信息時(shí)代開(kāi)發(fā)利用高校檔案資源服務(wù)社會(huì)公眾需求

牛函娟

[摘 要]檔案資源服務(wù)社會(huì)已是當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展的必然要求，高校檔案部門(mén)必須適應(yīng)新形勢(shì)，適時(shí)開(kāi)發(fā)利用高校檔案資源服務(wù)社會(huì)公眾需求。文章針對(duì)我國(guó)目前社會(huì)公眾檔案需求特點(diǎn)及影響社會(huì)公眾檔案信息需求的主客觀因素進(jìn)行了分析，提出了開(kāi)發(fā)利用高校檔案資源服務(wù)社會(huì)公眾需求的途徑。

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代；開(kāi)發(fā)利用；高校檔案資源；社會(huì)公眾需求

高校檔案是指高校及個(gè)人在從事教學(xué)、科研、黨政管理過(guò)程中形成對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。與其它檔案相比，高校檔案具有重復(fù)性、連續(xù)性、專(zhuān)業(yè)性、學(xué)術(shù)性的特點(diǎn)。作為國(guó)家信息資源重要組成部分的高校檔案，只有通過(guò)高校檔案機(jī)構(gòu)對(duì)檔案實(shí)體所蘊(yùn)涵的信息進(jìn)行科學(xué)分析與研究，找出其發(fā)展的內(nèi)在性和規(guī)律性，才能更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作和社會(huì)公眾需求提供參考。開(kāi)發(fā)利用高校檔案資源包括開(kāi)發(fā)和利用兩方面，二者互為因果，相輔相成。開(kāi)發(fā)是基礎(chǔ)，是通過(guò)信息的生產(chǎn)來(lái)確保信息的供給；利用是目的，是實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值。隨著社會(huì)進(jìn)步，社會(huì)大眾對(duì)檔案需求更加迫切，合理開(kāi)發(fā)利用及優(yōu)化配置高校檔案信息資源，提高利用率，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，更好地滿(mǎn)足學(xué)校和社會(huì)公眾的需求已成為每個(gè)檔案工作者肩負(fù)的責(zé)任。

一、社會(huì)公眾檔案需求特點(diǎn)

當(dāng)前，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，社會(huì)公眾獲取知識(shí)（包括檔案信息）的愿望十分迫切，但不同層次、不同年齡、不同職業(yè)的個(gè)人對(duì)檔案需求存在較大差異，總體呈現(xiàn)以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1、需求動(dòng)機(jī)的潛在性

社會(huì)公眾檔案需求和人類(lèi)其它需求一樣往往是以人的意向、愿望、動(dòng)機(jī)等形式表現(xiàn)出來(lái)，和專(zhuān)家學(xué)者、組織機(jī)構(gòu)人員的檔案需求相比，其需求具有極大的潛在特點(diǎn)，即當(dāng)社會(huì)公眾因某種實(shí)際需要產(chǎn)生檔案利用動(dòng)機(jī)時(shí)，這樣才可能使需求者由潛在的檔案利用者轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)際的檔案利用者[1]。

2、需求目的的專(zhuān)指性

社會(huì)公眾需求檔案信息是為了實(shí)現(xiàn)知情權(quán)、解決問(wèn)題、完成工作目標(biāo)[2]。對(duì)于社會(huì)公眾而言，他們對(duì)檔案需求的目的非常明確，即通過(guò)查閱所需的記錄事實(shí)清楚和做出詳細(xì)結(jié)論的檔案材料[3]來(lái)解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，以正當(dāng)?shù)氖侄蝸?lái)維護(hù)自身的合法權(quán)益，利用檔案的目的性、專(zhuān)指性強(qiáng)。

3、需求內(nèi)容的民生性

社會(huì)公眾對(duì)檔案需求要求檔案資料具有真實(shí)性和完整性，主要體現(xiàn)在與其切身利益密切相關(guān)的涉及房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、社保檔案、人事檔案等方面的民生檔案，其檔案需求在內(nèi)容上具有很強(qiáng)的民生性。

