鞍山市印刷企業(yè)管理信息化研究

摘 要：2012年以來，大數(shù)據(jù)一詞越來越多地被提及，這預示大數(shù)據(jù)時代的來臨。如果要在市場競爭中迎接新的挑戰(zhàn)并能夠處于不敗之地，企業(yè)就必須要加快技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、信息化建設(shè)的腳步。通過分析印刷業(yè)實施管理信息化的必要性以及管理信息化內(nèi)容的基礎(chǔ)上，提出如下建議：根據(jù)企業(yè)情況，引入ERP系統(tǒng)；發(fā)揮ERP的作用，實現(xiàn)管理過程信息化；組建企業(yè)IT部門，賦予其真正的權(quán)利；對員工進行ERP相關(guān)的培訓，增強企業(yè)整體的技術(shù)實力；充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，開拓營銷信息化。

關(guān)鍵詞：印刷企業(yè)；管理信息系統(tǒng)；ERP

中圖分類號：G20 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2014）23-0086-03

大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出爆炸式增長趨勢。由大數(shù)據(jù)所帶來的信息風暴正在改變著人類的生活、思維和工作等方方面面，從而引發(fā)了大數(shù)據(jù)時代所特有的思維層面的變革、商業(yè)層面的變革以及管理的層面變革。如果要在市場競爭中迎接新的挑戰(zhàn)并能夠處于不敗之地，企業(yè)就必須要加快技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、信息化建設(shè)的腳步。西方發(fā)達國家早已開始實施企業(yè)管理信息化建設(shè)，并取得巨大的成功。國際化的管理信息建設(shè)日漸高漲，美、英、日等國家相繼提出了適合本土的信息化建設(shè)計劃。20世紀90年代，國內(nèi)的一些大企業(yè)也著手建設(shè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)。中小企業(yè)在我國的經(jīng)濟發(fā)展中占據(jù)著重要的地位，數(shù)目大，地區(qū)遍及廣，計算機技術(shù)應(yīng)用水平低、信息化建設(shè)程度不高。總體來說，中小企業(yè)的管理信息化程度處于起步階段。在各種競爭、挑戰(zhàn)充斥市場的情況下，提高企業(yè)市場占有率，增強企業(yè)核心競爭能力是大企業(yè)乃至中小企業(yè)要面對的核心問題。而管理信息化在解決這些問題方面有無法替代的優(yōu)勢。

性質(zhì)不同的企業(yè)信息化建設(shè)也會有所不同，側(cè)重方向也不同。作為傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的印刷產(chǎn)業(yè)獨具特色。印刷品種類繁多，還要按照客戶的定制化要求進行印刷，使得企業(yè)無法進行統(tǒng)一生產(chǎn)，生產(chǎn)效率低下、生產(chǎn)成本高、沒有核心競爭力。印刷企業(yè)要想大幅度提高企業(yè)生產(chǎn)效率、降低生產(chǎn)成本，使企業(yè)走可持續(xù)發(fā)展道路，管理信息化和信息管理系統(tǒng)的建設(shè)則是各個印刷企業(yè)的必爭之地。管理信息系統(tǒng)的建設(shè)為印刷產(chǎn)業(yè)提供了一個新的發(fā)展機遇。

印刷產(chǎn)業(yè)既是生產(chǎn)業(yè)，也是服務(wù)業(yè)。因為它的主營業(yè)務(wù)是印刷期刊、雜志、教科書等出版物、包裝裝潢印刷品以及其他印刷品，但是印刷這些產(chǎn)品都是為出版社、批發(fā)商、企業(yè)等客戶服務(wù)。市場對印刷企業(yè)的要求是越來越高了，但是印刷企業(yè)獲得的利潤確實越來越少了。印刷業(yè)的競爭日益激烈，印刷品種類繁多，印刷業(yè)務(wù)量不足，單位價格持續(xù)走低，生產(chǎn)交貨周期日益縮短、應(yīng)收賬款變成壞賬等諸多問題困擾著印刷企業(yè)的經(jīng)營者。在這種情況下，印刷企業(yè)就必須接受市場的挑戰(zhàn)，需要從技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、管理信息化中尋求突破點，利用這些新科技手段來提高生產(chǎn)效率、降低生產(chǎn)成本、獲取更高的利潤，使企業(yè)走可持續(xù)發(fā)展的道路。印刷企業(yè)中92%的企業(yè)都是中小企業(yè)，資源浪費現(xiàn)象隨處可見。這就要求企業(yè)必須轉(zhuǎn)變經(jīng)濟增長方式，走規(guī)?；?、集約化的道路，才能使企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。走規(guī)模化、集約化道路對企業(yè)管理提出了更高的要求，原來的管理方式已經(jīng)不再適用，必須開發(fā)新的管理方式。

