施工企業(yè)檔案管理問題與對策

摘要：本文通過對現(xiàn)階段施工企業(yè)檔案管理工作中存在的幾個重點問題進行了分析，提出了相應(yīng)的改進對策，對于提高施工企業(yè)的整體檔案管理水平有著一定的實際意義。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè)檔案管理問題對策

1概述

一般來說，施工企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍較為廣泛，涉及到建筑工程、土木工程、設(shè)備安裝、管線施工等方面，并且業(yè)務(wù)類型較為多種多樣，涉及了新建、改建、擴建以及拆除等不同活動類型。在施工企業(yè)開展工程建設(shè)的過程中，檔案管理工作是其中的一項重點內(nèi)容，如何做好檔案管理，對企業(yè)發(fā)展過程中的業(yè)績、合同、技術(shù)等進行科學、規(guī)范地記錄，已經(jīng)成為了提高施工企業(yè)競爭發(fā)展能力的一項關(guān)鍵內(nèi)容。筆者主要從事施工企業(yè)檔案管理工作，負責企業(yè)內(nèi)部文書、聲像、會計、科技等方面檔案內(nèi)容的管理。下文筆者將結(jié)合自身的工作經(jīng)驗和內(nèi)容，對于現(xiàn)階段施工企業(yè)檔案管理工作中存在的幾個重點問題進行分析，拋磚引玉提出相應(yīng)的解決對策，以期更好的提高施工企業(yè)的檔案管理水平。

2現(xiàn)階段施工企業(yè)檔案管理工作中存在的幾個重點問題

首先，現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部對于檔案管理工作缺乏足夠的重視。由于施工企業(yè)的業(yè)務(wù)類型所限制，工程項目施工具有施工點較多，施工周期長的特點。整個施工隊伍具有較強的流動性，其檔案管理工作的開展受到諸多局限。與此同時，施工企業(yè)在開展工程項目管理的過程中，缺乏科學的檔案管理意識，整個檔案管理工作流程不夠清晰，檔案資料流動不科學。在發(fā)生人事變動時，檔案資料的交接經(jīng)常會出現(xiàn)問題，造成了檔案管理工作開展遇到諸多困難。

其次，歸檔管理水平有限。工程項目施工的過程中，涉及到的社會活動較多，整個工程檔案較為復(fù)雜。工程檔案的管理必須要保證其檔案資料具有完整、客觀、真實、原始的特點。在實際開展歸檔工作中，很多工程檔案中的內(nèi)容存在著缺失、錯誤等問題，并且相關(guān)材料填寫上不符合檔案歸檔要求，難以實現(xiàn)長期的保存。長此以往，檔案就會逐漸發(fā)生失真、缺失等現(xiàn)象，難以為工程項目管理提供重要的憑證與依據(jù)。與此同時，在檔案的收集上，很多施工企業(yè)都采用專人定期收集的方式。這種收集方式的工作量較大，并且整理和保存的過程容易出現(xiàn)問題。這種檔案收集的方式較為被動，并且在檔案資料不斷增加的形勢下，歸檔工作的效率和質(zhì)量也都難以得到有效的保障。很多施工企業(yè)的自動化建設(shè)還存在著很多不足，辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用不夠深入，整體檔案管理工作依然脫離整個信息化系統(tǒng)平臺而單獨開展。

再次，歸檔不及時。一般來說，工程項目管理部門應(yīng)該在驗收后的一段時間內(nèi)，按照要求完成檔案資料的一角，在檔案管理工作開展中，很多施工企業(yè)的檔案歸檔與移交工作不夠及時，并且拖延、滯后現(xiàn)象較為嚴重。部分工程項目在竣工之后的很長一段時間內(nèi)，檔案資料尚未完成移交。這種問題的存在，造成了企業(yè)對信息資源的管理受到了很大的限制，并且難以實現(xiàn)對技術(shù)的總結(jié)和改進，不能科學的對自身的施工技術(shù)能力和管理能力進行改進與提高，不利于企業(yè)的長效發(fā)展。

最后，從業(yè)人員素質(zhì)水平有限。很多企業(yè)的檔案從業(yè)人員對于檔案管理工作的價值沒有一個明確的認識，并且忽視檔案信息的重要性。在施工企業(yè)中，檔案管理工作一般由新人來進行管理。參與管理的員工不具備足夠的檔案管理能力，沒有經(jīng)受過專業(yè)的培訓，難以勝任檔案管理工作的需求。

