芻議人力資源管理工作中人事檔案管理的重要性

周麗紅

[摘 要]在新時(shí)代背景下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)主要是知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)，在企業(yè)管理中的重點(diǎn)是對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理，人力資源管理是知識(shí)管理的重要內(nèi)容，但在人力資源管理工作，人事檔案管理對(duì)人力資源管理具有較大的影響作用，做好人事檔案管理，可以有效的提高人力資源管理的質(zhì)量和水平。本文就人力資源管理和人事檔案管理進(jìn)行從分析，對(duì)人事檔案管理在人力資源管理工作中的重要性和現(xiàn)存的問(wèn)題對(duì)人力資源的影響進(jìn)行分析研究，以便探討人事檔案管理的優(yōu)化措施，從而有效的提高人事檔案管理在人力資源管理工作中的作用。

[關(guān)鍵詞]人力資源；管理工作；人事檔案管理；重要性

引言

人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事檔案管理活動(dòng)中逐漸形成的，主要是記錄并反映個(gè)人經(jīng)歷、綜合素養(yǎng)、工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的以備查考的文字、表格等其他形式的歷史記錄。人事檔案管理的質(zhì)量對(duì)人力資源的開(kāi)發(fā)和使用具有重要的作用。由于現(xiàn)今是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)主要是知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)、人才的競(jìng)爭(zhēng)，因此，尤其需要注重人力資源管理，但人力資源管理工作中，人事檔案管理是其核心內(nèi)容，只有做好人事檔案管理工作，才能夠有效的提高人力資源管理水平和質(zhì)量，從而使得人事檔案管理在人力資源管理工作發(fā)揮出更加重要的作用[1]。

1.人事檔案管理和人力資源管理分析

人力資源管理指的是通過(guò)結(jié)合一定的人力、物力，并以科學(xué)方法進(jìn)行合理的培訓(xùn)、組織和調(diào)配，以便有效的確保人力、物力維持在一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的最佳狀態(tài)，通過(guò)對(duì)人的思想、行為、心理進(jìn)行有效的控制和協(xié)調(diào)以及引導(dǎo)，從而有效的發(fā)揮出人的主觀能動(dòng)性，做到物盡其用，人盡其才，從而達(dá)到組織的目標(biāo)。從本質(zhì)上而言，人力資源管理的核心內(nèi)容是對(duì)人進(jìn)行管理。而人事檔案管理指的是記錄個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、綜合素養(yǎng)等相關(guān)內(nèi)容的材料，其具有較強(qiáng)的真實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性，是全面性的對(duì)人才進(jìn)行考察和了解，對(duì)人才進(jìn)行正確利用和調(diào)配的依據(jù)[2]。

2.人事檔案管理在人力資源管理工作中的重要性

其一，為開(kāi)發(fā)人力資源提供可靠的、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息。通過(guò)相關(guān)人事檔案可以對(duì)員工的人生經(jīng)歷進(jìn)行動(dòng)態(tài)的分析，可以充分掌握員工的過(guò)去和現(xiàn)在，同時(shí)可以對(duì)員工整體素養(yǎng)進(jìn)行評(píng)價(jià)，以便對(duì)員工的發(fā)展?jié)撃苓M(jìn)行預(yù)測(cè)。人事檔案可以將有價(jià)值的信息提供給企業(yè)，并幫助企業(yè)及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，并充分利用人才，以便避免對(duì)人才的埋沒(méi)和壓制。通過(guò)對(duì)人事檔案的相關(guān)信息進(jìn)行了解，可以對(duì)人才的使用進(jìn)行揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分的發(fā)揮出人才的作用。

其二，有利于合理的配置人力資源。通過(guò)人事檔案充分了解人才的個(gè)人信息，并根據(jù)人才的實(shí)際情況制定出科學(xué)的管理方式。同時(shí)，人事檔案管理的有效性能能夠做到人力資源信息共享。當(dāng)企業(yè)進(jìn)行人力資源配置的時(shí)候，可以根據(jù)人才的不同特點(diǎn)和能力，因事?lián)袢?，使得人才被合理的利用，將人才的?yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。

