淺談高校干部人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

趙　思

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)院組織宣傳部， 陜西 楊凌 712100)

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淺談高校干部人事檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

趙思

(楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)院組織宣傳部， 陜西 楊凌 712100)

摘要：干部人事管理工作是高校管理工作的重要組成部分，同時(shí)也是人才管理與使用的重要依據(jù)。本文主要針對(duì)當(dāng)前高校干部人事檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，指出干部人事檔案的重要性以及認(rèn)識(shí)程度不夠、制度不健全、配套設(shè)施不到位等因素對(duì)檔案管理工作的影響，并對(duì)高校干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出科學(xué)、規(guī)范的解決對(duì)策，以利于有效地提高人才使用的效率與質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校干部； 人事檔案管理； 問(wèn)題與對(duì)策

高校干部人事檔案作為高校人才信息的重要載體，在高校師資隊(duì)伍建設(shè)中，扮演著儲(chǔ)備信息的資源庫(kù)的角色，對(duì)高校教職工的工作經(jīng)歷、成績(jī)及表現(xiàn)等情況能夠充分反映，有助于科學(xué)合理地使用人才。所以高校干部人事檔案管理工作的成效會(huì)影響到高校人事組織工作的開(kāi)展與進(jìn)行。本文主要針對(duì)當(dāng)前高校干部人事檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，指出干部人事檔案的重要性以及認(rèn)識(shí)程度不夠、制度不健全、配套設(shè)施不到位等對(duì)檔案管理工作的影響，提出科學(xué)、規(guī)范地解決對(duì)策，用以指導(dǎo)實(shí)際工作。

1高校干部人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1對(duì)干部人事檔案管理工作重視程度不夠

在較短時(shí)間內(nèi)，高校干部人事檔案管理工作并不能顯現(xiàn)出突出成績(jī)，而且該工作重要性也并不明顯。甚至部分人對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)存在偏差，認(rèn)為檔案管理工作只是對(duì)資料的簡(jiǎn)單整理與保存，沒(méi)有較高的技術(shù)含量。部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案管理工作的重視程度不夠，加之檔案工作的管理制度尚未健全，管理人員在工作中得不到肯定與鼓勵(lì)，從而缺少工作積極性，很難取得顯著的工作成效。

1.2高校干部人事檔案管理工作制度不健全

干部人事檔案管理工作制度不健全，這也是當(dāng)前各大高校中普遍存在的一個(gè)問(wèn)題。高校干部人事檔案管理工作的開(kāi)展與實(shí)施，直接受學(xué)校管理制度的影響。管理制度不規(guī)范，也制約著人事檔案管理工作中各項(xiàng)工作的開(kāi)展與實(shí)施。工作在執(zhí)行過(guò)程中，迫切需要建立一些理論性與綱領(lǐng)性的政策來(lái)約束。

1.3高校干部人事檔案管理配套設(shè)施建設(shè)相對(duì)落后

在部分高校中，干部人事檔案管理工作的配套設(shè)施落后，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)獨(dú)立的管理庫(kù)房，檔案管理中用于安全、保密、防潮和防火的設(shè)施水平低，存在較大的安全隱患，嚴(yán)重影響到管理工作的完整性。此外，在管理工作中依然采用手工操作，缺少專(zhuān)門(mén)的信息自動(dòng)化設(shè)備，干部人事檔案管理系統(tǒng)依然處于初級(jí)階段。部分已經(jīng)使用信息管理系統(tǒng)的高校也未能將技術(shù)手段充分挖掘與應(yīng)用，僅僅是將人才的信息與檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)中保存，而且查閱檔案和檢索資料，還是習(xí)慣使用手工操作。管理系統(tǒng)相對(duì)落后，依然不利于管理檔案資料，直接影響到工作效率。

1.4高校干部人事檔案管理員的綜合能力有待提高

高校干部人事制度在經(jīng)歷了縱深改革之后，大多數(shù)學(xué)校擔(dān)任檔案管理工作的人員都是非檔案管理專(zhuān)業(yè)出身、沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的崗前培訓(xùn)，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，導(dǎo)致高校干部人事檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力不高。部分從業(yè)人員對(duì)工作重要性認(rèn)識(shí)不到位，工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，完整收集材料的意識(shí)淡薄，不熟悉具體的工作流程。部分檔案管理工作人員身兼數(shù)職，在干部人事檔案管理方面投入的精力不足，這也對(duì)干部人事檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生影響，因此干部人事檔案管理工作人員在業(yè)務(wù)以及政治素質(zhì)等方面都亟待提高。

1.5高校干部人事檔案資料的收集、鑒別及歸檔不夠完善

在干部人事檔案資料收集中，缺乏指導(dǎo)，致使收集的資料不全面，而且在資料歸檔時(shí)的鑒別缺少深度和不仔細(xì)。此外，人事檔案資料歸檔不及時(shí)是普遍存在的一個(gè)問(wèn)題。這些問(wèn)題直接影響到干部人事檔案管理的質(zhì)量，造成高校人事檔案資料在整理過(guò)程中，始終處于被動(dòng)的狀態(tài)，降低了干部人事管理檔案的利用率。這種情況之下，高校干部人事檔案資料也很難為師資隊(duì)伍和干部隊(duì)伍的建設(shè)提供高品質(zhì)、高質(zhì)量的服務(wù)。

