入模塊的優(yōu)勢在于：它可以運用公共系統(tǒng)實現對數據的檢驗與處理，還能夠確保在整個數據校驗過程中，會計信息系統(tǒng)使用一個相對一致的標準。因為會計信息系統(tǒng)之間在數據校驗方面存在很大程度的共通性，所以系統(tǒng)不用針對每一個新交易都重新創(chuàng)建程序。原始憑證電子化能夠在很大程度上提升會計信息的質量，從而保證企業(yè)經濟活動的科學性與準確性。

四、結束語

綜上所述，隨著會計信息量的增大與科學技術的發(fā)展，會計信息質量的高低也會受到電子化與規(guī)范化程度的影響，所以，現代企業(yè)不僅需要不斷完善會計信息原始憑證的電子化，還需要重視會計信息記賬憑證的自動生成，只有這樣，才能從根本上提升會計信息的質量，讓其在日益復雜的信息環(huán)境中保持較高的相關性與可靠性。

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[5]孔繁杰.創(chuàng)新檔案管理打造綠色賬本——中國電信會計檔案電子化管理試點實踐[J].中國檔案，2015，02：28—29

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