多媒體匯報(bào)文稿的制作規(guī)范和使用規(guī)范

馬致明， 西仁艾力·吾斯曼， 木莎·哈山

（1.新疆師范大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)學(xué)院，新疆烏魯木齊830054；2.鄯善縣辟展鄉(xiāng)馬場(chǎng)學(xué)校，新疆鄯善縣838200）

多媒體匯報(bào)文稿的制作規(guī)范和使用規(guī)范

馬致明1， 西仁艾力·吾斯曼1， 木莎·哈山2

（1.新疆師范大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)學(xué)院，新疆烏魯木齊830054；2.鄯善縣辟展鄉(xiāng)馬場(chǎng)學(xué)校，新疆鄯善縣838200）

用多媒體手段進(jìn)行匯報(bào)是信息時(shí)代的大勢(shì)所趨，也是匯報(bào)者信息素養(yǎng)的一種體現(xiàn)。針對(duì)多媒體匯報(bào)中存在的巨大實(shí)效差異，筆者在對(duì)比、分析和實(shí)踐的基礎(chǔ)上提出了對(duì)多媒體匯報(bào)文稿的制作和使用進(jìn)行規(guī)范，在規(guī)范的基礎(chǔ)上去展現(xiàn)匯報(bào)者的藝術(shù)和才能、提高和優(yōu)化多媒體匯報(bào)實(shí)效的思想。文中就多媒體匯報(bào)文稿的制作規(guī)范和使用規(guī)范進(jìn)行了探討，并就相關(guān)的技巧做了介紹。

多媒體匯報(bào)文稿；制作規(guī)范；使用規(guī)范

伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和向社會(huì)各界的廣泛滲透，借助計(jì)算機(jī)多媒體手段進(jìn)行工作匯報(bào)、專題報(bào)告、個(gè)人演講已是大勢(shì)所趨，并逐漸被各行各業(yè)所采納。多媒體匯報(bào)是指在匯報(bào)、報(bào)告、演講等過(guò)程中，根據(jù)匯報(bào)內(nèi)容、匯報(bào)場(chǎng)所和參會(huì)者特點(diǎn)，通過(guò)相應(yīng)設(shè)計(jì)，合理選擇和運(yùn)用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)，并與傳統(tǒng)匯報(bào)形式有機(jī)結(jié)合的一種現(xiàn)代匯報(bào)模式。通過(guò)運(yùn)用多媒體匯報(bào)方式使匯報(bào)者和參會(huì)者共同參與匯報(bào)過(guò)程，以多種媒體信息作用于參會(huì)者，形成合理的匯報(bào)層次和邏輯結(jié)構(gòu)，刺激參會(huì)者的感官，最大限度地調(diào)動(dòng)參會(huì)者的興趣和共識(shí)，以達(dá)到最優(yōu)化的匯報(bào)效果。與傳統(tǒng)的匯報(bào)手段相比，多媒體匯報(bào)在豐富匯報(bào)信息量，增強(qiáng)匯報(bào)內(nèi)容的直觀性和形象性，提高匯報(bào)質(zhì)量和匯報(bào)效果等方面有著明顯的優(yōu)勢(shì)。

雖然多媒體匯報(bào)已被廣泛運(yùn)用多年，但是運(yùn)用現(xiàn)狀依舊喜憂參半，喜的是一些經(jīng)驗(yàn)豐富的匯報(bào)者將多媒體的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮的淋漓盡致，匯報(bào)效果非常出色，引人入勝，使參會(huì)者在輕松愉快的環(huán)境中獲得大量的信息，掌握了匯報(bào)的主題和內(nèi)容，達(dá)到了匯報(bào)的目的；憂的是一些匯報(bào)者未能將多媒體的優(yōu)勢(shì)充分融入?yún)R報(bào)中，匯報(bào)文稿效果差，匯報(bào)形式呆板且缺乏活力，會(huì)場(chǎng)氣氛沉悶，令參會(huì)者無(wú)精打采昏昏欲睡或思想開(kāi)溜用移動(dòng)終端折射出臉上的無(wú)奈，匯報(bào)效果甚至還不如傳統(tǒng)的口頭匯報(bào)。這種反差的形成有匯報(bào)者匯報(bào)藝術(shù)和匯報(bào)才能方面的因素，但主要原因還在于匯報(bào)者多媒體匯報(bào)文稿的制作和使用方法上。

