提高秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生管理能力探析

王友云，蔣志軍

（ 1.銅仁學(xué)院 文學(xué)院，貴州 銅仁 554300；2.湖南省溆浦縣大華鄉(xiāng)學(xué)校，湖南 溆浦 419315 ）

提高秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生管理能力探析

王友云1，蔣志軍2

（ 1.銅仁學(xué)院 文學(xué)院，貴州 銅仁 554300；2.湖南省溆浦縣大華鄉(xiāng)學(xué)校，湖南 溆浦 419315 ）

秘書工作的性質(zhì)決定了秘書與管理息息相關(guān)，特別是隨著社會發(fā)展，秘書職能也在發(fā)生轉(zhuǎn)變，“管理文秘”職能得以生成和發(fā)展。作為高校的秘書學(xué)專業(yè)，如何培養(yǎng)秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生的管理理念和管理能力，已成為一個值得研究的教改課題。從培育秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生的管理理念入手，科學(xué)設(shè)置秘書學(xué)專業(yè)課程體系，以實踐為導(dǎo)向，進行實踐教學(xué)、案例教學(xué)、角色扮演、體驗教學(xué)，改進教學(xué)方式方法，這應(yīng)成為提高秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生管理能力和培養(yǎng)適應(yīng)時代需要的管理型秘書的重要途徑。

秘書學(xué)專業(yè)； 管理能力； 管理文秘

傳統(tǒng)的秘書在人們眼里只是個打雜人員，然而，社會發(fā)展對秘書提出了新要求，傳統(tǒng)的秘書職能已不能適應(yīng)社會需求，秘書職能正在發(fā)生轉(zhuǎn)型?，F(xiàn)今時代要求秘書必須是高素質(zhì)的管理型秘書人才，秘書處于上傳下達的位置，這一特殊的樞紐位置要求秘書必須具備一定的管理協(xié)調(diào)能力，具備一定的管理素質(zhì)，才能使組織高效順暢運作。管理能力對秘書來說變得特別重要，那如何提高秘書的管理能力呢？我國大學(xué)秘書學(xué)專業(yè)一向注重培養(yǎng)學(xué)生語言文字能力，那么如何提高秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生的管理能力，確實是一個值得研究的教學(xué)改革課題。

一、“管理文秘”職能的生成與發(fā)展

秘書工作具有管理職能的內(nèi)在含義，但一直被忽略，隨著社會發(fā)展，秘書的管理職能愈發(fā)明顯。然而，過去都認(rèn)為秘書工作就是簡單的辦文、辦事、辦會、當(dāng)助手，因此我國秘書學(xué)專業(yè)也一直較注重文字工作能力的培養(yǎng)，而忽視管理能力的提升。按照法約爾的管理要素理論，“管理，就是實行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制?！边@是從管理過程理論對管理進行定義。管理總是為了實現(xiàn)一定的組織目標(biāo)，而要實現(xiàn)組織的目標(biāo)，就需要管理者有效利用組織的人力和物力，積極組織各種資源，發(fā)揚團隊的力量去實現(xiàn)［1］。而在完成組織目標(biāo)的這一過程中，秘書工作是一直貫穿始終的，管理的整個過程有文秘工作內(nèi)容。同時，文秘工作中具有管理的職能，管理與文秘兩種工作職能既有區(qū)別更有聯(lián)系，兩種職能相輔相成，管理中滲透著文秘職能，文秘中滲透著管理職能，二者共同推進工作的開展和目標(biāo)的實現(xiàn)。因此，正是在管理工作中，文秘和管理發(fā)生了千絲萬縷的聯(lián)系，“管理文秘”職能得以生成和發(fā)展，也就需要在管理工作中培養(yǎng)文秘的技巧和素養(yǎng)，在文秘工作中培養(yǎng)管理的方法、技藝和管理理念。

