論高校院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)的優(yōu)化

陳軍蓮（湖南師范大學(xué)公共管理學(xué)院　湖南長(zhǎng)沙　410081）

論高校院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)的優(yōu)化

陳軍蓮
（湖南師范大學(xué)公共管理學(xué)院湖南長(zhǎng)沙410081）

〔摘要〕文章闡述了高校院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)優(yōu)化的意義和原則，分析院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)存在的問(wèn)題，提出院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)優(yōu)化的策略。

〔關(guān)鍵詞〕院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)優(yōu)化

高校院系資料室是學(xué)校圖書(shū)館系統(tǒng)的重要組成部分，其服務(wù)對(duì)象主要是本院系的師生，與院校圖書(shū)館相比，院系資料室的文獻(xiàn)資源專業(yè)特色明顯，學(xué)術(shù)性更強(qiáng)，學(xué)科專業(yè)文獻(xiàn)的收藏全面而系統(tǒng)，因而成為教師和研究生借閱的首選地。[1]許多的院系資料室以其系統(tǒng)的、優(yōu)化的文獻(xiàn)資源，書(shū)刊排架規(guī)范有序，師生查找方便快捷，因而深受師生的歡迎和好評(píng)。但也有不少的院系資料室，在文獻(xiàn)資源建設(shè)方面，由于缺少專業(yè)教師的指導(dǎo)和參與，往往是資料員“各自為政”，資料員盲目隨意收集文獻(xiàn)資料，書(shū)刊排架雜亂無(wú)章而師生找不到書(shū)刊而焦急和無(wú)奈。院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)的優(yōu)化是資料室服務(wù)優(yōu)化的基礎(chǔ)，是資料室職能最優(yōu)化的重要保證。因此，依據(jù)優(yōu)化原則，探索院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)優(yōu)化策略，具有重要的指導(dǎo)意義。

1　資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)優(yōu)化的內(nèi)涵與意義

1.1資料室文獻(xiàn)資源優(yōu)化的內(nèi)涵

所謂優(yōu)化，就是為突出優(yōu)點(diǎn)而去除冗余不太重要的部分。文獻(xiàn)資源建設(shè)優(yōu)化，就是圖書(shū)情報(bào)機(jī)構(gòu)在文獻(xiàn)資源建設(shè)的過(guò)程中，加強(qiáng)重點(diǎn)領(lǐng)域文獻(xiàn)資源建設(shè)，重新組織資源體系，剔除過(guò)時(shí)不實(shí)用的文獻(xiàn)資源，開(kāi)發(fā)檢索應(yīng)用平臺(tái)，以適應(yīng)服務(wù)對(duì)象文獻(xiàn)信息需求的全過(guò)程。其步驟包括文獻(xiàn)資源體系規(guī)劃、文獻(xiàn)的選擇與收集、文獻(xiàn)的組織管理、文獻(xiàn)資源建設(shè)基本理論與方法的研究。[2]

院系資料室的文獻(xiàn)資源建設(shè)除關(guān)注知識(shí)的學(xué)科體系結(jié)構(gòu)之外，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注紙質(zhì)文獻(xiàn)資源、數(shù)字文獻(xiàn)資源的合理配置，各種服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)。

1.2院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)優(yōu)化的意義

院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)優(yōu)化的意義主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：（1）節(jié)約經(jīng)費(fèi)。優(yōu)化一定是建立在高校圖書(shū)館體系整體性之上，是對(duì)學(xué)校圖書(shū)館文獻(xiàn)資源體系的完善和補(bǔ)充，以便建立有特色的專業(yè)文獻(xiàn)資源體系，避免資源重復(fù)建設(shè)，有效節(jié)約資金。（2）提高利用率。優(yōu)化是對(duì)資源體系的重新組合，分成更小的資源體系可以節(jié)約讀者查找資源的時(shí)間，提高文獻(xiàn)的利用率；組織有序的資料室文獻(xiàn)資源可以提高檢索準(zhǔn)確性。（3）深入揭示。開(kāi)發(fā)資料室的一切有用文獻(xiàn)資源，定期編制專題索引、題錄、文摘等各種類型的檢索工具，對(duì)易被忽視的有價(jià)值的資源，多途徑、深層次揭示，及時(shí)提供給用戶，最大限度地發(fā)揮資料室對(duì)教學(xué)科研的服務(wù)功能。