多媒體技術(shù)被廣泛應(yīng)用也有近20年的歷程，但是如何根據(jù)匯報(bào)內(nèi)容和參會(huì)者的認(rèn)知特點(diǎn)有效地利用多媒體進(jìn)行匯報(bào)，以保證匯報(bào)的效果，這方面很少有人問(wèn)及。筆者多年從事計(jì)算機(jī)軟件及計(jì)算機(jī)教育方面的教學(xué)和研究，起草過(guò)《新疆師范大學(xué)多媒體教學(xué)基本規(guī)范》，聽(tīng)過(guò)很多場(chǎng)用多媒體進(jìn)行的工作匯報(bào)、專題報(bào)告和個(gè)人演講，也用多媒體做過(guò)一些報(bào)告，并協(xié)助制作了多項(xiàng)多媒體匯報(bào)文稿，在實(shí)踐中積累了一些經(jīng)驗(yàn)，在思索中悟出了一些道理，筆者認(rèn)為對(duì)多媒體匯報(bào)文稿的制作和使用進(jìn)行必要的規(guī)范是十分必要的，在規(guī)范的基礎(chǔ)上讓匯報(bào)者充分展現(xiàn)自己的匯報(bào)才能，優(yōu)化多媒體匯報(bào)效果，提高多媒體匯報(bào)的質(zhì)量。

1 多媒體匯報(bào)文稿的制作規(guī)范

多媒體匯報(bào)文稿是體現(xiàn)匯報(bào)者的匯報(bào)宗旨、匯報(bào)思路、匯報(bào)風(fēng)格、匯報(bào)經(jīng)驗(yàn)的載體，也是匯報(bào)者個(gè)人信息素養(yǎng)的綜合體現(xiàn)。多媒體匯報(bào)文稿的制作除了要在技術(shù)上精益求精以外，更應(yīng)關(guān)注文稿的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容的選取、媒體的組織、格式的設(shè)置、動(dòng)畫(huà)的添加等方面，因?yàn)閰R報(bào)文稿針對(duì)的是大眾，而不是小眾，匯報(bào)的目的是把自己的觀點(diǎn)灌輸給參會(huì)者，把相關(guān)的信息傳遞給參會(huì)者，所以要讓參會(huì)者看的清楚、看的明白、看的舒服。

1.1 匯報(bào)文稿結(jié)構(gòu)的規(guī)范性

匯報(bào)文稿一般由片頭、目錄、正文和片尾四部分組成。

1.1.1 片頭

用一張幻燈片去呈現(xiàn)匯報(bào)主題、匯報(bào)日期、匯報(bào)者單位、姓名、職稱等信息，以使參會(huì)者掌握主題并方便做筆記。

1.1.2 目錄

用一張幻燈片將主講的一級(jí)標(biāo)題設(shè)置成能導(dǎo)航的目錄，使匯報(bào)的主題和層次一目了然，條理和結(jié)構(gòu)更加清晰，并方便快速切換。

1.1.3 正文

正文是匯報(bào)的核心，應(yīng)由多張幻燈片組成，在正文中要盡可能地利用各種圖片、圖表、數(shù)據(jù)和文字等多媒體信息，使匯報(bào)內(nèi)容充實(shí)而又生動(dòng)。每張正文幻燈片的上方應(yīng)呈現(xiàn)相應(yīng)一級(jí)標(biāo)題的內(nèi)容，以便讓參會(huì)者隨時(shí)知道你在講哪一方面的話題；此外，若匯報(bào)的內(nèi)容較多（如專題報(bào)告），最好能在一級(jí)標(biāo)題展開(kāi)之前再設(shè)置二級(jí)導(dǎo)航目錄。

