建立現(xiàn)代化大中型公證機構(gòu)內(nèi)部運行機制的思考

從2001年公證機構(gòu)改制和貫徹落實《公證法》十周年以來，我國公證事業(yè)得到了長足發(fā)展，在許多城市大中型公證機構(gòu)紛紛出現(xiàn)，這是我國公證事業(yè)發(fā)展新的顯著特點。我國公證機構(gòu)逐步脫離原始的辦證方式，從手工作坊式辦證到現(xiàn)代化辦證邁進(jìn)。當(dāng)今時代社會發(fā)生著深刻變化，移動互聯(lián)成為時代主題，我國大中型公證機構(gòu)應(yīng)該如何應(yīng)對這一時代挑戰(zhàn)從而抓住發(fā)展機會，這是我國公證事業(yè)的當(dāng)代命題。我國大中型公證機構(gòu)只有完善內(nèi)部管理體制，建立科學(xué)開放式的運行機制，才能順應(yīng)時代發(fā)展。本文擬從戰(zhàn)略管理、項目管理、流程管理、人力資源管理、財務(wù)管理等方面闡述大中型公證機構(gòu)如何構(gòu)建現(xiàn)代化的運行機制。

一、加強公證機構(gòu)戰(zhàn)略管理，制定中長期發(fā)展規(guī)劃

戰(zhàn)略管理是指公證機構(gòu)在一定時期全局長遠(yuǎn)的發(fā)展方向、目標(biāo)、任務(wù)和政策，以及資源調(diào)配作出的決策和管理藝術(shù)。我國大中型公證機構(gòu)必須要有長遠(yuǎn)的愿景發(fā)展規(guī)劃，而不能憑感覺進(jìn)行管理。但我國公證機構(gòu)是從行政管理機關(guān)轉(zhuǎn)型而來，其管理思維還比較傳統(tǒng)、行政化色彩比較濃厚，所以目前一些公證機構(gòu)的人員和業(yè)務(wù)規(guī)模雖然得到顯著提高，但仍缺乏戰(zhàn)略管理思維。新形勢下迫切需要大中型公證機構(gòu)對未來進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃。我國一些改革力度較大的大型公證機構(gòu)已經(jīng)做了嘗試，制定了公證處的發(fā)展規(guī)劃；例如廈門市鷺江公證處制定了十年和五年的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃。昆明市明信公證處2009年制定了五年戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，提出要將公證處建設(shè)成為不動產(chǎn)領(lǐng)域的專家型公證機構(gòu)，提出公證處的發(fā)展愿景是“當(dāng)事人選擇公證、選擇明信，是基于我們的價值和當(dāng)事人的自由意愿”。目前該五年戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃已經(jīng)實施完畢，并取得了較好的效果。

公證機構(gòu)要建立現(xiàn)代化的戰(zhàn)略管理機制有兩個方面的原因。一是我國公證機構(gòu)長期以來缺乏發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，迫切需要戰(zhàn)略管理思維來指導(dǎo)公證實踐。從行政體制改制以來，我國公證機構(gòu)雖然發(fā)展壯大，但其行為還是傳統(tǒng)的行政管理思維，難以滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。公證機構(gòu)近十五年的快速壯大發(fā)展，主要是體制改革的紅利所帶來的，但這種優(yōu)勢將逐步減弱。我國公證機構(gòu)的發(fā)展必然要尋求新的模式，這就是“管理改革”，向管理要效益。戰(zhàn)略管理是一切管理的基礎(chǔ)，向管理要效益必須從建立現(xiàn)代化的戰(zhàn)略管理機制入手。每個大中型公證機構(gòu)都要回答“我將要到哪里去”這個問題。公證機構(gòu)只有向公證從業(yè)人員描繪相關(guān)愿景，確定公證機構(gòu)發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃，才會有發(fā)展的指路燈。二是國家公證發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，是國家層面的規(guī)劃，我國公證機構(gòu)有必要將其本土化和自身化?！豆C法》及國務(wù)院、司法部、中國公證協(xié)會的許多政策文件，構(gòu)成了我國公證發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃體系。但是，我國公證機構(gòu)必須將這些戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃結(jié)合本地和公證機構(gòu)自身的情況制定適合自己的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃。不可否認(rèn)，我國公證事業(yè)的發(fā)展越來越呈現(xiàn)地方性特征，許多地方公證機構(gòu)的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)和公證準(zhǔn)則出現(xiàn)了較大的差異性，這就必然要求公證機構(gòu)從本地化的公證需求出發(fā)，尋求公證業(yè)務(wù)發(fā)展的方向和模式，制定公證業(yè)務(wù)發(fā)展政策。我國有些地區(qū)公證機構(gòu)將信息化公證作為公證發(fā)展方向，有些地區(qū)公證機構(gòu)將不動產(chǎn)交易公證作為公證發(fā)展方向，有些地區(qū)將銀行金融或民間金融公證作為公證發(fā)展方向，有些地區(qū)將股權(quán)類公證作為發(fā)展方向，這都體現(xiàn)了公證的地方性特征。我國大中型公證機構(gòu)在制定發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃時，可以因地制宜地選擇公證處的業(yè)務(wù)發(fā)展方向和政策。全國公證事業(yè)的發(fā)展雖然有一定的統(tǒng)一性，但卻不可能千遍一律，正是由于地方的公證實踐，才使我國公證事業(yè)的發(fā)展呈現(xiàn)百花齊放的特征。