2　院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)優(yōu)化的原則

2.1與學(xué)科建設(shè)相統(tǒng)一原則

學(xué)科建設(shè)是教學(xué)和科研工作的主要內(nèi)涵。[3]文獻(xiàn)資源建設(shè)與院系學(xué)科建設(shè)相統(tǒng)一，是資料室的性質(zhì)和任務(wù)所決定的。資料室應(yīng)了解本院系學(xué)科知識(shí)體系，主要的發(fā)展趨勢(shì)和動(dòng)態(tài)，重點(diǎn)關(guān)注學(xué)術(shù)帶頭人的作品。當(dāng)然，過(guò)分強(qiáng)調(diào)知識(shí)體系的分類而忽視專業(yè)性，會(huì)導(dǎo)致高校人才培養(yǎng)知識(shí)面不寬，適應(yīng)面過(guò)窄的問(wèn)題。所以在文獻(xiàn)資源建設(shè)優(yōu)化中，除合理全面收集本學(xué)科的文獻(xiàn)資源資源之外，還應(yīng)關(guān)注臨近學(xué)科、交叉學(xué)科的文獻(xiàn)資源，并與學(xué)校圖書(shū)館、其他資料室建立共享機(jī)制，提升文獻(xiàn)保證能力。

2.2實(shí)用性原則

實(shí)用性原則，是指從資料室讀者實(shí)際使用需要出發(fā)，規(guī)劃、選擇、收集、整序、組織和管理文獻(xiàn)資源，以最大限度滿足讀者文獻(xiàn)信息需求。實(shí)用性原則是文獻(xiàn)資源建設(shè)的基本原則，這是資料室的職能決定的，要求根據(jù)資料室的服務(wù)任務(wù)和服務(wù)對(duì)象需要建設(shè)藏書(shū)。

2.3系統(tǒng)性原則

文獻(xiàn)資源建設(shè)的系統(tǒng)性原則有兩個(gè)方面：一是指重點(diǎn)藏書(shū)的完備層度，二是指藏書(shū)體系的結(jié)構(gòu)。結(jié)構(gòu)良好的文獻(xiàn)資源體系各組成部分相互關(guān)聯(lián)，有較強(qiáng)的邏輯關(guān)聯(lián)度，排列組合方式易于被人們理解，在功能上相對(duì)穩(wěn)定，同時(shí)具有開(kāi)放性。在建設(shè)實(shí)用性藏書(shū)的同時(shí)，必須要求藏書(shū)的系統(tǒng)性。在采訪工作中，應(yīng)加強(qiáng)計(jì)劃性和及時(shí)性。對(duì)本館文獻(xiàn)資源建設(shè)的目標(biāo)、方針、文獻(xiàn)收集原則、范圍、重點(diǎn)等，加強(qiáng)制度建設(shè)，使文獻(xiàn)資源補(bǔ)充入藏有章可循，并保持其連續(xù)性、穩(wěn)定性，不致因工作人員的變換而影響藏書(shū)的系統(tǒng)性。

2.4特色化原則

特色化包括專業(yè)特色、地方特色、文獻(xiàn)類型特色、文種特色四個(gè)方面的內(nèi)容。特色化原則的要求是：（1）對(duì)文獻(xiàn)資源數(shù)量的要求。文獻(xiàn)資源的規(guī)模，是保證資源體系特色的基礎(chǔ)，數(shù)量太少，特色就很難形成。同時(shí)還要從品種量看文獻(xiàn)體系是否形成特色，作為館藏特色的文獻(xiàn)種類，其缺藏率高，就意味著對(duì)該學(xué)科文獻(xiàn)的網(wǎng)羅度不夠。（2）對(duì)文獻(xiàn)資源質(zhì)量的要求。特色文獻(xiàn)在內(nèi)容上要有一定的深度，能夠體現(xiàn)學(xué)科發(fā)展的最新水平和動(dòng)向。當(dāng)然，衡量文獻(xiàn)資源質(zhì)量有兩個(gè)指標(biāo)，一是保障率，二是利用率。這兩項(xiàng)指標(biāo)是對(duì)文獻(xiàn)資源體系的宏觀整體性評(píng)估。對(duì)于研究型的藏書(shū)體系而言，這種評(píng)估方法具有一定的局限性，因?yàn)榻栝喠看蟮奈墨I(xiàn)不一定是最最專深的專業(yè)文獻(xiàn)，而利用率在開(kāi)架借閱中難以統(tǒng)計(jì)，其準(zhǔn)確度大大下降。所以，在文獻(xiàn)資源建設(shè)中，應(yīng)注重局部的優(yōu)化從而達(dá)到整體優(yōu)化。內(nèi)容價(jià)值高的文獻(xiàn)其入藏價(jià)值也就越高。其次，在文獻(xiàn)體系中，應(yīng)該制定研究型文獻(xiàn)、普及型文獻(xiàn)、教學(xué)性文獻(xiàn)、技能培訓(xùn)類文獻(xiàn)的比率，從而使文獻(xiàn)體系的結(jié)構(gòu)適應(yīng)教學(xué)科研的需要。（3）加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)文獻(xiàn)和核心期刊的入藏。文獻(xiàn)資源體系特色主要體現(xiàn)在重點(diǎn)文獻(xiàn)中，特色文獻(xiàn)一是學(xué)科主要學(xué)術(shù)帶頭人作品的完整性，二是重大影響作品的完備性，三是文獻(xiàn)與本院系教學(xué)科研的關(guān)聯(lián)度，越是關(guān)聯(lián)度高的文獻(xiàn)，應(yīng)重點(diǎn)入藏，以保證文獻(xiàn)的針對(duì)性，提升文獻(xiàn)的利用率。核心期刊是重點(diǎn)藏書(shū)中的一個(gè)重要組成部分，它代表著某學(xué)科、某專業(yè)領(lǐng)域最新水平和發(fā)展趨勢(shì)。核心期刊是館藏特色的一個(gè)重要體現(xiàn)。一旦各專業(yè)核心期刊確定后，就要連續(xù)訂購(gòu)，系統(tǒng)收藏。