3提高施工企業(yè)檔案管理水平的對策

第一，加強對檔案管理工作的認識。施工企業(yè)的管理者要提高對檔案管理工作的重視，并且認識到檔案信息對企業(yè)發(fā)展的重要性。對于施工企業(yè)來說，工程檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，是企業(yè)重要的信息資產(chǎn)。施工企業(yè)的檔案管理工作相對于其他企業(yè)來說，管理范圍和種類更多，并且特定檔案的管理標準也更高。對于企業(yè)管理者來說，不同層級的管理人員需要對檔案管理工作予以高度的重視，并且不同部門要與之進行量化的配合，對于檔案管理工作中出現(xiàn)的困難和問題進行第一時間的解決，為檔案管理工作提供了一個良好的執(zhí)行環(huán)境。

第二，完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度，是檔案管理工作的重要執(zhí)行基礎(chǔ)，也是從基礎(chǔ)層面上就現(xiàn)階段檔案管理工作不規(guī)范問題解決的有效措施。施工企業(yè)的工程項目一般投資規(guī)模都較大，并且施工周期較長。在施工過程中，容易出現(xiàn)人員流動與變更的情況。針對于這種情況，施工企業(yè)要指明專人進行專項檔案資料的負責，并且明確相互分工與責任。在施工準備階段，要積極的與監(jiān)理部門、業(yè)主單位進行溝通，做好相關(guān)檔案資料的樣本設(shè)定，為后續(xù)檔案標準化管理提供有效的依據(jù)。在發(fā)生人員變動等情況時，施工單位也要積極的做好交接的管理，避免由于人事變動所造成檔案資料的遺失。在檔案管理流程設(shè)計上，要結(jié)合自身企業(yè)的業(yè)務(wù)特點和內(nèi)部結(jié)構(gòu)，精簡流程，并且做好各個部門之間的協(xié)調(diào)職責界定。

第三，加強對檔案信息的利用。檔案管理人員要深入了解企業(yè)的整體業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，并且對于各項工作狀態(tài)進行深入的掌握，及時的為企業(yè)管理者提供相應(yīng)的資料，充分發(fā)揮企業(yè)檔案資源對企業(yè)管理、技術(shù)、經(jīng)營、研究等各方面的促進作用。另外，施工企業(yè)也要積極的推進檔案管理工作的信息化建設(shè)。隨著辦公自動化的實現(xiàn)，檔案資料的形式也逐漸變得豐富，電子檔案的管理也成為了檔案管理工作的一個重要內(nèi)容。在開展檔案管理信息化建設(shè)過程中，通過構(gòu)建一套科學的信息化管理平臺，可以實現(xiàn)檔案信息的高效管理。通過做好相應(yīng)的權(quán)限分配，提高對檔案信息的利用效率，突破傳統(tǒng)管理方式所帶來的查閱難和管理難的問題。

第四，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。施工企業(yè)要有意識、有計劃的構(gòu)建一套科學的檔案人才管理機制，對于檔案管理人員隊伍的綜合素質(zhì)進行不斷的提升。在日常檔案管理工作中，要積極的推進各項培訓工作的開展，結(jié)合自身需求，不斷的完善檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員也要積極的提升自身的業(yè)務(wù)能力水平，不斷的自我學習和自我充電，對于新出臺的法律法規(guī)政策進行學習和研究，掌握企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展需求，提高自身的綜合業(yè)務(wù)水平。

4結(jié)束語

總而言之，在施工企業(yè)的自身發(fā)展過程中，檔案信息一直是其中的一項重點資源。在開展檔案管理工作的過程中，要對于現(xiàn)存的缺乏重視、歸檔管理水平有限、歸檔不及時以及從業(yè)人員素質(zhì)水平有限問題進行正確的認識，并通過提高認識、完善檔案管理制度、加強對檔案信息的利用、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)等對策的應(yīng)用，真正的提高企業(yè)的檔案管理水平，為企業(yè)的長效發(fā)展提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

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作者簡介：姚潔（1979-），女，遼寧本溪人，滿族，科員，館員，研究方向：工程檔案管理。