基于協(xié)同辦公平臺的信息系統(tǒng)集成研究

【摘要】本文根據(jù)企業(yè)綜合辦公中存在的“信息孤島”問題以及由于諸多信息系統(tǒng)之間存在重復(fù)勞動(dòng)的問題進(jìn)行分析和研究，提出以協(xié)同辦公平臺為起點(diǎn)，與各信息系統(tǒng)建立系統(tǒng)層面的互信機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)之間的單點(diǎn)登錄、集中待辦、數(shù)據(jù)交互、系統(tǒng)集成等功能，最后融合各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)建成一個(gè)企業(yè)級的數(shù)據(jù)倉庫。

【關(guān)鍵詞】信息孤島；協(xié)同辦公平臺；信息系統(tǒng)；系統(tǒng)集成；數(shù)據(jù)倉庫

引言

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，近些年來中石化集團(tuán)各部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，不斷地開發(fā)建設(shè)信息系統(tǒng)。從業(yè)務(wù)需求角度看，這些專業(yè)屬性很強(qiáng)的信息系統(tǒng)在各自的生產(chǎn)運(yùn)營領(lǐng)域發(fā)揮了極其重要的作用，也為集團(tuán)公司生產(chǎn)管理等工作提供了高效、便捷之路，對各項(xiàng)工作的推廣、溝通、執(zhí)行帶來了明顯的效果。然而，這些飛速發(fā)展的信息系統(tǒng)卻像煙囪般佇立在各自的領(lǐng)域中，在系統(tǒng)之間的互信、數(shù)據(jù)交互和數(shù)據(jù)共享等方面存在不足?，F(xiàn)實(shí)工作中經(jīng)常會碰到反復(fù)登錄不同系統(tǒng)、重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象，如何實(shí)現(xiàn)各信息系統(tǒng)之間的集成，消除“信息孤島”，便成為當(dāng)下亟待解決的問題[1][2]。

公司目前上線運(yùn)行的信息系統(tǒng)有協(xié)同辦公平臺、項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、合同管理信息系統(tǒng)、資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)等十幾個(gè)信息系統(tǒng)。隨著應(yīng)用的增多各系統(tǒng)在運(yùn)行過程中暴露的問題逐漸集中到以下幾個(gè)方面：

（1）多點(diǎn)登錄，需要記憶多個(gè)系統(tǒng)的帳號、密碼。

（2）待辦任務(wù)查詢不便，需要去登錄各個(gè)系統(tǒng)查看。

（3）重復(fù)錄入數(shù)據(jù)。

為更好地解決這些在日常辦公中頻繁出現(xiàn)的問題，本文提出以協(xié)同辦公平臺為起點(diǎn)通過單點(diǎn)登錄、任務(wù)推送、數(shù)據(jù)集成和數(shù)據(jù)倉庫等方式為系統(tǒng)之間搭建橋梁，加強(qiáng)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)共享，提高工作效率。

1、協(xié)同辦公平臺

公司協(xié)同辦公平臺集成了信息發(fā)布、文檔管理、綜合辦公、業(yè)務(wù)審批、報(bào)銷管理、車輛管理、人事管理、即時(shí)通訊等眾多模塊，業(yè)務(wù)內(nèi)容涵蓋了公司日常辦公中的所有領(lǐng)域。覆蓋面較廣是平臺的一大特色，但同時(shí)也是軟肋所在，勢必造成其專業(yè)性不強(qiáng)。在與其他信息系統(tǒng)的協(xié)同辦公過程中亟需進(jìn)行信息系統(tǒng)集成來打通這一環(huán)節(jié)，使各信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)能夠流通起來。

