指紋考勤在醫(yī)院精細(xì)化管理中的應(yīng)用

□ 王洪國 WANG Hong-guo 武亞琴 WU Ya-qin 閆華 YAN Hua 王晶桐 WANG Jing-tong 王杉 WANG Shan

近年來，個(gè)人指紋因具有唯一性、不可替代性，逐漸被應(yīng)用于各大公司和企業(yè)的考勤管理中，用來進(jìn)行身份驗(yàn)證、提高管理效率。將指紋考勤引入醫(yī)院管理有助于實(shí)現(xiàn)考勤的智能化、無紙化，同時(shí)指紋考勤的公平性和約束性會提高醫(yī)院的社會形象[1]，從而推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的提高。

筆者所在醫(yī)院自2014年4月起在全院所有行政處室和部分外包服務(wù)公司實(shí)行指紋考勤，同時(shí)借助醫(yī)院OA系統(tǒng)--醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)（HRP）實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上請假，并將指紋打卡數(shù)據(jù)、個(gè)人請假和個(gè)人寒暑假天數(shù)（法定假日）三者結(jié)合自動(dòng)生成考勤。指紋考勤作為高科技信息管理工具，讓醫(yī)院運(yùn)營和精細(xì)化管理有了新的技術(shù)支撐，不僅提高了員工的自覺性和工作效率，也為臨床一線提供了更加堅(jiān)實(shí)的行政后勤保障。

指紋考勤制度建設(shè)

1.制度建設(shè)流程。從2013年12月開始，醫(yī)院開始部署行政處室指紋考勤事宜，人事處具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)行休假及排班制度結(jié)合不同人群出勤特點(diǎn)起草指紋考勤制度，廣泛征求醫(yī)院所有行政處室負(fù)責(zé)人和院領(lǐng)導(dǎo)的意見并討論修訂，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對所提的每條意見均進(jìn)行反饋并做持續(xù)改進(jìn)，最后制度經(jīng)院務(wù)會通過后開始實(shí)施。

2.考勤范圍。指紋考勤根據(jù)先試點(diǎn)再推廣的原則逐步推行，共涉及全院所有行政處室員工（包括臨床兼職的管理人員）642人，部分外包服務(wù)人員（保安、IT人員等）283人、研究生90人，共計(jì)1015人。

3.管理方式。行政處室員工指紋考勤由各處室和人事處共同負(fù)責(zé)，外包服務(wù)人員由相應(yīng)管理科室負(fù)責(zé)，研究生由教育處負(fù)責(zé)。本文重點(diǎn)介紹本院職工和外包服務(wù)人員的指紋考勤。

指紋考勤系統(tǒng)建設(shè)

1.指紋考勤機(jī)布點(diǎn)設(shè)置。本院有三個(gè)院區(qū)，本著方便員工的原則進(jìn)行考勤機(jī)布點(diǎn)設(shè)置。經(jīng)測算，每臺考勤機(jī)早晨打卡50人次不會額外增加員工排隊(duì)打卡時(shí)間，根據(jù)各院區(qū)各樓宇打卡人數(shù)共配置20臺考勤機(jī)。

2.指紋打卡數(shù)據(jù)上傳與存儲。指紋考勤機(jī)與中心服務(wù)器聯(lián)網(wǎng)設(shè)置，由人事處進(jìn)行后臺控制，打卡數(shù)據(jù)和圖像實(shí)時(shí)傳輸，并配置專用電腦確保指紋和考勤數(shù)據(jù)安全。醫(yī)院對所采購的指紋考勤機(jī)進(jìn)行二次開發(fā)，考勤機(jī)僅用于原始打卡數(shù)據(jù)的采集，醫(yī)院OA系統(tǒng)對考勤數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)抓取并根據(jù)出勤規(guī)則實(shí)時(shí)計(jì)算遲到、早退和休假情況。

3.指紋打卡數(shù)據(jù)查詢與網(wǎng)上請假流程相結(jié)合。從2014年4月起，在全院正式實(shí)行指紋考勤，員工上下班各指紋打卡一次，保證8小時(shí)有效工作時(shí)間?？记诮Y(jié)果與HRP人事管理系統(tǒng)對接、與工資和獎(jiǎng)金直接關(guān)聯(lián)。

