信息化背景下的檔案管理與創(chuàng)新

[內(nèi)容提要]信息化技術(shù)是伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)要求應(yīng)運(yùn)而生的科技產(chǎn)物。而管理創(chuàng)新確是高校發(fā)展的核心要素。對(duì)于高校檔案管理工作而言，既脫離不開信息化技術(shù)、系統(tǒng)平臺(tái)、檔案管理制度等的充分支持，同時(shí)也需要高校檔案管理對(duì)應(yīng)的執(zhí)行管理手段予以同步創(chuàng)新，以此才能對(duì)信息化檔案的文本信息等進(jìn)行加工與精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化與創(chuàng)新管理。

[D OI編碼]doi:10.3969/j.issn.1674-6287.2015.03.31

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]1674-6287（2015）03-0101-03

[收稿日期]2015-06-10

[作者簡(jiǎn)介]王莉莉，新疆伊犁師范學(xué)院。

當(dāng)前高校檔案在實(shí)踐管理應(yīng)用過程中多以電子信息化資源為主，屬于高校信息化資產(chǎn)與重要技術(shù)文化資產(chǎn)的重要組成部分。傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作更為重視工作流程的規(guī)范化管理，尤其是對(duì)檔案的組成建立、文檔存儲(chǔ)、信息傳遞、資源調(diào)用等管理作業(yè)內(nèi)容十分重視。但信息化背景下的檔案管理工作可以說更為重視檔案本身的質(zhì)量、價(jià)值提升，需要通過信息技術(shù)與知識(shí)管理工作等為其提供重要管理工作執(zhí)行保障，以此才能促進(jìn)高校管理工作順利開展。

一、檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

（一）創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然要求

創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展、科技進(jìn)步的重要?jiǎng)恿碓础８咝n案管理工作通過制度管理創(chuàng)新與管理手段的不斷完善，可以從根本上保障檔案管理工作的質(zhì)量管理水平。過去守舊的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足檔案管理信息化與知識(shí)管理檔案工作的作業(yè)要求。因此，檔案管理需要在過去傳統(tǒng)原有的基礎(chǔ)上予以創(chuàng)新也是順應(yīng)時(shí)代技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)的必然要求。

（二）創(chuàng)新是檔案管理工作的重要保障

隨著近年來國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科技產(chǎn)業(yè)等的大力發(fā)展，高校檔案管理作業(yè)涉及到的基礎(chǔ)設(shè)施、信息化建設(shè)環(huán)境等都在很大程度上得到了有益改善，進(jìn)而使得檔案管理工作實(shí)踐業(yè)務(wù)開展與信息資源建設(shè)成果都得到了顯著增強(qiáng)。而高校檔案管理工作仍然存在服務(wù)對(duì)象局限、服務(wù)項(xiàng)目單一、管理手段守舊、人員思想滯后等問題，所以通過管理體系制度的創(chuàng)新才能從根源上解決這些管理工作問題。

（三）創(chuàng)新是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)持續(xù)化發(fā)展的根源動(dòng)力

高校檔案管理工作所有服務(wù)工作對(duì)應(yīng)的內(nèi)容都是為了為高校自身發(fā)展提供便利，以滿足其項(xiàng)目運(yùn)行、管理工作開展的實(shí)際需求。因此，在高校高度檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)處在自身發(fā)展角度出發(fā)，與高校發(fā)展戰(zhàn)略保持同步，選擇正確規(guī)劃方向，以為檔案信息資源的積累、組織評(píng)價(jià)、應(yīng)用傳遞等工作流程的創(chuàng)新管理提供可持續(xù)化發(fā)展的根源動(dòng)力。此外，檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新也更多體現(xiàn)在信息化背景下的知識(shí)管理工作管理流程的創(chuàng)新。即通過知識(shí)管理工作模式與信息化技術(shù)平臺(tái)的充分融合，才能高度體現(xiàn)檔案信息資源的內(nèi)涵與價(jià)值，配套高校實(shí)際管理運(yùn)作項(xiàng)目調(diào)用檔案信息資源的個(gè)性化需求。

二、高校檔案信息化管理模式的迫切需要

（一）傳統(tǒng)檔案管理面對(duì)諸多困境挑戰(zhàn)

新時(shí)期下高校檔案管理作業(yè)需要滿足高校在各信息資源整合、開發(fā)運(yùn)用、決策分析等方面的訴求，體現(xiàn)檔案信息的知識(shí)價(jià)值與內(nèi)涵。但當(dāng)前檔案管理工作歷史表現(xiàn)先是經(jīng)歷了手工、紙質(zhì)管理階段，后是實(shí)現(xiàn)了其與計(jì)算機(jī)信息化融合的過渡階段，使檔案管理作業(yè)更具便利與先進(jìn)特性，但隨信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段的不斷發(fā)展，面對(duì)海量涌現(xiàn)的電子文件也確實(shí)顯得疲憊乏力，難以體現(xiàn)檔案管理與學(xué)生之間的個(gè)性化需求。