管理與文秘在工作中息息相關(guān)，但在管理工作中，總是以管理為主導(dǎo)，文秘為輔助推進管理，推進目標(biāo)的實現(xiàn)和任務(wù)的完成。文秘工作從屬于領(lǐng)導(dǎo)者的管理活動。管理工作是前臺工作，而文秘工作往往在幕后執(zhí)行。管理者總是走在前臺，承擔(dān)責(zé)任，

不論怎樣看，文秘從屬于管理職能，就不可避免地具有管理的屬性。這就需要培養(yǎng)文秘人員在管理方面的智能、素養(yǎng)及職業(yè)道德，培養(yǎng)適應(yīng)時代需要的管理型秘書人才。因此，在秘書學(xué)人才培養(yǎng)中，如何培養(yǎng)秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生的管理素養(yǎng)與能力已成為這個學(xué)科的重要主題。

二、提高秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生管理能力的途徑

（一）培育秘書學(xué)專業(yè)師生的管理理念

理念是推動一切工作的前提，是思想的指導(dǎo)，只有樹立了干事的理念，才能干成事情。就文秘專業(yè)學(xué)生管理意識的生成、能力和素質(zhì)的培養(yǎng)而言，也必須從理念入手。學(xué)校、教師和學(xué)生都應(yīng)意識到培養(yǎng)管理理念對文秘專業(yè)學(xué)生的重要性。要使學(xué)校、教師和學(xué)生都真正懂得，管理職能是做好文秘工作的必要條件。教學(xué)觀念必須順應(yīng)時代發(fā)展的需要而改變，文秘專業(yè)必須適應(yīng)社會需要和崗位需求。當(dāng)今的秘書人才不再是一般意義上的辦文、辦會、辦事，必須具有良好的輔助管理的能力。時代需要高素質(zhì)的管理型文秘人才，秘書已然從過去負責(zé)抄抄寫寫的打雜工變成需要具備良好管理能力的綜合型人才。這就要求提升文秘專業(yè)的存在價值。要讓“管理文秘”的理念深入到秘書學(xué)專業(yè)的教育教學(xué)實踐中，學(xué)校應(yīng)營造好各種適合秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生發(fā)展管理理念的環(huán)境和氛圍，把管理理念上升成一種秘書學(xué)專業(yè)的文化，對學(xué)生起到潛移默化的作用。秘書學(xué)專業(yè)的教師要從思想上認(rèn)可管理理念，有了正確的認(rèn)知才能更好地執(zhí)行，才能在課堂中踐行。同時，教師也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，豐富管理知識，深入實踐調(diào)研，豐富管理經(jīng)驗。只有學(xué)校和教師重視對學(xué)生管理理念的培養(yǎng)，才能為教學(xué)和教改提供良好的外部環(huán)境和保障，也才能培養(yǎng)真正滿足社會需求的高素質(zhì)的秘書專業(yè)人才，秘書學(xué)專業(yè)也才能真正得到社會的認(rèn)可和尊重。

