文件運(yùn)動(dòng)過程中的價(jià)值分析

張 敏

（內(nèi)蒙古自治區(qū)新聞出版廣電局，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010070）

文件價(jià)值是文件的自身屬性對(duì)人們主體需要的滿足，是人類的需要對(duì)文件自身屬性的肯定關(guān)系.[1]文件的價(jià)值根據(jù)文件運(yùn)動(dòng)過程劃分，可分為現(xiàn)行價(jià)值與非現(xiàn)行價(jià)值；根據(jù)利用主體劃分可分為第一價(jià)值和第二價(jià)值；根據(jù)文件利用主體的需求又可以分為憑證參考價(jià)值、歷史價(jià)值和文化休閑價(jià)值等.[2]

在一般情況下,文件是從‘設(shè)計(jì)制作形成’到‘現(xiàn)行’,再轉(zhuǎn)入‘暫存’,最后進(jìn)入‘歷史’階段的，這是文件運(yùn)動(dòng)的一般規(guī)律.[3]其背后的隱藏的變化是第一價(jià)值由產(chǎn)生、增長(zhǎng)到減弱，第二價(jià)值增長(zhǎng)的全過程.然而,社會(huì)生活是紛繁復(fù)雜多變的,那么產(chǎn)生于復(fù)雜的社會(huì)生活的、記錄復(fù)雜的社會(huì)生活的文件也是多種多樣的，由此形成的文件自然也就不會(huì)是單一的.在每個(gè)不同階段要求產(chǎn)生文件具有不同的文件，與之相對(duì)應(yīng)的價(jià)值自然也就呈現(xiàn)了豐富多彩的姿態(tài).下面通過介紹一般文件運(yùn)動(dòng)過程，分別對(duì)不同的文件運(yùn)動(dòng)階段與文件價(jià)值的關(guān)系作出闡述.其對(duì)應(yīng)關(guān)系如圖：

文件運(yùn)動(dòng)階段與價(jià)值等關(guān)系圖

1 文件制作階段的第一價(jià)值與現(xiàn)行價(jià)值

文件的制作階段包括文件的制作者從設(shè)想、設(shè)計(jì)到書面文件的撰寫、表格文件的填寫、圖示文件的繪制、音像文件的錄制或拍攝、機(jī)讀文件的輸入等.本階段的結(jié)束以文件正式簽署或賦予了類似的法律效力的手續(xù)為標(biāo)志，使其具有初始價(jià)值，簽署或賦予法律效力的步驟是文件具有第一價(jià)值的標(biāo)志，文件的價(jià)值和檔案的初始價(jià)值都是屬于檔案的第一價(jià)值，體現(xiàn)了所生成的文件對(duì)其形成者的價(jià)值.當(dāng)然此時(shí)的文件是處于現(xiàn)行階段的文件，它所體現(xiàn)的價(jià)值也應(yīng)該是文件的現(xiàn)行價(jià)值.

文件從制作開始，它是一份的孤單的文件——其自身客觀屬性上在結(jié)構(gòu)上主要表現(xiàn)為單份文件——僅僅是為了文件的制作者的某一個(gè)意圖而產(chǎn)生，表達(dá)和反映的是某一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)內(nèi)容或者是某一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的某一方面的內(nèi)容，是某項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的一個(gè)組成部分，是這個(gè)單位的一個(gè)方面的反映.[4]此時(shí)的文件只是具備了起現(xiàn)行作用的功能，確切的說是具備了準(zhǔn)現(xiàn)行價(jià)值，其實(shí)文件真正發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值、真正進(jìn)入其運(yùn)動(dòng)過程應(yīng)該是從下一階段文件的現(xiàn)行階段開始，本階段只是一個(gè)必要的準(zhǔn)備階段.