3.1 考勤數(shù)據(jù)查詢權(quán)限。指紋打卡數(shù)據(jù)查詢分三個(gè)層級以滿足不同人員對考勤結(jié)果的查看和管理需求。第一層級，所有員工均可登陸OA查看本人指紋打卡數(shù)據(jù)并進(jìn)行網(wǎng)上請假；第二層級，各處室考勤員和處室負(fù)責(zé)人可查看本單元所有人員的打卡數(shù)據(jù)，同時(shí)處室負(fù)責(zé)人可以進(jìn)行請假審批；第三層級，人事處考勤管理員和院領(lǐng)導(dǎo)可以查看所有員工的打卡數(shù)據(jù)和請假情況。

3.2 網(wǎng)上請假流程設(shè)計(jì)。職工請假分為因公外出和個(gè)人請（休）假兩種。每個(gè)職工進(jìn)入HRP請假管理系統(tǒng)進(jìn)行請（休）假申請和因公外出登記，由相應(yīng)的上級進(jìn)行審批。

3.3 打卡數(shù)據(jù)和請假數(shù)據(jù)相結(jié)合自動(dòng)生成考勤。系統(tǒng)會根據(jù)指紋打卡數(shù)據(jù)和請假數(shù)據(jù)自動(dòng)生成考勤，并將結(jié)果抓取到考勤上報(bào)系統(tǒng)中，從而減少人為干預(yù)因素。

指紋考勤實(shí)施效果

指紋考勤實(shí)施9個(gè)月以來，促進(jìn)了醫(yī)院人力資源管理和綜合管理水平的提高。醫(yī)院員工都從中受益，將更多的有效工作時(shí)間投入服務(wù)臨床和醫(yī)院發(fā)展，從而進(jìn)一步提高醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療效率。

1.規(guī)范員工請假，工作安排更加有序。傳統(tǒng)請假方式存在格式不規(guī)范、方法不統(tǒng)一、部分請假無記錄等情況。借助醫(yī)院HRP系統(tǒng)搭建網(wǎng)上請假平臺，員工因公外出、個(gè)人請休假均需提前安排，相關(guān)工作也需要提前安排妥當(dāng)。行政處室正職外出，要填寫外出期間相關(guān)工作代理人。員工對個(gè)人應(yīng)有寒暑假天數(shù)更加明確，可以妥善、有序安排個(gè)人帶薪休假，這也更加有利于員工身心健康的發(fā)展。

2.提高考勤管理質(zhì)量和效率。實(shí)施指紋考勤后，考勤上報(bào)、薪資計(jì)算有了更精確的數(shù)據(jù)。考勤上報(bào)更加精細(xì)化、科學(xué)化，考勤系統(tǒng)除自動(dòng)生成考勤之外，還可以對每個(gè)人的早來晚走情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，平均每人每天會提前22分鐘來醫(yī)院，晚走27分鐘離開醫(yī)院；各部門早來晚走時(shí)間均有統(tǒng)計(jì)，排名靠前的四個(gè)部門分別為102分鐘、96分鐘、81分鐘和79分鐘。自此，對于部分員工調(diào)休假的計(jì)算有了更精確的數(shù)據(jù)支持；結(jié)合任務(wù)完成質(zhì)量和效果為員工績效考核提供數(shù)據(jù)支撐，在獎(jiǎng)金分配和評優(yōu)上進(jìn)行政策傾斜。

3.提升醫(yī)院形象，促進(jìn)員工責(zé)任心和工作效率的提高。指紋考勤實(shí)施后，員工加強(qiáng)自我約束、實(shí)現(xiàn)自我監(jiān)督，工作責(zé)任心進(jìn)一步提高。指紋考勤利用信息化手段，使得員工出勤更加規(guī)范。指紋考勤實(shí)施后，遲到和早退時(shí)間系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行積累，月末系統(tǒng)自動(dòng)沖抵個(gè)人寒暑假，寒暑假沖抵完畢則自動(dòng)關(guān)聯(lián)到病假或事假，需要對個(gè)人薪資進(jìn)行扣除。通過這種機(jī)制，督促所有員工規(guī)范出勤，使得出勤更加公平、科學(xué)。在系統(tǒng)規(guī)定的8小時(shí)有效工作時(shí)間內(nèi)，進(jìn)一步提高工作效率。醫(yī)院引入指紋考勤，也提高了醫(yī)院的規(guī)范管理、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的社會形象。