2、信息系統(tǒng)集成

信息系統(tǒng)集成就是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)編程技術(shù)將互不相通的信息系統(tǒng)通過某種途徑關(guān)聯(lián)起來，使這些信息系統(tǒng)集成到統(tǒng)一協(xié)調(diào)的環(huán)境中，各信息系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)集成，打破現(xiàn)存“煙囪式”的信息孤島局面，并且利用各信息系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)綜合分析、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)復(fù)用等工作，從根本上降低重復(fù)勞動(dòng)的頻率，提高工作質(zhì)量及工作效率。有效銜接各部門業(yè)務(wù)的交集部分，使數(shù)據(jù)流可以破除壁壘，以消息推送、文件導(dǎo)入導(dǎo)出、創(chuàng)建大數(shù)據(jù)中心的方式來進(jìn)行系統(tǒng)之間的交互，從而達(dá)到資源共享目的。協(xié)同辦公平臺和各信息系統(tǒng)之間如圖1所示。

2.1單點(diǎn)登錄

為解決多系統(tǒng)登錄帶來的問題，集團(tuán)公司下屬的各個(gè)信息系統(tǒng)均以域賬戶作為默認(rèn)賬戶，各企業(yè)的自建系統(tǒng)也以集團(tuán)公司的域賬戶為基準(zhǔn)進(jìn)行認(rèn)證。在使用統(tǒng)一賬戶的前提下再以業(yè)務(wù)最全、用戶最多、登錄最頻繁的協(xié)同辦公平臺作為起點(diǎn)，與其他信息系統(tǒng)建立互信機(jī)制，當(dāng)有待辦任務(wù)需要處理時(shí)，用戶將通過協(xié)同辦公平臺直接跳轉(zhuǎn)到其他信息系統(tǒng)的任務(wù)待辦頁面或業(yè)務(wù)處理中心。

2.2集中待辦

2.2.1WebServices接口

在兩個(gè)系統(tǒng)之間需要進(jìn)行數(shù)據(jù)交互時(shí)，常用的方法是使用WebServices接口進(jìn)行通信。WebServices通過SOAP在Web上提供的軟件服務(wù)，使用WSDL文件進(jìn)行說明，并通過UDDI進(jìn)行注冊。WebServices的主要目標(biāo)是跨平臺的可互操作性，它具備了跨防火墻的通信、應(yīng)用程序集成、B2B的集成、軟件和數(shù)據(jù)復(fù)用等多種特點(diǎn)[3]。這套接口程序包含了多個(gè)可供調(diào)用的API，系統(tǒng)接口之間使用標(biāo)準(zhǔn)化的XML（Extensible Markup Language，擴(kuò)展型可標(biāo)記語言）消息傳遞文本信息。

2.2.2主動(dòng)和被動(dòng)的數(shù)據(jù)推送方式

當(dāng)系統(tǒng)用戶面對多系統(tǒng)的時(shí)候除了前面提到的登錄問題之外，還要去不同的系統(tǒng)查看是否有工作任務(wù)需要處理。經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在沒有待辦任務(wù)提醒的信息系統(tǒng)待辦列表里積聚了大量的待處理任務(wù)。我們采取了兩種方式來保障待辦任務(wù)的提醒（以合同系統(tǒng)為例）。

第一種方式是在用戶登錄協(xié)同辦公平臺首頁時(shí)觸發(fā)，通過WebServices接口向合同管理系統(tǒng)發(fā)送XML格式的命令，合同管理系統(tǒng)便返回該用戶名下的待辦任務(wù)數(shù)以及一條合同系統(tǒng)中待辦列表的超鏈接，用戶直接點(diǎn)擊協(xié)同辦公平臺首頁的待辦任務(wù)即可跳轉(zhuǎn)到合同系統(tǒng)進(jìn)行處理。

第二種方式是在協(xié)同辦公平臺中設(shè)置定時(shí)器，定時(shí)去掃描合同管理系統(tǒng)，定時(shí)觸發(fā)后合同系統(tǒng)便把待辦任務(wù)數(shù)大于0的用戶名和待辦條數(shù)封裝在XML格式的文本中通過WebServices接口發(fā)給協(xié)同辦公平臺。協(xié)同辦公平臺接收XML文件后進(jìn)行解析，并通過即時(shí)通訊模塊把消息發(fā)送給所有需要處理任務(wù)的用戶。