（二）檔案信息化知識(shí)管理與傳統(tǒng)檔案管理具備共性合作基礎(chǔ)

基于有關(guān)文獻(xiàn)的著文表明，事實(shí)上目前國(guó)內(nèi)高校信息化建設(shè)工作也面臨著較多困境難題。一方面主要問題源于實(shí)踐方面，國(guó)內(nèi)高校在該領(lǐng)域工作開展多停留在“四不像”的淺表層面上，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)較為淺薄，且執(zhí)行管理手段不夠徹底。但是，不得不說的是，信息化背景下的檔案知識(shí)管理與傳統(tǒng)檔案管理的理念融合、嵌套已成為必然，使二者的共性合作基礎(chǔ)大幅提升，具備前景廣泛的合作空間。這是因?yàn)闄n案管理工作理念早已根植各行各業(yè)高校組織機(jī)構(gòu)，雖然有些高校不予重視，但不得不承認(rèn)其存在廣泛的認(rèn)可度，而這也恰好為檔案信息化知識(shí)管理手段提供了切入的契機(jī)，高校檔案信息化建設(shè)工作完全可以憑借檔案管理的成熟理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)予以深入融合，使得高校檔案管理工作中的大量文件能夠得到持續(xù)的資源開發(fā)與有效整合，以保證高校檔案信息資源的整合與集成，便于高校決策。

三、信息化背景下檔案管理創(chuàng)新的基本途徑

面對(duì)目前信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)的成熟發(fā)展與科技的普及運(yùn)用，計(jì)算機(jī)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理也就顯得十分普遍。不過，雖然相較過去檔案工作的管理工作效率顯著提升，管理成本大幅減少，但為發(fā)揮檔案的信息化管理最大化優(yōu)勢(shì)，就應(yīng)當(dāng)在管理體系機(jī)制上實(shí)現(xiàn)充分創(chuàng)新。

（一）創(chuàng)新思想意識(shí)

隨著國(guó)家綜合國(guó)力的提升與時(shí)代的不斷進(jìn)步，創(chuàng)新儼然成為了高校重要研究課題。同時(shí)，創(chuàng)新也是推動(dòng)整個(gè)社會(huì)時(shí)代發(fā)展的必然需求。因此，檔案管理工作為了實(shí)現(xiàn)管理體系及運(yùn)作管理手段的創(chuàng)新，就應(yīng)當(dāng)保持人員思想意識(shí)、觀念、覺悟程度上的創(chuàng)新。首先，檔案管理工作有關(guān)作業(yè)人員要認(rèn)識(shí)到檔案工作與過去的大幅變化表現(xiàn)。要知道傳統(tǒng)意義上的檔案管理更多是為思想政治工作而服務(wù)，具備一定局限性；而目前高校檔案管理更多的已過渡到思政工作、教育科研等各個(gè)方面。這就需要檔案管理作業(yè)人員需要在工作業(yè)務(wù)處理做好思想、觀念、覺悟意識(shí)創(chuàng)新的準(zhǔn)備工作。

其次，高校檔案管理作業(yè)人員應(yīng)能在例行日常工作中保持創(chuàng)新性思維。當(dāng)然，創(chuàng)新性思維的養(yǎng)成并非是朝夕之間就能予以實(shí)現(xiàn)的。為此，這就需要檔案工作人員具備較高的理論知識(shí)能力、充分理解能力、客觀認(rèn)知規(guī)律分析能力，需要在工作與平時(shí)生活中都能不斷充實(shí)自身專業(yè)知識(shí)，以使得自身在熟練掌握工作模式的前提下實(shí)現(xiàn)思想與實(shí)踐行為的同步創(chuàng)新。

（二）創(chuàng)新專業(yè)理論知識(shí)

高校檔案管理工作在信息化背景下已經(jīng)與過去大不相同。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)資源的建立、傳遞、調(diào)用等的規(guī)范化管理為主，現(xiàn)階段檔案管理工作門類豐富、復(fù)雜，需要提煉的信息資源更為豐富與多元。同時(shí)，在工作服務(wù)手段方面也并非向過去為思想政治工作而服務(wù)，而是朝著滿足高校實(shí)際發(fā)展需求看齊，需要有關(guān)工作人員具備充分的專業(yè)理論知識(shí)基礎(chǔ)。因此，這就需要檔案工作人員能夠了解信息化背景下的檔案知識(shí)管理模式，能夠?qū)n案信息資源收集、甄選加工、組織評(píng)價(jià)、智能化管理等的知識(shí)管理手段予以掌握。

