信息化時代學校人事檔案管理創(chuàng)新思考

摘?要：人事檔案管理工作是干部人事管理工作的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其重要地位與影響是不可忽視的。隨著當代學校規(guī)模不斷擴大，檔案量越來越大，對于檔案管理思想與管理方式的創(chuàng)新也應當引起重視，落實改革措施，才能保證檔案的完整性與安全性。

關(guān)鍵詞：信息化時代;人事檔案管理;創(chuàng)新策略

在信息化時代背景下，我國學校檔案管理的各項工作都面臨著改革的需求。而人事檔案管理改革則是學校檔案工作改革的重點。為了確保檔案安全，我們需要結(jié)合當前的信息化發(fā)展趨勢思考人事檔案管理創(chuàng)新的策略，這是為達成新時期管理需求而必須要討論的課題。

一、 重視學校檔案信息化建設

信息化建設是新時期背景下干部人事檔案管理工作創(chuàng)新的重點所在。為了做好信息化建設，首先必須要建立起信息化管理的規(guī)章，排除規(guī)章漏洞，保證管理規(guī)章在信息化管理模式下的適用性。其次要建立起專門的管理部門與具備信息素養(yǎng)的人才隊伍，做好人才的篩選、培訓與管理，確保檔案管理人員能夠嫻熟運用信息化的管理平臺去完成檔案管理工作。最后是要引入或是自主開發(fā)信息化的檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移到信息平臺，后續(xù)則要盡可能利用信息化系統(tǒng)去開展檔案管理工作，提升檔案管理的效率。

二、 建立并不斷完善檔案信息庫

檔案信息庫是檔案存儲的空間，如同現(xiàn)實當中的檔案庫，在學校檔案規(guī)模不斷擴大、檔案量大幅增加的情況下，更要通過檔案庫的建設去強化檔案管理的規(guī)范性。為了確保檔案庫的應用優(yōu)勢得以體現(xiàn)，首先必須要保證檔案信息的真實性、及時性與完整性，否則數(shù)據(jù)庫當中即便有再多數(shù)據(jù)，也只是不具任何價值的數(shù)據(jù)。首先為了保證信息的完整性，對于現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案必須要錄入系統(tǒng)，保證以往的檔案在檔案庫中同樣可查。其次為了確保信息錄入數(shù)據(jù)庫的及時性，必須要在檔案信息產(chǎn)生與變動的第一時間便在系統(tǒng)當中及時錄入。最后為了保證檔案信息的真實性，對于檔案信息必須要進行多次核實，確認無誤再錄入數(shù)據(jù)庫。隨著教學領(lǐng)域的不斷發(fā)展，學校的干部人事檔案的數(shù)量必然會越來越多，內(nèi)容也越來越復雜，為了做好檔案管理工作，只有保證信息庫的信息不斷完善，檔案的重要價值才能得以體現(xiàn)，真正成為校內(nèi)事務開展的依據(jù)。

三、 提高檔案人員隊伍專業(yè)水平

干部人事檔案的管理工作涉及大量檔案信息，從檔案信息的收集、錄入、存儲到刪除等等，各項工作都對相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與能力有著很高要求。為了做好檔案管理工作，為了得到理想的管理成果，保證檔案安全、完整、真實，必須要重視檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)。首先必須要建立起相應的人才管理規(guī)章，要做到針對檔案管理工作設置獨立的人才管理規(guī)章，要建立獨立的人才隊伍，避免出現(xiàn)其他崗位人員兼任的情況。而且對于檔案管理人員隊伍必須要開展定期的、針對性的培訓。要引導檔案管理人員不斷強化自身的能力與素養(yǎng)，借鑒國內(nèi)外的成功經(jīng)驗去開展人才教育，并且要落實個人責任制，明確權(quán)、責、利，確保檔案管理出現(xiàn)問題有人負責，這對于當前的檔案管理工作來說是工作改革的重點。

四、 維護網(wǎng)絡安全

安全的網(wǎng)絡環(huán)境，是開展人事檔案工作的基礎。人事檔案關(guān)系個人隱私，所以如果檔案存儲管理的環(huán)境不夠安全，一旦導致檔案丟失等問題出現(xiàn)，對于個人利益乃至于學校整體的利益都有很大影響。為此校方必須要做到認真對待網(wǎng)絡環(huán)境優(yōu)化工作。首先要確保檔案管理程序本身具備對于網(wǎng)絡安全隱患的防范能力。其次是要保證檔案管理設備系統(tǒng)具備獨立的安全防范系統(tǒng)，并且能夠定期自動更新版本，更新病毒庫。再次是需要運用正版網(wǎng)絡安保程序加強系統(tǒng)防護的力度。最后是要從人入手，培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保其養(yǎng)成良好的用網(wǎng)習慣，在公用設備上登陸檔案管理系統(tǒng)時不應勾選記住密碼選項，登出后應當及時刪除個人信息。在開機后與關(guān)機前都應當做好殺毒，確保系統(tǒng)安全。

五、 開展戰(zhàn)略性工作規(guī)劃

人事檔案管理工作是一項長遠的工作，未來也會始終是人事管理工作的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著時代的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作的需求也會隨之不斷變化，因此必須要結(jié)合人事檔案管理工作的需求，分析未來的檔案管理工作發(fā)展趨勢，做好戰(zhàn)略性規(guī)劃，才能保證檔案管理工作能夠迎合時代趨勢不斷發(fā)展。在未來的發(fā)展過程中，隨著教育的普及，我國的院校規(guī)模隨之擴大，人員隊伍不斷壯大，檔案庫中的檔案數(shù)量越來越大，內(nèi)容也會愈發(fā)復雜，檔案管理工作也要向著更加高效、智能的方向發(fā)展。包括自動化的檔案信息錄入、實時的檔案信息更新、檔案智能分類等等，都是未來檔案管理技術(shù)可能的發(fā)展趨勢，只有從更加前瞻性的角度去思考，去規(guī)劃未來的檔案管理工作，才能保證后續(xù)的人事檔案管理工作效率更高，得到更理想的管理效果。這對于每個檔案管理人員來說都是必須要考量的課題，要重視檔案管理思想與管理方式的創(chuàng)新，才能保證檔案的安全性、真實性、完整性。

六、 結(jié)語

學校的干部人事檔案管理工作，是學校管理工作內(nèi)容當中關(guān)鍵的一部分。檔案包含了許多重要的隱私信息，所以如果無法保證檔案安全、完整、真實，無法保證檔案錄入的及時性，必然會損害相關(guān)人員以及學校自身的利益。以上針對檔案管理工作的幾個要點展開了探討，分享給相關(guān)人員，共同思考檔案管理改革的重點，從更加長遠的角度規(guī)劃干部人事檔案管理工作，才能保證檔案管理工作向著可持續(xù)的方向發(fā)展。

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作者簡介：

陸榮君，廣西壯族自治區(qū)南寧市，南寧市第十五中學。