開發(fā)利用繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案的新途徑

【摘要】通過建立繼續(xù)醫(yī)學教育電子實體檔案，探討開發(fā)利用實體電子檔案的新途徑與新方法，論述開發(fā)利用實體電子檔案給檔案工作及醫(yī)療工作帶來的最大效益及電子發(fā)展空間。

【關鍵詞】開發(fā)；利用；繼續(xù)醫(yī)學教育；電子檔案；新途徑

繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案：通過計算機磁盤設備存儲受教育者個人信息、個體學習信息，與紙質檔案相對應，以案卷為單位，是繼續(xù)醫(yī)學教育信息管理的新手段。目前電子檔案的介質主要有磁盤、磁帶、光盤和U盤等。

電子“檔案源”包括：電子化的實體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件），檔案化的電子信息（版式數(shù)據(jù)文件），結構化的數(shù)據(jù)庫（從應用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫文件）等。這里重點探討實體檔案的開發(fā)與利用。

實體檔案包括：多媒體PPT、手術錄像、病例討論錄像、電子錄音、照片等。

一、實體檔案的建立與保存

1、繼續(xù)醫(yī)學教育分項目類、非項目類教育。項目類分國家級項目、省級項目。國家級項目由國家審批，省級項目由省醫(yī)學會審批。審批合格后各項目負責人組織實施。按要求國家級和省級項目主講人，要有一定比例的外聘專家講座，甚至外聘相關專業(yè)的外籍專家，專家講座前將講座電子課件（PPT），拷貝到管理部門存檔。非項目類繼續(xù)醫(yī)學教育是指本單位和科室組織的培訓，單位組織的非項目類培訓，主講人提前將電子課件（PPT）拷貝到管理部門，統(tǒng)一存檔。各科室培訓的電子課件，由科室統(tǒng)一管理，不必上交存檔。2、繼續(xù)醫(yī)學教育檔案在檔案界屬新興事物。2005年繼續(xù)醫(yī)學教育剛剛興起，2005-2008年為初始階段，一切管理還處于萌動期；2009年-2010年為興起階段，各種管理，特別是檔案管理已初具規(guī)模。2009年隨著繼續(xù)醫(yī)學教育的發(fā)展，我院在非項目類繼續(xù)醫(yī)學教育項目管理上，做了大量嘗試，并取得可喜成績。醫(yī)院組織題為“科主任、科副主任系列講座”，固定時間、地點。各科主任、副主任必須參加，衛(wèi)生技術人員每人參加次數(shù)必須在15次以上，并將此規(guī)定納入院目標管理，制定相應的處罰措施。2009年非項目類講座42場次，每場講座人員兩名，共82人參加講座，占應參加講座人員總數(shù)的108%（含9名新任副主任講座），2009-2013年我院項目類電子PPT檔案與非項目類電子PPT檔案共存檔592個。

二、激活電子檔案的途徑與方法

1、檔案的存儲與利用。檔案管理的最終目的是服務性，把檔案管好，把檔案做活，讓檔案工作充滿生機，我們追求了多年，但談到檔案管理，總是感到很枯燥，話題很沉重。怎樣在網(wǎng)絡信息時代，發(fā)揮檔案作用，使檔案效益最大化，成為問題關鍵。收集是前提，整理和保存是手段，提供利用是結果，因此，衡量一個檔案部門工作成績不僅要看資料是否收集齊全，整理是否系統(tǒng)，保管是否科學，更主要是看提供利用的空間，提供利用產(chǎn)生的效能，檔案的存儲利用是否促進了相關工作發(fā)展。

2、明確方向，找準切入點。繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案是隨繼續(xù)醫(yī)學教育產(chǎn)生的，最終應回歸繼續(xù)醫(yī)學教育。如果檔案管理井然有序，檔案收集全面，存儲量大，但束之高閣，多年已無人問津，檔案失去了價值，檔案管理便失去了意義。我院存儲的電子檔案包括，講座PPT，病例討論錄像，電子錄音，手術錄像，病例分享，文獻回顧，照片等。每年年底將全年電子檔案按內外科、學科發(fā)展、急診急救、?？圃\治等分類，刻錄光盤，獨立成卷。

3、開發(fā)利用實體檔案。將獨立成卷的實體檔案批量刻成光盤，下發(fā)各科室。醫(yī)院每年與科室簽訂目標管理，其中一條要求：各科室每月業(yè)務學習兩次以上，學習內容不限。從光盤下發(fā)科室后，我們驚奇地發(fā)現(xiàn)各科室在學習前，首先瀏覽光盤目錄，從中選擇所需內容學習，特別是外科系統(tǒng)，手術前術者把所能出現(xiàn)的問題、怎樣處理，在光盤中尋找專家對問題的分析、解答。