2 文件現(xiàn)行階段的價(jià)值體現(xiàn)

文件在法律上正式生效后，即進(jìn)入現(xiàn)行階段.此時(shí)的文件處在傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過程中，作為社會(huì)活動(dòng)工具，起著交流思想、傳遞信息的現(xiàn)行作用，發(fā)揮制作者制作文件的意圖、目的，履行文件自身價(jià)值的使命.[5]在文件的現(xiàn)行階段，文件是用來表達(dá)文件制作者的發(fā)文意圖的，實(shí)現(xiàn)的是文件對(duì)于原機(jī)構(gòu)的價(jià)值.謝倫伯格認(rèn)為,檔案對(duì)于原機(jī)構(gòu)的價(jià)值是由文件當(dāng)初被產(chǎn)生和被積累的特定目的決定的,體現(xiàn)了所生成的文件對(duì)其形成者的價(jià)值.處于現(xiàn)行階段的文件，它所體現(xiàn)的價(jià)值是文件的現(xiàn)行價(jià)值.

處于文件現(xiàn)行階段前期的文件與制作階段相同仍然是一個(gè)單份文件，而文件是用來描述、記錄社會(huì)活動(dòng)工具，僅僅靠一份文件描述一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)，向發(fā)文機(jī)關(guān)或者是收文機(jī)關(guān)傳遞關(guān)于活動(dòng)的準(zhǔn)確全面的信息是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，僅僅靠一份文件來完成一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)也是不可能的，發(fā)文單位或收文單位還應(yīng)該具有該項(xiàng)活動(dòng)相關(guān)的文件.這樣才能使文件的利用者（包括文件的制作者和文件的接收者）能夠清晰地了解所進(jìn)行活動(dòng)的方方面面，即使不能了解全部也應(yīng)該盡可能多地讓文件的利用者充分了解文件所反映的活動(dòng).在這樣的要求下，同一活動(dòng)產(chǎn)生的文件自然就會(huì)形成文件的簡(jiǎn)單組合，更加準(zhǔn)確地描述該活動(dòng)過程，更加清晰地展示了文件制作者的目的，更好地發(fā)揮了文件的現(xiàn)行作用.

而此時(shí)的文件，其結(jié)構(gòu)往往是松散、關(guān)聯(lián)度低、不系統(tǒng)的、易變的簡(jiǎn)單組合.究其原因有兩個(gè)：一是此時(shí)的文件處于現(xiàn)行階段，一項(xiàng)完整社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)可能還沒有進(jìn)行完畢，一定有文件還沒有產(chǎn)生或有的文件處于制作階段；或者項(xiàng)目是由多單位合作的，而多單位多部門合作產(chǎn)生的文件還沒能夠?qū)R集，從而導(dǎo)致了文件組合的不全面、完整.另一方面在實(shí)際的文件運(yùn)動(dòng)過程中，這樣文件組合的形成往往自然的形成的，并不是人為有意地整理形成的，在活動(dòng)的進(jìn)行過程中文件產(chǎn)生的先后、實(shí)踐活動(dòng)的具體實(shí)施過程、活動(dòng)周期、以及文件運(yùn)動(dòng)的順暢程度都會(huì)影響文件組合的結(jié)構(gòu)；或許有的文件的形成過程中工作人員有意地整理過相關(guān)的文件，盡量使之形成一個(gè)整體，但這種整理往往也只是一個(gè)初步的整理，并不是按照系統(tǒng)的、完整的、科學(xué)的整理方法進(jìn)行的.因此現(xiàn)行階段文件這樣的松散、關(guān)聯(lián)度低、不系統(tǒng)的、易變的結(jié)構(gòu)，就降低了文件的可理解程度，使得沒有參與過產(chǎn)生文件活動(dòng)或是不了解的文件的人群很難很清楚地理解文件所要表達(dá)的內(nèi)容和事實(shí)，使得文件的利用者僅僅局限于文件的生成者及文件的接收者.所以，依賴于這樣的文件結(jié)構(gòu)，文件能夠?qū)崿F(xiàn)的主要價(jià)值就是它的第一價(jià)值，也只能是它的第一價(jià)值.

