關(guān)于油田基建檔案管理的分析

【摘要】基建檔案是油田企業(yè)檔案管理的重要組成部分，它能真實反映建設(shè)項目管理工作的全過程，為基建項目的建設(shè)工作提供依據(jù)，包括項目建設(shè)的決策、施工、文件的編報、竣工等。可以說，基建檔案是工程項目全過程的匯總。因此，做好基建檔案的管理工作至關(guān)重要。但實際上，受多種因素的影響，油田的基建檔案管理工作還存在諸多問題，影響了基建檔案的利用價值。本文圍繞油田基建檔案的管理工作展開討論，介紹和分析了基建檔案管理工作的特點、重要性以及存在的問題，并就如何提高油田基建檔案管理水平提出了幾點建議，以期為油田企業(yè)提高基建檔案管理水平提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】油田；基建檔案；管理；提高對策

1.油田基建檔案管理概述

1.1油田基建檔案的內(nèi)容

油田基建檔案形成并貫穿于建設(shè)項目的醞釀、建設(shè)、竣工、使用等全過程。具體來說，油田基建檔案所包含的內(nèi)容，主要有項目的可行性調(diào)查、項目的提出、各階段建設(shè)的決策、項目的評估、實地勘測、設(shè)計、調(diào)試、施工、竣工、驗收、使用等方面的資料（包括紙質(zhì)文字材料以及圖紙、電子文件、聲像、圖表等形式載體的檔案資料）[1]。油田基建檔案能夠真實反映工程建設(shè)的全過程，是企業(yè)重要的資源和財富，并成為鑒定工程項目質(zhì)量和維護項目的重要依據(jù)。

1.2油田基建檔案的特點

分析油田基建檔案的特點主要有以下幾點：⑴檔案與工程實體相一致。油田基建檔案的對象是每一個獨立的工程項目，而每一個工程項目都是在特定的專業(yè)領(lǐng)域中形成，屬于一個有機整體。若工程有所改動，檔案也應(yīng)隨之發(fā)生相應(yīng)的改動。保持檔案與工程實體相一致的原則。⑵工作量大。油田基建工程項目一般戰(zhàn)線長、面廣、點多，且建設(shè)周期長短不一，決定了基建檔案管理工作量繁多的特點。另外，一些工程需要邊施工邊設(shè)計，有些需多次設(shè)計才能完成，有些則需在施工中不斷修改和完善，這也在很大程度上加大了檔案管理工作的工作量和難度，基建檔案管理工作繁重不可避免。

1.3油田基建檔案管理工作的重要性

基建檔案包含的內(nèi)容決定了其在企業(yè)發(fā)展過程中的重要作用?；n案是企業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作，是基建工程技術(shù)人員、管理人員在項目建設(shè)中成果的反映。因此，加強基建檔案管理工作的規(guī)范化、合理化，對發(fā)揮檔案的真正價值，提高企業(yè)的發(fā)展水平均有重要意義。另外，基建檔案能夠反映工程的質(zhì)量水平，而工程的質(zhì)量直接關(guān)乎建筑的使用壽命、人們的生命財產(chǎn)安全。將基建檔案管理工作納入工程質(zhì)量管理體系中，工程人員可根據(jù)檔案對工程的技術(shù)管理方法進行規(guī)范，同時，還可對建設(shè)過程中發(fā)生的事故進行分析，明確責任，并得出經(jīng)驗教訓，可有效避免后期發(fā)生類似的事故，這對提高基建工程項目的質(zhì)量起重要作用。

2.油田基建檔案管理工作存在的問題

2.1歸檔管理意識不強

企業(yè)領(lǐng)導以及檔案管理人員缺乏足夠的歸檔意識，主要體現(xiàn)在：⑴不及時收集和整理檔案資料。有些單位為趕工期或受經(jīng)濟利益的趨勢，而出現(xiàn)“重工程、輕檔案”的現(xiàn)象。實際上，很多單位卻大大超出了移交資料的時間期限，而檔案管理部門也沒能及時催促，造成檔案收集和整理不及時的現(xiàn)象，影響了檔案管理工作的進程。⑵歸檔不規(guī)范。有些基建工程隊伍的人員不穩(wěn)定，流動性較大，而相關(guān)部門也沒有安排專人負責檔案管理工作，由于專業(yè)知識的缺乏，歸檔不規(guī)范現(xiàn)象層出不窮。另外，有些檔案管理員缺乏實踐能力，或缺乏責任心，致使檔案管理工作嚴重脫節(jié)，資料丟失、損壞、流向不明等現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.2基建檔案管理模式陳舊

