高校貴重儀器設(shè)備采購的實(shí)踐與思考

鄔佳偉，彭政，時(shí)翔

(1.常州工學(xué)院資產(chǎn)管理處，江蘇常州213002；2.常州工學(xué)院計(jì)算機(jī)信息工程學(xué)院，江蘇常州213002)

?

高校貴重儀器設(shè)備采購的實(shí)踐與思考

鄔佳偉1，彭政1，時(shí)翔2

(1.常州工學(xué)院資產(chǎn)管理處，江蘇常州213002；2.常州工學(xué)院計(jì)算機(jī)信息工程學(xué)院，江蘇常州213002)

高校采購的物資主要為教學(xué)科研儀器設(shè)備，其中貴重儀器設(shè)備是實(shí)驗(yàn)室的主要技術(shù)裝備，它不僅是高校從事教學(xué)、科研活動的物質(zhì)基礎(chǔ)，更是培養(yǎng)高層次人才和獲得高水平科研成果的先決條件。關(guān)于如何管理高校貴重儀器設(shè)備(以下簡稱貴重設(shè)備)采購工作，提高采購效益，已有不少文獻(xiàn)進(jìn)行了相關(guān)的研究[1]。筆者結(jié)合自身采購工作實(shí)踐，從采購部門的角度，總結(jié)了在貴重設(shè)備采購過程中存在的幾個突出問題，并提出相應(yīng)的對策。

1貴重設(shè)備采購中存在的問題

貴重設(shè)備價(jià)值較高，采購預(yù)算占總預(yù)算金額比例大，因此貴重設(shè)備的采購是教學(xué)儀器設(shè)備采購的重中之重。相較于低值設(shè)備，貴重設(shè)備由于其特殊性在采購過程中存在諸多難點(diǎn)[2-3]，突出體現(xiàn)在以下方面。

1.1　貴重設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)較難確定

綜合性高校所設(shè)學(xué)科科目跨度大，采購設(shè)備的范圍廣、專業(yè)性強(qiáng)，且多涉及高精尖設(shè)備，采購人員對設(shè)備信息很難全方位掌握，而由于使用教師調(diào)研不夠充分或具體科研課題項(xiàng)目的需要等原因，使用教師對設(shè)備的選擇有一定的指向性。因此，如何較好地確定其招標(biāo)技術(shù)指標(biāo)，采購到合用的設(shè)備，是采購人員面臨的一道難題。

1.2　供應(yīng)商采取多種手段提價(jià)逐利

目前，貴重設(shè)備的采購一般通過公開招標(biāo)的形式進(jìn)行，由于貴重設(shè)備價(jià)值高，供應(yīng)商招標(biāo)中標(biāo)意愿強(qiáng)烈，某些供應(yīng)商為了中標(biāo)可能采取圍標(biāo)、陪標(biāo)等手段，以達(dá)到抬高售價(jià)的目的。此外，貴重儀器的銷售一般由生產(chǎn)廠商對經(jīng)銷商授權(quán)經(jīng)銷，這可能造成某個區(qū)域內(nèi)只有一個區(qū)域代理或者某一經(jīng)銷商有同種設(shè)備多家不同品牌生產(chǎn)商的授權(quán)，無法引入競爭，造成報(bào)價(jià)虛高。

1.3　定制設(shè)備產(chǎn)品交付周期長

非標(biāo)或非定型的定制設(shè)備的招標(biāo)要求多為功能性需求，需在綜合考慮設(shè)備安裝條件和實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)有條件的基礎(chǔ)上，對供應(yīng)商提出的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行選擇，而后設(shè)備的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、制作、安裝調(diào)試及驗(yàn)收需要較大的時(shí)間跨度，在此期間有可能出現(xiàn)種種問題，采購部門如不及時(shí)跟進(jìn)解決，很難確保設(shè)備如期交付使用。

2多方論證，實(shí)地調(diào)研，確定技術(shù)指標(biāo)

技術(shù)指標(biāo)是貴重設(shè)備采購的關(guān)鍵與核心，在編制招標(biāo)文件時(shí)，技術(shù)指標(biāo)的確定尤為重要。為了避免技術(shù)指標(biāo)具有指向性，學(xué)校一般采用圖1所示流程對設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行確定。

