信息時(shí)代對(duì)科技檔案信息化管理的思考

【摘要】隨著信息化進(jìn)程的加快，科技檔案在組織和管理水平等方面的發(fā)展與信息化時(shí)代對(duì)科技檔案管理的要求還存在一定的差距。本文分析了當(dāng)前科技檔案管理過(guò)程中面臨的主要問(wèn)題，論述了信息時(shí)代下開(kāi)展科技檔案信息化管理的主要做法，力求全面推進(jìn)科技檔案管理信息化水平。

【關(guān)鍵詞】科技檔案；信息化管理；思考

1、引言

科技檔案管理是改善科技管理水平的關(guān)鍵途徑之一，隨著信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的發(fā)展，對(duì)科技檔案的管理要求也相應(yīng)地發(fā)生了變化，使用信息化手段對(duì)科技檔案進(jìn)行管理，提升科技檔案等有價(jià)值信息的利用水平和效率，是信息時(shí)代對(duì)科技檔案管理的必然要求。

2、科技檔案管理的現(xiàn)狀分析

科技檔案是反映一個(gè)組織內(nèi)部科技發(fā)展歷程的重要信息資源，在組織的科技發(fā)展和建設(shè)等方面具有重要作用，科技檔案管理的效率和水平不但反映了組織建設(shè)管理水平，也是組織內(nèi)部科技管理創(chuàng)新的重要方面[1]。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的逐步深入，科技檔案的管理和建設(shè)越來(lái)越得到重視，在組織建設(shè)和規(guī)章制度等方面都得到了加強(qiáng)和改善。但深入分析，一些組織的科技檔案管理水平還較為落后，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式還較為普遍，部分科技檔案由于傳統(tǒng)科技檔案工作方式和技術(shù)手段的局限而無(wú)法得到及時(shí)有效地管理，從而影響了組織內(nèi)部科技檔案資源的高效流通，甚至導(dǎo)致部分資源流失，已經(jīng)很難適應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)科技檔案需求的快節(jié)奏和高效率的要求[2]。

目前在科技檔案的管理中主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：第一，科技檔案管理模式落伍，信息化時(shí)代下的科技檔案管理涉及大量硬件和軟件的投入，尤其是在知識(shí)爆炸的背景下，科技檔案的產(chǎn)生、分類、甄別、歸檔等工作量迅猛增長(zhǎng)，繼續(xù)采用傳統(tǒng)模式對(duì)科技檔案進(jìn)行管理已經(jīng)無(wú)法滿足需求；第二，科技檔案管理手段落后，科技檔案管理的重要內(nèi)容之一就是對(duì)科研工作的管理，而多數(shù)科研工作都具有周期性、階段性和長(zhǎng)期性等特點(diǎn)，涉及到需求論證、項(xiàng)目申請(qǐng)、科研實(shí)施、驗(yàn)收推廣等諸多環(huán)節(jié)，持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，涉及內(nèi)容廣，這一情況下，如果缺乏科學(xué)管理的手段和制度，往往會(huì)造成管理混亂和低效管理的情況發(fā)生[3]；第三，科技檔案管理專業(yè)化水平較低，完整的科技檔案全程記錄了科學(xué)研究活動(dòng)的全程，由于信息化手段在科學(xué)研究活動(dòng)中的廣泛應(yīng)用，因此，科技檔案中涉及大量的設(shè)計(jì)圖、工程圖、照片、錄像等新型記錄形式，給管理活動(dòng)帶來(lái)更多的挑戰(zhàn)，對(duì)其進(jìn)行管理要求很高的專業(yè)化水平，但目前的管理水平和能力還存在較大差距。綜合來(lái)看，目前在科技檔案的管理中主要存在管理能力不強(qiáng)、投入資源不足、人才隊(duì)伍培養(yǎng)滯后以及專業(yè)化水平不高等問(wèn)題。

3、信息時(shí)代對(duì)科技檔案信息化管理的做法和思考

科技檔案信息化管理的目標(biāo)要求就是充分利用現(xiàn)有的通信、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)等先進(jìn)技術(shù)，在國(guó)家、行業(yè)以及單位科技檔案管理法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的框架下，用信息化手段來(lái)保障和促進(jìn)科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開(kāi)發(fā)、利用等提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，科技檔案開(kāi)展信息化管理，重點(diǎn)可以從以下方面進(jìn)行。

第一，采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的自動(dòng)編目、檢索、立卷和標(biāo)引等工作。對(duì)科技檔案實(shí)施自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索是應(yīng)用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動(dòng)編目是將收集到的科技檔案相關(guān)信息制成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項(xiàng)目全等優(yōu)勢(shì)。自動(dòng)檢索是通過(guò)查找檔案目錄并利用檔號(hào)、題名、責(zé)任者、分類號(hào)、關(guān)鍵詞等檢索標(biāo)志，迅速、準(zhǔn)確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動(dòng)檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準(zhǔn)率高，能最大限度地滿足利用者要求。計(jì)算機(jī)自動(dòng)立卷是計(jì)算機(jī)以科技檔案目錄中每份文件的有關(guān)存錄項(xiàng)為依據(jù)將某方面具有共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動(dòng)對(duì)同一卷的卷內(nèi)文件進(jìn)行排列和編號(hào)等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質(zhì)量，改善了效率?？萍紮n案自動(dòng)標(biāo)引是計(jì)算機(jī)通過(guò)對(duì)科技檔案題名或全文信息進(jìn)行字詞切分、對(duì)內(nèi)容特征進(jìn)行分析，提取及給出正式主題詞或分類號(hào)的過(guò)程，科技檔案自動(dòng)標(biāo)引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)[4]。

第二，采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的借閱、統(tǒng)計(jì)、編研及保管環(huán)境的自動(dòng)控制?？萍紮n案的借閱管理和統(tǒng)計(jì)工作復(fù)雜而繁瑣，而通過(guò)采用信息化手段進(jìn)行自動(dòng)借閱管理和統(tǒng)計(jì)，對(duì)科技檔案的利用登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行自動(dòng)管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的借閱管理，重點(diǎn)涉及內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：用戶的借閱資格驗(yàn)證、借閱情況登記、歸還登記和自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，還能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案資料的自動(dòng)編輯處理，不但能夠提供對(duì)科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠?qū)萍紮n案資料進(jìn)行文字編輯處理和排版印刷等工作，實(shí)現(xiàn)科技檔案資料的自動(dòng)編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中，對(duì)檔案保管環(huán)境的自動(dòng)控制非常重要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案排架進(jìn)行自動(dòng)管理，能夠結(jié)合科技檔案登記數(shù)據(jù)庫(kù)的信息，給出檔案庫(kù)房架位的分配圖，實(shí)現(xiàn)架位的自動(dòng)分配，為新進(jìn)科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進(jìn)行自動(dòng)監(jiān)測(cè)和管理。

第三，加強(qiáng)培育科技檔案管理的信息化人才。對(duì)科技檔案實(shí)施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關(guān)鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的主體，也是實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進(jìn)的中堅(jiān)力量，因此需要加強(qiáng)科技檔案信息化人才培訓(xùn)，使科技檔案管理的信息化活動(dòng)能順利開(kāi)展，并實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展[5]。

4、結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，在科技檔案管理領(lǐng)域，基于信息化的應(yīng)用將越來(lái)越廣泛，因此科技檔案管理部門需要采取有效措施，加大投入，確?？萍紮n案信息資源的完整、安全和有效開(kāi)發(fā)利用，全面推動(dòng)科技檔案管理現(xiàn)代化和信息化水平。

參考文獻(xiàn)

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