印刷是將信息大量復制的物理過程。為了實現(xiàn)這個物理過程，需要進行接單、印前設(shè)計、打樣、制版、印刷、印刷加工等多道工序，所以我們將其分為印前處理、印刷和印后加工三大環(huán)節(jié)。印前處理是在整個生產(chǎn)過程的經(jīng)營和設(shè)計部門，印刷及印后加工是在生產(chǎn)車間和印后加工車間。多工序、多臺機器離散作業(yè)，生產(chǎn)受時空及物理可移動性的限制較大，需要必要的倉儲空間和庫存，生產(chǎn)的平衡性、連貫性不強，操作者在整個生產(chǎn)線中的作用較大，生產(chǎn)的效率和產(chǎn)品的質(zhì)量受操作者的經(jīng)驗和技能影響等是印刷生產(chǎn)的特點。

日前，我國大部分印刷企業(yè)多為人工管理模式，主要是在業(yè)務(wù)處理、財務(wù)管理、生產(chǎn)管理等方面。具體表現(xiàn)：一是信息的傳遞速度慢，共享程度低，造成部門之間信息不一致；二是對信息的再加工和處理能力不達標；三是數(shù)據(jù)的時效性差，因為企業(yè)的綜合統(tǒng)計數(shù)據(jù)一般需在月末、季末或者年終通過計算得到，而這些數(shù)據(jù)早已過時；四是組織結(jié)構(gòu)存在問題，例如，結(jié)構(gòu)臃腫、部門間的橫向溝通比較困難、對外界的變化反應(yīng)不迅速等問題。這些問題不僅降低了企業(yè)工作人員的工作效率，增加了企業(yè)的運營成本，還削減了企業(yè)的核心競爭能力。

一、印刷企業(yè)信息化的內(nèi)容

將企業(yè)的資金流、物流、信息流、生產(chǎn)流、業(yè)務(wù)流等多方面進行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，進而實現(xiàn)企業(yè)的自動化運營和形成現(xiàn)代化的企業(yè)制度是印刷企業(yè)信息化的最終目標。工作流程信息化、生產(chǎn)流程信息化、商務(wù)流程信息化及運營管理信息化四個方面組成了印刷企業(yè)信息化。工作流程信息化主要包括產(chǎn)品的信息化和設(shè)計的信息化。產(chǎn)品的信息化主要依靠數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)的。設(shè)計的信息化主要依賴于信息化輔助設(shè)計軟件，例如CAD、CAE、CAT、CAAP等軟件。生產(chǎn)流程信息化主要是將自動化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、智能化技術(shù)運用到生產(chǎn)流程中去，解決生產(chǎn)流程中尋在的問題，提高生產(chǎn)效率。商務(wù)流程信息化就是指企業(yè)的整個跟客戶溝通的過程實現(xiàn)信息化。運營管理信息化是指在企業(yè)長期的生產(chǎn)實踐中，為了逐步提高企業(yè)自身的運營管理水平，結(jié)合自身情況，引入先進的管理信息系統(tǒng)，從而提高企業(yè)經(jīng)營者的決策能力，幫助企業(yè)經(jīng)營者做正確的決策。

二、利迪印務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)