圖1　貴重設(shè)備技術(shù)指標(biāo)確定處理流程

設(shè)備技術(shù)指標(biāo)的確定應(yīng)避免由某個教師獨(dú)自完成，建議由該學(xué)科或課題組多名教師共同商定并經(jīng)所在部門初審后提交采購部門[4]。使用教師在進(jìn)行市場調(diào)研時(shí)應(yīng)著眼于設(shè)備技術(shù)參數(shù)和功能，無需與供應(yīng)商過多商討價(jià)格或售后服務(wù)等其他內(nèi)容，避免教師由于缺乏談判經(jīng)驗(yàn)而將預(yù)算或其他信息泄露給供應(yīng)商。

在實(shí)踐中可以發(fā)現(xiàn)，相對于簡單的研究設(shè)備彩頁介紹和聽取供應(yīng)商的介紹而言，實(shí)地調(diào)研對于貴重設(shè)備的購前準(zhǔn)備是必不可少的。調(diào)研時(shí)，采購部門可以會同使用部門實(shí)地走訪已經(jīng)購買了擬采購設(shè)備的高校、科研院所或者企事業(yè)單位，現(xiàn)場聽取對方使用人員對設(shè)備的使用評價(jià)，了解供應(yīng)商的信譽(yù)和售后服務(wù)，掌握設(shè)備的安裝條件及使用環(huán)境。經(jīng)實(shí)地查看和與使用人員的交談，不僅可以更加準(zhǔn)確、客觀地獲得該設(shè)備的性能評價(jià)，而且可以發(fā)現(xiàn)一些原本未考慮到的問題[5]。經(jīng)過多方實(shí)地走訪后，使用教師和采購人員不僅能夠獲得較為直觀和全面的認(rèn)識，還可以對不同品牌、不同型號的設(shè)備進(jìn)行比較，再次提出的技術(shù)指標(biāo)的選型往往較為準(zhǔn)確合理。

如果經(jīng)專家審核后認(rèn)為由于科研需求，確實(shí)需要較高性能指標(biāo)的設(shè)備，而能夠滿足該技術(shù)指標(biāo)的僅有某一種或兩種具體的設(shè)備，采購部門在編制標(biāo)書前，應(yīng)通過學(xué)校網(wǎng)站、專業(yè)平臺等媒體向社會公示，解釋排他性指標(biāo)的原因，進(jìn)一步通過市場進(jìn)行篩選，避免由于了解不充分造成潛在供應(yīng)商的流失。如果有供應(yīng)商提出異議，應(yīng)及時(shí)再次分析原因并組織論證，確保指向性指標(biāo)提出的充分性和謹(jǐn)慎性。公示無異議后，在編制標(biāo)書時(shí)可將重要且必須的參數(shù)作為關(guān)鍵指標(biāo)，并在評分辦法中闡明“若投標(biāo)設(shè)備關(guān)鍵指標(biāo)負(fù)偏離技術(shù)分不得分(或者作無效投標(biāo)處理)”，避免出現(xiàn)在爭取到足夠預(yù)算且的確需要高精尖設(shè)備的情況下，低價(jià)設(shè)備中標(biāo)，無法滿足使用部門要求的情況出現(xiàn)。

3預(yù)先防范，充分應(yīng)對，防止價(jià)格虛高

為了防止供應(yīng)商惡意圍標(biāo)，應(yīng)在招標(biāo)文件中對投標(biāo)人資質(zhì)進(jìn)行相應(yīng)限制。在采購實(shí)踐中，學(xué)校要求投標(biāo)人必須為擬采購設(shè)備的生產(chǎn)廠商或者具有設(shè)備生產(chǎn)廠商針對本次招標(biāo)的唯一授權(quán)，如果開標(biāo)過程中發(fā)現(xiàn)投標(biāo)人沒有授權(quán)或者出現(xiàn)同一生產(chǎn)廠商對多個投標(biāo)人進(jìn)行授權(quán)，即作無效投標(biāo)處理，防止生產(chǎn)廠商利用同一產(chǎn)品更改名稱或型號，通過多家不同的貿(mào)易公司投標(biāo)來哄抬價(jià)格。此外，評標(biāo)過程中若發(fā)現(xiàn)某個或者數(shù)個投標(biāo)人所投設(shè)備多個關(guān)鍵參數(shù)不響應(yīng)技術(shù)指標(biāo)要求且報(bào)價(jià)偏高，明顯為不可能中標(biāo)的低質(zhì)高價(jià)設(shè)備，則可以認(rèn)為上述投標(biāo)人投標(biāo)文件有重大技術(shù)指標(biāo)偏離，作無效投標(biāo)處理。