4.完善外包服務(wù)人員和合同管理。為保證外包服務(wù)人員在醫(yī)院提供足時(shí)、達(dá)標(biāo)的服務(wù)，醫(yī)院要求全部駐點(diǎn)IT外包人員、探視問詢和巡視保安均進(jìn)行指紋考勤，分別由相應(yīng)行政處室管理人員進(jìn)行監(jiān)管，改變單純靠巡查或抽查的管理模式。這樣就避免合同規(guī)定配備人員數(shù)量和工時(shí)不達(dá)標(biāo)情況的發(fā)生。同時(shí)，保安外包合同結(jié)算方式，也根據(jù)出勤人數(shù)和出勤的時(shí)間來進(jìn)行結(jié)算，更加精細(xì)化、科學(xué)化，從而避免了“吃空額”的發(fā)生。

5.促進(jìn)人力資源合理配置，降低醫(yī)院管理成本。實(shí)施指紋考勤是為了實(shí)現(xiàn)更加合理的人力資源配置，對人員出勤數(shù)據(jù)進(jìn)行摸底，掌握員工出勤、加班、休假等數(shù)據(jù)，結(jié)合崗位和工作量，為實(shí)行崗位管理、合理配置人員提供數(shù)據(jù)支持。各科室考勤員不必再手工計(jì)算個(gè)人請假情況，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行累計(jì)；人事處考勤管理員對于每個(gè)人出勤實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)掌握，降低大量的人力成本，而且顯著提高考勤管理的質(zhì)量和效率。對外包服務(wù)人員進(jìn)行指紋考勤，還可以節(jié)省醫(yī)院監(jiān)管人員的人力成本。

6.提高醫(yī)院整體信息化建設(shè)水平。指紋考勤系統(tǒng)建設(shè)牽一發(fā)而動(dòng)全身，指紋考勤推動(dòng)醫(yī)院HRP系統(tǒng)建設(shè)和完善。同時(shí)，還在HRP系統(tǒng)中設(shè)計(jì)總值班排班和簽到模塊，系統(tǒng)綁定短信提前一天發(fā)送到個(gè)人手機(jī)進(jìn)行值班提醒。該系統(tǒng)的一大亮點(diǎn)是黨委院長辦公室主任可以實(shí)時(shí)掌握全院行政中層的出勤和請假情況，便于更加高效、有序安排各項(xiàng)工作。另一亮點(diǎn)是總值班人員如果進(jìn)行總值班調(diào)休，則在請調(diào)休假時(shí)會自動(dòng)鏈接到總值班簽到日期。另外，指紋打卡數(shù)據(jù)查看和網(wǎng)上請假系統(tǒng)為醫(yī)院沒有實(shí)施指紋考勤的科室員工都預(yù)留了接口，如果科室提需求則可以直接投入使用。

指紋考勤在本院實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)

指紋考勤在大型公立醫(yī)院的應(yīng)用多局限于某一方面或某一領(lǐng)域，其核心功能是利用信息化手段進(jìn)行身份認(rèn)證并規(guī)范出勤管理。作為一種新的管理工具應(yīng)用到醫(yī)院管理中是一種探索和創(chuàng)新。本院指紋考勤實(shí)施以來帶動(dòng)醫(yī)院管理水平多方面的提升，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)如下：

1.指紋考勤的實(shí)施，制度是基礎(chǔ)，系統(tǒng)是關(guān)鍵，團(tuán)隊(duì)合作是保障。考勤制度設(shè)計(jì)是整個(gè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)，指紋考勤系統(tǒng)建設(shè)需要信息部門人員的技術(shù)支持，對于優(yōu)化流程、方便使用非常關(guān)鍵，也需要系統(tǒng)的持續(xù)完善。因指紋考勤涉及人事處、黨院辦、信息中心等多個(gè)部門，需要跨部門通力合作才能保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。雖然缺乏諸如醫(yī)院社會效益和經(jīng)濟(jì)效益提高歸因于指紋考勤的數(shù)據(jù)，但對于優(yōu)化流程、提高信息化水平、規(guī)范考勤管理等醫(yī)院綜合管理水平的提高起到巨大的促進(jìn)作用。