企業(yè)明確自身需求，是企業(yè)進行生產(chǎn)管理信息化的前提條件，否則實施生產(chǎn)管理信息化工作就沒有意義。在引入ERP系統(tǒng)之前，利迪印務(wù)的高層管理人員要明白并且能夠回答：一是企業(yè)要信息化，企業(yè)目前有什么信息化的工具？二是企業(yè)需要什么樣的信息化工具？三是企業(yè)要怎么辦才能實現(xiàn)管理信息化。通過對利迪印務(wù)的管理信息化建設(shè)的前期調(diào)研考察，發(fā)現(xiàn)利迪印務(wù)整體的企業(yè)管理信息化水平處于初級階段。它的企業(yè)信息化只限于勞動人事、人力資源管理、財務(wù)管理、簡單的文字辦公以及企業(yè)通知、公告等日常信息在企業(yè)局域網(wǎng)中傳播，對企業(yè)的生產(chǎn)管理、商務(wù)流程以及企業(yè)運營管理等方面的信息化涉及得比較少。針對利迪印務(wù)管理信息化的現(xiàn)狀，結(jié)合印刷企業(yè)管理信息化的內(nèi)容，基于ERP系統(tǒng)構(gòu)建利迪印務(wù)管理信息系統(tǒng)。

1.根據(jù)企業(yè)情況，引入ERP系統(tǒng)

印刷企業(yè)引入ERP系統(tǒng)，有兩種方式。

第一種是購買現(xiàn)成的管理系統(tǒng)軟件，直接應(yīng)用到企業(yè)中去或者根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的要求，局部加以改進再應(yīng)用到企業(yè)中去。國內(nèi)的ERP系統(tǒng)軟件有“方正印略”系列、傲思奇印刷業(yè)ERP、金蝶ERP、用友ERP香港麥肯集團開發(fā)的PMS。傲思奇印刷ERP系統(tǒng)支持批號級跟蹤和相應(yīng)查詢，可以全過程、準確地記錄企業(yè)每一筆物料進出以及生產(chǎn)過程所有操作的細節(jié)。該ERP系統(tǒng)由采購貨倉子系統(tǒng)、營業(yè)生產(chǎn)子系統(tǒng)、物料控制子系統(tǒng)三大系統(tǒng)組成。深圳市旺盈紙品有限公司和東亞紙制品有限公司都引進了傲思奇的印刷業(yè)ERP軟件，并取得了成功。湖北新華印務(wù)有限公司自引入并實施了方正全略印刷ERP系統(tǒng)以后，實現(xiàn)了企業(yè)自身的業(yè)務(wù)流程重組和管理模式的變革。國外的ERP軟件有SAP、甲骨文、四班公司的ERP系統(tǒng)等。

在ERP系統(tǒng)選型時，它除了要滿足企業(yè)的業(yè)務(wù)需求之外，還需要考察ERP系統(tǒng)的功能深度和ERP系統(tǒng)供應(yīng)商的售后服務(wù)。ERP不是幾臺電腦簡單地隨便組合，是特殊消費品。ERP系統(tǒng)所涉及企業(yè)人員需要經(jīng)過ERP專業(yè)人士的培訓才能上崗操作。企業(yè)處在持續(xù)不斷的發(fā)展過程中，期間可能會需要ERP系統(tǒng)的升級或者改造等問題，這則需要ERP供應(yīng)商在業(yè)內(nèi)要有一定的研發(fā)實力，能夠?qū)崟r、連續(xù)為企業(yè)進行ERP系統(tǒng)的升級或者改造提供技術(shù)層面上的支持。

第二種是企業(yè)根據(jù)自身的實際情況，提出管理信息系統(tǒng)的具體要求，委托相關(guān)的信息開發(fā)公司設(shè)計研發(fā)。第二種方式需要企業(yè)的經(jīng)濟實力雄厚及技術(shù)實力較強，并且認為現(xiàn)有的這些管理信息系統(tǒng)不適用自己的企業(yè)。在20世紀90年代后期，上海界龍實業(yè)集團股份有限公司與用友軟件股份有限公司合作研發(fā)了“印友ERP軟件”，該軟件在界龍實業(yè)應(yīng)用取得成功。結(jié)合界龍自主研發(fā)ERP成功案例，發(fā)現(xiàn)在整個研發(fā)過程中，企業(yè)經(jīng)營管理人員與研發(fā)人員要充分地溝通交流時必不可少的。

2.發(fā)揮ERP的作用，實現(xiàn)管理過程信息化

各部門的數(shù)據(jù)、各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)全部都導入了企業(yè)的ERP系統(tǒng)。企業(yè)的管理人員可以通過ERP的查詢模塊查詢到企業(yè)各項產(chǎn)品的生產(chǎn)進度、財務(wù)應(yīng)收應(yīng)付賬款信息、原材料、產(chǎn)成品的庫存信息等各項信息，進而能夠及時地發(fā)現(xiàn)問題，究其原因，提出解決辦法。

