機(jī)關(guān)人事檔案工作中存在的若干問題與對策分析

陸麗君

人事檔案是記錄一個人的學(xué)歷教育、社會經(jīng)歷、政治面貌、工作業(yè)績等各方面情況的文件材料，它記錄和珍藏著人一生的榮辱，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，正是由于其特殊的作用，加之組織人事部門的考核檢查，目前我國各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位都對其十分重視，也舍得投入人力物力。特別是近些年來，各種新技術(shù)、新設(shè)備逐漸被引入到人事檔案的管理中，使得我國機(jī)關(guān)人事檔案的管理水平普遍有了較大提高。但客觀說來，目前我國的人事檔案管理還存在著一些不足之處。

一、機(jī)關(guān)人事檔案管理中存在的若干問題

1、人事檔案管理理念相對落后，人事檔案工作存在重管理輕利用的傾向。

在大多數(shù)機(jī)關(guān)，單位領(lǐng)導(dǎo)和干部人事部門或多或少都存在重視人事檔案的管理忽視人事檔案的利用的傾向，他們將人事檔案管理工作看成是簡單的保管性質(zhì)的工作，對人事檔案管理的重要性有一定認(rèn)識，但是怎么管好用好還是拿不準(zhǔn)。在他們看來，人事檔案管理基本可以當(dāng)作是輔助性工作，只要做到檔案不丟失、秘密不泄露，對外能滿足查檔、檢查等工作就可以了。在這種錯誤理念的指導(dǎo)下，相當(dāng)一部分單位對人事檔案工作的認(rèn)識出現(xiàn)了偏差，在實(shí)際工作中就表現(xiàn)為工作沒計(jì)劃、管理不嚴(yán)格、利用效率不高不足，甚至出現(xiàn)人為限制干部人事檔案合理使用的現(xiàn)象，拖累了單位人力資源的高效使用和干部的培養(yǎng)。

2、人事檔案質(zhì)量不高。

人事檔案作為一種特殊類型的專業(yè)檔案，有著其自身的質(zhì)量要求，但在實(shí)際工作中檔案的收集是一個很大的問題，人事部門所收集的材料種類雖然眾多，但由于內(nèi)容和形式上的雷同，加之大部分單位鑒定、考核和評價(jià)材料，大多只有優(yōu)點(diǎn)，沒有缺點(diǎn)，只有成績，沒有差錯，怎么有利于自己就怎么寫，而且是空話套話多、實(shí)話少，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實(shí)情況，使得人事檔案內(nèi)容空泛，猶如虛設(shè)一般。另一方面，人事檔案的真實(shí)性也存在較大問題，材料內(nèi)容前后不一致，如時(shí)間方面，出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，卻沒有任何說明；參加工作時(shí)間，入黨、入團(tuán)時(shí)間也是大致一個年月，且每次填寫時(shí)也往往不一致。有的檔案中，改變姓名后不寫曾用名，也不加以說明，尤其是一些比較常用的名字，如建國、國慶、衛(wèi)國、劉洋（陽）等，更是讓人難以捉摸，給人事檔案工作帶來了不少麻煩。

3、資金投入不足，檔案設(shè)施簡陋。

近些年，隨著各級組織人事部門工作力度的加大，很多單位人事檔案工作的軟硬件條件都有了較大改善，但是在某些部門特別是基層單位，軟硬件設(shè)施相對落后的情況依然存在，他們以各種借口推諉，不肯及時(shí)添置檔案設(shè)施，導(dǎo)致部分干部人事檔案管理部門設(shè)備陳舊落后，人事檔案信息化管理起步晚、發(fā)展慢，完全無法適應(yīng)新時(shí)期干部人事工作的需要。

4、檔案工作人員專業(yè)化程度低。

在很多單位，組織人事工作作為一項(xiàng)重要工作很受領(lǐng)導(dǎo)重視，但是其中的干部人事檔案工作卻往往容易因?yàn)楸恢饕獦I(yè)務(wù)的光芒覆蓋而被忽視，這其中一個重要的表現(xiàn)就是缺乏專業(yè)的干部人事檔案工作人員。實(shí)際工作中，在檔案管理人員配備上從來不配備專職人員，而是采取兼職檔案員這種辦法來交差應(yīng)付。兼職檔案員因受主要業(yè)務(wù)困擾且工作變動頻繁的影響，業(yè)務(wù)不熟，經(jīng)常出現(xiàn)對干部人事檔案的重要性和檔案管理工作規(guī)章制度以及人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)把握不準(zhǔn)的現(xiàn)象，難以適應(yīng)新時(shí)期干部人事檔案工作的需要，有的甚至因此影響了單位的干部人事工作。