二、建立現(xiàn)代化的人力資源管理機制

人力資源是指在一定范圍內(nèi)的人，所具有勞動能力的總和。人力資源管理，是指根據(jù)公證處發(fā)展戰(zhàn)略的要求，有計劃地對人力資源進(jìn)行合理配置，通過對員工的招聘、培訓(xùn)、使用、考核、激勵、調(diào)整等一系列過程，發(fā)揮員工的潛能。近年來，我國許多大中型公證機構(gòu)開始意識到人力資源管理的重要性，在公證機構(gòu)內(nèi)部專門建立人力資源管理部門。大中型公證處有必要建立現(xiàn)代化的人力資源管理體系有兩個方面的原因。一是我國公證機構(gòu)改制以來，業(yè)務(wù)規(guī)模和機構(gòu)規(guī)模越來越龐大，許多公證機構(gòu)的人數(shù)大增，這就迫切需要專業(yè)化的人力資源管理。從管理學(xué)的角度來說，50人、150人、500人是企業(yè)人力資源管理的三個坎。在50人規(guī)模的情況下，可以通過情感和傳統(tǒng)來維系單位的人際關(guān)系，對人力資源的專業(yè)化管理不是非常迫切。但目前我國許多公證機構(gòu)的人數(shù)已經(jīng)突破50人，最高的達(dá)到400多人，原來簡單的人員管理模式越來越難以適應(yīng)公證機構(gòu)規(guī)?；l(fā)展的需要，迫切需要現(xiàn)代化的人力資源管理思維和措施。二是公證工作的核心是員工的智慧，加強公證機構(gòu)的人力資源管理具有重要意義。公證員是公證機構(gòu)的主體，公證機構(gòu)主要通過發(fā)揮公證員的聰明才智來實現(xiàn)服務(wù)社會的目的，公證機構(gòu)的公證服務(wù)主要是公證人員的智力創(chuàng)造。因此，如何以人為本、充分發(fā)揮公證人員的積極性，如何為公證人員的活動提供良好的激勵機制，便成為公證機構(gòu)人力資源管理的首要任務(wù)。原先傳統(tǒng)、簡單的業(yè)務(wù)提成制，已經(jīng)越來越難以適應(yīng)大中型公證機構(gòu)的發(fā)展需要，迫切需要公證機構(gòu)建立起一套現(xiàn)代化的人力資源管理體系。