3 文件暫時(shí)保存階段的價(jià)值分析

隨著時(shí)間的推移，產(chǎn)生文件的活動(dòng)終究有完成的時(shí)候，也就是文件的制作者或是接收者完成文件所規(guī)定的任務(wù)，達(dá)到為之形成的目標(biāo)時(shí)，文件就退出了它的現(xiàn)行期，現(xiàn)行價(jià)值隨之消失.此時(shí)，文件就進(jìn)入了它的下一個(gè)階段——半現(xiàn)行階段.

退出現(xiàn)行階段進(jìn)入半現(xiàn)行期的文件，它已經(jīng)失去了現(xiàn)行價(jià)值.在這個(gè)時(shí)期，文件的制作者和接收者在進(jìn)行新的社會(huì)活動(dòng)時(shí)，往往希望可以利用近期辦理過的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的文件來為新活動(dòng)提供參考作用.此時(shí)文件的利用者仍然是文件的形成者，所以文件參考價(jià)值還是文件的第一價(jià)值.與此同時(shí)一些社會(huì)上的機(jī)關(guān)或是個(gè)人在執(zhí)行類似的任務(wù)時(shí)，需要得到有這樣經(jīng)驗(yàn)的職能單位的幫助，希望可以借閱到此類事務(wù)保留下來的完整的、真實(shí)的、第一手的資料，此時(shí)具有原始記錄性的原文件是最好的選擇.只要經(jīng)過此職能單位的批準(zhǔn)，社會(huì)上的一些團(tuán)體和個(gè)人也可以利用在保存在機(jī)關(guān)檔案室的中具有憑證價(jià)值的文件了.無論是文件的生成者對(duì)半現(xiàn)行文件參考價(jià)值的利用還是社會(huì)上的其他機(jī)關(guān)個(gè)人對(duì)于半現(xiàn)行文件憑證價(jià)值的利用，都是為了使文件對(duì)未來的活動(dòng)起到指導(dǎo)、借鑒的作用，文件要想發(fā)揮對(duì)未來事務(wù)的指導(dǎo)借鑒作用，就必須要求文件所反映的已完成的實(shí)踐活動(dòng)是真實(shí)的、清晰的、完整的，為了達(dá)到這一目的，僅僅靠單份文件或是文件的簡(jiǎn)單組合顯然是不可能達(dá)到這樣的要求的，在這種情況下案卷出現(xiàn)了.

案卷是機(jī)關(guān)辦公室按某種順序排列把反映同一社會(huì)職能活動(dòng)的文件整理而成移交到檔案室一種文件的組合，此時(shí)文件組合才正式進(jìn)入半現(xiàn)行期，更確切地說是文件以案卷的形式進(jìn)入暫時(shí)保管的階段.[6]過去我國(guó)文書檔案工作者.在長(zhǎng)期的文書立卷的實(shí)踐中，將公文立卷的原則概括為：“遵循文件材料的形成規(guī)律與特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系.區(qū)別于不同價(jià)值，便于保管和利用.”案卷形成后，通過卷皮、卷內(nèi)目錄、頁(yè)號(hào)、備考表把相關(guān)的文件組合成一個(gè)不可分割的整體.文件不再以單份文件出現(xiàn)，在一定程度上使文件結(jié)構(gòu)具有了系統(tǒng)完整性.對(duì)于聯(lián)系特別密切的文件以及反映重大問題的文件，如果不立卷的話，可能破壞它們之間的有機(jī)聯(lián)系而被分割在各處存放，從而造成了利用的不便和管理的不系統(tǒng)性，使文件不能夠滿足利用者的需求，大大影響了文件的價(jià)值的發(fā)揮.所以文件立卷后，案卷就使文件的結(jié)構(gòu)避免了現(xiàn)行階段單份文件或文件組合的松散、關(guān)聯(lián)度低、不系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)弊病，提高了文件的可理解程度，使得沒有參與過產(chǎn)生文件活動(dòng)或是不了解的文件的人群能夠理解文件所要表達(dá)的內(nèi)容和事實(shí)，從而擴(kuò)大了文件的利用的主體，使文件能夠在更大范圍內(nèi)發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)更大的價(jià)值.