以下所示為中石化合同管理信息系統(tǒng)提供的一個(gè)獲取待辦列表的接口函數(shù)：

WebServices地址如下：http：//10.246.0.38：8888/WorkService.asmx

測試服務(wù)器地址：http：//10.1.3.161：8888/WorkService.asmx

方法說明：

List GetToDoListCount（string userId）

方法名稱GetToDoListCount

描述通過用戶Id，取得對應(yīng)用戶的待辦信息列表

參數(shù)說明userId用戶的登錄名，即中石化的AD賬號

返回值說明返回值為int

該接口程序的功能是接收協(xié)同辦公平臺發(fā)送過來的用戶id來獲取該用戶名下的待辦信息列表，并且把待辦信息的個(gè)數(shù)作為返回值寫入XML文件中返還給協(xié)同辦公平臺。有了這些接口API作為基本工具，開發(fā)人員再根據(jù)業(yè)務(wù)部門提出的需求進(jìn)行定制開發(fā)。當(dāng)用戶登錄協(xié)同辦公平臺的時(shí)候，便自動(dòng)獲取該用戶的待辦信息并展示在協(xié)同辦公平臺的待辦任務(wù)模塊中。

2.3數(shù)據(jù)集成

在企業(yè)中，由于開發(fā)階段不同、專業(yè)不同、業(yè)務(wù)主管部門不同往往存在多個(gè)異構(gòu)的、運(yùn)行在不同軟硬件平臺上的信息系統(tǒng)。這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源彼此獨(dú)立、相互封閉，卻又在某些方面需要進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)融合，而且隨著這些系統(tǒng)應(yīng)用的不斷深入，數(shù)據(jù)集成方面的需求也變得越來越迫切[4]。如何消除“信息孤島”，如何讓各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)流通起來，讓工作人員從重復(fù)的勞動(dòng)中解放出來，讓系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)順暢地流動(dòng)起來，才能確保各信息系統(tǒng)之間的協(xié)作朝著積極的方向發(fā)展。

從已實(shí)施的情況來看，存在兩種數(shù)據(jù)集成方式，如圖2所示。一種是依賴于第三方文檔的數(shù)據(jù)傳輸把兩個(gè)系統(tǒng)集成在一起，以協(xié)同辦公平臺固定資產(chǎn)交付流程為例，該審批流程主要進(jìn)行固定資產(chǎn)從采購到使用的交付流程審批過程。而資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要對某項(xiàng)資產(chǎn)的來龍去脈進(jìn)行管理。當(dāng)資產(chǎn)交付流程審批完畢之后，需要去資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行信息錄入工作。此時(shí)，資產(chǎn)管理人員需要手工輸入多達(dá)81個(gè)固定資產(chǎn)信息字段，而這些字段全都在固定資產(chǎn)交付流程的審批結(jié)果中。如何讓這部分?jǐn)?shù)據(jù)能導(dǎo)入到資產(chǎn)管理系統(tǒng)中從而免去工作人員的重復(fù)勞動(dòng)？于是，通過對固定資產(chǎn)交付流程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析及數(shù)據(jù)整理，把相關(guān)數(shù)據(jù)通過Excel實(shí)現(xiàn)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞，從而節(jié)省了大量時(shí)間提高了生產(chǎn)效率。

另一種是不依賴于第三方文檔的數(shù)據(jù)交互，因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部還存在一些專業(yè)性很強(qiáng)的信息系統(tǒng)，公文系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)就是這一類系統(tǒng)中的代表。公文系統(tǒng)主要應(yīng)用于接收集團(tuán)公司和地方政府的公文，再在公司內(nèi)部進(jìn)行分發(fā)和傳閱，最后都必須歸檔到檔案管理信息系統(tǒng)。在實(shí)施過程中我們使用了中間件，把歸檔部分的公文放到檔案管理信息系統(tǒng)所指定的中間件里，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)中的歸檔、分類檢索、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能。

