機(jī)關(guān)文檔管理模式的改革探索研究

【摘 要】到目前為止，機(jī)關(guān)文檔管理已經(jīng)發(fā)展了幾十年，各個(gè)地方在結(jié)合中央指示下形成了符合實(shí)際的機(jī)關(guān)文檔管理中心，取得了不少成績，但也有不少問題，可見有必要對管理模式發(fā)展做出總結(jié)分析。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)文檔管理模式 成績 不足

一、機(jī)關(guān)文檔管理中心的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

放眼全國來看，設(shè)置了機(jī)關(guān)文檔管理中心的地區(qū)相對來說處于我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展較好的地區(qū)，盡管各地機(jī)關(guān)文檔管理中心建立的時(shí)間不一樣，但在建設(shè)過程中都有以下共同特點(diǎn)，這些共同特點(diǎn)也是機(jī)關(guān)文檔管理中心的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)：政府機(jī)構(gòu)改革，機(jī)關(guān)集中辦公，檔案部門積極抓住改革機(jī)遇；從檔案部門設(shè)計(jì)方案到機(jī)關(guān)文檔管理中心的最終設(shè)立，各地經(jīng)過了一定時(shí)期的論證；政府出臺(tái)相關(guān)文件政策，保障機(jī)關(guān)文檔管理中心的實(shí)施建設(shè)；機(jī)關(guān)文檔管理中心成立后，推行新的管理辦法，設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，便于文件規(guī)范接收和管理。

二、機(jī)關(guān)文檔管理中心的職能

各地機(jī)關(guān)文檔管理中心的職能都相對類似。機(jī)關(guān)文檔管理中心成立后，原機(jī)關(guān)的檔案室撤銷，檔案室的大部分職能都轉(zhuǎn)移到了機(jī)關(guān)文檔管理中心。如對檔案的分類、整理、著錄、標(biāo)引、編目、統(tǒng)計(jì)和保管等，機(jī)關(guān)只需要負(fù)責(zé)檔案的收集工作及監(jiān)督指導(dǎo)工作。與機(jī)關(guān)檔案室的職能相比，機(jī)關(guān)文檔管理中心面向的服務(wù)對象更為廣泛，開展的業(yè)務(wù)內(nèi)容更為豐富，擁有更大的職能權(quán)力和更多的自主權(quán)。這說明機(jī)關(guān)文檔管理中心的設(shè)立并不是各個(gè)機(jī)關(guān)檔案室的簡單組合，而是具有進(jìn)步意義的機(jī)關(guān)檔案管理模式改革。

三、機(jī)關(guān)文檔管理中心建立后取得的成績

1.集中管理機(jī)關(guān)文件，達(dá)到了精簡高效的目的。深圳市文件中心建立后，各政府部門原則上不設(shè)置機(jī)關(guān)檔案室，各部門、各單位將辦理完畢的文件材料（除不適宜集中和國家有特殊規(guī)定的文件檔案外），移交市文件中心集中管理，并實(shí)現(xiàn)資源共享。可見，從政府精簡、高效的角度出發(fā)，對比各機(jī)關(guān)都設(shè)立一個(gè)“小而全”的機(jī)關(guān)檔案室模式而言，機(jī)關(guān)文檔管理中心模式節(jié)約政府資源，減少了資源分散投入帶來的浪費(fèi)。

2.緩解檔案館接收檔案的壓力。通過對檔案館館藏檔案價(jià)值分析研究表明，約有三分之一的檔案不應(yīng)進(jìn)館。機(jī)關(guān)文檔管理中心是介于形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的專門集中管理機(jī)關(guān)檔案的機(jī)構(gòu)，同時(shí)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的入館鑒定。相對機(jī)關(guān)檔案室而言，機(jī)關(guān)文檔管理中心所配備的都是專職、專業(yè)的檔案管理工作人員，業(yè)務(wù)能力更強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)也更為豐富，且由于人員的穩(wěn)定，可以開展持續(xù)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專業(yè)學(xué)習(xí)，可以不斷提升業(yè)務(wù)能力其中包括檔案鑒定能力。而各地的機(jī)關(guān)文檔管理中心成立后，大都對保管期限表進(jìn)行調(diào)整、修改，使保管期限表更為直觀，更易于理解和實(shí)際操作。這些舉措有效地保障檔案進(jìn)館的數(shù)量和質(zhì)量，緩解檔案館接收檔案的壓力。

