淺談運(yùn)用計(jì)算機(jī)在數(shù)字化檔案管理中的利與弊及其對(duì)策

【摘要】隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)的不斷更新和進(jìn)步，計(jì)算機(jī)在多個(gè)領(lǐng)域也有了更長(zhǎng)足的發(fā)展。尤其最近幾年，計(jì)算機(jī)數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)使得計(jì)算機(jī)在檔案管理中也有了較大的用武之地，但是其中也存在了不少的問(wèn)題。本文就計(jì)算機(jī)在數(shù)字化檔案管理中的優(yōu)缺點(diǎn)以及解決對(duì)策論述，希望可以給我部門(mén)起到借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī)；數(shù)字化；檔案管理；優(yōu)缺點(diǎn)；策略

1、計(jì)算機(jī)在數(shù)字化檔案管理中的有利之處

1.1計(jì)算機(jī)管理檔案的必要性

隨著計(jì)算機(jī)行業(yè)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)幾乎成了各行各業(yè)工作不可或缺的一部分，在很多工作中也就出現(xiàn)了大量的電子信息，使用計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案也就水到渠成，是必然趨勢(shì)了。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，很多單位已實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，而計(jì)算機(jī)的電子文檔、數(shù)字化管理后，可使檔案人員從繁瑣的手工工作中解脫出來(lái)，大大減少了人力、物力和財(cái)力。進(jìn)一步縮短了信息的多次加工時(shí)間，也達(dá)到了資源共享的利用。同時(shí)，也使得信息以電子檔案的信息保存，時(shí)間更為久遠(yuǎn)，查找更為方便快捷。綜上所述可知，計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理更能適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，因此計(jì)算機(jī)在數(shù)字化檔案管理中的大規(guī)模應(yīng)用，是十分有必要的。

1.2計(jì)算機(jī)在數(shù)字化檔案管理中的優(yōu)越之處

1.2.1使檔案以文件的形式歸檔

數(shù)字化檔案管理以電子文件的方式歸檔，保存時(shí)間長(zhǎng)且及時(shí)，可以在事件結(jié)束后立即歸檔，又可在具體工作日內(nèi)同一時(shí)間來(lái)歸檔。數(shù)字化檔案管理使得單位內(nèi)的各個(gè)部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式聯(lián)系更加緊密。并使用電子數(shù)碼來(lái)封簽，有利于檔案管理人員進(jìn)行接收保存，按事件具體原因?qū)n案進(jìn)行分類，必要時(shí)做好訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置，即不同工作崗位的人員只能通過(guò)一定的密碼或口令瀏覽到一定的檔案，這樣既保存了檔案，又可以保護(hù)某些機(jī)密文件。而且方便以后查詢核對(duì)工作的逐級(jí)開(kāi)展。這種以文件方式歸檔，便捷的同時(shí)又可以一定程度上回避檔案泄露和流失的可能性，以及被病毒侵犯的危險(xiǎn)率，從而提高我局檔案的安全系數(shù)。

1.2.2有利于以后的信息整理和檢索

檔案文件被計(jì)算機(jī)歸檔就成了電子檔案，這種檔案的管理方式與以往的手寫(xiě)檔案管理方式不同，主要體現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理可以做到文件級(jí)別管理。具體流程是這樣：檔案部門(mén)接收到文件后，給接收到的文件命名唯一的文件編號(hào)以及相應(yīng)的分類標(biāo)志和檔案標(biāo)志，再根據(jù)檔案的重要性或保密性再次升級(jí)一個(gè)檔案文件號(hào)，這樣就做到了多重保險(xiǎn)。有條件的部門(mén)還會(huì)進(jìn)行其他方面的技術(shù)處理，如給數(shù)字化檔案著錄、標(biāo)引等。這樣在實(shí)際工作中，若需要查閱電子文檔，只要輸入關(guān)鍵字就可查閱，并且不同級(jí)別的工作人員能夠查閱到的文件是不一樣的，從而保證數(shù)字化檔案的保密性和安全性。這與傳統(tǒng)的檔案管理相比，省去了檔案管理人員去檔案室大量翻閱查找檔案的體力勞動(dòng)。

2、計(jì)算機(jī)在數(shù)字化檔案管理中的不足之處

2.1數(shù)字化檔案的要求較高

隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展進(jìn)步，高端計(jì)算機(jī)的售價(jià)也越來(lái)越高，然而我部門(mén)不少計(jì)算機(jī)還屬于還是款式較舊的計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)在硬件和軟件配置上滿足不了工作的需要，如實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的重要設(shè)備掃描儀，掃描儀的質(zhì)量是跟不上數(shù)字化檔案管理的要求的。此外，部門(mén)在數(shù)字化檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面也存在不足之處，如計(jì)算機(jī)的質(zhì)量、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備落后、安全設(shè)備不足等等。這些問(wèn)題的存在，阻礙了數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，也不利于我部門(mén)工作的迅速開(kāi)展。計(jì)算機(jī)需要跟上信息革命的步伐，因?yàn)殡娮游臋n只有通過(guò)計(jì)算機(jī)才可以閱讀，如果計(jì)算機(jī)落伍，這就直接影響到數(shù)字化文檔的閱讀和長(zhǎng)期保存。