（二）科學(xué)設(shè)置秘書學(xué)專業(yè)課程體系

文秘專業(yè)要實現(xiàn)其人才培養(yǎng)對接社會需求，培養(yǎng)具有管理能力的文秘人才，就必須將管理學(xué)的內(nèi)容引入到秘書學(xué)專業(yè)教學(xué)的課程體系中。管理學(xué)是一門發(fā)展相對完善的學(xué)科，已形成了自己相對成熟的教學(xué)模式和教學(xué)體系。在秘書學(xué)專業(yè)教學(xué)中適當(dāng)增加管理學(xué)的教學(xué)內(nèi)容，其實質(zhì)就是實現(xiàn)這兩個專業(yè)的交叉融合。但如何實現(xiàn)這種融合，不至于成為單純的管理學(xué)教學(xué)，而是實現(xiàn)“管理文秘”呢？在秘書學(xué)專業(yè)培養(yǎng)計劃中增加一些與未來文秘工作相關(guān)的管理學(xué)課程，是培養(yǎng)學(xué)生管理理念和提高管理學(xué)知識和理論的重要方式。但教師必須注意對管理學(xué)內(nèi)容在質(zhì)和量上的雙重把握，因為文秘專業(yè)的學(xué)生與管理學(xué)專業(yè)的學(xué)生在專業(yè)建構(gòu)上是不同的，培養(yǎng)目標(biāo)和要求都不同，因此文秘專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)管理學(xué)課程的廣度和深度都應(yīng)有別于純管理學(xué)專業(yè)的學(xué)生。在文秘專業(yè)中，主要是要重視管理理念的培養(yǎng)和開設(shè)有利于從事秘書工作的管理課程，如針對秘書需要社會調(diào)查能力、撰寫調(diào)查報告能力、組織協(xié)調(diào)能力等，開設(shè)社會調(diào)查學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、行為科學(xué)、行政管理學(xué)、企業(yè)管理等新興和行業(yè)管理學(xué)科課程。秘書專業(yè)應(yīng)積極適應(yīng)時代發(fā)展需要，培養(yǎng)適應(yīng)多種行業(yè)的管理型秘書，必須調(diào)整原有的課程設(shè)置，形成學(xué)生適應(yīng)現(xiàn)代管理型秘書的知識結(jié)構(gòu)。同時，對于秘書專業(yè)的學(xué)生，更應(yīng)注重管理技能的培養(yǎng)，不只是管理學(xué)理論和知識的學(xué)習(xí)，秘書專業(yè)是一門應(yīng)用型文科專業(yè)，應(yīng)始終注重課程的應(yīng)用性。

（三）以實踐為導(dǎo)向，改進教學(xué)方式方法

1.實踐教學(xué)

秘書學(xué)專業(yè)的學(xué)生應(yīng)盡可能多增加一些實踐教學(xué)內(nèi)容，讓理論知識得到實踐的檢驗?！吧罴唇逃保欢ㄒ屆貢鴮W(xué)專業(yè)的學(xué)生走進生活，走進實踐，讓理論知識有實踐運用的機會。應(yīng)通過設(shè)立暑假短學(xué)期，通過暑假參加社會實踐，要求學(xué)生撰寫實踐調(diào)研報告，提升實踐能力。學(xué)校應(yīng)積極與企業(yè)、政府部門、廠礦聯(lián)系，建立秘書學(xué)專業(yè)的教學(xué)實踐基地和見習(xí)實習(xí)基地。學(xué)校還應(yīng)為學(xué)生設(shè)立專門的實踐學(xué)期，讓學(xué)生去企業(yè)、政府部門見習(xí)實習(xí)，參與管理，提升秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生各方面的能力，尤其是管理能力和水平。學(xué)校還應(yīng)為學(xué)生多提供一些參與實踐的機會，比如學(xué)校和地方企業(yè)、政府部門舉行重大活動或者會議，可以讓文秘專業(yè)學(xué)生參加一些工作，讓他們有走出去的機會，親身實踐，提高自己各方面的能力。

2.案例教學(xué)

秘書學(xué)專業(yè)是一門應(yīng)用性文科專業(yè)，應(yīng)以實踐教學(xué)為主，理論為輔，并且在理論課教學(xué)時應(yīng)多一些實際案例的教學(xué)。這樣更接近生活，讓學(xué)生有身臨其境之感，從而能更好地提高學(xué)生的實際操作能力，避免“紙上談兵”、“形而上學(xué)”。通過一些實際的經(jīng)典案例的講解，讓學(xué)生對社會生活有更真實的感受和更深入的了解。通過設(shè)計案例，讓學(xué)生通過充分深入地互相討論，尋求解決問題的方案，通過案例學(xué)習(xí)，學(xué)生更容易接受和掌握鮮活的案例中所蘊含的知識和經(jīng)驗。同時，通過各方面的案例教學(xué)，培養(yǎng)學(xué)生工作協(xié)調(diào)、人際協(xié)調(diào)的方法與技巧，商務(wù)談判的方法和藝術(shù)，人際溝通的原則和技巧等，很多的管理技巧和能力都可以通過好的案例設(shè)計得到培養(yǎng)和提升。