管理模式陳舊是影響基建檔案管理工作效率和質(zhì)量的重要原因。表現(xiàn)在：⑴受經(jīng)費和人員數(shù)量等的限制，一些單位沒有建立基建檔案管理部門和專職檔案管理人員，僅讓其他管理人員兼職，致使檔案管理的質(zhì)量得不到保障。⑵有些檔案管理部門的管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不健全，基礎(chǔ)設(shè)施或設(shè)備難以滿足檔案管理的需求，影響了檔案管理的效率。⑶科技水平不斷發(fā)展進步，而當前的基建檔案管理現(xiàn)代化水平卻嚴重滯后，也是影響檔案管理效率和質(zhì)量的重要原因。

3.提高油田基建檔案管理水平的措施

3.1增強檔案管理意識

增強檔案管理意識是提高基建檔案管理水平的必經(jīng)之路。目前，基建檔案管理工作正朝著市場化、社會化、信息化方面發(fā)展[3]。首先，管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，與時俱進，認真學習《檔案法》，對基建檔案管理工作的重要性有一個全面的認識。再次，基建檔案管理工作涉及的部門較廣，需眾多部門齊心協(xié)力才能完成工作。檔案部門的工作人員應(yīng)盡職盡責，多與各部門加強溝通，以提高各部門對檔案管理工作的支持。最后，對檔案管理人員加強業(yè)務(wù)培訓，使其熟練掌握檔案收集、整理、歸檔等工作環(huán)節(jié)的操作程序及技巧，不斷提高其專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)出現(xiàn)代化的復合型人才。

3.2建立健全基建檔案管理體制

參建部門應(yīng)根據(jù)項目的特點以及檔案管理的需求建立專門的檔案管理機構(gòu)，并配備專職人員進行管理。同時，明確部門和人員的管理職責，實行責任落實到人的制度。鑒于當前基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系不健全的情況，檔案部門可借鑒國際先進的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，并參照國際檔案質(zhì)量管理標準，對基建檔案管理工作進行標準化、規(guī)范化、科學化管理[4]。如可根據(jù)實際需要，利用檔案管理軟件，對基建檔案進行遠程保管、查閱、傳輸?shù)?，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，保證基建檔案管理工作的及時性、規(guī)范性和有效性。另外，為保證基建檔案管理工作順利開展，可將基建檔案管理工作納入工程項目管理中，明確規(guī)定資料移交、資料歸檔的時間，對于超出規(guī)定時間的單位，依據(jù)規(guī)定進行處罰。

3.3完善基建檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的完善是保證基建檔案管理工作順利開展的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案部門應(yīng)及時反饋基建檔案工作的進展情況，同時對工作中存在的問題進行總結(jié)和分析，及時匯報上級部門，向其說明基礎(chǔ)設(shè)備配置的必要性和重要性，以爭取得到上級部門的支持。通過不斷完善檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以改善檔案管理工作的環(huán)境，提高管理效率。

4.小結(jié)

油田基建檔案是工程項目全過程的真實反映，且是基建工程項目管理的主要內(nèi)容之一，理應(yīng)受到高度的重視。油田企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導以及檔案管理人員應(yīng)提高基建檔案管理意識，在收集和整理檔案的過程中，發(fā)揚愛崗敬業(yè)、實事求是、責任至上的精神，積極主動地開展一系列工作，多與相關(guān)部門進行溝通，理順各部門關(guān)系，提高部門間工作的配合度。另外，健全基建檔案管理體制，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，切實提高基建檔案管理工作的效率和水平，使基建檔案在油田開發(fā)、項目建設(shè)中真正發(fā)揮出價值。

參考文獻

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