1.1.4 片尾

用于總結(jié)、致謝或講一些客套語(yǔ)，一般用一張或兩張幻燈片即可。

1.2 匯報(bào)文稿字體的規(guī)范性

1.2.1 文字應(yīng)精煉

匯報(bào)文稿只是提要，切忌詳細(xì)，幻燈片上的文字不能太多，以單頁(yè)不超過(guò)10行為限，否則場(chǎng)下人覺(jué)得你只會(huì)照著念。一張幻燈片上的五段文字與五張幻燈片上的各一段文字，對(duì)于匯報(bào)者來(lái)說(shuō)用時(shí)相同，只不過(guò)多了幾次操作，可對(duì)于場(chǎng)下的“看官”來(lái)說(shuō)后者顯然要舒服的多，且一目了然。信息時(shí)代的大眾生活節(jié)奏快了，沒(méi)人有太多耐心一下子看過(guò)多的文字，短小、精煉才能讓人耳目一新，才能吸引住參會(huì)者的心思。

1.2.2 字號(hào)要適當(dāng)

幻燈片中呈現(xiàn)的文字準(zhǔn)確說(shuō)應(yīng)該是觀點(diǎn)（point），是給臺(tái)下的參會(huì)者看的，所以應(yīng)根據(jù)會(huì)場(chǎng)情況靈活設(shè)置字號(hào)的大小，以保證絕大多數(shù)參會(huì)者都能看得清楚。如果是50人左右的小型會(huì)場(chǎng)，應(yīng)該以24號(hào)字為宜；如果是150人左右的中型會(huì)場(chǎng)，應(yīng)該以28號(hào)字為宜；如果是300人左右的大型會(huì)場(chǎng)，應(yīng)該以32號(hào)字為宜；如果是500人以上甚至上千人的超大型會(huì)場(chǎng)，字號(hào)應(yīng)不低于36號(hào)。要堅(jiān)決杜絕密密麻麻的小字布滿頁(yè)面的現(xiàn)象！

1.2.3 行距要適中

行距過(guò)小會(huì)對(duì)閱讀造成一定的障礙，也會(huì)影響頁(yè)面的美觀，所以應(yīng)根據(jù)頁(yè)面內(nèi)容的多少和布局狀況適當(dāng)調(diào)整行距的大小，一般以1.2至2倍行距為宜；如果頁(yè)面中有多段文字，應(yīng)再設(shè)置0.5個(gè)段后行距。

1.2.4 段首要縮進(jìn)

各文種都有段首縮進(jìn)的習(xí)慣，例如中文段首要縮進(jìn)兩個(gè)漢字。為了使頁(yè)面中的文字規(guī)范而又美觀，正文段首應(yīng)符合相應(yīng)文種的縮進(jìn)要求?？s進(jìn)時(shí)不要使用在段首加空格的方式，否則字號(hào)或字體名稱改變后縮進(jìn)量會(huì)發(fā)生較大變化！最好的縮進(jìn)方法是：設(shè)置好字號(hào)后，打開(kāi)“視圖”菜單中的“標(biāo)尺”工具欄，拖動(dòng)上方的首行縮進(jìn)工具（倒三角形）至相應(yīng)位置即可。此外，若同一頁(yè)面中有多段文字，應(yīng)盡量用一個(gè)文本框?qū)ο?，以保證各段落有相同的縮進(jìn)量和整齊的對(duì)齊方式。