此時(shí)的案卷，其結(jié)構(gòu)較現(xiàn)行期的文件組合的松散情況有了較大的改善，能夠把同一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的全部文件整理形成案卷，保持同一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的文件之間的歷史聯(lián)系，可以完整地反映一項(xiàng)社會(huì)活動(dòng).但是，它能夠?qū)崿F(xiàn)的價(jià)值僅僅是文件的參考價(jià)值和文件的憑證價(jià)值，[7]它的這種價(jià)值的只能在文件的現(xiàn)行價(jià)值剛剛結(jié)束，而類似活動(dòng)的進(jìn)行還比較頻繁的時(shí)間范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn).隨著社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代的變化，案卷所表達(dá)的社會(huì)活動(dòng)已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)的需要，文件的內(nèi)容對(duì)于新的社會(huì)活動(dòng)幾乎沒有參考或憑證價(jià)值時(shí)，此時(shí)的文件似乎就沒什么價(jià)值可言了.

4 文件永久保存時(shí)期的價(jià)值分析

法國(guó)大革命時(shí)期直到邁斯耐爾提出的“高齡檔案應(yīng)當(dāng)受到尊重”原則告訴我們，處于非現(xiàn)性階段的文件的價(jià)值應(yīng)該不僅沒有減少，反而是增大了的.但事實(shí)上，很多人會(huì)把失去現(xiàn)行價(jià)值的文件當(dāng)作過時(shí)的、沒用的文件加以處理.之所以會(huì)有上述這種情況發(fā)生，不是文件失去了價(jià)值，而是案卷的這種的結(jié)構(gòu)形式制約了文件的價(jià)值的發(fā)揮.這就促使了文件的另一種最高的結(jié)構(gòu)形式——全宗的產(chǎn)生，也促使文件走入下一個(gè)階段——非現(xiàn)行階段.

文件以案卷的形式退出檔案室后，經(jīng)過整理、再組織，又以全宗的形式進(jìn)入到檔案館.全宗是一個(gè)立檔單位職能活動(dòng)中形成的全部檔案的總和.[8]全宗原則，就是同一全宗的檔案不可分散,不同全宗的檔案不得混淆.其實(shí)質(zhì)在于：遵循檔案的形成規(guī)律,以檔案的來源為前提,以保持歷史聯(lián)系為基礎(chǔ),通過對(duì)檔案的實(shí)體管理,盡力維護(hù)立檔單位的歷史面貌，便于保管和利用.文件結(jié)構(gòu)由案卷轉(zhuǎn)變?yōu)槿谥?，文件集合具有了更加完整的、系統(tǒng)的、緊密的結(jié)構(gòu)，文件之間的聯(lián)系就更加明確了，文件對(duì)社會(huì)活動(dòng)的描述更加清晰、完整、易于理解，這樣就使得即使是很久遠(yuǎn)的事件也能夠通過全宗對(duì)其清晰再現(xiàn)，它起到了完整地再現(xiàn)歷史原貌和全貌的作用.正是這樣的文件結(jié)構(gòu)，為歷史學(xué)家考古學(xué)家及社會(huì)上的其他利用者方便的提供了研究歷史、再現(xiàn)歷史和重構(gòu)歷史的功效.

那么全宗是否就是文件運(yùn)動(dòng)的終點(diǎn)呢？答案又是否定的.因?yàn)槿趧t指出：全宗的整理是以來源為前提的，一個(gè)單位形成一份全宗，那么全宗所能反映的就只是這個(gè)單位的全面的歷史.全宗體現(xiàn)的是一個(gè)單位的全貌，而單位與單位之間關(guān)系也不是孤立的，甚至具有著緊密地聯(lián)系.整個(gè)社會(huì)是一個(gè)具有錯(cuò)綜復(fù)雜的聯(lián)系的有機(jī)體，檔案就是記錄描述這個(gè)復(fù)雜的有機(jī)體的重要工具，當(dāng)歷史學(xué)家們或是社會(huì)上普通的檔案的利用者對(duì)檔案的利用也不僅僅是了解各個(gè)單位的歷史就可以完全滿足的，他們往往會(huì)研究一個(gè)時(shí)期的整個(gè)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r，或是某一長(zhǎng)期事件全部來龍去脈，或是研究某一現(xiàn)象對(duì)于人類歷史的影響，甚至是希望了解整個(gè)人類社會(huì)的歷史.[9]這樣全宗就顯得有些力不從心了，這是我們就需要建立另一種更加完整、系統(tǒng)的體系——全宗群.