3.人事檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題對(duì)人力資源管理的影響

其一，目前，在人事檔案管理中部分人才的個(gè)人信息具有作假的現(xiàn)象，例如檔案中經(jīng)常出現(xiàn)個(gè)人信息內(nèi)容失真的現(xiàn)象，假學(xué)歷、假年齡、假工齡等現(xiàn)象比較嚴(yán)重。這些不真實(shí)的信息將會(huì)導(dǎo)致人事部門(mén)無(wú)法對(duì)人才進(jìn)行正確的評(píng)估，因此，對(duì)人力資源管理中涉及到的人員配置問(wèn)題、解聘和退休等問(wèn)題就無(wú)法進(jìn)行正確的制定，同時(shí)對(duì)企業(yè)當(dāng)前以及未來(lái)的人力資源配置需求預(yù)測(cè)具有重大的影響，嚴(yán)重者可能會(huì)使企業(yè)錯(cuò)過(guò)較好的發(fā)展機(jī)遇[3]。

其二，人事檔案材料應(yīng)該全面、客觀、真實(shí)的反映一個(gè)人的面貌，然而部分人事檔案材料比較單一，內(nèi)容比較抽象簡(jiǎn)單，無(wú)法體現(xiàn)出個(gè)性特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)選人、用人沒(méi)有真正意義上的參考價(jià)值，會(huì)直接影響到員工的選拔和正常的晉升。同時(shí)，還會(huì)對(duì)員工工作的積極性具有一定的挫傷，對(duì)組織造成不必要的損失。另外，由于人事檔案使用不夠規(guī)范引起重建檔案現(xiàn)象比較多，導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容不夠完整和統(tǒng)一，使得員工的真實(shí)面貌無(wú)法全面的反映出來(lái)，在一定程度上增加了人力資源管理的成本。

4.人事檔案管理的優(yōu)化措施

其一，優(yōu)化人事檔案管理制度，增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性和動(dòng)態(tài)性。在人事檔案管理工作當(dāng)中，需要及時(shí)對(duì)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度進(jìn)行改革創(chuàng)新，在建立新的人事檔案管理制度的時(shí)候，需要考慮到新形勢(shì)的實(shí)際情況，建立科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案管理工作更加法制化。在檔案材料管理的工作中，需要完善檔案的傳遞、登記制度，并做好檔案管理的動(dòng)態(tài)性和考核工作。如果發(fā)現(xiàn)有遺漏丟失的情況，需要立即查找補(bǔ)缺，以便確保檔案材料的完整性和統(tǒng)一性。

其二，有效的提高人事檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。要想做好人事檔案管理工作，首先，就要提高人事檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。人事檔案管理工作人員需要具備較高的政治素質(zhì)、嚴(yán)格的組織紀(jì)律性和較高的職業(yè)道德水準(zhǔn)。同時(shí)，還需要加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的思想建設(shè)和業(yè)務(wù)建設(shè)，擴(kuò)充工作人員的知識(shí)，并對(duì)工作人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)，以便適應(yīng)新形勢(shì)、新要求的檔案管理工作。

5.總結(jié)

人事檔案管理是人力資源管理工作中重要的組成部分，只有將人事檔案管理工作做好，才能夠有效的提高人力資源管理工作的水平和質(zhì)量，從而有效的促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，在人力資源管理工作，人事檔案管理起到至關(guān)重要的作用。需要對(duì)人事檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題進(jìn)行有效的分析，以便制定出有效的解決措施，從而充分發(fā)揮出人事檔案管理在人力資源管理工作中的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]魯瑤.企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求[J].檔案學(xué)通訊，2009，14（04）：145-146.

[2]林海英，劉樹(shù)清.人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的發(fā)展趨勢(shì)[J].黑龍江檔案，2009，13（06）：112-113.

[3]段曉亮，崔亞芬.人事檔案管理在現(xiàn)代人力資源管理中的發(fā)展趨勢(shì)[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2009，24（20）：136-137.