1.3 匯報(bào)文稿格式的規(guī)范性

1.3.1 頁(yè)面風(fēng)格要整齊美觀

整齊是精致的前提，也是零亂的天敵！匯報(bào)文稿應(yīng)盡量采用簡(jiǎn)潔而又統(tǒng)一的頁(yè)面風(fēng)格，頁(yè)面既要美觀明朗又要突出主題；盡量采用淺色系列的背景底色，深色的底色會(huì)給人以沉重感，且影響顯示效果；盡量保持排版風(fēng)格的一致，使同類型的對(duì)象具有相同的格式，并出現(xiàn)在不同頁(yè)面的相同位置，這樣在翻頁(yè)時(shí)更有整體感，也更便于參會(huì)者閱讀并清楚的了解各部分之間的層次關(guān)系。

1.3.2 字體格式要統(tǒng)一舒適

應(yīng)特別注意文本顯示的清晰度和視覺(jué)效果，字體色和背景色反差要大，分離鮮明，清晰舒適，將文本設(shè)置成“宋體、加粗、陰影”在大多數(shù)情況下均有不錯(cuò)的顯示效果。切忌同一匯報(bào)文稿中的文本使用3種以上的字體或3種以上的顏色，字體或顏色過(guò)多反而顯得雜亂且不舒適；切忌使用較偏僻的字體（除非將字體也打包），免得匯報(bào)所用計(jì)算機(jī)中因沒(méi)有安裝該字體而出現(xiàn)尷尬；切忌正文的字號(hào)超過(guò)標(biāo)題的字號(hào)，大標(biāo)題、小標(biāo)題和正文的字號(hào)最好能從大到小有所差異，以凸現(xiàn)主題和層次；切忌正文和標(biāo)題采用居中對(duì)齊方式，以使頁(yè)面更加靈活舒適。

1.3.3 圖文搭配要清晰簡(jiǎn)約

圖表和圖片也是匯報(bào)文稿中最常用的甚至是不可或缺的媒體素材，所有的人都會(huì)先挑圖表和圖片看，所以能用圖就用圖，但要避免與匯報(bào)內(nèi)容或頁(yè)面風(fēng)格無(wú)關(guān)的圖片。當(dāng)圖文混排時(shí)重點(diǎn)往往在圖上，所以文字更應(yīng)當(dāng)精煉！在圖片上放置半透明的矩形色塊并配上文字不失為上佳選擇，這樣既能起到說(shuō)明作用，還能使版面顯得更加活潑。此外，當(dāng)圖片較多時(shí)，盡量用疊加、交錯(cuò)、傾斜等方式分層呈現(xiàn)，在保證對(duì)象清晰可見(jiàn)的同時(shí)，也可以使畫(huà)面更加美觀。

1.4 匯報(bào)文稿動(dòng)畫(huà)的規(guī)范性

1.4.1 匯報(bào)畫(huà)面要?jiǎng)屿o結(jié)合

多媒體匯報(bào)文稿應(yīng)符合大眾的認(rèn)知規(guī)律，頁(yè)面內(nèi)容的呈現(xiàn)要有層次和先后順序，做到能按照匯報(bào)者的思路逐步逐層展開(kāi)相關(guān)信息，一般大標(biāo)題需要直接呈現(xiàn)，而正文等對(duì)象需要?jiǎng)討B(tài)顯示，這樣才能使匯報(bào)更加生動(dòng)活潑，引人入勝。

1.4.2 動(dòng)畫(huà)效果要簡(jiǎn)潔統(tǒng)一

匯報(bào)文稿中的動(dòng)畫(huà)效果不要超過(guò)4種，過(guò)多的動(dòng)畫(huà)會(huì)沖淡主題、消磨耐心，而過(guò)少的動(dòng)畫(huà)則效果平平、顯得單薄。一般情況下頁(yè)面切換選用固定的一種效果，如從左抽出；小標(biāo)題選用一種效果，如右擦除；正文選用一種效果，如向下擦除；需要強(qiáng)調(diào)的對(duì)象選用一種效果，如放大。要避免太花哨的動(dòng)畫(huà)，并盡量不要在動(dòng)畫(huà)中使用音效，樸素一點(diǎn)比花哨的更受歡迎。