ERP系統(tǒng)對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重組起推動作用。印刷生產(chǎn)過程較為復雜，涉及的部門較多，在保證交貨期的前提下，需要進行方案策劃、工藝設(shè)計、組織生產(chǎn)三步驟。業(yè)務(wù)流程重組的目的是建立一個能對客戶做出快速反應(yīng)的生產(chǎn)流程，同時，還能夠?qū)ζ髽I(yè)管理機構(gòu)進行重組，建立一個以客戶為中心的扁平、高效率的組織結(jié)構(gòu)。業(yè)務(wù)流程重組的具體做法如下：將打樣與產(chǎn)品設(shè)計融合在一起。這樣做能夠最大限度地獲取客戶價值，如果企業(yè)能夠在較競爭對手短的時間內(nèi)按客戶的要求提交產(chǎn)品樣品，就有很大的機會得到這個訂單。

ERP創(chuàng)造生產(chǎn)管理的信息化。訂單業(yè)務(wù)人員嚴格按ERP系統(tǒng)的要求下訂單，并對業(yè)務(wù)做詳細說明，管理人員隨時隨地查詢企業(yè)的訂單，了解企業(yè)的經(jīng)營狀況，保證必要的供貨周期。企業(yè)也可以利用ERP系統(tǒng)進行生產(chǎn)控制系統(tǒng)的重組。經(jīng)營部門根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)開制ERP訂單，實現(xiàn)無紙化辦公。該ERP訂單傳至生產(chǎn)管理部門，生產(chǎn)管理部門調(diào)度人員根據(jù)ERP訂單統(tǒng)一開制生產(chǎn)傳票。不同的傳票需傳至不同的工序部門，根據(jù)傳票的規(guī)定各工序部門安排生產(chǎn)。各工序完成本職工作后，需在ERP系統(tǒng)上實時反饋進度和度量，生產(chǎn)調(diào)度人員則根據(jù)實時生產(chǎn)進度及時安排和調(diào)整生產(chǎn)任務(wù)，對整個生產(chǎn)流程實行實時的在線監(jiān)控，確保生產(chǎn)指令的下達和執(zhí)行。各個工序的信息實現(xiàn)了共享，打破了以前各個生產(chǎn)工序存在的“信息孤島”模式。

3.組建企業(yè)IT部門，賦予其真正的權(quán)利

缺乏技術(shù)過硬的人才是企業(yè)管理信息建設(shè)中的硬傷。管理信息化建設(shè)不是一朝一夕就能實現(xiàn)的，其建設(shè)周期漫長，而且見效緩慢。所以整個管理信息化建設(shè)過程中，不僅需要經(jīng)營者、領(lǐng)導者的大力支持，還需要既懂計算機技術(shù)又熟悉印刷業(yè)務(wù)的人才。原先，企業(yè)從事相關(guān)IT工作的人，只是負責維修電腦、機器等工作。投入大量的人力、物力、財力，組建企業(yè)內(nèi)部的IT部門。在引入ERP系統(tǒng)的過程中，IT部門負責和ERP供應(yīng)商進行接洽。企業(yè)經(jīng)營者的觀念也要進行轉(zhuǎn)變，實行放權(quán)。企業(yè)要不斷地重視IT部門，并賦予IT部門相關(guān)的權(quán)利，使得IT部門的責任與權(quán)利相對等。

因此，IT部門的負責人必須滿足以下要求：一是精通計算機技術(shù)和印刷業(yè)務(wù)的整個流程；二是有一定的領(lǐng)導威信和組織能力，有能力組建一個團隊，帶領(lǐng)整個團隊完成IT部門相應(yīng)的工作；三是有較強的協(xié)調(diào)能力，協(xié)調(diào)好IT部門與企業(yè)其他部門、ERP系統(tǒng)供應(yīng)商、顧客等之間的關(guān)系。

