文書檔案管理的辦公自動化應用探討

余瑾　張靖宇　馬曉梅

摘 要：隨著社會科學技術的快速進步，各個企業(yè)的辦公自動化程度明顯提高。辦公現(xiàn)代化，提高了辦公的速度，也減小了企業(yè)職員的壓力。將辦公自動化與文書資源處理工作結合起來，不僅讓文書資源處理的方法得到優(yōu)化，也讓文書資源得到共享，促進了文書檔案資源應用價值的發(fā)揮。文書資源管理是一項對安全性要求較高的工作，辦公現(xiàn)代化在帶來便利的同時，也帶來安全威脅。開發(fā)正確的文書檔案管理辦公自動化方法，才能讓企業(yè)文書檔案管理工作質量提高。

關鍵詞：文書檔案；辦公；自動化；問題；應用

文書檔案資源，對于企業(yè)單位領導決策有直接影響，也關系著企業(yè)單位未來的發(fā)展方向。在改革開放政策全面落實和深入發(fā)展的今天，文書資源管理工作走向了新的紀元。信息化辦公模式的形成與應用，給文書檔案管理工作現(xiàn)代化提供了基礎。信息與現(xiàn)代化的文書資源管理模式，讓文書檔案管理工作結果更加準確，也讓工作人員的整體能力得以提升。

1 文書檔案資源管理的辦公信息化應用難點

1.1 自動化管理模式下文書資源安全性下降

文書檔案管理的辦公自動化，需要對文書檔案進行電子化轉變。與過去的傳統(tǒng)檔案相比，信息檔案的格式和內容更容易變化，也就是說，計算機檔案極易被他人不留痕跡地更改。電子檔案沒有個性化的字跡，操作者可以通過字號與字體的變化對電子檔案內容進行隨意調節(jié)。另外，電子檔案也沒有相關人員專屬的簽名或者蓋章。計算機檔案的保存上具有優(yōu)勢，也具有劣勢。紙制文檔諸多特性的消失，讓文書檔案的特性消失，安全性不強。電子檔案是不是原始檔案，很難保證。

1.2 自動化管理模式下文書檔案管理難度提升

筆者所在的企業(yè)已經將文書檔案梳理工作自動化落實有八年之久，在這些年里，文書檔案梳理者體會到了辦公現(xiàn)代化的技術困難。電子檔案的整理與歸檔是專業(yè)性與技術性較強的任務，文書檔案梳理者只有具有較高的計算機操作素養(yǎng)，才能應用文書檔案梳理自動化工作。日前，相當多企業(yè)單位中的文書檔案梳理者缺少計算機專業(yè)知識，也沒有系統(tǒng)地學習過文書資源信息化管理方法，實際工作困難重重。

1.3 自動化管理模式應用對硬件設施要求較高

文書資源梳理的辦公自動化發(fā)展，無疑需要得到諸多硬件設施的支持。在過去的文書資源梳理工作中，管理人員用手工整理的方法對文書檔案進行歸檔處理。而現(xiàn)在，電子檔案的整理需要利用電腦、掃描儀器、打印機等諸多現(xiàn)代化辦公機器。為了控制成本，許多企業(yè)并沒有采購符合文書檔案管理工作需求的硬件設施，影響了文書資源梳理辦公信息化改革。

2 文書資源梳理的辦公自動化應用對策

2.1 重視信息化辦公硬件設施建設

文書資源梳理的辦公信息化，需要得到硬件設施支持。互聯(lián)網、計算機與各類數字設備，都是文書檔案管理辦公現(xiàn)代化發(fā)展過程中必不可少的硬件設施。企業(yè)要給予文書資源梳理環(huán)節(jié)以支持，就要重視硬件設施的采購與良好硬件環(huán)境的建設。做好硬件環(huán)境建設，改善文書資源的辦公現(xiàn)代化環(huán)境，才能激發(fā)文書資源梳理工作者工作熱情。硬件環(huán)境的優(yōu)化，能夠促進文書資源梳理工作積極去學習，開發(fā)資源梳理者的潛能。

2.2 重視文書資源梳理者自動化辦公能力提升

資源梳理工作者，是文書資源梳理辦公改革工作的主要落實者。檔案梳理者的個人專業(yè)素養(yǎng)，對于企業(yè)文書資源梳理辦公自動化改革有著較大影響。在傳統(tǒng)的文書資源梳理工作中，工作人員利用手工管理方法實施工作。在辦公現(xiàn)代化改革的這幾年中，文書資源梳理者感受到了科學技術的力量，也遇到了許多工作問題。計算機操作水平不足的文書資源梳理者，出現(xiàn)了焦躁工作情緒。硬件設備的引入，是服務于文書資源梳理辦公便捷化的，不是給管理者出難題的。重視文書資源梳理工作人員的培訓，是讓企業(yè)自動化文書資源梳理工作順利落實的重中之重。

在社會經濟發(fā)展的新形勢下，企業(yè)管理者需要重視文書資源梳理者的培養(yǎng)。首先，要做好辦公自動化專業(yè)技能培訓。邀請信息技術專家到企業(yè)內為文書資源梳理工作者講解計算機、掃描儀以及其它各類數字設備的使用方法以及注意事項，將文書資源梳理工作者培養(yǎng)成為設備使用小能手。企業(yè)可以利用專業(yè)技能大賽，激發(fā)文書資源梳理工作者的學習熱情。其次，要做好內部思想政治教育工作。讓每一位文書資源梳理工作者意識自動化辦公的意義，建立責任感，將文書資源自動化處理工作目標的實現(xiàn)與個人價值目標實現(xiàn)結合起來，做合格的文書資源梳理者。

2.3 采取有效措施提升文書檔案管理安全性

保證文書資源的安全性，是文書檔案管理工作之重點。解決安全問題，才能使一切文書資源梳理行為具有意義。

首先，文書資源管理者可以應用用縮微技術將紙制檔案的特征轉移到電子檔案上。將字跡相對模糊，具有負責人簽名或者蓋章的紙制文書檔案以掃描或者拍照的形式存檔，存留特性明顯的電子檔案文件，有利于提高安全性。保留個性特征的文書檔案不易被他人篡改，也能使原始檔案得以保存。其次，企業(yè)可以采購正版安全軟件或者保密軟件，對電子文書資源進行加密處理，明確電子文書資源的瀏覽與使用權限，促進文書資源自動化管理安全性的提高。最后，要重視電子文書檔案的備份工作，以此來減小檔案丟失或者失真給企業(yè)決策帶來的不良影響。

3 結語

綜上所述，對于企業(yè)來講，文書檔案管理是對企業(yè)發(fā)展歷程的管理。文書檔案資源包括企業(yè)的發(fā)展歷史與基本工作記錄，這些資源對于企業(yè)未來發(fā)展決策的制定有重要的參考作用。對自動化辦公模式進行有效應用，針對文書資源梳理工作的特點實施自動化管理，保證文書檔案資源的安全性，才能促進文書資源梳理工作的優(yōu)化。

參考文獻

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