二、改進(jìn)機(jī)關(guān)人事檔案工作的措施

1、轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案工作理念，積極探索人事檔案工作開放利用新途徑。

作為單位寶貴財(cái)富的人事檔案至今還是藏在深閨人不知，基本上是干部自己不知道、組織不清楚、旁人不敢問，始終保持著一種神秘而莊嚴(yán)的色彩，讓人敬而遠(yuǎn)之。而另一方面，隨著近些年我國干部人事工作的進(jìn)步，干部選任民主化進(jìn)程加速，干部職工對其自身人事檔案的知情意識和利用意識不斷提升，許多干部職工希望通過人事檔案回顧其自身職業(yè)歷程，通過省視其個人學(xué)習(xí)、工作中的得失總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)一步提升自我。與此同時(shí)，伴隨著我國人事制度的改革，以市場為主導(dǎo)的非行政因素在人才的配置中起著越來越大的作用，各類人才的流動性越來越大，但是這樣的進(jìn)步在很大程度上還僅限于企業(yè)尤其是民營企業(yè)，各類機(jī)關(guān)之間、機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位之間除了日常的干部交流之外，人才的流動略顯不足，人力資源的開發(fā)利用程度較低，這些對我們更新干部人事檔案工作理念、探索干部人事檔案高效利用提出來新要求。

2、大膽采用新技術(shù)，提升人事檔案工作整體效能。

對于很多部門來說，人事檔案工作是非常繁瑣而復(fù)雜的，對于檔案工作人員而言這也是一項(xiàng)艱巨的工作。在每個單位，每年都會形成大量的考核鑒定、干部任免材料、勞動合同等，收集、編號、整理等工作步驟多、工作期限長，很多環(huán)節(jié)都依靠手工完成，勞動強(qiáng)度大。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和應(yīng)用的深入，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)逐步代替簡單而繁重的純手工操作已成為一種趨勢。因此，在人事檔案管理工作中，可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況，在一定程度上推動人事檔案工作信息化，使之與組織人事部門的干部人事系統(tǒng)之間建立起一種可能的對接，充分發(fā)揮各種新技術(shù)、新設(shè)備，尤其是信息化技術(shù)的強(qiáng)大作用，通過前端控制、條碼等技術(shù)做好初期的表格設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，通過嚴(yán)格的程序管理做好人事檔案材料的收集工作，通過條碼和掃描等技術(shù)實(shí)現(xiàn)干部人事檔案內(nèi)部材料的機(jī)讀分類、自動編號等，最大限度減少人工操作，使檔案管理人員從繁瑣低效的手工勞動中解放出來，讓他們有更多的精力去了解和熟悉干部人事工作，讓他們可以站在單位干部人事工作高度去思考和推動人事檔案工作。

3、做好人事檔案基礎(chǔ)工作，保障人事檔案質(zhì)量。

人事檔案工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要耐心?xì)心，也需要一定的專業(yè)技能。首先要培養(yǎng)一批可靠的專業(yè)人員，并為他們創(chuàng)造條件，不斷學(xué)習(xí)、不斷探索、不斷實(shí)踐，在學(xué)習(xí)和工作中提高綜合素質(zhì)，推動人事檔案工作發(fā)展。其次，要進(jìn)一步理順人事檔案與本單位干部人事管理工作的關(guān)系，尤其要注重發(fā)揮人事檔案在干部人事管理中的咨詢參考等作用。再次，要積極探索建立更為科學(xué)完善的干部人事檔案工作體制機(jī)制，提高人事檔案工作的規(guī)范化和科學(xué)性，讓每一項(xiàng)業(yè)務(wù)有章可循、每一份材料如期歸檔、每一次利用十分滿意，推動實(shí)現(xiàn)人盡其才的美好愿望。

（作者單位：中山市土地房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案館）