高校圖書館辦公室協(xié)調(diào)工作探討

關(guān)鍵詞：圖書館辦公室；協(xié)調(diào)；問題；措施

摘 要：文章通過對現(xiàn)階段圖書館辦公室在工作上存在的一些主要問題進行挖掘和分析，全面了解了圖書館管理工作的具體狀況，并有針對性地提出了一些措施和建議，旨在加強高校圖書館的協(xié)調(diào)工作，提高整個辦公室的工作效率和工作質(zhì)量，為廣大高校的圖書館管理工作提供有價值的參考。

中圖分類號：G258.6 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-1588（2014）10-0095-02

收稿日期：2014-09-08

作者簡介：賈秀梅（1967-），內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)圖書館副研究館員。 1 前言

圖書館辦公室作為保障圖書館正常運行的關(guān)鍵部門，對整個圖書館的業(yè)務(wù)處理和管理工作起著一個承上啟下的作用，為了充分發(fā)揮其協(xié)調(diào)作用和相關(guān)管理職能，我們必須高度重視圖書館辦公室管理工作，主動挖掘和研究圖書館辦公室工作存在的不足和缺陷，并采取措施進行解決和完善，從而促進圖書館的穩(wěn)定有序運行，為高校教學(xué)和科研活動提供保障。

2 現(xiàn)階段高校圖書館辦公室管理存在的問題分析

2.1 對圖書館辦公室工作的重視程度不足

首先，相當(dāng)一部分的圖書館工作人員對辦公室管理工作的認識有偏差，認為圖書館辦公室工作只是單純的信息傳遞、上傳下達，負責(zé)一些簡單的文件收發(fā)工作，工作內(nèi)容瑣碎而枯燥，沒有任何技術(shù)含量。其次，高校領(lǐng)導(dǎo)對圖書館辦公室的重視度不足，有部分院校甚至認為圖書館辦公室是個可有可無的部門，沒有安排專門人員負責(zé)圖書館辦公室的各項工作，相當(dāng)一部分的院校干脆安排一些教職工的親友或其他人員直接負責(zé)圖書館辦公室的管理工作，具有明顯的隨意性。辦公室人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)得不到保證，管理方法陳舊落后，非常不利于辦公室協(xié)調(diào)管理工作的有效開展。此外，由于對圖書館辦公室的忽略，也導(dǎo)致了圖書館管理條件的低下，沒有現(xiàn)代化的先進管理系統(tǒng)，圖書自動化管理水平低，對先進管理理念和管理技術(shù)的引進不足，阻礙了整個圖書館管理工作的有續(xù)發(fā)展。

2.2 缺乏完善的管理體制

首先，部分高校圖書館未能建立完善的圖書館管理體制，沒有形成完整有效的管理體制，在辦公室任務(wù)分配過程中，沒有將具體事項貫徹落實到每一個部門和崗位，導(dǎo)致工作過程中頻繁出現(xiàn)責(zé)任不明、事后互相推卸責(zé)任、工作完成不到位的現(xiàn)象[1]。其次，圖書館相關(guān)部門之間的聯(lián)系不夠密切，人員交流較少，大家沒能樹立起相互配合、通力合作的意識，不利于團隊協(xié)作。相當(dāng)一部分的業(yè)務(wù)管理部門只顧完成自己的“分內(nèi)”工作，對其他部門和崗位的工作不聞不問，在涉及“中間地帶”的一些工作時，更是彼此推脫，不愿意承擔(dān)工作任務(wù)，將所有事務(wù)都推給圖書館辦公室負責(zé)處理，這在無形中就加大了圖書館辦公室的工作量，造成有關(guān)業(yè)務(wù)和工作的大量堆積，給辦公室實現(xiàn)明晰、規(guī)范工作帶來了很多困難。此外，由于明確制度的缺乏，在辦公室貫徹落實各項工作的過程中，得不到有關(guān)部門和人員的有效配合和支持，導(dǎo)致辦公室人員的工作主動性和積極性大大降低，不利于辦公室良好形象的樹立，也影響了整個辦公室的工作效率。

