對(duì)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的思考

于輝

[摘 要]學(xué)校的教學(xué)檔案是教育事業(yè)的重要組成部分，是教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理的客觀反映和具體總結(jié)。建立完整的教學(xué)檔案，對(duì)于提高教學(xué)質(zhì)量、推進(jìn)教學(xué)研究、提升教學(xué)管理水平，具有重要的意義。

[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案；管理；歸檔；制度

教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接產(chǎn)生的一些原始文件資料，它們包括文字材料、圖表、錄音、影像資料。這些資料具有一定的保存價(jià)值，人們將這些教學(xué)文件統(tǒng)稱為教學(xué)檔案。教學(xué)檔案管理是指檔案管理人員對(duì)教學(xué)檔案和檔案信息進(jìn)行管理，并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，是檔案工作最基本的組成部分。教學(xué)檔案管理工作具體包括檔案的收集與管理、檔案的保管與編目、檔案的價(jià)值鑒定、檔案的編輯和研究、檔案的檢索和統(tǒng)計(jì)、檔案提供與利用等。教學(xué)檔案管理工作能夠反映一個(gè)學(xué)校的教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)概貌和學(xué)校的教學(xué)管理的水平，也是學(xué)校進(jìn)一步發(fā)展和改進(jìn)教學(xué)工作的重要依據(jù)。由此可見，教學(xué)檔案管理工作是高校管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，具有十分重要的作用。

一、教學(xué)檔案管理工作的具體展開

教學(xué)檔案管理工作涉及到教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高教學(xué)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的科學(xué)性和有效性，將規(guī)范具體教學(xué)教務(wù)工作的展開。

1.教學(xué)檔案的搜集

教學(xué)檔案的搜集是教學(xué)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。教師、學(xué)生和教務(wù)管理人員在日常的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)建設(shè)、教學(xué)管理等活動(dòng)中，形成了諸多具有保存價(jià)值的文件資料，如文字、圖片、圖表、錄音、錄像等。作為教學(xué)檔案的管理人員，必須對(duì)這些資料進(jìn)行積極的搜集、整理、分類、歸檔等，從而做好教學(xué)檔案的管理工作。同時(shí)，作為教學(xué)檔案管理的相關(guān)人員，應(yīng)合理把握教學(xué)文件材料歸檔的范圍，制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理計(jì)劃，力爭(zhēng)做到對(duì)教學(xué)檔案的搜集有計(jì)劃性和實(shí)效性。

2.教學(xué)檔案的歸檔

在教學(xué)檔案的管理過程中，應(yīng)尤其重視教學(xué)檔案的歸檔工作。教學(xué)檔案的整理是一項(xiàng)復(fù)雜并細(xì)致的工作，同時(shí)，在教學(xué)檔案整理的過程中必須按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行。每份教學(xué)檔案材料從最初的形成到最后的立卷歸檔，都需要經(jīng)過十幾項(xiàng)具體的內(nèi)容，如分類、擬寫案卷標(biāo)題等等。此外，在教學(xué)檔案歸檔的過程中，應(yīng)格外注意教學(xué)檔案的歸檔材料，應(yīng)反映出教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理的全過程，尤其在歸檔的過程中，應(yīng)按照教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)的各個(gè)階段來搜集材料，具體來說，一方面，要把需存檔的所有資料補(bǔ)齊、補(bǔ)全，使得相關(guān)材料合理連貫、清晰全面。另一方面，要把搜集到的教學(xué)檔案材料進(jìn)行鑒別，去偽存真、去雜存整、去劣存優(yōu)，從而確保教學(xué)檔案材料的準(zhǔn)確性和有序性。

3.教學(xué)檔案的保管

教學(xué)檔案的保管，包括教學(xué)檔案的保存、借閱、返還等各個(gè)環(huán)節(jié)，因此，必須要根據(jù)學(xué)校和學(xué)院的實(shí)際情況，制定相應(yīng)完善的教學(xué)檔案管理制度，從而使得具體工作有制度可依、有制度可循。同時(shí)，對(duì)于教學(xué)檔案的保管應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，應(yīng)盡量挑選政治素質(zhì)好，且具備一定的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)的人員從事這項(xiàng)工作。總之，對(duì)于教學(xué)檔案材料的管理，必須如實(shí)反映教學(xué)工作和教學(xué)管理過程中的各個(gè)重要環(huán)節(jié)，同時(shí)應(yīng)從具體的實(shí)際工作出發(fā)，遵循其自然規(guī)律和邏輯聯(lián)系，客觀體現(xiàn)教學(xué)活動(dòng)自身的特點(diǎn)。

二、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的具體舉措

1.規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案管理工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，要考慮到它與其他工作的相互作用，結(jié)合高校教育實(shí)踐的有關(guān)特性和思想理念，應(yīng)制定、完善教學(xué)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，確定教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)其積極的進(jìn)取心。工作制度的建立要由學(xué)校分管的校長負(fù)責(zé)組織，由校檔案館具體牽頭草擬制定，以體現(xiàn)檔案工作的專業(yè)性和科學(xué)性。通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學(xué)檔案工作行為，使教學(xué)檔案管理工作步入制度化軌道，并逐漸形成良好的運(yùn)行機(jī)制。

2.提高全員檔案意識(shí)，確立教學(xué)檔案管理新理念

當(dāng)前高校檔案部門的當(dāng)務(wù)之急是制定出符合教學(xué)管理特點(diǎn)、具有可操作性的、至少是全校統(tǒng)一的歸檔范圍，消除檔案收集的現(xiàn)有盲區(qū)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案在教學(xué)管理工作中不可或缺的信息情報(bào)作用，高度重視教學(xué)檔案工作，確立信息時(shí)代所必需的“教學(xué)檔案一體化管理”新理念，建立教學(xué)檔案科學(xué)管理新機(jī)制，使教學(xué)管理工作與檔案工作真正有機(jī)結(jié)合。另一方面，檔案部門也應(yīng)積極向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教師反復(fù)宣傳檔案工作的政策法規(guī)，宣傳教學(xué)檔案歸檔以及保護(hù)教學(xué)檔案的重要性。

3.改進(jìn)教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，原先舊的教學(xué)檔案管理機(jī)制已不能適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)檔案管理工作的需要，甚至在某些方面制約了檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。在具體工作中，逐步將先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和檔案管理設(shè)備引入到具體的教學(xué)檔案管理工作中，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化。

4.加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員尤其是各教學(xué)部門兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。培訓(xùn)的方式有很多，如定期組織經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、業(yè)余講座等，同行之間互相學(xué)習(xí)借鑒，激發(fā)教學(xué)檔案管理人員的事業(yè)心和使命感。從事教學(xué)檔案管理的人員，應(yīng)利用各種培訓(xùn)教育機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)和檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，采取有效的措施，大力開發(fā)利用教學(xué)檔案信息資源，主動(dòng)為廣大師生員工做好檔案信息服務(wù)，不斷提高自身工作水平和工作能力。

總之，在高校的教育教學(xué)活動(dòng)中，教學(xué)檔案有著重要的作用。高校應(yīng)充分注重教學(xué)檔案管理工作的重要意義，提升教學(xué)檔案管理的科學(xué)性和有效性，形成教學(xué)檔案管理的先進(jìn)科學(xué)模式，從而推動(dòng)教育教學(xué)工作的開展。

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