同時(shí)，再認(rèn)知到創(chuàng)新專業(yè)理論知識(shí)，掌握檔案管理工作信息化、知識(shí)管理手段的基礎(chǔ)上，應(yīng)能加強(qiáng)必要的檔案管理協(xié)作，以強(qiáng)調(diào)高校檔案管理團(tuán)隊(duì)文化的建立，為建立必要的健康工作環(huán)境提供質(zhì)量基礎(chǔ)保障。

（三）創(chuàng)新技術(shù)管理手段

高校檔案管理工作的全面創(chuàng)新機(jī)制推行，必然脫離不開技術(shù)手段的充分支持。強(qiáng)調(diào)技術(shù)創(chuàng)新的目的不僅是在于履行科教興國(guó)與可持續(xù)化發(fā)展戰(zhàn)略。同時(shí)，針對(duì)于高校自身發(fā)展而言，也同樣脫離不開技術(shù)手段的全面加持。檔案管理工作并不是傳統(tǒng)意義上的“紙質(zhì)”管理時(shí)代，而是已經(jīng)過渡到了信息化經(jīng)濟(jì)時(shí)代下的技術(shù)管理階段，需要從檔案紙質(zhì)管理完全轉(zhuǎn)化為信息化的檔案資產(chǎn)，甚至信息文化資產(chǎn)的質(zhì)量化管理轉(zhuǎn)變。因此，在技術(shù)管理手段應(yīng)用方面，一定要適時(shí)考慮自身發(fā)展的實(shí)際需求，制定嚴(yán)密的檔案技術(shù)管理改革計(jì)劃，在檔案信息化資源的采集、開發(fā)、整合等方面能夠保障完整性與時(shí)效性。此外，在不斷掌握諸如檔案知識(shí)管理、技術(shù)系統(tǒng)平臺(tái)、管理手段等方面的創(chuàng)新機(jī)制以外，還要結(jié)合大量專業(yè)理論知識(shí)對(duì)其技術(shù)管理手段等進(jìn)行驗(yàn)證。如此一來，一方面是為了不斷提高檔案管理全體作業(yè)人員的職業(yè)能力素養(yǎng)，另一方面也能使這些工作人員在技術(shù)管理手段改革創(chuàng)新中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)理論知識(shí)水平與實(shí)踐行為能力的同步提升。

（四）創(chuàng)新檔案隊(duì)伍的團(tuán)隊(duì)建設(shè)

高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要在檔案管理團(tuán)隊(duì)中選拔必要的組織領(lǐng)導(dǎo)者或是創(chuàng)新檔案管理工作的主要實(shí)施者?？梢哉f，這些管理人員的職業(yè)素質(zhì)水平高低決定了檔案管理工作的質(zhì)量管理成果。為此，首先要在團(tuán)隊(duì)建設(shè)時(shí)強(qiáng)調(diào)“以人為本”的人本主義與柔性管理思想，高度重視人才能力的大力培養(yǎng)與開發(fā)；要在加強(qiáng)檔案工作部門有關(guān)員工基礎(chǔ)培訓(xùn)的同時(shí)，還要結(jié)合不同人員的專業(yè)能力了解其全面的優(yōu)勢(shì)所在，以針團(tuán)隊(duì)中每個(gè)成員理論知識(shí)、業(yè)務(wù)能力進(jìn)行拓展培訓(xùn)，使檔案管理工作組建成一支理論知識(shí)夯實(shí)，業(yè)務(wù)實(shí)踐處理能力強(qiáng)勁的工作團(tuán)隊(duì)。另外，要在工作團(tuán)隊(duì)中引入“優(yōu)勝劣汰”工作管理機(jī)制，建立完成的激勵(lì)獎(jiǎng)懲管理體系制度，在充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員主觀能動(dòng)性的同時(shí)，從根本上提高其自身檔案管理工作的專業(yè)綜合能力，為高校檔案工作培養(yǎng)復(fù)合型、創(chuàng)新型人才提供充分人力資源建設(shè)保障。

結(jié)語(yǔ)：

事實(shí)上，檔案管理工作對(duì)于當(dāng)前企高校而言，更多的是在其各項(xiàng)活動(dòng)過程予以記錄與成果反映，不論是政治檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟(jì)檔案，還是行政檔案等，都需要檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化分類與優(yōu)化管理。因此，這就需要檔案工作人員具備必要的專業(yè)知識(shí)理論基礎(chǔ)，能夠在實(shí)踐工作中不斷積累經(jīng)驗(yàn)與實(shí)現(xiàn)專業(yè)知識(shí)的沉淀，以此才能使得信息化背景之下的檔案管理工作在保障檔案原始性及信息價(jià)值的基礎(chǔ)上做出同步創(chuàng)新，便于高校信息資產(chǎn)有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)價(jià)值的充分保障與實(shí)現(xiàn)，為高校各項(xiàng)組織活動(dòng)提供適時(shí)的參考決策與信息依據(jù)。

[責(zé)任編輯：唐旻　星]