2.指紋考勤的實(shí)施要遵循先試點(diǎn)后推廣的原則，逐步優(yōu)化調(diào)整。在保證考勤制度公平性基礎(chǔ)上，需要設(shè)計(jì)滿足不同管理需求的功能模塊。同時(shí)要與醫(yī)院現(xiàn)行的獎(jiǎng)懲制度、休假制度、值班制度相匹配，這樣才能揚(yáng)長避短，發(fā)揮指紋考勤最大的功效，提高醫(yī)院的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3.指紋考勤制度要與醫(yī)院文化建設(shè)有機(jī)結(jié)合。指紋考勤的實(shí)施使得醫(yī)院文化建設(shè)又多了一個(gè)制度保障，在強(qiáng)調(diào)愛崗敬業(yè)的同時(shí)，也促進(jìn)員工工作效率的提高和國家?guī)叫菁僬叩穆鋵?shí)，有利于員工身心健康和組織的健康可持續(xù)發(fā)展。所以在考勤制度的制定過程中，要妥善處理管理制度所發(fā)揮的作用，考慮員工心理承受力，使制度本身保持適度彈性。

指紋考勤在醫(yī)院管理中的應(yīng)用展望

指紋考勤在優(yōu)化考勤方式、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理方面具有良好效果，在醫(yī)院管理中還可應(yīng)用于更多領(lǐng)域。

1.實(shí)現(xiàn)有效的身份識別

1.1 在職業(yè)健康體檢中的應(yīng)用[2]。將指紋識別技術(shù)應(yīng)用于職業(yè)健康檢查中，可有效避免冒名頂替現(xiàn)象的出現(xiàn)，增強(qiáng)職業(yè)健康檢查結(jié)果的科學(xué)性及權(quán)威性。

1.2 規(guī)范毒麻藥品使用[3-4]。在醫(yī)院毒麻藥品管理中應(yīng)用指紋管理系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確識別患者身份并可對其用藥進(jìn)行有效監(jiān)控，從而彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理的不足。

1.3 血源管理和人類精子庫管理[5]。將指紋識別技術(shù)運(yùn)用于血源管理和人類精子庫，可實(shí)現(xiàn)對供者的嚴(yán)格管理，保證供者更加安全、隱私。

2.優(yōu)化就醫(yī)流程

2.1 指紋識別就醫(yī)。病人用指紋識別就醫(yī)，目前主要應(yīng)用于部隊(duì)醫(yī)院[6-8]。指紋識別就醫(yī)可以準(zhǔn)確快速驗(yàn)證病人信息，縮短掛號時(shí)間、簡化就醫(yī)流程，避免借用醫(yī)療卡現(xiàn)象的發(fā)生，從而有利于提高門診工作及信息化管理效益。

2.2 在門診電子處方系統(tǒng)中使用基于指紋識別的電子簽名[9]?；谏镏讣y識別的電子簽名技術(shù)能夠保證處方的真實(shí)性與完整性，優(yōu)化工作流程，提高工作效率，通過無紙化節(jié)約經(jīng)費(fèi)。

3.提高管理效率

3.1 繼續(xù)教育管理[10-11]。指紋考勤可以使會議簽到和繼續(xù)教育更加規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，有利于進(jìn)修醫(yī)護(hù)人員出勤管理和學(xué)分管理。

3.2 手術(shù)室準(zhǔn)時(shí)開臺管理[12]。對手術(shù)醫(yī)師、麻醉師、手術(shù)室護(hù)士實(shí)施指紋考勤可促進(jìn)第一臺手術(shù)準(zhǔn)時(shí)開臺[13-14]，從而縮短手術(shù)周轉(zhuǎn)時(shí)間，保證手術(shù)順利進(jìn)行。

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3 張瑛，馮新，劉劍英.麻醉藥品指紋管理系統(tǒng)的建立與應(yīng)用[J].中國藥房,2007,18(28):2187-2189

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