數(shù)字化背景下干部人事檔案管理思考與探析

馮小春

（重慶市墊江縣老干部服務(wù)中心，重慶 408300）

所謂干部人事檔案“數(shù)字化”建設(shè)的本質(zhì)，也便是通過設(shè)置電子檔案的方式來提高我國行政部門的檔案管理工作效率。由于實際工作過程中常常會出現(xiàn)干部人事調(diào)動的情況，并且隨著工作的不斷推進開展也需要對干部個人檔案進行相應(yīng)的完善與補充，從而就暴露出了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式不僅效率低下，并且還極易出現(xiàn)一些人為疏忽的問題。因此得益于信息技術(shù)高度發(fā)展所帶來的優(yōu)勢，人們開始不斷思考檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)措施，希望能夠以此改變傳統(tǒng)工作模式中的不足之處。

1 干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實意義

1.1 信息記錄更全面

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)干部檔案中，通常僅僅只能夠記錄一些文字與圖片內(nèi)容，關(guān)于干部的真實個人記錄依舊存在記載不夠全面的現(xiàn)象。如此一來便使得一些職稱評定、崗位晉升工作缺乏相對完善具體的參照，無法真實體現(xiàn)出干部的個人真實水平。而在數(shù)字化檔案視角下，其不僅能夠具體的將紙質(zhì)檔案內(nèi)容繼承過來，同時還能夠在此基礎(chǔ)上進一步補充影像、音頻內(nèi)容，并包括一些更為詳細(xì)的指紋記錄、表格數(shù)據(jù)等等。因此相對于傳統(tǒng)檔案來說，數(shù)字化的干部檔案無疑更為全面，使得人們在進行檔案閱讀的過程中能夠直接對干部形直觀印象[1]。

1.2 提高干部檔案的信息質(zhì)量

干部檔案的最大功能便是真實記錄一個人的工作歷程，以便于今后人們可以通過檔案記錄的真實信息來對干部形成客觀而真實的評價。因此對于人事檔案來說，其在建檔過程中的根本要求便是需要盡可能保證自身的可查閱性以及所記錄的信息質(zhì)量。而在數(shù)字化人事檔案中，其建檔方式是由計算機程序進行統(tǒng)一操作，因此在格式方面保持著高度的統(tǒng)一性，無論是原始檔案信息還是后來的添加內(nèi)容，都會以規(guī)范格式呈現(xiàn)在人們眼前，使得信息調(diào)閱工作更加直觀高效，并且有效地保證了電子檔案的信息質(zhì)量。

1.3 便于儲存管理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理過程中往往面臨的各種各樣的威脅，例如水、火、蟲蛀甚至一些自然災(zāi)害等等。因此在進行檔案管理工作的過程中不僅需要耗費巨大的時間成本，同時還要相關(guān)部門每年支出一定的資金成本來進行維護。而在數(shù)字化檔案不僅管理便捷，同時還可以進行相應(yīng)的備份處理，極大提高了檔案管理工作的安全性與穩(wěn)定性。

1.4 確保人事調(diào)動的合理性

數(shù)字化人事檔案管理的優(yōu)勢不僅在于更加精確高效，其最主要的意義在于能夠通過自身的系統(tǒng)分析進行精確化的人事崗位調(diào)動。在基層工作崗位當(dāng)中，常常面臨著頻繁的崗位變動。而在此過程中不僅需要上級單位充分考慮干部的專業(yè)領(lǐng)域、性格特點、實際水平，還需要綜合干部以往的工作業(yè)績來判斷其是否適合該工作崗位。而利用數(shù)字化檔案管理，則可以通過系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析與篩選，自動選擇出符合相關(guān)條件的人才以供人工選擇，如此不僅保證對人才的合理利用，同時也能夠確保人事調(diào)動工作的準(zhǔn)確性[2]。

2 現(xiàn)階段干部檔案數(shù)字化管理工作中需要重視的問題

2.1 缺乏必要的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險管控機制

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，為人們帶來不僅只有工作的便捷與提升，同時也帶來了前所未有的巨大挑戰(zhàn)。在數(shù)字化檔案管理模式中，由于數(shù)據(jù)資源統(tǒng)一存放在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)硬盤當(dāng)中，以此極易引來一些不法分子的窺探，通過盜取、篡改、泄露干部個人信息，來獲取相應(yīng)的不正當(dāng)收益。這種方式不僅會造成干部的人利益的損失，同時也會嚴(yán)重擾亂社會正常秩序，為基層單位的工作將開展造成一定的負(fù)面影響[3]。