4、需求形式的單一性

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，公眾對(duì)檔案的需求利用形式不斷向多元化趨勢(shì)發(fā)展，由于目前的公共檔案館仍以現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)為主且數(shù)字化服務(wù)水平低，沒(méi)有真正做到服務(wù)“民生化”、“普及化”，結(jié)果導(dǎo)致社會(huì)大眾檔案利用仍比較單一，即通過(guò)復(fù)制、摘抄或復(fù)印這樣簡(jiǎn)易、原始的方式來(lái)獲取檔案資源。

二、影響社會(huì)公眾檔案信息需求的因素

高校檔案信息資源具有信息含量高、信息利用廣的特點(diǎn)，使檔案的開(kāi)發(fā)利用工作越來(lái)越受到高校檔案部門(mén)的重視，這不僅是學(xué)校自身發(fā)展的需要，也是社會(huì)公眾迫切獲取高校檔案信息需求的需要。目前在檔案信息傳播過(guò)程中影響社會(huì)公眾對(duì)檔案信息需求的因素主要分為主、客觀兩類(lèi)：

1、客觀因素

館藏因素：多數(shù)高校檔案館因館藏資源有限，內(nèi)容陳舊、信息量小，從而影響公眾對(duì)檔案信息的需求。社會(huì)環(huán)境因素：檔案是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的最原始的資料，直接影響社會(huì)公眾檔案信息需求。早在43年前瑞士的奧斯卡·高耶就指出：“檔案館今天所面臨的挑戰(zhàn)，使其所擔(dān)負(fù)的職責(zé)與所擁有的資金差距越來(lái)越凸出，而且越來(lái)越嚴(yán)重”[4]。一般來(lái)說(shuō)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化環(huán)境越高，社會(huì)檔案信息需求就越大。近些年，雖然我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化環(huán)境水平在逐步提高，但整體上層次不齊，存在差異，使得社會(huì)檔案信息需求受到了限制。語(yǔ)言因素：檔案信息是通過(guò)檔案語(yǔ)言展現(xiàn)出來(lái)的，各國(guó)檔案基本上是用本國(guó)語(yǔ)言進(jìn)行編輯而建立的，如果在檔案信息流動(dòng)傳播過(guò)程中，利用者和檔案機(jī)構(gòu)之間缺少共同語(yǔ)言，勢(shì)必阻礙檔案利用需求。

2、主觀因素

思想觀念因素：長(zhǎng)期“重保密，輕開(kāi)放”、“重保管，輕利用”的思想觀念，使得檔案中大量有價(jià)值的信息未被科學(xué)利用，加之檔案人員缺乏積極主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，在一定程度上挫傷了檔案利用者的積極性，進(jìn)而影響公眾的信息需求[5]。利用者心理因素：不同年齡、不同性格、不同職業(yè)檔案利用者的主觀心理對(duì)檔案信息需求有著很大的影響，若科學(xué)利用將促進(jìn)利用者對(duì)檔案信息的需求，若被忽視則傷害利用者對(duì)檔案信息需求的主動(dòng)性，以此影響公眾對(duì)檔案信息需求。

三、開(kāi)發(fā)利用高校檔案資源服務(wù)社會(huì)公眾需求的有效途徑

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)各領(lǐng)域?qū)Ω咝n案資源需求呈現(xiàn)多樣性，主要體現(xiàn)在了解和研究高校歷史、提供甄別鑒定查證咨詢(xún)、素質(zhì)教育和德育實(shí)踐、公眾休閑利用等方面。與社會(huì)其它信息機(jī)構(gòu)相比，高校檔案具有得天獨(dú)厚的信息資源優(yōu)勢(shì)，如其蘊(yùn)藏大量的具有很高價(jià)值的教學(xué)、科研及優(yōu)秀科研成果等檔案信息，這些都可為開(kāi)展社會(huì)化服務(wù)提供有力保證。在新形勢(shì)下，要想更好地服務(wù)社會(huì)公眾需求，高校必須積極拓展有效服務(wù)途徑。

1、豐富優(yōu)化館藏，建設(shè)具有高校自身特色的數(shù)據(jù)庫(kù)

