淺談如何全面提升辦公室服務(wù)效能

【摘要】辦公室服務(wù)效能的提升是保證辦公室工作質(zhì)量?jī)?yōu)質(zhì)性的重要措施，辦公室身為機(jī)關(guān)企業(yè)的重要核心組成部分，其服務(wù)質(zhì)量直接影響著各方面的工作效果，對(duì)于全面提升辦公室服務(wù)效能這一問(wèn)題，已經(jīng)受到越來(lái)越高的重視，對(duì)其具體措施的實(shí)施，也成為人們主要關(guān)心的問(wèn)題。本文針對(duì)辦公室服務(wù)的實(shí)際情況，對(duì)如何全面提升其服務(wù)效能提出了一些建議，希望能夠通過(guò)研究為辦公室服務(wù)質(zhì)量的管理和效能的提升作出積極的貢獻(xiàn)，進(jìn)而對(duì)辦公室工作的全面優(yōu)化產(chǎn)生積極的影響。

【關(guān)鍵詞】辦公室；服務(wù)效能；全面提升

一、引言

在社會(huì)全面發(fā)展的大環(huán)境之下，保證辦公室核心能力的充分發(fā)揮其非常重要的，這關(guān)系到企業(yè)和單位的發(fā)展，也關(guān)系到社會(huì)的進(jìn)步。在強(qiáng)調(diào)辦公室工作重要性的同時(shí)，保證辦公室服務(wù)效能提升是人們關(guān)注的問(wèn)題，對(duì)于提升辦公室服務(wù)效能的具體措施，應(yīng)從不同方面進(jìn)行全面考慮，這樣才能夠保證辦公室工作優(yōu)質(zhì)化。辦公室工作是一個(gè)整體，想要提升整體效能，好的制度是必要的，同時(shí)對(duì)辦公室隊(duì)伍的建設(shè)也是其中不可缺少的重要部分。并且在此基礎(chǔ)上，對(duì)辦公室服務(wù)效率和水平進(jìn)行科學(xué)化把握，才能夠真正實(shí)現(xiàn)辦公室服務(wù)效能的全面提升。現(xiàn)社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，提升辦公室效能是非常必要的，也是非常迫切的，但是人需要打好辦公室工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，逐漸做好服務(wù)效能提升工作。

二、加強(qiáng)辦公室制度管理

辦公室工作是一項(xiàng)全面的工作，所涉及的范圍廣泛，這就需要有一定的制度對(duì)辦公室工作進(jìn)行全面的管理，以保證在工作方面能夠科學(xué)化和合理化。辦公室的工作在部門(mén)的全面工作中有著十分重要的地位和不可忽視的作用，它既要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，也要對(duì)部門(mén)全體人員負(fù)責(zé)。這種正式的規(guī)章制度越制訂得越詳細(xì)，越能提升辦公室的服務(wù)效能。首先，正式的規(guī)章制度會(huì)對(duì)辦公室的各崗位職責(zé)進(jìn)行清晰的描述，職工根據(jù)自身的崗位職責(zé)，按照規(guī)章條例來(lái)辦事，為提高服務(wù)效能奠定了基礎(chǔ)。其次，正式的規(guī)章制度會(huì)對(duì)辦公室的辦事流程進(jìn)行明確，避免了工作中可能存在缺位的問(wèn)題，避免部分人員推卸責(zé)任，不服從安排的情況。再次，由于辦公室工作必須對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)工作予以落實(shí)，而完善的制度規(guī)定一方面為辦公室執(zhí)行自身的職能，與其他部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)提供了制度支撐，這將提高服務(wù)效能。在制定規(guī)章制度時(shí)，可以跳出框框，最大限度地發(fā)揮人的主觀(guān)能動(dòng)性，結(jié)合實(shí)際進(jìn)行創(chuàng)新。為高速發(fā)展提供制度保證，辦公室需要加大與各職能部門(mén)的協(xié)調(diào)，下任務(wù)、壓擔(dān)子，督促他們按時(shí)、按量、按質(zhì)完成分管工作范圍制度的編制和修訂完善工作，辦公室工作人員也不時(shí)深入基層，調(diào)查研究掌握第一手資料，做到心中有數(shù)、統(tǒng)籌大局。

三、強(qiáng)化辦公室隊(duì)伍建設(shè)

辦公室工作的主體是工作人員，工作人員的自身素質(zhì)和綜合水平直接影響著辦公室工作的效果，想要全面提升辦公室服務(wù)效能，建立一支有能力、有積極性的辦公室隊(duì)伍是至關(guān)重要的。辦公室的工作內(nèi)容較為復(fù)雜，更可能存在出現(xiàn)突發(fā)情況的可能性，在復(fù)雜的工作環(huán)境下，對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和應(yīng)變能力都有很高的要求。要求工作人員能夠在日常工作中，能夠細(xì)致處理工作中的每一個(gè)小的細(xì)節(jié)，并且在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，沉著冷靜地面對(duì)，并能夠及時(shí)妥善地及其進(jìn)行處理。強(qiáng)化辦公室隊(duì)伍的建設(shè)，可以從三個(gè)方面入手：首先，從辦公室人員的錄用和分配方面進(jìn)行綜合管理，盡量挑選跟方面優(yōu)質(zhì)人員進(jìn)入辦公室工作；其次，在辦公室工作的過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)在職工作人員的培訓(xùn)，逐步強(qiáng)化培訓(xùn)力度，在培訓(xùn)中突出重點(diǎn)，因人施教，充分發(fā)乎出每一位辦公室工作人員的優(yōu)勢(shì)；最后，要對(duì)工作人員的辦事能力有信心，強(qiáng)化其獨(dú)立辦事的能力，使其在面對(duì)工作困難時(shí)能夠肯定自我，進(jìn)而提高在工作中的效果。另外，在辦公室工作人員的應(yīng)用和培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)注重其團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力的培養(yǎng)，以保證在辦公室組織的辦公環(huán)境下，更好的完成自身的本職工作。