2.2 對于數(shù)字化人事檔案的利用效率不高

如上文所述，數(shù)字化電子檔案的實際價值，在于能夠有效提高基層單位對于人力資源的合理利用。但是在實際工作過程中，由于部分員工觀念轉(zhuǎn)變不及時的緣故，因此在進行人事檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中常常會表現(xiàn)出來一定的不適應(yīng)，無法完全發(fā)揮出數(shù)字化檔案的最大價值。一些工作經(jīng)驗豐富的資深檔案管理人員盡管能夠快速熟悉電子檔案的操作規(guī)范，但也依舊只是沿用傳統(tǒng)形式來進行檔案的保管與記錄工作，沒能夠利用系統(tǒng)的分析功能為崗位人事調(diào)動提供相關(guān)參考，因此還需要有關(guān)部門進一步加強工作人員的教育培訓(xùn)工作。

2.3 人才隊伍配置不健全

數(shù)字化人事檔案管理模式雖然能夠?qū)崿F(xiàn)高度的自動化與智能化工作模式，但在實際工作過程中，依舊需要以人力管理為根本才能夠發(fā)揮出系統(tǒng)的最大價值。然而在當(dāng)前階段，人才缺失現(xiàn)象依舊是數(shù)字化干部人事檔案管理工作中面臨的主要問題。根據(jù)《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的標(biāo)準(zhǔn)，在設(shè)置工作人員個人電子檔案的過程中，包括檔案掃描、人員建庫、數(shù)據(jù)存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)驗收、安全管理、數(shù)據(jù)交換等各個環(huán)節(jié)都需要專業(yè)技術(shù)人員按照一定的工作標(biāo)準(zhǔn)來進行建設(shè)，不僅對于工作人員的技術(shù)水平有著嚴(yán)格要求，還需要其必須保證具有先進的職業(yè)素養(yǎng)，如此才能夠確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作的規(guī)范進行。但是在實際工作過程中，由于專業(yè)的技術(shù)人才稀少，因此導(dǎo)致檔案管理水平?jīng)]有獲得實質(zhì)上的提高[4]。

3 數(shù)字化背景下的機關(guān)干部人事檔案管理優(yōu)化策略

3.1 強化人事檔案的日常管理

首先，各個基層單位需要加強對干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作的認(rèn)識，通過適當(dāng)?shù)馁Y源傾斜，來盡快完善自身的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)，以此將干部的人事檔案管理工作全面轉(zhuǎn)移到數(shù)字化管理模式當(dāng)中，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件則作為一種必要的輔助備份手段，以此實現(xiàn)精簡人力開支，并加強對資源利用效率的目的。

其次，基層單位的人事檔案管理系統(tǒng)需要盡快實現(xiàn)與省級單位之間的完美對接，通過統(tǒng)一整合全省的人才資源信息，來加強基層人事變動的準(zhǔn)確性，使得各個部門的專業(yè)人才都能夠得到相應(yīng)的重視與開發(fā)，被分配到合適的崗位來發(fā)揮自身的最大的職能效用，以此體現(xiàn)數(shù)字化人事檔案管理工作的準(zhǔn)確性與實效性。

最后，各個機關(guān)單位的數(shù)字化干部人事檔案在進行建立的過程中，需要統(tǒng)一遵循規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，嚴(yán)格依照相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范來進行操作。具體實施標(biāo)準(zhǔn)，可以設(shè)置統(tǒng)一的檔案文字、圖像、影像、音頻格式來進行干部個人信息的建立，以便于日后工作人員進行檔案查閱以及不同數(shù)據(jù)之間的格式轉(zhuǎn)換工作。同時，相關(guān)的檔案管理人員還需要不斷加強自身的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)，在進行干部人事檔案的操作管理時需要嚴(yán)格遵循相關(guān)的操作行為規(guī)范，避免由于人為操作不當(dāng)而為干部人事信息帶來不確定性因素[5]。

