ERP系統(tǒng)在裝備制造企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用探討

【摘要】ERP在現(xiàn)代企業(yè)中的運(yùn)用已越來(lái)越廣泛，從最開(kāi)始的陌生、排斥和不習(xí)慣到項(xiàng)目成功實(shí)施后對(duì)ERP的駕輕就熟、運(yùn)用自如，企業(yè)方方面面的業(yè)務(wù)和管理流程均全面依靠ERP的正常行并提供數(shù)據(jù)支撐。本文將主要分析裝備制造企業(yè)實(shí)施ERP和加強(qiáng)內(nèi)部控制的必要性，以及如何將企業(yè)的內(nèi)部控制嵌入ERP流程中，整合企業(yè)資源，全面提升管理效益。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)；制造業(yè)；內(nèi)部控制

ERP是現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展的必然產(chǎn)物，是企業(yè)信息化建設(shè)的核心組成部分。它不僅僅是一個(gè)信息管理系統(tǒng)，它更是一種先進(jìn)的現(xiàn)代化管理思想和方法，通過(guò)對(duì)企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)重組、組織重組以及流程再造和優(yōu)化，可以全面提高企業(yè)的管理水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力。

一、ERP與內(nèi)部控制的概念

企業(yè)資源計(jì)劃enterpriseresourceplanning（ERP），利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，把企業(yè)的物流、人流、資金流、信息流統(tǒng)一起來(lái)進(jìn)行管理，把客戶需要和企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)以及供應(yīng)商的資源整合在一起，為企業(yè)決策層提供解決企業(yè)產(chǎn)品成本問(wèn)題、提高作業(yè)效率、及資金的運(yùn)營(yíng)情況一系列動(dòng)作問(wèn)題，使之成為一種進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理的一種全新的行之有效的管理方法。換言之，ERP將企業(yè)的內(nèi)處資源整合在一起，對(duì)采購(gòu)、生產(chǎn)、成本、庫(kù)存、分銷(xiāo)、運(yùn)輸、財(cái)務(wù)、人力資源進(jìn)行規(guī)劃，從而達(dá)到最佳資源組合，取得最佳效益。

內(nèi)部控制是現(xiàn)代化管理的必然產(chǎn)物，一個(gè)企業(yè)是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的、旨在實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)的過(guò)程。內(nèi)部控制的目標(biāo)是合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

二、裝備制造企業(yè)借力ERP加強(qiáng)內(nèi)部控制的必要性

1、庫(kù)存的積壓、呆滯常常是裝備制造企業(yè)必須面對(duì)的一大難題。裝備制造企業(yè)（特別是離散性生產(chǎn)企業(yè)）通常都會(huì)在存貨項(xiàng)目占用大量資金。形成的原因主要是因?yàn)椴考某商仔圆睿〝?shù)量過(guò)多與短缺同時(shí)存在）、生產(chǎn)計(jì)劃的合理性和協(xié)調(diào)性差、產(chǎn)品的轉(zhuǎn)型、生產(chǎn)工藝的改變、客戶未如期付款導(dǎo)致不能發(fā)貨、需求在傳遞的過(guò)程中不斷被放大，以及內(nèi)部控制不嚴(yán)和信息不對(duì)稱(chēng)造成了采購(gòu)人員過(guò)量采購(gòu)等等。由于產(chǎn)品和生產(chǎn)工藝的復(fù)雜性，要想做到庫(kù)存管理的“不多，不少、不早、不晚”，提高存貨的周轉(zhuǎn)率，手工計(jì)算和簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)軟件或進(jìn)銷(xiāo)存軟件根本不能滿足需要，客觀上要求ERP的實(shí)施來(lái)加強(qiáng)內(nèi)部控制，降低庫(kù)存。

2、實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間、組織之間的協(xié)同和配合，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。由于信息傳遞的不到位、不及時(shí)以及企業(yè)內(nèi)部所存在的“信息孤島”，以及部門(mén)之間、組織之間考核方式不同，從而出現(xiàn)了各自為政和忙閑不均的現(xiàn)象。例如：企業(yè)目前銷(xiāo)售部門(mén)最需要的是A產(chǎn)品、B產(chǎn)品、C產(chǎn)品，而此時(shí)采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)的是B產(chǎn)品、C產(chǎn)品、D產(chǎn)品的原材料，生產(chǎn)部門(mén)生產(chǎn)的是C產(chǎn)品、D產(chǎn)品、E產(chǎn)品。最后的結(jié)果就是：本來(lái)需要如期交貨的三種產(chǎn)品中，只有C產(chǎn)品能夠如期交貨。同樣的道理：類(lèi)似的情況也可以出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部A組織加班加點(diǎn)，產(chǎn)能不足，而B(niǎo)組織又存在設(shè)備閑置、開(kāi)工不足的現(xiàn)象。以上的矛盾和問(wèn)題，必須通過(guò)業(yè)務(wù)重組、組織重組以及流程的再造和優(yōu)化來(lái)解決，而推動(dòng)這些進(jìn)程的最佳工具就是融合了內(nèi)部控制方法和體系的ERP信息系統(tǒng)。