三、開發(fā)利用實體電子檔案對檔案工作的深遠影響

每周一次的院內固定培訓，不能保證每名衛(wèi)生技術人員都能參會，但PPT電子檔案下到科室，保證每名衛(wèi)生技術人員隨時查閱。

PPT電子檔案是專家教授把本學科及本科室學術進展、技術前景、發(fā)展趨勢作詳盡的介紹，并用大量病例、統(tǒng)計數(shù)字、視頻作為佐證，將本學科的專業(yè)特色、工作重點、新開展的項目一一作出講解，在學術界有較高的領先性、前沿性及實用性。主講人還根據(jù)多年臨床經(jīng)驗，對常見的疑難病、重癥病進行系統(tǒng)歸納整理，展示臨床上少見的病因、臨床表現(xiàn)、輔助檢查、實驗室檢查、術式種類、治療上的優(yōu)缺點、發(fā)展趨勢做了詳細的講解，需要相關知識的衛(wèi)生技術人員通過查閱電子檔案，診斷上有了切入點，治療上思路清晰，目的明確，對疾病的診療方式、方法，治療效果做到心中有數(shù)。

（一）激活電子檔案，調動衛(wèi)生技術人員學習熱情。電子檔案下放各科室，在全院上下，促進了科室之間的溝通合作，被請教、被邀請會診最多的都是課件做的最好，講解最透徹、思路最清晰的講座人，間接地促進講座者大量瀏覽本學科、本領域的學術進展，發(fā)展趨勢，收集大量病例、統(tǒng)計數(shù)字、視頻，最大限度展示學術界領先性、前沿性、使用性。（二）激活電子檔案增加電子檔案存儲量。由于衛(wèi)生技術人員重視電子課件存儲發(fā)放，避免了電子檔案的漏存、缺失，使被動整理，存儲電子檔案，變成人人要求存儲、發(fā)放電子檔，使電子檔案像滾雪球一樣越滾越大。（三）激活電子檔案促進繼續(xù)醫(yī)學教育工作開展。1.電子檔案下發(fā)到科室也不是一帆風順的，經(jīng)歷了冷漠觀望到積極刻錄、翻閱。在堅持中，衛(wèi)生技術人員思想意識有了巨大改變，其表現(xiàn)為自覺參加各類學術活動，由原來的被迫學習，為學分學習，變成主動學習，我想學習。2.激活電子檔案，科室之間了解增多，信任感增強，門診量、住院數(shù)明顯增加。3.激活電子檔案，讓檔案管理者不再感到檔案管理的沉重，激活電子檔案管理，像一縷陽光給檔案以重生的力量。4.激活電子檔案后，衛(wèi)生技術人員個人電子數(shù)據(jù)量急增，截止2013年平均每人參加學習的電子數(shù)據(jù)約為43-55項，其中項目類和非項目類MBOX自動收集的數(shù)據(jù)，平均為28項，手工錄入到個人電子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量平均每人為21.3項。5.激活電子檔案后，繼續(xù)醫(yī)學教育項目申報人數(shù)增多。激活檔案前2006-2009年，申報項目共5項，其中國家級2項，省級項目3項。激活檔案后2010-2014年，申報項目共63項，其中國家級14項，省級項目59項。6.激活電子檔案，激發(fā)項目負責人的成就感。為增加項目負責人的榮譽感和責任感，更大范圍調動各階層人員的申報的積極性、主動性，我們將項目類電子檔案以負責人為單位，同一項目所有外聘專家的PPT都附在項目負責人目錄下，無形中擴大項目負責人的影響力與知名度，給項目負責人帶來極大的成就感，激發(fā)再創(chuàng)輝煌的潛力。截止2013年12月，項目負責人，科主任、科副主任申報占90%-95%以上。在每月兩次科室業(yè)務學習上，科主任會首先選擇本科室的電子檔案學習，從不同角度，不同側重點對電子檔案以補充、完善。2012-2013年，系統(tǒng)電子檔案數(shù)據(jù)顯示，各科室業(yè)務學習時，學習本學科電子檔案的占科室業(yè)務學習的40%。

四、激活電子檔案發(fā)展前景

激活電子檔案后，活躍了醫(yī)院學術氛圍，提高了衛(wèi)生技術人員的綜合素質和求知欲，方向是對的，目的是明確的。我們將開闊視野，加大力度，找準檔案存儲、檔案利用的切入點，挖掘電子檔案的潛力，把潛力變成實力。拓寬電子檔案的來源，增加電子檔案的經(jīng)濟投入。

激活電子檔案向縱深發(fā)展，充分利用現(xiàn)有科技，網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)查閱方便，管理規(guī)范，存儲全面，確保電子檔案內容完整，難易有度，普及知識和學科進展相結合。加大電子系統(tǒng)存儲，滿足衛(wèi)生技術人員需求，將電子檔案打造成為：衛(wèi)生技術人員服務的精品，讓繼續(xù)醫(yī)學教育電子檔案在衛(wèi)生界稱為活水。