3.2 完善檔案風(fēng)險管控機制

由于干部個人檔案信息的敏感性，因此在日常工作過程中必須要保證設(shè)置專業(yè)的安全管理團隊來對其精細(xì)明維護，以此全面保證數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全運行。

首先，對于系統(tǒng)的操作必須根據(jù)訪問人員的級別不同來設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，避免由于人為因素造成檔案風(fēng)險增加。同時檔案安全管理團隊該需要實行“三員分權(quán)”機制，根據(jù)不同的管理員權(quán)限來對系統(tǒng)進行維護管理工作。其中系統(tǒng)管理員需要負(fù)責(zé)用戶檔案的創(chuàng)建與修改；安全保密員則負(fù)責(zé)管理使用權(quán)限，根據(jù)工作人員的不同需求予以其一定的操作許可，但是其本身不具備操作系統(tǒng)的能力；安全審計員則負(fù)責(zé)查看系統(tǒng)的工作日志，檢查其中是否存在違規(guī)操作與入侵跡象，從而及時發(fā)出預(yù)警，確保數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全性。在此基礎(chǔ)上，各個基層單位需要進一步加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，并嚴(yán)格管理各類數(shù)據(jù)的存儲、錄入、訪問、傳輸行為，并綁定MAC（媒體存取控制）地址的方式，來限制訪問用戶僅能夠使用固定設(shè)備登錄系統(tǒng)，以此在最大限度上保障干部人事信息的安全性。

其次，干部的人事檔案信息會隨著其個人工作經(jīng)歷的推進而不斷產(chǎn)生新的數(shù)據(jù)與相關(guān)內(nèi)容，因此為了保證數(shù)據(jù)信息不會出現(xiàn)丟失風(fēng)險，工作人員可以采用多冗余機制來對干部人事檔案中的個人信息進行管理，在進行人事信息變動的發(fā)過程中對相關(guān)數(shù)據(jù)進行多級拷貝備份，通過雙中心系統(tǒng)模式來保障人事數(shù)據(jù)的安全性。

3.3 加強人才隊伍建設(shè)

人才是發(fā)揮出數(shù)字化人事檔案管理工作最大價值的主要力量，因此隨著技術(shù)不斷更新與升級，相關(guān)的檔案管理工作人員也需要不斷強化自身的責(zé)任意識與專業(yè)素養(yǎng)，如此才能夠滿足新時期的工作需求，更好地對干部人事信息資源進行開發(fā)利用，并打造出優(yōu)質(zhì)品牌形象的數(shù)字化檔案管理工作模式。

為此，無論是資深的檔案管理工作人員，還是掌握一定技術(shù)功底的年輕專業(yè)人才，都需要彼此相互學(xué)習(xí)對方的優(yōu)秀工作經(jīng)驗，通過打造高效合作的一體化工作團隊，來實現(xiàn)全面提高檔案管理的工作效率。此外，上級單位還需要重點關(guān)注同時擁有技術(shù)與管理經(jīng)驗的復(fù)合型人才，通過宏觀角度的統(tǒng)籌管理，來確保各個崗位上的工作人員都能夠發(fā)揮出自身的最大價值，并更好地的適應(yīng)檔案數(shù)字化管理發(fā)展的需要。并且相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)者還需要隨著時代的發(fā)展特征，來不斷加強系統(tǒng)的更新升級工作，同時積極組織工作人員去了解一些新型技術(shù)與工作理念，以此為干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展提供有力的人才保障。例如，各個機關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)者可以采用與高校或地方圖書館、博物館之間進行合作的形似，組織一部分檔案管理工作人員到相關(guān)的工作崗位接受培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)一些先進技術(shù)與管理經(jīng)驗，來不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力，從而更好為干部人事檔案管理進行服務(wù)[6]。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著社會科技水平的不斷發(fā)展進步，各行各業(yè)的工作模式與整體效率都發(fā)生了很大改變。因此機關(guān)單位的干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)提高對自身工作模式信息化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)的重視程度，通過打造全新的管理平臺，來實現(xiàn)全面升級干部人事檔案的管理效率，從而進一步提升對人力資源的價值開發(fā)。