大中型公證機構(gòu)可以從下列方面著手建立現(xiàn)代化的人力資源管理體系。一是建立專業(yè)的人力資源部門。公證機構(gòu)可以招聘具有專業(yè)知識背景的人力資源管理人員。二是建立科學(xué)的績效考核體制。如明信公證處從2009年以來即開始實施績效考核，目前已建立起200多個考核指標(biāo)的績效考核體系，通過這些考核指標(biāo)的監(jiān)督實施，在很大程度上實現(xiàn)了管理意圖和目標(biāo)。三是制定員工的個人發(fā)展規(guī)劃。公證機構(gòu)要根據(jù)員工的特長、愛好等來為其提供合適的職業(yè)晉升計劃和途徑，讓員工在公證機構(gòu)有不同的路徑發(fā)展選擇。四是建立科學(xué)的培訓(xùn)體系。公證從業(yè)人員的知識和經(jīng)驗，構(gòu)成了公證機構(gòu)未來事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，必須要全方位提高公證從業(yè)人員的法律素質(zhì)及其他各方面的知識，以適應(yīng)時代發(fā)展對公證機構(gòu)提出的新需要。目前有些大中型公證處已經(jīng)建立了完善的培訓(xùn)體系，如“中基層管理者培訓(xùn)計劃”旨在提高管理者的管理意識和水平，“法律知識大講座計劃”旨在提高公證員和公證員助理的法律素養(yǎng)，“公證問題互動式討論”旨在提高公證員和公證員助理的公證承辦水平。五是建立有進(jìn)有退的人員進(jìn)出機制。隨著公證機構(gòu)的規(guī)模越來越大，每個公證機構(gòu)都面臨著人員淘汰問題。公證機構(gòu)必須建立有進(jìn)有退的人員進(jìn)出機制才能避免員工對工作的懈怠。

三、建立現(xiàn)代化的流程管理機制

流程管理是一種以規(guī)范化的構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心，以持續(xù)地提高組織業(yè)務(wù)績效為目的的系統(tǒng)化方法。流程管理是組織內(nèi)部分工與合作的產(chǎn)物。隨著我國公證機構(gòu)的業(yè)務(wù)規(guī)模和人員規(guī)模的發(fā)展，傳統(tǒng)的沒有明確分工的一人獨攬各項工作的方式已經(jīng)越來越難以適用規(guī)?；l(fā)展的需要，必須要進(jìn)行流程管理，建立高效的內(nèi)部分工協(xié)作機制。在手工作坊工作方式下，公證員不僅要承辦公證事項，還要親自收費、制證、卷宗裝訂歸檔，導(dǎo)致工作效率低下，無法發(fā)揮公證員的專長。在公證機構(gòu)規(guī)模化發(fā)展情況下，公證機構(gòu)有必要將相關(guān)事務(wù)流程分解出來，交由公證員助理、專業(yè)人員來完成，從而實現(xiàn)公證機構(gòu)工作的高效。隨著公證機構(gòu)規(guī)模化的發(fā)展，出現(xiàn)了公證業(yè)務(wù)和流程的專業(yè)化分工，這也迫切需要公證機構(gòu)進(jìn)行流程化管理，確保公證業(yè)務(wù)辦理的質(zhì)量。我國許多大中型公證機構(gòu)年辦證量達(dá)到5萬件以上，如此龐大的辦證量沒有精細(xì)化和高效率的流程管理支持是難以想象的。目前，我國許多公證處借助集成化的公證辦公軟件，已經(jīng)初步建立起現(xiàn)代化的流程管理體系。

大中型公證機構(gòu)可以從下列方面著手建立流程管理體系。一是根據(jù)自身業(yè)務(wù)和流程分解需要，開發(fā)適合本公證處的公證業(yè)務(wù)辦理和管理軟件。大中型公證機構(gòu)超量的公證辦理件數(shù)要求其流程管理必須建立在辦公軟件基礎(chǔ)上。目前一些大中型公證處已經(jīng)使用業(yè)務(wù)軟件進(jìn)行流程分解和管理，實行了對業(yè)務(wù)的精細(xì)化和高效化管理，并正在獨立自主開發(fā)基于新的理念和思維的業(yè)務(wù)軟件。二是建立專業(yè)化分工的業(yè)務(wù)科室。我國一些公證處的業(yè)務(wù)科室目前仍然是什么業(yè)務(wù)都可以承辦。這種大包大攬的工作方式不利于提供專業(yè)公證服務(wù)，公證業(yè)務(wù)質(zhì)量和效率也難以保障。大中型公證機構(gòu)應(yīng)該根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點進(jìn)行相宜的專業(yè)化科室分工，加強公證專業(yè)化管理，確保公證質(zhì)量和效率。四是制定各項業(yè)務(wù)的SOP（標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程）。目前一些大中型公證處已經(jīng)制定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，統(tǒng)一了有關(guān)業(yè)務(wù)辦理標(biāo)準(zhǔn)，保證了公證服務(wù)的統(tǒng)一性。