3.角色扮演

角色扮演就是分角色在具體情境中扮演秘書人員，在具體問題中讓學(xué)生自己去應(yīng)對，啟發(fā)學(xué)生思維，教師在這個過程只是扮演配角，指導(dǎo)學(xué)生，充分發(fā)揮學(xué)生的主動性和創(chuàng)造性。角色扮演可以有效地定位學(xué)習(xí)目標(biāo)，讓學(xué)生身臨其境，如同在實際生活中一樣，可以使學(xué)生更加感知和熟悉秘書工作環(huán)境，知悉作為秘書人員應(yīng)該怎樣處理問題。角色扮演是一種虛擬實踐的教學(xué)方法，通過為學(xué)生提供特定情境扮演一定的角色，加深對具體工作崗位的理解。譬如組織學(xué)生自己籌備會議，自己進行商務(wù)談判，自己進行危機事件的情景模擬和處理等等。角色扮演可以讓學(xué)生在扮演中獲得對工作崗位的感知，增強感性印象和理性思考，開啟學(xué)生的想象和思維，提高學(xué)生的知識運用能力、實際操作能力及隨機應(yīng)變能力等，對提高教學(xué)效果很有幫助，教師只是最后點評，讓學(xué)生體驗秘書工作的實踐場景。

4.體驗教學(xué)

要提升文秘專業(yè)學(xué)生的管理能力，不應(yīng)只停留在課堂上，還要讓學(xué)生有機會實踐。但學(xué)生真正的實踐又是有限的，只能是小范圍的，受到時間和各方面條件資源的制約。體驗教學(xué)能彌補實踐教學(xué)的受限性，讓學(xué)生深入實踐進行觀摩和體驗不失為一種可行的選擇，由教師帶隊深入企業(yè)、廠礦和政府部門，近距離感受學(xué)習(xí)內(nèi)容。這樣學(xué)生就會把所觀所感同平時課堂教學(xué)知識結(jié)合起來，通過體驗去感知、理解、領(lǐng)悟和驗證教學(xué)內(nèi)容，這種真實場景的觀摩體驗，有助于學(xué)生管理理念、技能和判斷的形成，學(xué)生返回課堂后會更具實際的觀感調(diào)整自己的學(xué)習(xí)方法和知識結(jié)構(gòu)。同時，體驗教學(xué)也有助于培養(yǎng)學(xué)生的悟性和對知識的感悟能力，培養(yǎng)學(xué)生分析問題和解決問題的能力。

三、結(jié)語

當(dāng)今社會，經(jīng)濟與社會飛速發(fā)展，帶來了不同學(xué)科的交叉融合，學(xué)科的交叉和融合已成為學(xué)科發(fā)展的大趨勢，特別是在哲學(xué)社會科學(xué)領(lǐng)域，融合的趨勢越來越明顯。文秘教學(xué)與管理理念的融合在某種程度上是對社會科學(xué)融合趨勢的時代反映，隨著時代的發(fā)展，秘書職業(yè)的專門性越來越同綜合性聯(lián)系到一起，秘書職業(yè)的專門性與綜合性相伴相隨，將管理理念與文秘教學(xué)相結(jié)合，將管理學(xué)課程帶進秘書學(xué)專業(yè)的課堂之中，這是秘書職業(yè)“管理文秘”職能的要求，更是社會發(fā)展的要求。特別是隨著時代發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)繁多，不可能事必躬親，秘書的作用得以凸顯。秘書的一系列工作都存在管理活動，如從組織形象管理、人際關(guān)系管理、溝通管理到辦公室管理、文件管理、會議管理、信息與檔案管理等無不體現(xiàn)“管理文秘”的重要性，秘書越來越要求需要有良好的管理能力，管理型秘書成為秘書職業(yè)的發(fā)展趨勢，這為秘書職業(yè)的新發(fā)展提供了很大的空間。

［1］ 納勇.“管理文秘”職能的歷史演變［J］.云南民族大學(xué)學(xué)報，2008，（2）.

