淺談水文科技檔案資料的分類和管理

[摘 要]本文主要介紹了水文單位結(jié)合自身特點，對水文科技檔案資料進行分類、歸檔。并在管理手段、方式、制度等方面進一步強化管理，使水文科技檔案真正發(fā)揮作用，為經(jīng)濟社會建設(shè)做好服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]水文；檔案；分類；管理

一、引言

科學(xué)技術(shù)檔案是指在生產(chǎn)、科學(xué)研究、基本建設(shè)等活動中形成的按有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種技術(shù)文件、技術(shù)標準、原始記錄、計算資料、成果、成圖、航空照片、衛(wèi)星照片、磁帶、磁盤、圖紙、圖表等。它是廣大科技工作者勞動和智慧的結(jié)晶，是國家的寶貴財富，是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)重要基礎(chǔ)資源，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。就水文而言，各項工作形成的科技檔案主要有：測繪、水文業(yè)務(wù)成果、水文技術(shù)咨詢成果等。

二、水文科技檔案的建立

要建立和利用好本單位的水文科技檔案，首先各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高認識，高度重視。建立好科學(xué)技術(shù)檔案是單位信息資源規(guī)范化管理的需要，是為了更好的開發(fā)利用水文信息資源以服務(wù)社會主義經(jīng)濟建設(shè)的需要，也是開展本行業(yè)工作不可或缺的一項重要內(nèi)容。其次，要把水文科技檔案建立與開發(fā)并舉。水文科技檔案開發(fā)是按照一定的原則和要求，通過科學(xué)的方法，研究開發(fā)科技檔案中存貯的科技信息，實現(xiàn)科技檔案的有效利用的一項工作[1]。其實質(zhì)是把科學(xué)技術(shù)檔案事業(yè)服務(wù)于國家和社會的需求。第三，按法規(guī)、規(guī)范建立科學(xué)技術(shù)檔案。關(guān)鍵是對科學(xué)技術(shù)檔案進行科學(xué)的分類歸檔，建立適合本單位的檔案管理方式。

（一）加工、存貯水文科學(xué)技術(shù)檔案資料信息，組織編制各種目錄和建立數(shù)據(jù)庫

在科學(xué)技術(shù)檔案實體整理的基礎(chǔ)上，對科學(xué)技術(shù)檔案存貯資料中的各種科技信息作進一步的加工和存貯，以便組織編制各種科學(xué)技術(shù)檔案目錄和建立數(shù)據(jù)庫，使本單位人員和其他利用者準確地檢索出所需要的信息，從而達到有效地開發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案資料的目的。這樣為科學(xué)技術(shù)檔案資料的開發(fā)利用準備好必要的條件，這也是一項檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)工作。同時運用現(xiàn)代化的科技手段，建立數(shù)字化成果圖、光盤、電子存檔，并實現(xiàn)單位局域網(wǎng)的科學(xué)管理。

（二）水文科學(xué)技術(shù)檔案資料的加工分類

從水文科學(xué)技術(shù)生產(chǎn)和經(jīng)營的實際情況出發(fā)，按科學(xué)技術(shù)檔案資料的形成，將相對分散的不系統(tǒng)的科學(xué)技術(shù)檔案資料信息，通過加工分類，形成相對集中的、系統(tǒng)的各種專題和各種形式的科學(xué)技術(shù)檔案資料。本單位的科學(xué)技術(shù)資料分為三大類若干項：如6.1業(yè)務(wù)檔案（分二類科目若干項：6.1.1水文整編底稿，6.1.2地下水資料…），6.2報告類（分二類科目若干項：6.2.1防洪影響評價報告，6.2.2入河排污口設(shè)置論證報告，6.2.3水資源調(diào)查評價論證報告，6.2.4水功能區(qū)調(diào)整方案論證報告，6.2.5水土保持方案論證報告，6.2.6水文分析計算論證報告，6.2.7水文測驗技術(shù)論證報告，6.2.8水平衡測試論證報告，6.2.9河勢分折論證報告，6.2.10水土保持監(jiān)測論證報告，6.2.11采砂可行性論證報告…等）。6.3測繪類（分二類科目若干項：6.3.1陸上地形測量，6.3.2水下地形測量，6.3.3河道地形測量，6.3.4地籍測量，6.3.5放樣測量等）。分類方式編制是從本單位的實際出發(fā)，滿足利用者的需要。

