淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

楊曉霞

[摘 要]隨著現(xiàn)代社會不斷發(fā)展，檔案管理工作其自身的功能和業(yè)務(wù)范圍也發(fā)生了一定的變化。檔案管理工作需要實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，從而更好的適應(yīng)新時期檔案管理的基本需求。要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要提高檔案管理者的自身意識水平，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要促進先進技術(shù)的引入，同時也必須要提高檔案管理者的素質(zhì)能力，對檔案管理模式進行創(chuàng)新。作為一項重要的資源，檔案信息的管理過程必須要受到高度的重視，以便更好的將檔案信息資源的價值進行充分的發(fā)揮。本文從幾個方面入手，對如何提高檔案管理工作的規(guī)范化水平做了分析與闡述。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；規(guī)范化；策略；意識水平；模式創(chuàng)新

現(xiàn)代社會不斷發(fā)展，檔案管理工作其自身的功能和業(yè)務(wù)范圍也發(fā)生了一定的變化。檔案管理工作能否規(guī)范的發(fā)展，已經(jīng)成為決定了檔案信息能否得到高效的利用、開發(fā)的關(guān)鍵。與此同時，檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)融合的形勢下，規(guī)范的對檔案管理制度進行調(diào)整，成為更好的將檔案信息的價值進行發(fā)揮的關(guān)鍵。本文從幾個方面入手，對如何提高檔案管理工作的規(guī)范化水平做了分析與闡述。

一、要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要提高檔案管理者的自身意識水平

檔案資源其本身具有一定的時效性特點，管理過程中提高了整體管理規(guī)范化水平，可以更好的實現(xiàn)實效性需求。管理者自身要本著嚴肅的態(tài)度，對于工作流程和工作制度進行完善，引入標準化的制定理念。對于檔案管理工作中前期的整理與收集工作來說，相關(guān)部門要對于自身的資料進行規(guī)范化處理，并且做好匯總。檔案管理者要對不同資料進行分類歸檔，并且嚴格按照相關(guān)規(guī)范詳盡的對不同資料進行著名。檔案管理者也要結(jié)合自身的需求和檔案管理方向，制定出規(guī)范化的檔案管理體系。檔案管理體系要對于檔案管理工作流程和不同環(huán)節(jié)做出規(guī)范化的說明，并且對不同人員的職責與工作內(nèi)容做好劃分，嚴格落實不同的崗位責任。與此同時，針對于其他部門對檔案管理工作不重視的現(xiàn)狀，檔案管理人員要積極的聯(lián)系各部門負責人，做好檔案相關(guān)工作的配合，保證檔案管理工作相關(guān)規(guī)范化標準流程得到深入的執(zhí)行。

二、要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要促進先進技術(shù)的引入

現(xiàn)代化新技術(shù)的應(yīng)用，可以更好的改進工作中的不足，提高工作效率，并且對傳統(tǒng)工作模式中的不足進行扭轉(zhuǎn)。在檔案管理工作中，現(xiàn)代化技術(shù)的引用是提高檔案管理水平的一個重要關(guān)鍵。例如，對于條碼技術(shù)的引用，可以通過規(guī)范的粘貼條碼，提高檔案信息的存儲規(guī)范性，并且可以提高查閱速度，提高整體檔案管理工作的效率。檔案管理工作中信息化技術(shù)的融入，也是新時期檔案管理工工作發(fā)展的必然需求。很多檔案信息管理系統(tǒng)的投入使用，也標志著信息化技術(shù)可以更好的提高檔案管理工作的業(yè)務(wù)范圍，提高檔案資料的使用價值和保存效果。

三、要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要提高檔案管理者的素質(zhì)能力

新時期，新背景下，任何行業(yè)的人員都需要不斷的與時俱進的成長和學(xué)習(xí)，進而更好的應(yīng)對新時期新的行業(yè)挑戰(zhàn)。對于檔案管理人員來說，其本身也要不斷的參與到培訓(xùn)和學(xué)習(xí)當中，提高自身的業(yè)務(wù)能力和實踐能力，進而更好的推進檔案管理規(guī)范化的發(fā)展。隨著檔案管理業(yè)務(wù)形式的變更，很多新技術(shù)的應(yīng)用，也造成了一些固步自封的檔案管理者難以適應(yīng)新業(yè)務(wù)的情況的發(fā)生。檔案管理者要認識到技術(shù)不斷發(fā)展的形勢，并且盡快的對各種軟硬件的操作，準確、熟練的做好管理技術(shù)的過度。在日常工作中，檔案管理人員要結(jié)合自身的不足和管理業(yè)務(wù)的需求，積極的參與相關(guān)培訓(xùn)和討論交流，提高自身操作技能和對新技術(shù)的適應(yīng)能力。在新管理人員引入上，要保證后進人員具有足夠的專業(yè)素質(zhì)，并且具有專業(yè)的工作能力，可以適應(yīng)新時期檔案管理工作的需求。管理人員自身也要具有充足的危機意識和進取意識，認識到檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的趨向，將自身全心全意的投入到檔案管理事業(yè)當中。另外，在我國高等院校的檔案管理專業(yè)教學(xué)的過程中，也要合理的設(shè)置規(guī)范化教學(xué)內(nèi)容，提高專業(yè)人才的理論水平和實踐能力，為我國檔案事業(yè)的發(fā)展提供更多、更優(yōu)秀、更全面的專業(yè)人才。

四、要想實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化就必須要對檔案管理模式進行創(chuàng)新

在信息化背景下，檔案管理者要對于檔案管理模式進行創(chuàng)新，并且主動的對檔案與利用方式進行改進與革新，清晰的認識到現(xiàn)代新技術(shù)應(yīng)用的必然性與優(yōu)勢。隨著社會不斷發(fā)展和信息技術(shù)的融入，檔案信息不斷豐富，并且各種文獻、情報量也急劇增加。在海量的信息管理中，管理者要以規(guī)范的手段對信息進行整理、收集、加工與利用，實現(xiàn)信息的深度共享。在信息化的形勢下，檔案利用上可以與其他部門的信息化平臺進行整合，并且設(shè)立檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，通過不同權(quán)限級別的設(shè)定，使得不同人員可以輕松的完成檔案信息的獲取和利用，提高檔案信息的利用效率，更好的推進檔案管理工作的進一步發(fā)展。

五、結(jié)束語

總而言之，新形勢和新需求下，檔案管理工作要想實現(xiàn)高效的發(fā)展，就必須實現(xiàn)標準化與規(guī)范和的建設(shè)，進而更好的提高檔案管理的實效性。檔案管理人員自身要不斷提高意識水平和業(yè)務(wù)能力，對檔案管理工作進行完善和創(chuàng)新。作為一項重要的資源，檔案信息的管理過程必須要受到高度的重視，以便更好的將檔案信息資源的價值進行充分的發(fā)揮。

參考文獻：

[1]張如.論新形勢下檔案管理工作的創(chuàng)新服務(wù)[J].經(jīng)營管理者.2013（18）

[2]周虹.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].科協(xié)論壇（下半月）.2011（09）

[3]門偉麗.關(guān)于加強新形勢下檔案管理工作的思考[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊.2010（08）