2干部人事檔案管理工作存在問(wèn)題的解決對(duì)策

2.1增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校干部人事檔案管理工作的重視度

首先，應(yīng)對(duì)干部人事檔案管理工作給予重視，加強(qiáng)工作制度建設(shè)，重視對(duì)該工作的管理；其次，相關(guān)管理工作人員要養(yǎng)成積極主動(dòng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作的習(xí)慣并使之規(guī)范化制度化，增加領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理工作的了解與認(rèn)識(shí)，從而重視和支持干部人事檔案管理工作的進(jìn)行；最后，還要不定期的與相關(guān)部門(mén)以及其他院校從事干部人事檔案管理工作的同志加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)交流與溝通，發(fā)現(xiàn)自身工作的不足，并不斷進(jìn)行完善。

2.2不斷健全高校干部人事檔案管理制度，同時(shí)落實(shí)配套設(shè)施

在高校干部人事檔案管理工作中，還應(yīng)與高校發(fā)展情況以及實(shí)際工作情況相結(jié)合，在此基礎(chǔ)之上完善管理制度。改善繁瑣復(fù)雜的管理工作，保證該工作能夠有秩序的開(kāi)展和實(shí)施。對(duì)人事檔案資料的歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)嚴(yán)格把關(guān)，杜絕虛假資料的進(jìn)檔；嚴(yán)格規(guī)范借閱、查閱制度，履行審批手續(xù)落實(shí)責(zé)任到人；不斷完善工作細(xì)則，促進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。此外，高校干部人事檔案管理還要爭(zhēng)取資金支持與鼓勵(lì)，用于更新管理設(shè)備和改善檔案存放環(huán)境，保證檔案資料在保存過(guò)程中的安全，做好防火和防潮工作。配備鐵質(zhì)的檔案柜與專(zhuān)用的檔案密集架，節(jié)約與合理利用空間，實(shí)行定期檢查。此外，高校干部人事檔案要分別設(shè)置專(zhuān)用庫(kù)房、借閱查看室及檔案管理工作人員的辦公室，加大資金的投入，引進(jìn)齊全的配套設(shè)施。

2.3提升高校干部人事檔案管理員的綜合素質(zhì)

該工作作為政策性與專(zhuān)業(yè)性要求極高的工作，要求其集保密與服務(wù)于一體，所以加強(qiáng)高校干部人事檔案管理工作人員自身的建設(shè)，提高工作人員綜合素質(zhì)，有利于改善工作質(zhì)量?？蛇x擇學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理專(zhuān)業(yè)的同志擔(dān)任專(zhuān)職檔案管理人員，更要加強(qiáng)對(duì)兼職檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，開(kāi)展多途徑多形式的業(yè)務(wù)拓展，讓工作人員及時(shí)掌握新的知識(shí)與管理技術(shù)，特別是檔案信息化管理技術(shù)，提高整體綜合素質(zhì)。關(guān)心他們的工作與生活，發(fā)揮他們的工作積極性。在高校干部人事檔案管理工作中，作為工作人員，也要不斷加強(qiáng)自身理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，提升業(yè)務(wù)能力。

2.4改進(jìn)和完善高校干部人事檔案資料的管理工作

對(duì)于任何形式的檔案管理工作，收集相關(guān)材料都是前提。當(dāng)前，高校干部人事制度的不斷改革，每年都會(huì)不斷增添干部考察、年度考核、學(xué)歷認(rèn)證、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升等資料，這無(wú)疑也為高校干部人事檔案資料的收集增加難度。工作人員要及時(shí)收集相關(guān)資料，并仔細(xì)的鑒別與整理，保證歸檔資料有憑有據(jù)。及時(shí)處理不符合歸檔的資料，手續(xù)不齊全的資料要退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)辦，保證資料具有連續(xù)性與完整性。干部人事檔案資料在轉(zhuǎn)出與轉(zhuǎn)進(jìn)時(shí)手續(xù)要

完備，保證信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。同時(shí)，還要不斷完善干部人事檔案管理的工作職能，保證記錄內(nèi)容的客觀性和全面性，適當(dāng)?shù)脑黾右恍?zhuān)業(yè)培訓(xùn)、科技創(chuàng)新及獎(jiǎng)懲等的材料，為高校干部師資隊(duì)伍管理與建設(shè)提供可靠準(zhǔn)確的保證。

2.5加強(qiáng)高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案利用率

加強(qiáng)高校干部人事檔案管理的科學(xué)化、信息化及網(wǎng)絡(luò)化，提高工作效率，保證干部人事檔案的高利用率。保證實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，更好的為人事工作服務(wù)；改革人事制度，滿足崗位需求，并適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。隨著信息化的迅速發(fā)展，檔案管理信息化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)和必然選擇，建立干部人事檔案信息管理數(shù)字化系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)平臺(tái)，將紙質(zhì)資料和圖片文字轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，既方便查閱整理，同時(shí)更具保存的長(zhǎng)久性和安全性。數(shù)字檔案更具有儲(chǔ)存量大，不易損壞，易于資源共享和交換等特點(diǎn)。應(yīng)充分借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理工作，有效地實(shí)現(xiàn)資源的共享，極大地提高干部人事檔案的利用效率。

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Existing Problems in Management of Human Resource Archive of

Universities and Countermeasures

ZHAO Si

(Organization and Propaganda Department of Yangling Vocational and Technical College, Yangling, Shaanxi 712100, China)

Abstract:Human resource management is an important component in operation of universities, and the human resource archive is an important basis for talents management and development. This paper analyzes the problems existed in the management of human resource archive by pointing out the influences-attention, regulation and facility on the management of human resource archive. Then it puts forward with specified and normative solutions to solve the problems and to promote the efficiency of management work of human resource.

Key words:universities' personnel; management of human resource archive; problems and solutions

中圖分類(lèi)號(hào)：G271； G647

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1671-9131(2015)01-0087-02

作者簡(jiǎn)介：趙 思(1985-)，女，碩士，檔案管理系列館員，主要從事高職院校干部人事檔案管理工作。

收稿日期：2014-12-17