四、建立現(xiàn)代化的項目管理機制

項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望的過程。項目是在限定的資源及限定的時間內(nèi)需要完成的一次性任務(wù)，具體可以是一項工程、服務(wù)、研究課題及活動等。我國大中型公證機構(gòu)為什么需要進(jìn)行項目管理？這是因為我國大中型公證機構(gòu)逐步擺脫原來坐等辦證方式，從消極等待證源到積極開拓證源，對社會生活和社會管理的積極介入已經(jīng)成為我國大中型公證機構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展的新常態(tài)。對社會生活和社會管理的積極介入，必然要求是有秩序有效率地介入，體現(xiàn)在公證機構(gòu)內(nèi)部運行上就是要建立起現(xiàn)代化的項目管理機制，有目的、有秩序、有執(zhí)行力地推進(jìn)公證業(yè)務(wù)拓展工作。擺脫原始的、低效的公證業(yè)務(wù)拓展方式。依靠公證處團(tuán)隊的力量開展工作，其有效的方式就是項目管理機制。項目管理機制是一種高效的團(tuán)隊作戰(zhàn)方式。隨著我國公證機構(gòu)的規(guī)模發(fā)展，公證機構(gòu)越來越需要擺脫個人英雄主義而更多地借助團(tuán)隊整體力量。隨著社會的發(fā)展，公證需要介入的業(yè)務(wù)領(lǐng)域呈現(xiàn)出越來越復(fù)雜的需求，需要運用公證機構(gòu)的各種資源和公證手段為當(dāng)事人提供綜合性的服務(wù)，這也必然要求公證機構(gòu)要有項目管理的思維和做法，才能應(yīng)對這種新的挑戰(zhàn)。另外，我國公證機構(gòu)大多是以內(nèi)部科室來建構(gòu)自己的組織架構(gòu)，一般都沒有按照特定的項目來架構(gòu)公證處的組織架構(gòu)，這就需要通過項目管理的方式組建項目團(tuán)隊去完成特定的任務(wù)。項目管理有利于拆除部門之間林立的壁壘。

大中型公證機構(gòu)可以從下列方面著手建立項目管理體系。一是建立項目管理制度。公證機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立完善的項目管理制度，要求公證機構(gòu)重要項目按照項目管理制度進(jìn)行。目前有的大型公證處已經(jīng)建立了完善的項目管理制度，每年按照項目管理制度運行公證處的重要項目，并已經(jīng)取得較好的社會效益和經(jīng)濟效益，如“城中村回遷項目”“替代開發(fā)商簽約項目”“民間金融公證服務(wù)項目”“小額繼承特別程序推廣項目”等。二是確定項目管理的管理部門。項目管理必須有監(jiān)督部門，公證機構(gòu)應(yīng)當(dāng)明確項目管理的管理部門，從而使項目管理能夠真正落實。如公證處事業(yè)發(fā)展部作為業(yè)務(wù)發(fā)展推進(jìn)部門，負(fù)責(zé)項目管理專項工作。三是建立項目計劃書和申報制度。項目計劃書是項目管理的基礎(chǔ)，公證機構(gòu)要引導(dǎo)內(nèi)部部門和人員積極申報項目，制作詳實可行的項目計劃書。四是做好項目的監(jiān)督、檢查和總結(jié)工作。疏于項目的監(jiān)督、檢查和總結(jié)，項目管理就容易流于形式，就難以取得較好的項目效果。五是制訂項目的獎勵和授權(quán)機制。項目管理屬于創(chuàng)新型和發(fā)展型的工作，其目的在于激發(fā)公證人員的創(chuàng)業(yè)和工作激情，公證機構(gòu)要給予項目團(tuán)隊以充分的授權(quán)和獎勵，從而實現(xiàn)項目管理的目的。