2 多媒體匯報(bào)文稿的使用規(guī)范

2.1 操作過(guò)程要簡(jiǎn)練準(zhǔn)確

匯報(bào)者的一舉一動(dòng)都在參會(huì)者的注視之下，操作不當(dāng)或不準(zhǔn)確，會(huì)分散參會(huì)者的注意力，影響匯報(bào)者的形象和匯報(bào)效果。所以，匯報(bào)者要熟練掌握匯報(bào)文稿操作技巧，操作過(guò)程做到簡(jiǎn)練而又準(zhǔn)確，不要拖泥帶水！建議少用鼠標(biāo)，多用激光翻頁(yè)筆或快捷鍵，以下快捷鍵非常有用：從首頁(yè)放映用“F5”，從當(dāng)前頁(yè)放映用“Shift +F5”，跳轉(zhuǎn)下一項(xiàng)用“Space”、“Enter”、“PgDn”、“N”、“→”或“↓”，跳轉(zhuǎn)上一項(xiàng)用“PgUp”、“P”、“←”或“↑”，跳轉(zhuǎn)到片頭（首頁(yè)）用“Home”，跳轉(zhuǎn)到片尾（末頁(yè)）用“End”，跳轉(zhuǎn)到指定頁(yè)用“數(shù)字+Enter”（如跳轉(zhuǎn)到導(dǎo)航目錄頁(yè)用“2+Enter”），退出放映用“Esc”等。

2.2 匯報(bào)過(guò)程勿照屏宣科

匯報(bào)過(guò)程應(yīng)避免產(chǎn)生對(duì)屏幕的依賴，更不能面對(duì)計(jì)算機(jī)顯示器“照屏宣科”。匯報(bào)是對(duì)著參會(huì)者的，要考慮他們的感受和心情，屏幕上的信息主要是給參會(huì)者看的，如果匯報(bào)者一味地去看屏幕，這樣的匯報(bào)也就自然不會(huì)吸引住參會(huì)者，以至讓人生煩、生厭，甚至貽笑大方。匯報(bào)是一門(mén)藝術(shù)，有幾點(diǎn)技巧不妨一試：

盡量不去照讀，即使照讀，盡量不死板，要將語(yǔ)速控制住，將語(yǔ)調(diào)抑揚(yáng)頓挫起來(lái)，想著自己是在和大伙說(shuō)話，不是閱讀；即使死板，盡量不將眼睛一直盯在屏幕上；即使盯著屏幕，盡量不要把視線全放在顯示器上，適當(dāng)?shù)乜纯创笃聊?，你的視線跟參會(huì)者的視線有個(gè)焦點(diǎn)效果會(huì)更好一些。多用一些口語(yǔ)化表述可以適當(dāng)掩蓋“讀屏”，而且效果往往加倍。

匯報(bào)者坐著講，難以神采奕奕、精神抖擻，參會(huì)者接受信息容易疲勞，打不起精神。如果能站著講，并用激光翻頁(yè)筆進(jìn)行操作和指點(diǎn)，匯報(bào)效果更佳，更具生動(dòng)性和親和力。

匯報(bào)過(guò)程是言語(yǔ)與情感對(duì)話式的人際交往過(guò)程，匯報(bào)過(guò)程中匯報(bào)者應(yīng)盡量用肢體語(yǔ)言和表情來(lái)交流信息，匯報(bào)者的每一個(gè)動(dòng)作都可能鼓勵(lì)和感染參會(huì)者，所以要有適當(dāng)?shù)幕?dòng)，哪怕是最起碼的眼神交流。