供應(yīng)商較少的貴重儀器的采購，招標(biāo)公示期應(yīng)適當(dāng)延長，進(jìn)一步擴(kuò)大招標(biāo)公告的受眾范圍，避免流失潛在供應(yīng)商。在招標(biāo)過程中，可要求投標(biāo)人提供該設(shè)備近年來銷售合同的原件，以便評委進(jìn)行價(jià)格參照，同時(shí)采取多輪報(bào)價(jià)的策略，逐步壓低價(jià)格。在供應(yīng)商堅(jiān)持價(jià)格且在合理范圍時(shí)，可以在產(chǎn)品配件及售后服務(wù)等方面與其協(xié)商，如要求延長質(zhì)保期、增加配件或耗材、免費(fèi)升級軟件等服務(wù)，在采購實(shí)踐中，供應(yīng)商一般都能夠響應(yīng)上述要求，從而減少后續(xù)維保和使用成本。

4細(xì)心遴選，及時(shí)跟進(jìn)，確保交付驗(yàn)收

貴重設(shè)備的采購過程中常常由于使用部門的特殊需要或者實(shí)驗(yàn)室條件所限，需要采購非標(biāo)或非定型的定制設(shè)備。對于某些設(shè)備，在編制招標(biāo)文件時(shí)不僅要考慮設(shè)備自身特性和參數(shù)，還需要綜合考慮如建筑結(jié)構(gòu)的適應(yīng)性、防靜電、抗雷擊、供配電、冷卻等實(shí)驗(yàn)室條件的改造，在開標(biāo)前應(yīng)與設(shè)備使用部門以及后勤管理部門進(jìn)行可行性論證，在開標(biāo)過程中應(yīng)與供應(yīng)商詳細(xì)確定改造所涉及的施工方案與報(bào)價(jià)，避免設(shè)備運(yùn)抵學(xué)校后，出現(xiàn)因不滿足安裝條件而無法進(jìn)場安裝調(diào)試的情況。

招標(biāo)過程中，有的供應(yīng)商資質(zhì)較差，但技術(shù)指標(biāo)卻完全響應(yīng)招標(biāo)材料中的技術(shù)要求，甚至一字不改地復(fù)制粘貼招標(biāo)材料中的技術(shù)要求，同時(shí)報(bào)價(jià)也低于合理報(bào)價(jià)，若按照標(biāo)書內(nèi)容打分并根據(jù)打分結(jié)果使該供應(yīng)商中標(biāo)，很可能造成定制設(shè)備“爛尾”現(xiàn)象的發(fā)生，設(shè)備的交付將變得遙遙無期甚至根本無法交付，同時(shí)預(yù)付款也無法追回。因此，在嚴(yán)把供應(yīng)商資質(zhì)的同時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商在標(biāo)書中對所提供的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行詳細(xì)闡述，并提供以往類似設(shè)備的業(yè)績材料，由評委對其打分，必要時(shí)可以增加方案分和業(yè)績分的權(quán)重。在招標(biāo)方式的選擇上應(yīng)采用帶樣招標(biāo)的方式，要求供應(yīng)商在招標(biāo)現(xiàn)場提供如制造所用的材料、關(guān)鍵部位的元器件、控制模塊的電路板等樣品。此外，如含有控制軟件的需進(jìn)行現(xiàn)場演示。實(shí)踐過程中可以發(fā)現(xiàn)，通過對供應(yīng)商所提供的軟硬件進(jìn)行比較并打樣品分，很容易辨別供應(yīng)商的研發(fā)能力和生產(chǎn)水平，使定制設(shè)備的生產(chǎn)和交付得到保障。