3　院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)存在的問(wèn)題

3.1文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)劃存在的問(wèn)題

文獻(xiàn)資源建設(shè)是一項(xiàng)延續(xù)性很強(qiáng)的事業(yè)，所以，工作的失誤，往往給文獻(xiàn)資源建設(shè)帶來(lái)難以彌補(bǔ)的損失。一些資料室對(duì)文獻(xiàn)資源建設(shè)既沒(méi)有去探索其規(guī)律，也從未去進(jìn)行規(guī)劃，而只是憑“經(jīng)驗(yàn)”辦事。憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的文獻(xiàn)資源建設(shè)，不可避免地會(huì)帶來(lái)許多失誤。因此，必須制訂文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)劃，為資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)提供原則性、方向性的依據(jù)，避免工作的盲目性和混亂狀態(tài)，使資金得到更合理的運(yùn)用，藏書(shū)體系中的文獻(xiàn)資源得到最大限度的優(yōu)化。[4]

3.2文獻(xiàn)的選擇與收集存在的問(wèn)題

一定數(shù)量的藏書(shū)是資料室開(kāi)展服務(wù)工作的基礎(chǔ)條件，也是衡量資料室服務(wù)能力的重要標(biāo)志。但是，由于出版文獻(xiàn)量的迅猛增長(zhǎng)，也由于館員片面追求書(shū)刊新增數(shù)量和書(shū)刊館藏總數(shù)，盲目隨意地收集文獻(xiàn)資料。當(dāng)架位空間緊張時(shí)，沒(méi)有對(duì)文獻(xiàn)的學(xué)術(shù)價(jià)值做出評(píng)估，單純以文獻(xiàn)的出版年代為標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)展剔舊工作，導(dǎo)致有價(jià)值的藏書(shū)被剔除，破壞了文獻(xiàn)體系的完整性和連續(xù)性。所以，盲目追求藏書(shū)數(shù)量的龐大，不利于文獻(xiàn)充分有效的利用，是違背實(shí)用性原則的。

3.3館藏文獻(xiàn)組織存在的問(wèn)題

館藏文獻(xiàn)的組織，是文獻(xiàn)在物理空間的呈現(xiàn)方式，體現(xiàn)各文獻(xiàn)單元的邏輯關(guān)系。組織良好的文獻(xiàn)資源體系，在空間上應(yīng)條理清楚，規(guī)范有序，易于借閱。在文獻(xiàn)揭示上，應(yīng)提供多個(gè)檢索途徑，易于查詢。一個(gè)藏書(shū)雖少，但組織得當(dāng)?shù)膱D書(shū)館（資料室），其作用會(huì)勝過(guò)文獻(xiàn)數(shù)量龐大但組織混亂的圖書(shū)館（資料室）。院系資料室的書(shū)刊一般都由校圖書(shū)館分編，院系資料員必須負(fù)責(zé)按分類號(hào)加種次號(hào)從小到大排序上架。[5]可有的館員由于業(yè)務(wù)不熟，工作責(zé)任心也不強(qiáng)，導(dǎo)致藏書(shū)排架混亂，檢索途徑單一，讀者難以查詢借閱。

