電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的超前控制管理

陸瑩暄

(國網(wǎng)天津靜海供電有限公司 天津 301600)

電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案的重要門類，反映了企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營建設(shè)發(fā)展的情況。不同時期的工程檔案可以反映出建設(shè)工程的技術(shù)水平和管理水平，也真實(shí)記錄了工程項(xiàng)目從開始立項(xiàng)到竣工交付使用的歷史過程，是企業(yè)生產(chǎn)、維護(hù)、擴(kuò)建、技改以及發(fā)生事故、處理法律糾紛、進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定等不可缺少的重要依據(jù)。工程項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)既復(fù)雜又繁瑣的工作，如何將檔案收集齊全和怎樣保證檔案按時歸檔是當(dāng)前電力工程檔案管理的兩大難題，超前控制管理就是解決難題的“良方”。

1 電力工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題及原因

1.1 存在的主要問題

通過選取“十二五”期間的 5個輸變電工程，對其檔案的收集和歸檔情況進(jìn)行調(diào)研發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致檔案收集不全和不能按時歸檔的主要原因是在工程實(shí)施過程中缺乏對檔案資料的全程控制管理。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：①項(xiàng)目建設(shè)單位對工程檔案重視不夠，特別是在施工階段，因項(xiàng)目多、時間緊、任務(wù)重，忽略了項(xiàng)目前期階段的資料收集，也未對參建單位提出檔案的具體要求。②參建單位對竣工資料的質(zhì)量要求重視不足，結(jié)果出現(xiàn)了文件表式不對、簽字手續(xù)不完備、缺少原件或部分沒有原件歸檔等現(xiàn)象。③大多施工單位重視工程進(jìn)度，卻忽視檔案工作，工程結(jié)束，辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時才投入人力、物力搞突擊，造成報送的檔案資料質(zhì)量差，準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性達(dá)不到規(guī)范要求，直接影響日后檔案的使用。

1.2 原因分析

分析結(jié)果表明，一個工程從立項(xiàng)到投產(chǎn)需要經(jīng)過設(shè)計、前期、土建施工、電氣施工、竣工驗(yàn)收等多個階段，所用時間一般在1～2年。而大部分工程都是在工程竣工后開始收集檔案資料，竣工檔案由承建單位一次性移交檔案接收部門，再由檔案接收部門進(jìn)行整理、組卷、編目、歸檔保管。由此造成很多工程在不同程度上出現(xiàn)竣工檔案收集不齊全、不完整等問題，文件遺漏，圖紙漏項(xiàng)、缺圖，修改，施工質(zhì)檢資料不規(guī)范等情況得不到很好的解決，特別是不能及時發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正和彌補(bǔ)。加之施工單位對檔案重視不夠，工期長，施工隊(duì)伍多，人員流動大，稍有疏忽，檔案就無從查找。部分檔案資料會因?yàn)闆]有及時收集或在使用時不慎丟失而不得不進(jìn)行補(bǔ)辦，還有部分檔案資料在歸檔時發(fā)現(xiàn)有不準(zhǔn)確的地方而被退回修改、補(bǔ)充。不論是補(bǔ)辦還是修改補(bǔ)充，都直接影響了工程檔案的歸檔質(zhì)量和歸檔時間。

如果能夠在工程的實(shí)施過程中加強(qiáng)對檔案資料的及時收集整理和保管保護(hù)，實(shí)現(xiàn)超前控制管理，確保工程建設(shè)與檔案資料的收集同步，就能最大限度地避免上述情況的發(fā)生。

2 電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的超前控制管理方法

超前控制管理的具體做法就是將工程的實(shí)施過程分為若干階段，按階段進(jìn)行工程檔案的收集和整理。對工程檔案進(jìn)行超前控制管理有利于對工程初期階段形成的檔案資料進(jìn)行保管保護(hù)，可有效避免工程竣工后突擊補(bǔ)充整理檔案資料，保證了工程檔案完整率、準(zhǔn)確率和歸檔率指標(biāo)的全面提升。做好超前控制管理主要包括以下幾方面內(nèi)容：

2.1 明確職責(zé)，考核措施到位

工程項(xiàng)目檔案是工程整體建設(shè)中的重要組成部分，而從目前工程檔案管理現(xiàn)狀來看，不少項(xiàng)目建設(shè)單位有“重工程建設(shè)、輕檔案管理”的現(xiàn)象，認(rèn)為工程管理部門只負(fù)責(zé)工程的建設(shè)，至于工程檔案則是檔案部門的職責(zé)。因此，工程管理部門與檔案部門在工程檔案管理過程中的職責(zé)必須要明確。工程管理部門負(fù)責(zé)工程檔案收集和整理工作，對設(shè)計、施工、監(jiān)理單位移交的工程檔案進(jìn)行審查和交接，工程竣工后 3個月內(nèi)，將整理好的工程檔案向檔案部門移交。檔案部門負(fù)責(zé)對工程檔案的收集和整理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，按照工程節(jié)點(diǎn)計劃對工程檔案進(jìn)行階段性審查，工程竣工后，對工程管理部門移交的工程檔案進(jìn)行審查接收。明確工程管理部門與檔案部門的職責(zé)并納入績效考核指標(biāo)，層層加以落實(shí)嚴(yán)格考核，是實(shí)現(xiàn)超前控制管理的前提條件，也是提高工程檔案管理水平的重要保證。