［2］ 秦旺鋒.高職文秘專業(yè)教學(xué)中學(xué)生現(xiàn)代企業(yè)管理理念的培養(yǎng)［J］.當(dāng)代職業(yè)教育，2012，（8）.

（責(zé)任編輯 王小聰）（責(zé)任校對 黎 帥）（英文編輯 韋琴紅）

An Exploration on Improving the Management Ability of students majoring in Secretary Science

WANG Youyun1， JIANG Zhijun2
（ 1. School of Humanities， Tongren College， Tongren，Guizhou 554300， China；2. Dahua Town Middle School， Xupu， Hunan 419315， China ）

The nature of secretary work decides that secretary is closely related to management. With the development of society， the function of secretary has changed， and a management-type secretary” has formed and developed. Then how to cultivate the management conception and management ability of students majoring in Secretary Science has become a teaching-reform project deserving researching for the Secretary Majors in colleges and universities. In this paper， it is held that the important way to improve the management ability and cultivate the management-type secretary adapting to the times is to start with the cultivation of the management conception of students majoring in Secretary Science. Then， it is vital to scientifically set a practice-oriented curriculum system and improve teaching method to take practice teaching， case study， role play and experiencing teaching.

Secretary Science， Management ability， Management secretary

G421

A

1673-9639 （2015） 02-0189-04

2014-10-22

本文為2013年銅仁學(xué)院教改項目“秘書學(xué)本科專業(yè)管理學(xué)課程資源開發(fā)問題研究”（TRXYJG-2013-02）成果。

王友云（1975-），男，湖南溆浦人，副教授，在讀博士，研究方向：公共管理。蔣志軍（1979-），男，湖南溆浦人，研究方向：中學(xué)教學(xué)與研究。文秘工作在幕后輔助管理者工作。尤其在領(lǐng)導(dǎo)的決策過程中，文秘人員要進行信息的搜集、整理，為領(lǐng)導(dǎo)提供最好的咨詢服務(wù)，做好參謀，獻計獻策，特別是要做好調(diào)查研究工作，使領(lǐng)導(dǎo)決策建立在充分的事實根據(jù)和科學(xué)民主的基礎(chǔ)之上。這是文秘的主要工作，也即“管理文秘”工作。由此可見，“管理文秘”是領(lǐng)導(dǎo)決策的前奏。文秘職能總是從屬性的，最終的決策權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)?！肮芾砦拿亍笔墙?jīng)過一系列的社會調(diào)查、信息收集、統(tǒng)計分析等活動為領(lǐng)導(dǎo)提供“半成品”。文秘總是與管理相連，又是完成管理職能的潛在性、基礎(chǔ)性工作，而要使文秘工作發(fā)揮管理的效能需經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的轉(zhuǎn)換，讓“管理文秘”工作得來的“半成品”經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)采納、批準(zhǔn)后才進入管理的執(zhí)行環(huán)節(jié)。同時，文秘人員總是與領(lǐng)導(dǎo)緊密相聯(lián)，需要承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)部分帶有管理性質(zhì)的工作。例如，計劃、組織、協(xié)調(diào)等管理過程工作，文秘人員也總是參與其中。比如文秘人員經(jīng)過信息收集后草擬計劃，就帶有計劃職能；文秘人員會參與一定的組織活動，如組織會務(wù)、調(diào)查等；文秘人員會根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)參與前期的各項協(xié)調(diào)與溝通工作；也會參與一定的經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的控制與監(jiān)督檢查工作，等等。秘書的管理工作在現(xiàn)代社會越來越多。特別是當(dāng)今時代的發(fā)展，秘書的職能已發(fā)生了重要變化，不再是傳統(tǒng)意義上的無“管理權(quán)”的文書，現(xiàn)今的秘書處于領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間，日益顯現(xiàn)出非常重要的作用，整個機構(gòu)的運轉(zhuǎn)已與秘書息息相關(guān)，秘書擔(dān)負著協(xié)調(diào)上與下的職能，具有樞紐與協(xié)調(diào)的重要作用，秘書職能的變化要求秘書必須具備良好的管理能力。