3.4文獻(xiàn)資源開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題

博士和碩士學(xué)位論文的選題大多是本學(xué)科的基礎(chǔ)理論問(wèn)題或者熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，其最終定稿凝聚著研究生和指導(dǎo)老師的共同智慧。對(duì)學(xué)位論文充分利用，不僅有利于避免重復(fù)研究，節(jié)約社會(huì)資源，而且有利于本校學(xué)科和專業(yè)特色的宣揚(yáng)和傳承。[6]因此，學(xué)位論文已成為圖書(shū)情報(bào)機(jī)構(gòu)特別是高校圖書(shū)館館藏文獻(xiàn)的重要組成部分。[7]學(xué)校對(duì)院系資料室收集本專業(yè)的學(xué)位論文有明確要求，但部分資料室重視不夠，未能及時(shí)整理分編上架，給讀者造成困難。

4　院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)優(yōu)化的策略

4.1做好藏書(shū)規(guī)劃，有針對(duì)性選擇和收集文獻(xiàn)

結(jié)構(gòu)合理，是高質(zhì)量文獻(xiàn)資源體系的重要標(biāo)志，也是文獻(xiàn)資源得以充分有效利用的重要條件。因此，在規(guī)劃藏書(shū)發(fā)展目標(biāo)時(shí)，應(yīng)該在優(yōu)化藏書(shū)結(jié)構(gòu)方面提出要求。院系資料室與校圖書(shū)館相比，最大的優(yōu)勢(shì)在于的專業(yè)文獻(xiàn)系統(tǒng)完善，具有一定的深度。[8]布拉德福文獻(xiàn)離散定律表明。專業(yè)核心區(qū)刊，種數(shù)不多，本學(xué)科文獻(xiàn)載文率高，情報(bào)信息量大，與本學(xué)科關(guān)系密切；因此，在文獻(xiàn)收集工作中，應(yīng)抓住核心文獻(xiàn)，發(fā)揮經(jīng)費(fèi)最大效益，提升文獻(xiàn)使用率。[9]具體措施是：請(qǐng)學(xué)科負(fù)責(zé)人指導(dǎo)規(guī)劃藏書(shū)發(fā)展目標(biāo)；請(qǐng)本學(xué)科的教師參與文獻(xiàn)的選擇與收集。教師了解本學(xué)科、本研究領(lǐng)域中的核心作者和核心書(shū)刊，了解學(xué)科建設(shè)和讀者需求，能彌補(bǔ)資料員專業(yè)知識(shí)不足的缺陷，減少文獻(xiàn)選擇和收集中的隨意性和盲目性，從而提高館藏文獻(xiàn)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)藏書(shū)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。

4.2科學(xué)合理地組織館藏文獻(xiàn)

院系資料室室內(nèi)空間有限，對(duì)館藏文獻(xiàn)進(jìn)行科學(xué)合理地組織尤為重要。因此，院系資料室應(yīng)從圖書(shū)、期刊、報(bào)紙的加工（分類、編目）、整序（排列、清點(diǎn)）、藏書(shū)剔除等環(huán)節(jié)做到科學(xué)合理，才能形成優(yōu)化的館藏文獻(xiàn)體系。（1）文獻(xiàn)的科學(xué)加工。為增強(qiáng)圖書(shū)分類編目的準(zhǔn)確性、科學(xué)性，院系資料室應(yīng)引進(jìn)圖書(shū)館自動(dòng)化集成系統(tǒng)（ILASII），采用CALIS聯(lián)機(jī)編目，對(duì)館藏圖書(shū)和期刊合訂本進(jìn)行回溯建庫(kù)，建立書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)，與校圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)管理、資源共享。使讀者能快速準(zhǔn)確地檢索到所需文獻(xiàn)的館藏地點(diǎn)，提高檢索效率。（2）文獻(xiàn)的合理整序。院系資料室應(yīng)根據(jù)不同的文獻(xiàn)形式靈活采用不同的排架法，以達(dá)到方便實(shí)用的目的。普通圖書(shū)排架采用分類排架法，特色文獻(xiàn)采用專題排架法，將出版物在一定專題范圍集中起來(lái)（即橫向范圍的集中），向讀者宣傳推薦，帶有專架陳列、專架展覽性質(zhì)。期刊排架對(duì)于未回溯建庫(kù)的同文種過(guò)刊合訂本，宜采用刊名字順排架法；對(duì)已經(jīng)回溯建庫(kù)的同文種過(guò)刊，采用分類號(hào)加種次號(hào)排架法；對(duì)于現(xiàn)刊采用刊名字順排架法。過(guò)期報(bào)紙排架采用年代排架法與報(bào)刊字順代號(hào)組合排架。（3）適當(dāng)剔除無(wú)用書(shū)刊，優(yōu)化館藏文獻(xiàn)。院系資料室應(yīng)在教師的指導(dǎo)參與下，對(duì)館藏中的無(wú)用書(shū)刊進(jìn)行適當(dāng)剔除，才能形成優(yōu)化的館藏文獻(xiàn)體系，提高文獻(xiàn)的檢索速度和檢索準(zhǔn)確性。