2.4數(shù)據(jù)倉庫

隨著科技革命浪潮的高漲，當(dāng)代社會的數(shù)據(jù)量已經(jīng)超越了以往任何一個(gè)年代。這對企業(yè)來說也是一次千載難逢的機(jī)會，一家企業(yè)能夠收集一套全新而獨(dú)特的數(shù)據(jù)這種機(jī)會并不多見。詳細(xì)的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)就是一個(gè)這樣難得的機(jī)會。以前，通過昂貴的調(diào)查或?qū)W術(shù)研究僅僅能夠獲取一小部分用戶的數(shù)據(jù)[5]，而如今，各種信息系統(tǒng)集中在一起，如何獲取有效的數(shù)據(jù)來組成一個(gè)企業(yè)的數(shù)據(jù)倉庫逐漸成為企業(yè)信息化工作中的重中之重。

如圖3所示的數(shù)據(jù)倉庫作為一個(gè)數(shù)據(jù)池，協(xié)同辦公平臺承擔(dān)了企業(yè)生產(chǎn)過程中的絕大多數(shù)審批流程，由于“信息孤島”的存在，這些審批結(jié)果無法直接到達(dá)其他信息系統(tǒng)去。例如，當(dāng)一個(gè)“配件采購流程”在協(xié)同辦公平臺審批后，如何讓庫房人員去進(jìn)行采購、入庫、出庫操作？當(dāng)我們把這些數(shù)據(jù)都放入到數(shù)據(jù)倉庫之后，這些問題便迎刃而解。數(shù)據(jù)倉庫既可以吸收來自其他信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，也可以為其他信息系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)，為數(shù)據(jù)檢索、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)接口提供了極大的便利。

3、結(jié)束語

目前公司辦公使用的信息系統(tǒng)以協(xié)同辦公平臺為切入點(diǎn)，與項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、制造管理信息系統(tǒng)、公文系統(tǒng)、檔案管理信息系統(tǒng)等倆倆之間集成了單點(diǎn)登錄、待辦任務(wù)推送、數(shù)據(jù)集成。企業(yè)級的大數(shù)據(jù)中心已有人力資源、組織機(jī)構(gòu)、系統(tǒng)接口等，正在逐步完善中。

通過對系統(tǒng)接口、數(shù)據(jù)集成等方面的建設(shè)，減少了業(yè)務(wù)員的重復(fù)勞動(dòng)，大大提高了辦公效率，下一步的工作將對各審批流程的數(shù)據(jù)結(jié)果進(jìn)行更深層的挖掘，以期在工作過程中發(fā)揮出真正的數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)集成功能。

參考文獻(xiàn)

[1]卞保武.論企業(yè)信息化中的“信息孤島”問題[J].中國管理信息化，2007，10（4）：22-25.

[2]王紅濤，林樹國等.企業(yè)信息整合的分析[J].重型機(jī)械，2012，2：82-84.

[3]吳金明，趙蓓.基于副產(chǎn)品交換的信息集成平臺研究[J].中國制造業(yè)信息化，2011，40（9）：11-14.

[4]武新立，朱明等.基于SOA業(yè)務(wù)協(xié)同平臺體系架構(gòu)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].計(jì)算機(jī)應(yīng)用與軟件，2011，28（2）：166-168.

[5] Bill Franks. Taming the Big Data Tidal Wave： Finding Opportunities in Huge Data Streams with Advanced Analytics[M].2013.

作者簡介

史罕初（1980-），男，浙江象山人，職稱：工程師，學(xué)歷：碩士研究生，主要研究方向：信息系統(tǒng)集成。

馬明（1967-），男，陜西榆林人，職稱：高級工程師，學(xué)歷：本科，主要研究方向：企業(yè)信息化。