2.3 服務(wù)意識滯后，工作質(zhì)量有待提高

圖書館辦公室的主要工作任務(wù)是為館領(lǐng)導(dǎo)的管理工作和相關(guān)決策提供全面的服務(wù)和支持，實現(xiàn)全館人力、物力資源的優(yōu)化配置，促進整個圖書館各項業(yè)務(wù)工作的有效完成。要想達到以上要求，館辦公室人員必須樹立“服務(wù)至上”的觀念，培養(yǎng)良好的服務(wù)意識。我國高校的圖書館管理制度和規(guī)范中，還不能很好地體現(xiàn)出其服務(wù)理念，更多的是在強調(diào)一些禁止事項，并沒有做到盡可能地滿足讀者的合理需求這一項。此外，工作人員在平時的工作中存在大量的“勢利眼”現(xiàn)象，把讀者分成三六九等，沒有做到一視同仁。部分圖書館工作人員在上班時間懶散、拖沓、推諉責(zé)任，大部分人都選擇被動地接受領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)安排，工作熱情和積極性有待提高。圖書館是廣大高校師生的第二課堂，是高校知識傳播的重要場所，圖書館辦公室的工作質(zhì)量直接影響著廣大師生的切身利益，如果辦公室人員沒有足夠的責(zé)任意識和工作積極性，很容易會引發(fā)讀者的不滿，造成整個學(xué)校學(xué)習(xí)氛圍的不和諧。

3 增強高校圖書館辦公室協(xié)調(diào)管理工作的措施建議

3.1 重視圖書館辦公室的對外交流

首先，各大高校圖書館之間可以實行館際圖書互借，將相關(guān)文獻進行傳遞共享，不同圖書館之間建立計算機聯(lián)網(wǎng)協(xié)作，提高圖書館之間的資源共享率，進一步豐富圖書館的圖書和電子文獻資源。其次，每隔一段時間就組織圖書館學(xué)術(shù)交流會、座談會和研討會等，通過組織參觀、組織問題競賽等方式增進彼此間的了解，溝通彼此間的感情，同時學(xué)習(xí)其他圖書館的先進管理思想和服務(wù)方法，摒棄自己管理上的缺陷和不足，推動各大圖書館的相輔相成和共同進步。圖書館辦公室應(yīng)該協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)做好各方面的協(xié)調(diào)工作，在對外交流的過程中提出具體的協(xié)作內(nèi)容、協(xié)作方法，并將計劃貫徹落實，從館際交流中取長補短，強化交流，主動解決交流中出現(xiàn)的矛盾和問題，促進館際交流協(xié)作的深入發(fā)展。

3.2 建立健全圖書館辦公室管理的各項制度，規(guī)范各項具體工作

賈秀梅：高校圖書館辦公室協(xié)調(diào)工作探討 賈秀梅：高校圖書館辦公室協(xié)調(diào)工作探討首先，要進行良好的辦公室人員崗位配置，明確各個崗位的具體職責(zé)，建立科學(xué)合理的崗位責(zé)任制，防止辦公室人員在開展工作過程中出現(xiàn)任務(wù)混亂、責(zé)任不明的狀況，造成工作無法有序開展。其次，逐步完善圖書館服務(wù)承諾制度和目標(biāo)責(zé)任制度，提高辦公室人員的服務(wù)意識，明確其工作目標(biāo)，切實將讀者和用戶的切身感受放在首位，竭誠為其提供服務(wù)，提高用戶的滿意度。最后，要建立并完善圖書館辦公室的考核評價機制，制定明確的獎懲方法，督促廣大圖書館工作人員認真完成本職工作，同時調(diào)動他們的工作主動性，激發(fā)他們的工作積極性，提高辦公室工作的業(yè)務(wù)水平和管理質(zhì)量。

在辦公室具體工作的管理上，圖書館辦公室必須將各個學(xué)期的任務(wù)具體落實到某個崗位或某個工作人員身上，實行定量管理和定性管理有效結(jié)合的管理方式。量化管理主要是針對辦公室的公文管理和資料撰寫、整理，圖書館信息的接收和發(fā)送，相關(guān)會議的籌備和召開以及圖書館接待工作，而定性管理則主要服務(wù)于圖書館的各種溝通協(xié)調(diào)工作[2]。辦公室工作人員每天都要建立和整理好自己的工作日志，完善日清日畢制度、跟蹤問效制度和重要事件即報制等相關(guān)制度，同時嚴格要求辦公室人員在工作過程中注意操作規(guī)范化，端正工作態(tài)度。只有不斷建立健全這些制度和規(guī)范并切實貫徹落實，才能保證整個辦公室工作的有序順利開展。endprint