2.3 匯報(bào)時(shí)間要準(zhǔn)確把握

準(zhǔn)確的時(shí)間把握和出色的節(jié)奏掌控是匯報(bào)成功的關(guān)鍵因素之一。匯報(bào)文稿準(zhǔn)備好之后，匯報(bào)者需通過(guò)“排練計(jì)時(shí)”等方式進(jìn)行演練，以熟悉匯報(bào)文稿的結(jié)構(gòu)和邏輯關(guān)系，精通所匯報(bào)的內(nèi)容和前后幻燈片之間的聯(lián)系，通過(guò)充分凝練并抓住要害，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把該講想講的內(nèi)容都講出來(lái)。要把握好時(shí)間，寧可提前片刻，也不要超過(guò)分秒，否則參會(huì)者會(huì)很反感！要控制好匯報(bào)的節(jié)奏，不要為了趕時(shí)間而提高語(yǔ)速和操作速度，否則參會(huì)者的心跳也會(huì)跟著你的語(yǔ)速和節(jié)奏而加快，極不舒服；如果迫于時(shí)間來(lái)不及而又沒(méi)有播完、講完，還不如一鍵“End”到片尾來(lái)得利落和大方。

2.4 匯報(bào)結(jié)束要注意收尾

匯報(bào)結(jié)束之后，如果后面還有匯報(bào)者，一定要關(guān)閉匯報(bào)文稿，干凈利落、有素養(yǎng)地結(jié)束自己的匯報(bào)；如果后面沒(méi)有匯報(bào)者，可打開(kāi)并播放主辦方制作的主題幻燈片，或用“Home”鍵切換到自己的片頭。

3 結(jié)語(yǔ)

雖然文中介紹的一些技巧是針對(duì)PowerPoint的，但是所講的規(guī)范是通用的。多媒體匯報(bào)的前景十分光明，它為匯報(bào)者創(chuàng)造了無(wú)限美好的舞臺(tái)背景和便利條件，大大提高了工作的效率和匯報(bào)的質(zhì)量。但是要演好戲，展示其超級(jí)魅力，用“心”是關(guān)鍵，只要匯報(bào)者能遵循多媒體匯報(bào)文稿的制作規(guī)范和使用規(guī)范，在實(shí)踐中努力去探索，去改進(jìn)、去完善，多媒體匯報(bào)一定能綻放出絢麗的花朵。

［1］李君.匯報(bào)型PPT的設(shè)計(jì)與制作［J］.電腦開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，2012（12）.

［2］臧新.制作匯報(bào)類多媒體課件應(yīng)著重把握的環(huán)節(jié)［J］.學(xué)理論，2011（11）.

［3］陳健.多媒體匯報(bào)課件制作略談［J］.教育信息化，2005（5）.

Discussion on the Specification of Making and Using Multimedia Report Presentation

MA Zhi－ming1，Xirali·OSMAN1，Musha·HASHAN2
（1．College of Computer Science and Technology，Xinjiang Normal University，Urumqi，Xinjiang，830054，China；2．Machang School of Shanshan County Pizhan Village，Shanshan，Xinjiang，838200，China）

Using multimedia tools to report is the trend of the information age，and it is also embodies the re?porter's information literacy.For an enormous difference in the effectiveness of multimedia reporting exist，the au?thor based on comparative analysis and practice，proposed to regulate the process of making and using multimedia report presentation，so that to show the art and talent of the reporters on the basis of specification，and to improve and optimize the effectiveness of multimedia reporting.In this paper the specification of making and using multime?dia report presentation are discussed，and some corresponding techniques are introduced.

Multimedia report presentation；Production specification；Using specification

TP37

A

1008?9659（2015）01?0025?04

2014－12－02

新疆維吾爾自治區(qū)高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心“計(jì)算機(jī)實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心”（2011）

馬致明（1964－），男，新疆焉耆人，碩士，教授，主要從事計(jì)算機(jī)軟件及計(jì)算機(jī)教育方面的教學(xué)和研究。