3.有利于機(jī)關(guān)檔案管理水平的提高。機(jī)關(guān)檔案管理水平的提高，有賴于對其在人、財(cái)、物上的投入。機(jī)關(guān)檔案工作人員兼職過多，調(diào)動(dòng)頻繁的現(xiàn)象一直是機(jī)關(guān)檔案工作水平提高的制約因素，雖然檔案管理部門每年都開展檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但一直都是“年年培訓(xùn)新人，節(jié)節(jié)都是第一課”。機(jī)關(guān)文檔管理中心成立后，配備了專職專業(yè)管理人員，保障了人力的投入，而人員隊(duì)伍的穩(wěn)定，有利于業(yè)務(wù)培訓(xùn)內(nèi)容的不斷提升。擺脫循環(huán)現(xiàn)象，從而保障了人員檔案管理水平持續(xù)提高。在檔案管理的庫房和設(shè)備上，集約化的投入保障資源投入的效率，保障了資源的利用率。同時(shí)，因?yàn)闄C(jī)關(guān)文檔管理中心擁有更大的職權(quán)以及更多的自主權(quán)，在監(jiān)督機(jī)關(guān)檔案工作，管理機(jī)關(guān)檔案等方面，可以制定相應(yīng)的規(guī)章制度，在管理區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一實(shí)施，也可以有效保障機(jī)關(guān)檔案管理水平的提高。

4.機(jī)關(guān)文檔管理中心成立后更注重社會(huì)對檔案的利用需求。文檔服務(wù)中心除繼續(xù)承擔(dān)原檔案寄存中心和文件管理中心的職責(zé)任務(wù)外，還具有服務(wù)企業(yè)、服務(wù)市民、服務(wù)政府的職能：面向企業(yè)和社會(huì)開展檔案代理、代管、加工、整理、縮微復(fù)制和數(shù)字化處理等相關(guān)技術(shù)服務(wù)；向社會(huì)各類組織提供檔案業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)，承擔(dān)檔案信息化建設(shè)及開發(fā)、利用工作，負(fù)責(zé)組織檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)等職能。

5.對文件與檔案進(jìn)行新的定義，以適應(yīng)改革后的機(jī)關(guān)檔案的管理實(shí)際。在此次機(jī)關(guān)文檔管理中心建設(shè)過程中，值得一提的是，實(shí)踐的改革也推動(dòng)了檔案理論的發(fā)展，深圳和珠海兩地的機(jī)關(guān)檔案管理?xiàng)l例，對文件與檔案作出新的定義，以便于實(shí)際工作中對文件與檔案進(jìn)行劃分和管理。

四、機(jī)關(guān)文檔管理中心改革存在的不足之處

1.只適合辦公集中的地方。為方便檔案的移交、利用等，機(jī)關(guān)文檔管理中心都是設(shè)置在新建的政府辦公大樓內(nèi)，與各機(jī)關(guān)一起集中辦公，機(jī)關(guān)文檔管理中心只為就近辦公的機(jī)關(guān)提供服務(wù)。在一些沒有統(tǒng)一辦公場所的地區(qū)而言，難以建立起機(jī)關(guān)文檔管理中心。建立機(jī)關(guān)文檔管理中心的地區(qū)，也有一些機(jī)關(guān)未能搬入政府辦公大樓，其檔案室也就不能撤銷，文件也未能納入機(jī)關(guān)文檔管理中心的管理范圍，這樣使得政府的精簡高效、檔案的集中統(tǒng)一利用的改革不完全。從目前進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案管理模式改革的地區(qū)來看，與聯(lián)合檔案室改革的經(jīng)濟(jì)背景不一樣的是，建立了機(jī)關(guān)文檔管理中心的地區(qū)都處在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較好的市、區(qū)內(nèi)，這也主要是因?yàn)檎畽C(jī)構(gòu)改革的腳步在區(qū)域經(jīng)濟(jì)相對發(fā)達(dá)的地區(qū)先開展，因而機(jī)關(guān)文檔管理中心的設(shè)立也出現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較好的地區(qū)。

2.檔案室撤銷之后，如果對檔案管理手段沒有簡化，不利于機(jī)關(guān)檔案工作的開展。機(jī)關(guān)檔案室撤銷后，并不意味著機(jī)關(guān)就沒有檔案工作，機(jī)關(guān)還要負(fù)責(zé)檔案的收集工作，保證檔案的完整與安全。因大部分的檔案業(yè)務(wù)工作都移交到機(jī)關(guān)文檔管理中心，機(jī)關(guān)開展檔案收集工作就失去組織保障。在建立了機(jī)關(guān)文檔管理中心后，應(yīng)明確辦公室的職責(zé)，將檔案監(jiān)督工作交由專人負(fù)責(zé)，定期對各科室的檔案工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，保證檔案及時(shí)完整收集上交等工作的順利開展。

3.機(jī)關(guān)文檔管理中心雖然考慮到了集約管理的效用，設(shè)置在機(jī)關(guān)政府辦公大樓內(nèi)，雖方便了利用，但辦公成本也相對較高。隨著今后各機(jī)關(guān)文件數(shù)量的積累，場地的保管空間和保管費(fèi)用會(huì)成為今后要考慮和處理的實(shí)際問題，機(jī)關(guān)文檔管理中心機(jī)構(gòu)設(shè)置的長遠(yuǎn)性和前瞻性還不夠。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃俊琳：《深圳市編委同意市檔案局成立文件中心》，《中國檔案報(bào)》2002，11

[2]李福君：《宣武區(qū)文檔管理中心的建設(shè)》，《中國檔案》2005，3