四、提高辦公室服務(wù)實(shí)效

辦公室工作與其它各方面的工作都存在著密切的聯(lián)系，并且有許多工作需要辦公室工作來(lái)進(jìn)行安排和傳達(dá)，這就要求辦公室工作在時(shí)效性上加以提高。在實(shí)際的工作中，需要全力參與中心工作、服務(wù)大局，充分體現(xiàn)了辦公室的價(jià)值，發(fā)揮辦公室的作用。保證辦公室工作的效率是保證其工作效果發(fā)揮的重要手段，想要提高辦公室的工作效率，就需要采取科學(xué)的方式面對(duì)其中存在的種種困難。在工作人員不足的情況下，借助更方面的力量，以實(shí)現(xiàn)工作的順利進(jìn)行。在資源不足的前提下，充分發(fā)揮工作人員的主觀(guān)能動(dòng)性，協(xié)調(diào)和處理好各方面資源的分配和利用。要求所有工作人員都必須諳熟分管工作的范圍、程序、權(quán)限和規(guī)程。嚴(yán)格照章辦事，既不越權(quán)處理又不推諉扯皮，區(qū)別情況，統(tǒng)籌把握。對(duì)所有工作都定人、定時(shí)、定目標(biāo)，凡是能上午處理的決不拖到下午，凡是能當(dāng)天辦完的決不留到次日。做到事事有人管，件件有著落。提高辦公室服務(wù)的實(shí)效，需要充分做好人員的協(xié)調(diào)和工作的合理分配，避免不必要的工作和重復(fù)性的工作，在工作中盡量保證工作的準(zhǔn)確性，以免因工作出現(xiàn)失誤而需要重新進(jìn)行，甚至影響其它方面工作的順利進(jìn)行。

五、提升辦公室服務(wù)水平

充分發(fā)揮辦公室職能作用，通過(guò)創(chuàng)新制度、加強(qiáng)管理、嚴(yán)格規(guī)范等方式進(jìn)行辦公室工作的全面處理，是提升辦公室服務(wù)層次的有效途徑，同時(shí)需要強(qiáng)調(diào)辦公室職能的重要性，而已內(nèi)部人員以及工作形式進(jìn)行科學(xué)管理，保證在進(jìn)行辦公室工作時(shí)，能夠較大程度上發(fā)揮出辦公室工作的作用。提升辦公室服務(wù)水平是實(shí)現(xiàn)辦公室服務(wù)效能全面提升的重要方式，可以通過(guò)電視、報(bào)紙、期刊、互聯(lián)網(wǎng)等多種媒體搜集最有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考素材，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性。做好督促檢查，狠抓跟蹤落實(shí)。緊跟工作部署，狠抓重大決策、中心工作的督促檢查，確保了決策部署的貫徹落實(shí)。同時(shí)，定期通報(bào)各自工作部署，組織大型調(diào)研、督查活動(dòng)，研究重大接待方案，討論重大會(huì)議籌備，交流各部門(mén)工作情況等，形成了互相配合、整體聯(lián)動(dòng)的良好工作局面。對(duì)每一個(gè)接待任務(wù)，都需要進(jìn)行實(shí)地調(diào)查研究、多方征求意見(jiàn)、認(rèn)真制訂方案，確保了接待質(zhì)量。另外，在提高辦公室服務(wù)水平的同時(shí)，不能忽視對(duì)服務(wù)整體效果的把控，在實(shí)際工作中，需要強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，但是更需要對(duì)工作進(jìn)行全方面的考量，避免工作各方面失衡。

結(jié)束語(yǔ)

文中從四個(gè)方面強(qiáng)調(diào)了全面提升辦公室服務(wù)效能的方式和措施，從文中的研究能夠看出，在進(jìn)行提升的過(guò)程中，建立辦公室科學(xué)管理制度和建設(shè)辦公室隊(duì)伍，是提升辦公室服務(wù)效能的基本條件，而對(duì)辦公室服務(wù)質(zhì)量和效率的管理則是提升辦公室服務(wù)效能的重要方式，這幾方面都能夠在服務(wù)下能提升方面產(chǎn)生積極的作用。但需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是，提升辦公室服務(wù)效能應(yīng)從全面的角度進(jìn)行考量，避免重視某一點(diǎn)而忽略其它方面的工作，同時(shí)，服務(wù)效能提升應(yīng)是辦公室工作中的長(zhǎng)久工作，需要循序漸進(jìn)地進(jìn)行，急于求成只會(huì)產(chǎn)生相反的效果，而且過(guò)快的提高也不能保證服務(wù)效能提升質(zhì)量全面的優(yōu)質(zhì)性。