在合同簽訂后，采購部門一方面要與供應(yīng)商保持聯(lián)絡(luò)，在掌握設(shè)備生產(chǎn)進(jìn)度的基礎(chǔ)上及時(shí)處理如設(shè)計(jì)變更、中期檢驗(yàn)、分期付款等問題，另一方面要與使用部門及時(shí)聯(lián)系，要求提前進(jìn)行相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室改造，安裝調(diào)試完畢后督促按照程序進(jìn)行驗(yàn)收。對于貴重設(shè)備的驗(yàn)收，學(xué)校一般由具體使用人進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，而后由使用部門、相關(guān)專家及資產(chǎn)部門組成驗(yàn)收小組進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收前應(yīng)確保該設(shè)備已經(jīng)實(shí)際運(yùn)行一段時(shí)間，避免出現(xiàn)到貨后立即驗(yàn)收的情況。應(yīng)參照供應(yīng)商投標(biāo)文件和承諾事項(xiàng)逐一驗(yàn)收，出現(xiàn)不符應(yīng)與供應(yīng)商及時(shí)聯(lián)系并中止驗(yàn)收，待問題解決后再組織驗(yàn)收[6]，如果出現(xiàn)重大功能參數(shù)不符、以次充好、以舊翻新等情況，應(yīng)按照合同約定的違約條款處理，同時(shí)要求供應(yīng)商換貨或者退貨，不能因手續(xù)繁雜勉強(qiáng)驗(yàn)收而造成重大損失。

5結(jié)語

高校貴重儀器設(shè)備的采購是高校資產(chǎn)采購的重中之重，體現(xiàn)采購人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)，如果在采購過程中出現(xiàn)失誤，不僅會造成設(shè)備的閑置和資金的浪費(fèi)，而且會影響使用部門乃至整個學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。作為采購部門的一員，只有在遇到問題并解決問題的過程中不斷總結(jié)思考，以高度的責(zé)任感做好采購前、采購中和采購后的每一步流程，才能兼顧設(shè)備的性能和資金的效益，確保貴重設(shè)備采購任務(wù)的圓滿完成。

[參考文獻(xiàn)]

[1]張煥霞.淺談大型儀器設(shè)備的采購與管理[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2008,27(1):169-171.

[2]潘莉.高校實(shí)驗(yàn)室大型儀器設(shè)備采購過程探討[J].實(shí)驗(yàn)科學(xué)與技術(shù)，2012,10(1):164-165.

[3]鄭啟明，甘煥英，陳孔亮，等.高校大型儀器設(shè)備采購管理的探討[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2010,29(8):316-318.

[4]章奕暉.加強(qiáng)大型儀器設(shè)備采購的監(jiān)督與管理[J].高校實(shí)驗(yàn)室工作研究，2007(3):93-95.

[5]劉鵬.高等學(xué)校儀器設(shè)備采購管理中的幾個問題[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2011,28(10):203-205.

[6]陳家勝，阿力甫·依不拉音，解成喜.加強(qiáng)大型儀器設(shè)備管理應(yīng)從采購環(huán)節(jié)做起[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2013,30(8):72-75.

責(zé)任編輯：唐海燕

摘要：從采購部門的角度出發(fā)并結(jié)合工作實(shí)際，對高校貴重儀器設(shè)備采購中存在的幾個突出問題進(jìn)行了思考，主要涉及技術(shù)指標(biāo)、采購價(jià)格及定制設(shè)備三方面。針對問題，提出了解決方法和防范措施，以期規(guī)范采購流程，節(jié)省采購資金，縮短采購周期，為高校的建設(shè)和發(fā)展提供保障。

關(guān)鍵詞：貴重設(shè)備； 設(shè)備采購； 技術(shù)指標(biāo)；采購價(jià)格； 定制設(shè)備

Practice and Reflection on Purchasing Valuable Instruments and Equipment in UniversitiesWU Jiawei1,PENG Zheng1,SHI Xiang2

(1.Department of Asset Management，Changzhou Institute of Technology,Changzhou 213002；2.School of Computer Information Engineering,Changzhou Institute of Technology,Changzhou 213002)

Abstract:Starting from the practical experience of purchasing department,this paper probed into the outstanding problems in purchasing valuable instruments and equipment in universities from the three aspects of technical index,purchasing price and instrument customization.Based on these problems,this paper put forward practical solutions and preventive measures so as to standardize the purchasing process,save funds,to shorten the purchasing cycle and provide guarantee for university construction and development.

Key words:valuable instruments and equipment;equipment purchasing;technical index;purchasing price;instrument customization

中圖分類號：G484

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：B

文章編號：1671-0436(2015)03-0093-04

作者簡介：鄔佳偉(1984—)，男，碩士，助理研究員。

基金項(xiàng)目：常州工學(xué)院校級科研基金項(xiàng)目(YN1225)

收稿日期：2014-10-15

doi:10.3969/j.issn.1671-0436.2015.03.023