五、建立現(xiàn)代化的財務(wù)管理機制

財務(wù)管理是根據(jù)財經(jīng)法規(guī)制度，按照財務(wù)管理的原則，組織單位財務(wù)活動，處理財務(wù)關(guān)系的一項經(jīng)濟管理工作。我國大中型公證機構(gòu)從傳統(tǒng)的行政財務(wù)核算準(zhǔn)則中脫胎出來，其財務(wù)工作基本上只是核算功能，尚缺乏財務(wù)管理功能，更不能對公證機構(gòu)的業(yè)務(wù)發(fā)展起到促進(jìn)作用。新形勢下公證機構(gòu)要引入現(xiàn)代化的財務(wù)管理制度，用現(xiàn)代化的財務(wù)管理理念進(jìn)行財務(wù)工作，從而更好地指導(dǎo)和服務(wù)公證業(yè)務(wù)發(fā)展工作。尤其是隨著我國公證機構(gòu)規(guī)模擴大發(fā)展，傳統(tǒng)的財務(wù)管理機制已經(jīng)難以勝任其職責(zé)，因此必須要建立現(xiàn)代化的財務(wù)管理體制，通過財務(wù)管理產(chǎn)生公證機構(gòu)的效益，使財務(wù)工作從消極應(yīng)付到積極應(yīng)對。

大中型公證機構(gòu)可以從下列方面著手建立現(xiàn)代化的財務(wù)管理體系。一是建立嚴(yán)格的財務(wù)預(yù)算制度。公證機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立年度預(yù)算和月度預(yù)算制度，嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行支出，沒有進(jìn)行預(yù)算的項目不得支出。二是建立各項公證業(yè)務(wù)的成本核算機制。通過對公證機構(gòu)各項公證業(yè)務(wù)的成本進(jìn)行核算，可以指導(dǎo)公證機構(gòu)建立較為合理的業(yè)務(wù)發(fā)展政策，使公證機構(gòu)減少成本，增加利潤。通過對各項公證成本的核算，可以引導(dǎo)公證承辦人員除了關(guān)注公證業(yè)務(wù)的法律效果外，也適度關(guān)注其財務(wù)效果。三是建立部門成本和利潤考核機制。公證機構(gòu)對部門科室的績效考核辦法主要是靠業(yè)務(wù)收費，但這種方法存在不科學(xué)性，業(yè)績可能是通過高成本來推動的，業(yè)務(wù)收費高但實際部門是虧本的。因此應(yīng)當(dāng)建立起部門的成本和利潤考核機制。

隨著社會和經(jīng)濟的發(fā)展，大中型公證機構(gòu)紛紛涌現(xiàn)，這些公證機構(gòu)的內(nèi)部運行管理機制面臨著重大變革，即需要從傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在戰(zhàn)略管理、人力資源管理、流程管理、項目管理、財務(wù)管理等方面。我國大中型公證機構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分運用現(xiàn)代管理學(xué)思維，向管理要效益，促進(jìn)公證機構(gòu)內(nèi)部運行機制的現(xiàn)代化，以適用自身規(guī)模壯大和社會發(fā)展的新需要。

（責(zé)任編輯 趙海鷗）

數(shù)據(jù)庫

9月19日至20日，2015年國家司法考試在各地舉行，這是國家統(tǒng)一司法考試實施以來的第14次考試。據(jù)悉，今年報名參加國家司法考試的人數(shù)再創(chuàng)新高，達(dá)48萬余人，比去年增加3.2萬余人，全國31個省(區(qū)、市)及香港特別行政區(qū)、澳門特別行政區(qū)共設(shè)置考區(qū)247個、考點443個、考場16463個。近3年來，內(nèi)蒙古自治區(qū)報名參加司法考試的考生均以兩位數(shù)增長。今年考生增數(shù)和增幅比例均居全國之首，新增3944名，增幅30.1%。其中，應(yīng)屆畢業(yè)生增加8.4%，司法、執(zhí)法人員增加28.3%，國家機關(guān)工作人員增加52.5%。國家民主法治進(jìn)步、西部地區(qū)政策傾斜、公平公正的考試環(huán)境以及司法行政機關(guān)優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)，是司法考試升溫的四大因素。

（來源：《法制日報》，2015年9月21日，《全民依法治國前景推高司考溫度》）