4.對員工進行ERP相關(guān)的培訓，增強企業(yè)整體的技術(shù)實力

開展全員培訓是企業(yè)管理信息化非常有必要的一環(huán)。員工是企業(yè)信息化建設(shè)實施的主力軍，如果企業(yè)的員工都不了解企業(yè)信息化的基本知識，那么企業(yè)信息化建設(shè)就無從談起，引入ERP也就沒有必要了。進行員工企業(yè)信息化知識的培訓是企業(yè)實行管理信息化的軟件投資，這需要與硬件投資同時進行。因為這關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營管理的每一環(huán)節(jié)，接單到資金的回籠這個過程影響到每一個員工。培訓應(yīng)分層次分階段地進行。從企業(yè)管理者到各部門的員工，由淺入深地，循序漸進的改變企業(yè)原先的管理方式，形成上下共同學習的良好氛圍和學習型組織，最終使得員工能夠自我學習、提高自身的認識，改變傳統(tǒng)管理方式的惰性。

對員工進行ERP相關(guān)的培訓，不僅減輕了IT部門的工作量，還提高了企業(yè)員工的素質(zhì)和增強企業(yè)整體的技術(shù)實力。

5.充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，開拓營銷信息化

現(xiàn)代信息技術(shù)迅速發(fā)展，這為企業(yè)的市場營銷提供了一個新的機遇。將現(xiàn)代通信設(shè)備和信息資源結(jié)合起來的營銷手段發(fā)展地越來越快了，方式也變得越來越多了，例如電子商務(wù)B2B、B2C、O2O模式、網(wǎng)絡(luò)營銷、電話營銷、微電影營銷、博客營銷、微博營銷等。

開拓營銷信息化，需要注意以下幾個方面：一是企業(yè)經(jīng)營者要高度重視，結(jié)合企業(yè)的實際情況作出部署；二是信息化基礎(chǔ)要建設(shè)好，注意公司涉密數(shù)據(jù)的保護；三是結(jié)合印刷企業(yè)發(fā)展趨勢和企業(yè)自身實際情況，推進企業(yè)的業(yè)務(wù)流程再造和重組；四是充分利用外部資源，能夠最快速度地獲取市場變化信息；五是逐步搭建和完善網(wǎng)絡(luò)集約化的電子商務(wù)平臺，將企業(yè)的各個生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)緊密得銜接，形成信息高度集成和共享、業(yè)務(wù)互動頻繁、高效的商務(wù)運作聯(lián)盟。

三、結(jié)論

在大數(shù)據(jù)時代的大背景下，印刷企業(yè)管理信息化還有很長的路要走。印刷企業(yè)實施管理信息化建設(shè)不是一朝一夕就能完成的，也不是企業(yè)購買幾臺計算機或者信息管理軟件這么容易的事。信息化建設(shè)是一個高度復雜、龐大的系統(tǒng)工程，涉及企業(yè)的經(jīng)營過程、生產(chǎn)流程、組織結(jié)構(gòu)以及企業(yè)文化等方方面面的問題。企業(yè)管理信息化建設(shè)過程中存在著許多不確定因素，印刷企業(yè)要在企業(yè)管理信息化建設(shè)中不斷地摸索，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)存的困難和挑戰(zhàn)并戰(zhàn)勝它們，必將實現(xiàn)企業(yè)的管理信息化，為企業(yè)創(chuàng)造更高的利益。世界信息技術(shù)迅速地發(fā)展，將會有源源不斷的信息管理技術(shù)應(yīng)用到印刷企業(yè)管理中來。同時國家政府也在頒布相關(guān)的政策，不斷地扶持印刷企業(yè)的發(fā)展。因此，印刷企業(yè)（包括中小印刷企業(yè)在內(nèi)）的管理信息化建設(shè)的道路會越來越寬。

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Study of Management Information System for the Printing Enterprises in Anshan City

In Case of Lidi Printing

CHU Yu-ping， CHEN Shuai

（School of Business Administration ，University of Science and Technology ，Anshan 114051，China）

Abstract： Since 2012， large data word to be mentioned more and more， which indicates the coming of the era of big data. Meeting the new challenges in the market competition in an invincible position， printing enterprises must accelerate the pace of technology innovation， management innovation， information construction to maintain the advantage. In this paper， we constructs Lidi printing management information system by analyzing the necessity and content of management management information system for printing enterprise， which provides a useful reference for the printing enterprises in Anshan city to construct management information system.

Key words： Printing Enterprises； Management Information System； ERP