全宗群在檔案各種形態(tài)中處于結(jié)尾位置，是文件運(yùn)動(dòng)形成的最終的文件組合形態(tài).全宗群就是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體，全宗群的最大特點(diǎn)是相互之間聯(lián)系緊密.在人類社會(huì)活動(dòng)中，在一定的時(shí)間、地點(diǎn)和條件下進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)的有關(guān)機(jī)關(guān)和團(tuán)體，不可能彼此孤立地存在，而是互相有著一定的聯(lián)系.這種社會(huì)聯(lián)系也必然要反映在各自活動(dòng)中形成的檔案內(nèi)容上，從而使某些全宗之間具有一定程度的歷史聯(lián)系，這些互有聯(lián)系的若干全宗的群體，我們通稱為全宗群.因此在館藏檔案的整理和管理過程中，不僅要維護(hù)全宗的完整性，同時(shí)還應(yīng)該注意全宗之間的相互聯(lián)系.文件以全宗群的形式出現(xiàn)，維護(hù)了相同類型全宗的不可分散性，更有效地保持文件之間在更大范圍內(nèi)的歷史聯(lián)系，以便于管理和利用.為此，把相同類型的、有密切聯(lián)系的若干全宗，集中在一個(gè)的檔案館，在一個(gè)檔案館內(nèi)將館藏全宗合并為若干個(gè)全宗群，實(shí)行分群管理，就可以使文件在更大的范圍內(nèi)發(fā)揮更大的作用.

5 文件運(yùn)動(dòng)過程中的價(jià)值變化的原因探析

綜上所述，文件從形成到最后消亡或永久保存,或者說從現(xiàn)行文件到歷史檔案是一個(gè)完整的生命過程,即文件的運(yùn)動(dòng)具有整體性的特點(diǎn).[10]在這個(gè)完整的過程中，文件的整個(gè)生命周期分為不同的運(yùn)動(dòng)階段，因此文件的運(yùn)動(dòng)具有階段性的特點(diǎn)，從而形成了不同的文件結(jié)構(gòu)，與之對(duì)應(yīng)的文件的價(jià)值也就有了不同的表現(xiàn)形式.文件的這些不同的關(guān)系結(jié)構(gòu)，也直接或間接地影響了文件的價(jià)值的實(shí)現(xiàn).

〔1〕王世福,岳曉峰論.文件運(yùn)動(dòng)進(jìn)程中的價(jià)值演變[J].海洋信息，2005（1）.

〔2〕張貴華,論檔案價(jià)值形態(tài)[J].檔案學(xué)研究,2003（3）.

〔3〕李福君,張慶一,李可意.檔案本質(zhì)屬性的研究[J].檔案學(xué)研究,1999（1）.

〔4〕劉新安.論檔案記錄歷史的特殊方式[J].河北檔案天地,1996（3）.

〔5〕謝倫伯格.現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)[M].北京：檔案出版社,1983.

〔6〕方燕.試論公文立卷的原則和方法[J].湖南省政法管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2001（6）.

〔7〕宗培嶺.對(duì)檔案價(jià)值形態(tài)的再認(rèn)識(shí)[J].檔案學(xué)通訊，2004（2）.

〔8〕陳靜,何致武.關(guān)于我國(guó)全宗理論的一些思考[J].檔案學(xué)通訊,2005（1）.

〔9〕陳兆吳.檔案管理學(xué)[M].北京：人民大學(xué)出版社，1980.84.

〔10〕何嘉蓀，葉鷹.文件連續(xù)體理論與文件生命周期理論——文件運(yùn)動(dòng)理論研究之一[J].檔案學(xué)通訊,2003（5）.