3、企業(yè)發(fā)展要求建立完整而科學(xué)的制度來(lái)提升管理水平，而內(nèi)部控制與ERP緊密結(jié)合正是達(dá)到這一要求的最佳載體和工具?？v觀世界各國(guó)和中國(guó)優(yōu)秀企業(yè)的發(fā)展史，當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定的規(guī)模通常都會(huì)以科學(xué)的制度和流程、嚴(yán)格的執(zhí)行和監(jiān)督體系以不斷提高企業(yè)的管理水平。這個(gè)過(guò)程對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)卻是知易行難，必須經(jīng)歷很多管理的陣痛、觀念的轉(zhuǎn)變、利益的博弈以及各種各樣的阻力，改變慣性思維進(jìn)行管理的創(chuàng)新。

三、ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的整合，提升企業(yè)管理能力

1、對(duì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整和優(yōu)化。組織結(jié)構(gòu)逐步趨于扁平化，內(nèi)部控制的層次大大減少，責(zé)任更加明確，效率得以提高。

強(qiáng)化集中管理，決策中心上移。對(duì)于大型的裝備制造企業(yè)通常會(huì)設(shè)置計(jì)劃中心或?qū)⒂?jì)劃中心的職能賦予企業(yè)內(nèi)部的某一機(jī)構(gòu)或部門(mén)。計(jì)劃中心根據(jù)銷(xiāo)售的需要，組織和調(diào)配企業(yè)內(nèi)部各組織、各部門(mén)的采購(gòu)、生產(chǎn)的各項(xiàng)資源。統(tǒng)一目標(biāo)、統(tǒng)一指揮、層層分解以適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)形勢(shì)和日新月異的技術(shù)創(chuàng)新。

2、對(duì)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和調(diào)整。使內(nèi)部控制體系中“不相容職務(wù)”和“內(nèi)部牽制”的理念在ERP業(yè)務(wù)流程的設(shè)置和職責(zé)的劃分中得到了全面的實(shí)施和應(yīng)用。授權(quán)批準(zhǔn)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗位分離，業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記錄崗位分離，業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核崗位分離，授權(quán)批準(zhǔn)與監(jiān)督檢查崗位分離，明確規(guī)定各個(gè)機(jī)構(gòu)和崗位的職責(zé)權(quán)限。使不相容崗位和職務(wù)之間能夠相互監(jiān)督、相互制約，形成有效的制衡機(jī)制。

3、對(duì)績(jī)效考核科學(xué)實(shí)施和人力資源管理加強(qiáng)提供了必要和堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。ERP流程的實(shí)施，必須梳理企業(yè)整個(gè)流程，也涉及到對(duì)每個(gè)相關(guān)崗位的人員的職責(zé)重新分工和制定。生產(chǎn)工藝和流程，產(chǎn)品設(shè)計(jì)的信息、圖紙、工時(shí)定額、物料定額全部要輸入ERP系統(tǒng)，每個(gè)操作人員所進(jìn)行工作和產(chǎn)、供、銷(xiāo)的全過(guò)程，都可以在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行方便的查詢。同時(shí)，ERP的流程還要將產(chǎn)品質(zhì)量控制的要求在系統(tǒng)中進(jìn)行跟蹤和追溯。從而為企業(yè)的績(jī)效考核提供了準(zhǔn)確、量化、公平合理的考核依據(jù)。正是有了這些基礎(chǔ)資料的支撐，為人員的考核、晉升、崗位調(diào)整、薪酬量化和調(diào)整提供了依據(jù)和基礎(chǔ)。另外從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，人力資源管理還要對(duì)關(guān)鍵崗位、人員的設(shè)定強(qiáng)制休假制度和定期崗位輪換制度，對(duì)掌握重要商業(yè)秘密的員工離崗設(shè)置限制性規(guī)定，以制度和措施來(lái)提高企業(yè)人力資源的管理水平。

4、對(duì)企業(yè)供應(yīng)鏈的整合和優(yōu)化。裝備制造業(yè)要想實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的交貨期，除了要掌握和控制自己加工部件的進(jìn)度，還必須控制供應(yīng)商的生產(chǎn)和交貨進(jìn)度。對(duì)于通用件的采購(gòu)可通過(guò)選擇多個(gè)供應(yīng)商和加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃來(lái)控制供應(yīng)商的交期。但對(duì)于一些非標(biāo)準(zhǔn)件、通用件、核心件的委托加工或定制則必須掌握和控制供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和流程。

四、結(jié)論

ERP不僅僅只是幫助企業(yè)建立一套信息管理系統(tǒng)，它的成功實(shí)施會(huì)讓企業(yè)的管理水平產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。而ERP與內(nèi)部控制的整合，是ERP實(shí)施的必然考慮因素，也是衡量ERP系統(tǒng)成功與否的重要標(biāo)志。

參考文獻(xiàn)

[1]郭梅.淺析ERP在油田企業(yè)內(nèi)部控制中的作用.中國(guó)管理信息化，2011.（6）

[2]羅巧虹.JR公司基于ERP的流程管理及內(nèi)部控制模式.財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2011.（5）