館藏是高校檔案館開(kāi)展服務(wù)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，沒(méi)有豐富優(yōu)化的館藏資源而要做好服務(wù)社會(huì)公眾需求都是紙上談兵。因此，在保證接收檔案完整的同時(shí)，認(rèn)真做好鑒定工作，并根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展適時(shí)調(diào)整檔案接收范圍，把在生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的有價(jià)值檔案納入接收范圍，用以豐富優(yōu)化館藏資源。要想更好地服務(wù)社會(huì)公眾檔案需求，高校檔案部門(mén)就應(yīng)主動(dòng)地向社會(huì)開(kāi)展檔案資源調(diào)研工作，根據(jù)調(diào)研情況和學(xué)校專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，有選擇、有重點(diǎn)地建立、健全能從不同層面反映學(xué)校歷史全貌的形式完整、內(nèi)容豐富的如鑒別學(xué)生畢業(yè)證、學(xué)位證真?zhèn)蔚膶W(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；建立學(xué)生成績(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；建立高?？蒲谐晒麢n案數(shù)據(jù)庫(kù)等各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣使館藏信息資源更加豐富，更好地為社會(huì)化服務(wù)提供信息保障。

2、充分利用網(wǎng)絡(luò)提供社會(huì)化服務(wù)

共享作為信息社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的重要特征之一，檔案信息資源只有通過(guò)共享，才能最大限度地快速傳播和有效利用[6]。因此，高校檔案部門(mén)應(yīng)積極建設(shè)體現(xiàn)服務(wù)意識(shí)、提供公益性信息服務(wù)的功能齊全、內(nèi)容豐富、充滿(mǎn)個(gè)性化的網(wǎng)站，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，滿(mǎn)足公眾需求。

3、重視橫向交流，加強(qiáng)縱向協(xié)作

各高校在檔案服務(wù)方式、管理制度、人才資源、技術(shù)手段上都有自己的特色和亮點(diǎn)，高校檔案要更好服務(wù)社會(huì)公眾需求，就必須拓展檔案服務(wù)功能，積極與其他信息機(jī)構(gòu)、政府部門(mén)、科研機(jī)構(gòu)開(kāi)展協(xié)作服務(wù)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，資源共享，不斷提高本單位的對(duì)外服務(wù)能力和水平，共同解決面臨的信息需求問(wèn)題。

4、正確處理利用和保密的關(guān)系，適時(shí)加大開(kāi)放檔案力度

保存檔案就是為了利用，但在檔案利用的同時(shí)要堅(jiān)持保密原則。依照高校開(kāi)放檔案的相關(guān)規(guī)定和保密原則，在應(yīng)當(dāng)開(kāi)放的檔案及早做好開(kāi)放工作的同時(shí)，采取積極有效措施，制訂具體的開(kāi)放查詢(xún)目錄并加大宣傳力度，讓社會(huì)公眾更好地利用檔案。

5、完善檔案信息資源管理制度，提升檔案管理者素質(zhì)

目前，高校檔案信息建設(shè)工作正處于一個(gè)逐步完善的階段，與之相應(yīng)的制度還不健全，另外高校檔案管理者的結(jié)構(gòu)不完善，這些不利因素直接制約了高校檔案事業(yè)發(fā)展。因此，高校檔案管理部門(mén)在不斷完善檔案資源管理制度的同時(shí)，提升檔案管理者素質(zhì)，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，以積極進(jìn)取的心態(tài)，不斷接收新知識(shí)，提高專(zhuān)業(yè)水平，通過(guò)創(chuàng)新，拓展形式多樣的服務(wù)手段，提高檔案在社會(huì)各行業(yè)的流通。

總之，隨著高等教育體制改革的進(jìn)一步深入，在檔案利用的數(shù)量、范圍及內(nèi)容上都在不斷增加，做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，創(chuàng)造良好的社會(huì)效益，增強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用能力，既是高校發(fā)展與檔案建設(shè)工作的要求，又是檔案工作適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為高校檔案工作者，應(yīng)積極響應(yīng)這一新的發(fā)展趨勢(shì)，不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)觀念，創(chuàng)新服務(wù)方式，運(yùn)用現(xiàn)代服務(wù)手段，適應(yīng)新的服務(wù)需求，為高校及社會(huì)提供豐富的信息資源和最優(yōu)的服務(wù)，滿(mǎn)足社會(huì)公眾需求。

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