3.3 充分利用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)提高總體工作效率

首先，辦公室人員可以通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)研及問卷調(diào)查等方式了解廣大讀者對目前的圖書館管理工作的滿意度、參與度、相關(guān)意見及建議，為辦公室的網(wǎng)絡(luò)管理工作提供參考。其次，建立一個質(zhì)量有保證的高效技術(shù)平臺，為圖書館的信息服務(wù)工作提供技術(shù)支持。從網(wǎng)絡(luò)反饋上來看，目前好評率較高的技術(shù)平臺大多數(shù)都應(yīng)用了Web2.0技術(shù)，有專家認為，要建立較高水平的技術(shù)平臺則必須要充分利用Web2.0的相關(guān)元素及創(chuàng)意[3]。圖書館網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺的構(gòu)建必須要保證其后臺系統(tǒng)的強大性，同時兼顧前臺頁面的簡單性，以便更好地為讀者提供服務(wù)和體驗，提高工作效率和讀者的滿意度。最后，加強對辦公室人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，使大家盡可能地熟悉計算機操作流程和圖書館平臺、軟件的應(yīng)用，減少大家在網(wǎng)絡(luò)管理工作中的誤操作現(xiàn)象，提高整個辦公室的業(yè)務(wù)解決能力，促進總體工作效率的大幅提升。

3.4 重視創(chuàng)新和團隊協(xié)作，做好館內(nèi)協(xié)調(diào)工作

首先，圖書館辦公室對整個圖書館管理工作起著一個承上啟下、上傳下達的作用，做好圖書館辦公室的工作有利于促進整個圖書館管理工作乃至整個學(xué)校管理工作的順利開展。這就要求辦公室人員必須要能夠科學(xué)處理辦公室內(nèi)部關(guān)系，協(xié)調(diào)好辦公室與館領(lǐng)導(dǎo)、辦公室與校內(nèi)外其他部門之間的關(guān)系。在進行信息上傳下達的過程中，辦公室人員必須要盡量準確地理解和傳達上級管理人員的意思，并注意監(jiān)督相關(guān)負責(zé)人認真完成館領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，將工作過程中碰到的問題及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)，促進信息溝通的暢通無阻。其次，充分發(fā)揮圖書館辦公室的“管家”職能，全面掌握館內(nèi)各類信息，協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部及各個部門之間的任務(wù)和關(guān)系，使大家形成一個有默契的團隊，培養(yǎng)團隊合作意識，進行科學(xué)合理的分工合作，共同做好圖書館管理工作，樹立良好的辦公室形象。最后，在做好本職工作的基礎(chǔ)上，要不斷更新工作方法和協(xié)作方式，充分利用信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大膽進行創(chuàng)新，與時俱進，盡可能地滿足當(dāng)下讀者的需求。

4 結(jié)語

為了有效解決以上這些問題，首先，我們必須充分發(fā)揮圖書館辦公室對外交流、對內(nèi)管理的職能，不斷增加館際交流的機會，取長補短，完善自身的管理工作。其次，要建立健全各項圖書館管理制度，促進各項具體工作走向規(guī)范化，科學(xué)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行圖書館技術(shù)平臺的建設(shè)，促進圖書館的自動化管理，提高工作效率。此外，還要重視圖書館內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，使大家團結(jié)起來共同為圖書館的創(chuàng)新管理奉獻力量，切實提高圖書館辦公室的協(xié)調(diào)工作的有效性。

參考文獻：

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[2] 羅梅鳳.對做好高職院校圖書館辦公室工作的思考[J].科技資訊，2011（18）：276.

[3] 劉 靜.如何做好高校辦公室的協(xié)調(diào)工作[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2011（6）：21-22.

（編校：嚴 真）endprint