三、建立水文科學(xué)技術(shù)檔案新型管理模式

測繪資料、水文業(yè)務(wù)成果資料是生產(chǎn)過程的直接記錄，水文科研成果是水文為國民經(jīng)濟建設(shè)提供的技術(shù)咨詢服務(wù)。它們都是具有使用價值的成果。這些記錄、成果是進行規(guī)劃和經(jīng)濟建設(shè)決策的重要依據(jù)，結(jié)合水文資料特點，按照測繪、國家及省水文法規(guī)（公開使用、公開出版）和不公開（內(nèi)部使用、保密）的性質(zhì)、和檔案法的有關(guān)規(guī)定進行管理。

首先在管理手段、管理方式上下功夫。各個部門都承擔(dān)了不少測繪、水文業(yè)務(wù)任務(wù)，積累了大量測繪、水文資料、水文科技咨詢成果。隨著社會對水文需求和資金投入、儀器設(shè)備的更新，水文各類檔案資料都發(fā)生了很大的變化，水文檔案管理方式和手段也發(fā)生了很大的變化，從以前的紙質(zhì)圖形資料存檔轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C管理的電子存檔[2]，在紙質(zhì)存檔的同時，運用現(xiàn)代化的科技管理手段，全面實現(xiàn)數(shù)字化成果管理，建立數(shù)字化測繪成果、水文成果、水文科研檔案資料管理制度，實現(xiàn)單位局域網(wǎng)的科學(xué)管理，及時、準確、安全、方便地提供檔案資源，從而使管理方式和管理手段發(fā)生質(zhì)的飛躍。其次，在思想觀念上適時轉(zhuǎn)變。樹立以服務(wù)水利、社會經(jīng)濟建設(shè)、民生為中心的思想，管理好測繪、水文業(yè)務(wù)、水文科技咨詢檔案，強化資料信息的服務(wù)功能，從過去的只注重資料接收、存檔向現(xiàn)在的物理存檔和開發(fā)利用并舉，把測繪、水文業(yè)務(wù)、水文科研成果面向社會，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。再次是在管理制度上下功夫。各部門要按照統(tǒng)一管理科學(xué)技術(shù)檔案的基本要求，建立、健全有關(guān)工作制度，保證測繪、水文業(yè)務(wù)、水文科技咨詢成果檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效的利用。單位負責(zé)人和職能科室要督促各有關(guān)部門做好測繪、水文業(yè)務(wù)、水文科技咨詢科技檔案資料的形成、積累、整理和歸檔工作，按時向職能部門報送測繪、水文業(yè)務(wù)、水文科技咨詢檔案資料的有關(guān)統(tǒng)計報表，按規(guī)定向市政府和有關(guān)部門提供優(yōu)質(zhì)的水文服務(wù)，形成“強化收集、深化整理、細化檢索、拓展利用”的共識，達到簡便、高效、科學(xué)地建立和使用測繪、水文業(yè)務(wù)、水文科技咨詢等科技檔案的目的。此外，要組織檔案資料管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)知識和管理水平，制定科學(xué)技術(shù)檔案的保密、外借、查詢、銷毀等制度，使科學(xué)技術(shù)檔案的管理工作制度化、標準化、現(xiàn)代化。

四、結(jié)束語

只有科學(xué)合理的分類歸檔和現(xiàn)代化管理手段，建立滿足實際生產(chǎn)需要的水文科技檔案檢索，滿足檔案資源的行業(yè)和社會需求，促進檔案的建立和開發(fā)利用有機結(jié)合，才能充分發(fā)揮檔案工作的核心作用，使水文檔案的價值切實轉(zhuǎn)化為社會財富。

參考文獻：

[1]劉東斌.檔案利用和檔案價值的反思[J].檔案管理.2004（01）

[2]苗李蒙，梁娟娟，惠存，張力.電子檔案在檔案管理中的重要性[J].電子技術(shù)與軟件工程.2014（09）

作者簡介：姜春芳（1961-），女，江蘇鎮(zhèn)江人，江蘇省水文水資源勘測局鎮(zhèn)江分局館員。主要從事水文檔案管理、檔案信息開發(fā)利用等方面的研究工作。