4.3加強(qiáng)特色資源建設(shè)

院系資料室的文獻(xiàn)資源特色建設(shè)應(yīng)該關(guān)注兩個(gè)方面：（1）要注意收集本院教師的學(xué)術(shù)著作。本院系教師的科研學(xué)術(shù)成果貼近專業(yè)，專業(yè)特色濃厚，對(duì)本院系的研究生更有參考作用和可讀性。因此，每年都應(yīng)及時(shí)收集本院教師的學(xué)術(shù)著作，建立專用財(cái)產(chǎn)登記冊(cè)，設(shè)立“教師科研成果專架”，按入藏的先后順序編號(hào)登記，采用登記號(hào)排架法排架，形成實(shí)用性強(qiáng)的特色館藏。（2）要注意收集學(xué)位論文，建立學(xué)位論文書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)學(xué)位論文特別是本院系的論文，應(yīng)全面入藏，對(duì)于本院相關(guān)外校論文的學(xué)位論文，應(yīng)重點(diǎn)入藏。院系資料室每年都應(yīng)按論文題目、學(xué)生姓名、指導(dǎo)老師姓名等參數(shù)編制專題目錄，方便研究生查閱。發(fā)揮學(xué)位論文在教學(xué)科研中應(yīng)有的作用。

4.4建立復(fù)合館藏和資源整合利用平臺(tái)，完善服務(wù)

現(xiàn)代圖書(shū)館是紙質(zhì)文獻(xiàn)與數(shù)字化文獻(xiàn)的復(fù)合體，信息資源集成服務(wù)平臺(tái)是一個(gè)能對(duì)本校OPAC資源和各種異構(gòu)數(shù)字資源進(jìn)行跨庫(kù)檢索，并且為用戶提供接鏈接至全文,或提供文獻(xiàn)傳遞服務(wù)的服務(wù)系統(tǒng)。目前，“讀秀知識(shí)庫(kù)”已經(jīng)較好地實(shí)現(xiàn)了對(duì)國(guó)內(nèi)常用中外文數(shù)字資源和圖書(shū)館書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)一檢索和全文鏈接，且能方便地開(kāi)展文獻(xiàn)傳遞服務(wù)。隨著信息共享空間概念的普及，相信不久的將來(lái)，個(gè)性化服務(wù)平臺(tái)、文獻(xiàn)傳遞平臺(tái)、學(xué)科信息門(mén)戶等也將普及至高校院系資料室。

總之，院系資料室文獻(xiàn)資源建設(shè)是一個(gè)相互聯(lián)系、相互影響的體系，必須從文獻(xiàn)的選擇收集、科學(xué)加工、合理整序、適當(dāng)剔除、開(kāi)發(fā)利用、資料員綜合素質(zhì)的提高等各個(gè)環(huán)節(jié)都做到科學(xué)合理，優(yōu)質(zhì)高效，才能形成一個(gè)優(yōu)化的文獻(xiàn)資源體系，最終實(shí)現(xiàn)院系資料室服務(wù)職能的最優(yōu)化。

（來(lái)稿時(shí)間：2014年12月）

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〔分類號(hào)〕G253

〔作者簡(jiǎn)介〕陳軍蓮（1962-），女，湖南師范大學(xué)公共管理學(xué)院圖書(shū)館工程師，已發(fā)表論文20篇，研究方向：文獻(xiàn)資源建設(shè)。

On Optimization of Literature Resources Construction of Reference Rooms of University

Chen Junlian
( Public Management School of Hunan Normal University )

〔Abstract〕This paper expounds the significance and principle of optimization literature resource construction in college and department reference rooms, analyzes the existing problems of literature resource construction and puts forward strategies to optimize the construction of literature resources.

〔Keywords〕College and department reference roomsLiterature resource constructionOptimization