新形勢(shì)下對(duì)于檔案管理工作的思考

吳秋明（保山市隆陽(yáng)區(qū)地方公路管理段　云南保山　678000）

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新形勢(shì)下對(duì)于檔案管理工作的思考

吳秋明（保山市隆陽(yáng)區(qū)地方公路管理段云南保山678000）

摘要：提高事業(yè)單位檔案管理水平，是提高資源開(kāi)發(fā)、查詢效率的基礎(chǔ)。然而，由于受到傳統(tǒng)管理理念的影響，事業(yè)單位長(zhǎng)期未能對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生足夠的重視，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)不同程度的遺失、損毀，面對(duì)嶄新的發(fā)展環(huán)境，事業(yè)單位應(yīng)該深入思考自身的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；思考

一、引言

檔案管理工作的優(yōu)劣直接影響著事業(yè)單位的工作效率和工作質(zhì)量，已經(jīng)逐步成為事業(yè)單位日常管理過(guò)程中必須可少的內(nèi)容?？茖W(xué)的檔案管理工作，彰顯的是事業(yè)單位良好的業(yè)績(jī)管理水平，伴隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)，檔案管理工作的內(nèi)涵和外延也已經(jīng)發(fā)生了深刻的變化，事業(yè)單位唯有積極做到與時(shí)俱進(jìn)，才能夠主動(dòng)適應(yīng)激烈的市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)，促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展，將發(fā)展過(guò)程中的成果、不足真實(shí)客觀地加以反映。檔案管理工作并不是一項(xiàng)孤立的內(nèi)容，而是同事業(yè)單位的戰(zhàn)略管理、效率管理等內(nèi)容有機(jī)結(jié)合起來(lái)的，因此，做好事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位有著直接而深遠(yuǎn)的影響。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

1.未能對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生足夠的重視

由于受到傳統(tǒng)管理理念的影響，我國(guó)很多事業(yè)單位長(zhǎng)期以來(lái)并未對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生足夠的重視，這一現(xiàn)象在單位領(lǐng)導(dǎo)、員工中都普遍存在。我們經(jīng)常看到，不少單位都沒(méi)有設(shè)置專職的檔案管理人員，一般都由辦公室的通知兼任，有些是安排臨退休的老同志管理。究其原因，從單位領(lǐng)導(dǎo)的角度來(lái)說(shuō)，由于檔案工作的后臺(tái)管理屬性，因此基本不可能為單位帶來(lái)直接的經(jīng)營(yíng)效益，再加上上級(jí)對(duì)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行任期考核的過(guò)程中，也沒(méi)有將檔案管理工作納入其中，因此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏提升檔案管理工作水平的外在動(dòng)力。除此之外，監(jiān)督的缺位和滯后的軟硬件投入，也在客觀上不利于檔案管理工作的順利高效開(kāi)展。

2.檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)有待進(jìn)一步提升

客觀來(lái)看，檔案管理工作具有較強(qiáng)的政策性和專業(yè)技術(shù)性，因此，事業(yè)單位檔案管理人員需要具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，才有可能勝任檔案管理工作。一些事業(yè)單位沒(méi)有專門的檔案管理人員，是由其他崗位的員工兼任，長(zhǎng)期兼崗導(dǎo)致員工較為疲憊，應(yīng)付日常工作已屬不易，很難具備足夠的精力和時(shí)間做好事業(yè)單位的檔案管理工作，再加上事業(yè)單位員工崗位的相互輪換，導(dǎo)致單位往往缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理工作的持續(xù)性、穩(wěn)定性受到較大的影響。由于長(zhǎng)期以來(lái)都缺乏對(duì)員工進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn)，因此在檔案文件的整理、分類、保管等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)上規(guī)范性不足，相關(guān)職責(zé)權(quán)限的界定也較為模糊，檔案不按時(shí)歸檔、歸檔移交錯(cuò)誤等情況時(shí)有發(fā)生。

3.檔案管理的信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)，尤其是信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的信息化辦公程度逐步提升，但是在檔案管理工作方面的應(yīng)用還并不是十分廣泛。目前，一些事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始采用信息管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)單位內(nèi)部檔案進(jìn)行管理，但是一些先進(jìn)的手段、技術(shù)還并沒(méi)有得到充分的挖掘和運(yùn)用。計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用程度已經(jīng)得到大幅度提升，很多單位都開(kāi)始將相關(guān)信息錄入計(jì)算機(jī)，但是在實(shí)際操作中，仍然有很多事業(yè)單位習(xí)慣用手工操作，無(wú)紙化閱讀檔案并未完全的實(shí)現(xiàn)，不利于檔案保管工作效率和效果的提高。

三、完善事業(yè)單位檔案管理工作的途徑

1.深化對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，完善檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)

一方面，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)檔案管理工作引起高度的重視，將其作為一項(xiàng)重要的日常性管理工作來(lái)對(duì)待。事業(yè)單位可以嘗試建立專門的檔案管理小組，主要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期的指導(dǎo)、督促、檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可以做到及時(shí)修正。為了達(dá)到更好的檔案管理效果，還可以制定相應(yīng)的考核機(jī)制，對(duì)單位檔案管理工作進(jìn)行定性、定量有機(jī)結(jié)合的考核，保持動(dòng)態(tài)管理模式，引導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。另一方面，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該有意識(shí)地強(qiáng)化檔案管理工作的基礎(chǔ)性建設(shè)。檔案管理的庫(kù)房、閱覽室、檔案管理人員的辦公室三者應(yīng)該分開(kāi)，并且給予適當(dāng)?shù)馁Y金支持，為檔案管理工作配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備。

2.重視對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)的提升

技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展，最終也需要人來(lái)執(zhí)行，因此做好檔案管理工作的核心仍然是人。針對(duì)崗位輪換導(dǎo)致檔案管理人員更換頻繁的情況，事業(yè)單位可以考慮成立專門的檔案管理部門，配置專人，在崗位調(diào)整時(shí)，盡可能保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，人員的穩(wěn)定是提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)的基礎(chǔ)。隨著時(shí)代的進(jìn)步，很多工作內(nèi)容都不斷與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理人員也必須及時(shí)更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，并時(shí)刻強(qiáng)化職業(yè)道德修養(yǎng)，培養(yǎng)起正確的職業(yè)道德掛念，在不斷精進(jìn)專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還要積極學(xué)習(xí)相關(guān)的信息化技術(shù)，緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流。

3.推進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程

想要在新的發(fā)展環(huán)境下做好事業(yè)單位檔案管理工作，就必須將檔案管理工作信息化例入工作日程。首先，事業(yè)單位需要在檔案管理部門中配置必須的信息化設(shè)備，并且在此基礎(chǔ)上做好檔案管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，將現(xiàn)今較為流行的光盤、聲像、微縮等先進(jìn)技術(shù)靈活運(yùn)用于檔案管理工作之中。其次，在推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程中，事業(yè)單位需要充分考慮自身需求，在面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存的時(shí)代背景下，需要對(duì)管理方法和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行科學(xué)整合。最后，檔案管理工作的信息化建設(shè)需要制定出最優(yōu)的檔案管理政策，既能為本單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作服務(wù)，同時(shí)也能夠更好地滿足社會(huì)需求。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題，會(huì)影響事業(yè)單位對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)所做的貢獻(xiàn)。面對(duì)嶄新的發(fā)展環(huán)境，事業(yè)單位必須從根本上重視起自身的檔案管理工作，緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，創(chuàng)造性開(kāi)展檔案管理工作，這是經(jīng)濟(jì)環(huán)境的客觀要求，也是事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理水平全面提升的重要參考內(nèi)容。

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