2.2 完善管理流程，推進(jìn)工程檔案管理規(guī)范化

使用流程控制管理是提高管理效率的捷徑，也是查找管理漏洞的有效方法。在制定工程檔案管理流程時，要把握好以下幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)：①工程立項(xiàng)后，工程管理部門應(yīng)及時告知檔案部門，并將工程節(jié)點(diǎn)計劃報檔案部門。工程管理部門掌握工程立項(xiàng)和計劃下達(dá)情況，而檔案部門往往是在項(xiàng)目即將竣工時才知道項(xiàng)目的存在，致使檔案部門無法在工程實(shí)施過程中介入檔案的收集整理工作，超前控制管理更無從談起。只有掌握了工程的立項(xiàng)和節(jié)點(diǎn)情況，檔案部門才能按工程實(shí)施階段對檔案的收集和整理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，從而實(shí)現(xiàn)超前控制管理。②工程管理部門在與工程的設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時，應(yīng)就工程檔案的移交時間、移交范圍、質(zhì)量要求和違約賠償?shù)仁马?xiàng)作出約定。近幾年，電力企業(yè)積極推行依法治企，企業(yè)依法經(jīng)營、依法管理的水平有所提高，基建工程中各類合同的簽訂都趨于規(guī)范化，但就合同內(nèi)容而言，缺乏對工程檔案方面的約定，使工程檔案的收集和整理失去了法律上的保障?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T 28—2002)總則第二款規(guī)定：在簽訂項(xiàng)目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的質(zhì)量、歸檔責(zé)任。因此，工程管理部門在簽訂合同時，明確要預(yù)留部分資金，對及時移交完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確檔案的施工單位或部門，應(yīng)由檔案部門在驗(yàn)收表上簽署結(jié)論和意見，由財務(wù)部門進(jìn)行決算，否則將預(yù)留資金留下作為文件材料整理、歸檔費(fèi)用，以督促承建單位重視檔案并充分發(fā)揮檔案的法律價值和經(jīng)濟(jì)價值。這一環(huán)節(jié)在工程前期階段就為工程檔案的收集和整理打下基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)超前控制的有力保障。③工程管理部門設(shè)置專(兼)職工程資料管理人員(資料員)，隨著工程的進(jìn)度對工程資料進(jìn)行預(yù)歸檔。檔案部門按照工程項(xiàng)目的實(shí)施階段和節(jié)點(diǎn)計劃組織工程檔案階段性審查，對工程在某實(shí)施階段中形成的檔案的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性和是否按時收集整理的情況進(jìn)行了解和指導(dǎo)，出具審查報告，如需整改的要規(guī)定整改期限。對工程檔案進(jìn)行階段性審查是超前控制管理的具體體現(xiàn)，也是超前控制管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。按照工程進(jìn)度，可將工程大致分為前期階段、施工階段和竣工投產(chǎn)階段，每一階段結(jié)束后，檔案部門應(yīng)對該階段產(chǎn)生檔案資料的齊全完整和準(zhǔn)確度等進(jìn)行審查，及時掌握工程檔案收集和整理情況，起到督促和指導(dǎo)作用。

2.3 加強(qiáng)過程控制，力求檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性

在檔案的收集過程中，無論是工程管理人員還是檔案人員都會遇到一個同樣的問題，即歸檔資料的界定。按檔案管理要求，應(yīng)建立項(xiàng)目檔案技術(shù)交底制度，要求施工人員注意文件的形成與積累，是保證建設(shè)項(xiàng)目原始記錄真實(shí)、可靠，保證文件形成質(zhì)量的措施。檔案交底應(yīng)包括兩方面內(nèi)容：①檔案部門參加各項(xiàng)工程交底工作，了解工程建設(shè)的程序和文件形成的內(nèi)容，做到主動管理。②檔案人員采取培訓(xùn)和會議形式，對各參建單位人員進(jìn)行檔案管理交底，目的是使施工人員提高檔案收集意識，讓他們了解文件形成過程應(yīng)注意事項(xiàng)、文件材料收集、歸檔范圍、質(zhì)量要求，配合檔案人員做好工作。因此，建立檔案技術(shù)交底制度，使其標(biāo)準(zhǔn)化、實(shí)用化，更好地服務(wù)于檔案的超前控制管理。

2.4 加強(qiáng)溝通，促進(jìn)部門之間團(tuán)結(jié)協(xié)作

檔案人員要與工程管理、技術(shù)人員密切配合，工程項(xiàng)目檔案涉及方方面面的工作，貫穿工程全過程，所以做好項(xiàng)目檔案管理不只是檔案人員的工作，可以說，一組完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目檔案，是參與工程建設(shè)各單位共同努力的結(jié)果。工程管理者、技術(shù)人員和施工人員對工程項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們的手中，他們也是今后利用檔案的主體，檔案人員要利用一切機(jī)會，對工程技術(shù)人員宣傳檔案工作的作用和意義，講解檔案歸檔的要求和目的，以取得工程技術(shù)人員對檔案收集管理工作的支持和配合；并利用庫存的工程檔案撰寫編研材料、專題目錄等，使利用者感受到檔案管理帶來的方便快捷。只有通力合作，才能實(shí)現(xiàn)超前控制，進(jìn)而促進(jìn)工程檔案管理水平的提升。

3 結(jié) 語

超前控制管理有利于工程檔案完整率、準(zhǔn)確率和歸檔率指標(biāo)的提升，有利于規(guī)范管理流程，提高管理效率，適合當(dāng)前工程檔案管理的需要，能夠促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展?！?/p>

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