2.2數(shù)字化檔案管理安全問(wèn)題受到威脅

計(jì)算機(jī)也存在很多不穩(wěn)定因素，比如黑客入侵。有些文件屬于內(nèi)部機(jī)密，或者說(shuō)是國(guó)家機(jī)密，絕對(duì)不允許無(wú)關(guān)人員瀏覽或者散播。隨著計(jì)算機(jī)竊密技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理的安全性也受到了極大威脅。電腦病毒也是較為危險(xiǎn)的因素，它可以侵入電腦，修改計(jì)算機(jī)原有的程序，進(jìn)而瀏覽或盜竊文件。

3、計(jì)算機(jī)在數(shù)字化檔案管理不足之處的對(duì)策

3.1加大設(shè)備方面的投入

加大對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備方面的投入。由于司法部門(mén)的特殊性，要落實(shí)我國(guó)司法行政方面的工作，還要參與擬定地方性的法律法規(guī)，信息量極大。此外，還要進(jìn)行案件登記、在線辦證、同步歸檔等，所以數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用設(shè)備必須質(zhì)量有保證。應(yīng)該從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，加大對(duì)設(shè)備的投入，對(duì)設(shè)備的購(gòu)買可以逐漸購(gòu)買，并達(dá)到質(zhì)量要求。計(jì)算機(jī)需要更新?lián)Q代，跟上計(jì)算機(jī)革命的步伐。而且對(duì)于比較重要的文件，可以通過(guò)掃描儀輸入計(jì)算機(jī)，以影像的形式保存下來(lái)，這樣可以較為長(zhǎng)久的保存重要信息。這樣也是對(duì)檔案信息進(jìn)行了備份，以備不時(shí)之需。

3.2提高檔案管理人員的防護(hù)意識(shí)以及防護(hù)能力

要加大相關(guān)人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，在檔案歸檔過(guò)程中做好安全維護(hù)工作，這個(gè)工作是巨大的，不是某一個(gè)人員就可以完成的，它需要員工的共同參與。因?yàn)檎l(shuí)都有疏忽大意的時(shí)候，為了避免檔案管理人員在工作時(shí)以有意無(wú)意的方式泄露信息，要加大信息安全的宣傳工作，除此之外，還要提高檔案管理人員的安全防護(hù)能力。加強(qiáng)工作人員這方面的培訓(xùn)，比如，要會(huì)熟練操作對(duì)需保密文件進(jìn)行加密，熟練使用防火墻，重視對(duì)信息載體的安全防護(hù)工作等，在日常工作中，還要定期清理計(jì)算機(jī)，養(yǎng)成良好的保密文件的計(jì)算機(jī)工作習(xí)慣等等。還要定期學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理安全防護(hù)、保密方面的知識(shí)，以適應(yīng)新代計(jì)算機(jī)的發(fā)展，卓有成效的做好安全防護(hù)工作。

3.3要加強(qiáng)硬件設(shè)備的建設(shè)以及提高軟件問(wèn)題的兼容性

計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的設(shè)置是實(shí)現(xiàn)檔案安全的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。而硬件設(shè)備的質(zhì)量也是比較重要的環(huán)節(jié)。使用質(zhì)量合格的硬件可以有效提高檔案信息的安全系數(shù)，同時(shí)有效地減少了因?yàn)橛布O(shè)施的損壞出現(xiàn)的信息泄露的現(xiàn)象。加大檔案管理系統(tǒng)的軟件開(kāi)發(fā)力度，在工作中要逐步建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，并不斷更新升級(jí)軟件和操作系統(tǒng)。同時(shí)還要利用主流的辦公軟件系統(tǒng)，適當(dāng)利用其中的格式轉(zhuǎn)存方式，把文檔轉(zhuǎn)換為電子表格等形式，使得數(shù)據(jù)庫(kù)信息在普通軟件中得以運(yùn)用，如此可以提高軟件問(wèn)題的兼容性。

4、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，計(jì)算機(jī)在數(shù)字化檔案管理中發(fā)揮了巨大的作用，但是它也是一項(xiàng)復(fù)雜的龐大的工程。但是要明確數(shù)字化檔案管理存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，只是相對(duì)的方便和安全。所以要針對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)的安全問(wèn)題，提高警惕，從多個(gè)方面應(yīng)對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題，例如，從硬件設(shè)施方面，從人員素質(zhì)方面，實(shí)際管理方面等等，建立較為健全的安全防護(hù)體系，一定程度上解決數(shù)字化管理中的安全隱患，這樣才可以較大發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，在工作中發(fā)揮更大的作用，推動(dòng)我局在貫徹落實(shí)國(guó)家政策，宣傳法律知識(shí)，指導(dǎo)律師機(jī)構(gòu)等方面的工作中，能夠順利的進(jìn)行和快速的完成。

參考文獻(xiàn)

[1]劉敏.淺析電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用及重要性研究[J].現(xiàn)代商業(yè)，2009，14：197+196.

[2]李南南.計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，24：40-41.

[3]姚海燕.淺談電子計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用[J].山西檔案，2013，S1：70-71.