淺析油田的檔案管理及創(chuàng)新

【摘要】檔案管理是保證檔案信息能夠得到有效利用的重要手段，因此要注意根據(jù)油田實際開發(fā)或生產(chǎn)經(jīng)營狀況對油田的檔案管理模式進行優(yōu)化，從而為油田企業(yè)經(jīng)濟效益及油田開采率、利用率的提高奠定基礎(chǔ)。本文分析了油田檔案管理工作的主要特征，并在此基礎(chǔ)上探討了油田的檔案管理創(chuàng)新策略，包括依據(jù)油田開發(fā)特點，將收集檔案的渠道拓寬；建立統(tǒng)一的檔案管理層次，注重提高油田檔案管理的規(guī)范化水平；加快檔案管理的信息化建設(shè)進程，提高油田檔案的利用率，以便為檔案管理現(xiàn)狀的改善提供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；油田；創(chuàng)新

檔案管理具有科學(xué)性及藝術(shù)性的特征，只有做好檔案管理工作，才能為其他管理工作的順利開展提供必要的依據(jù)。目前我國對石油能源的需求正在日益增加，油田管理工作也受到了越來越多的關(guān)注，因此在實際工作中要重視分析當(dāng)前的油田檔案管理現(xiàn)狀，并針對油田檔案特征，對檔案管理模式進行創(chuàng)新[1]。本文結(jié)合筆者的實踐經(jīng)驗對油田的檔案管理特征及創(chuàng)新管理的途徑進行了分析，旨在提高油田檔案管理水平。

1.油田的檔案管理特征分析

油田檔案主要包括在油田生產(chǎn)經(jīng)營或開發(fā)中形成的重要憑證、原始記錄、人事檔案及行政文書等。油田檔案不但記錄了生產(chǎn)開發(fā)的整個過程，同時還可以縱連油田在各個歷史階段的發(fā)展?fàn)顩r，因此可以作為促進油田發(fā)展的一種無形資產(chǎn)，只有對油田檔案進行有效管理，才能夠為油田勘探及開發(fā)等一系列經(jīng)濟活動的開展提供參考[2]。油田的檔案管理工作由收集整理檔案、保管檔案、鑒定檔案價值、檔案編目、檔案統(tǒng)計、檔案檢索及檔案開發(fā)利用等組成。對油田檔案進行開發(fā)時，需要完成信息加工與信息輸出兩項基本工作；信息加工主要指編制油田檔案目錄及匯編文獻等，信息輸出則包括油田檔案閱覽、外借、展覽及出版等。為了能夠提高油田檔案管理效率，則應(yīng)遵循以下管理原則：（1）應(yīng)根據(jù)市場環(huán)境變化調(diào)整管理模式，以便使檔案管理工作能夠為油田企業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。（2）集中管理模式應(yīng)與分布管理模式并存，并注意進行精細化管理，以保證檔案管理工作的高效性及規(guī)范性。（3）采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對油田檔案進行一體化管理，以提高檔案利用率。

2.油田的檔案管理創(chuàng)新分析

2.1依據(jù)油田開發(fā)特征，將收集檔案的渠道拓寬

油田當(dāng)中建設(shè)的石油勘探開發(fā)設(shè)施、運輸管道、煉化設(shè)施及相配套的民用建筑、工業(yè)建筑等，是保證油田能夠?qū)崿F(xiàn)正常開發(fā)、生產(chǎn)及經(jīng)營的基礎(chǔ)。其中建設(shè)煉化設(shè)施及石油管道的周期較長，因此會形成大量涉及面廣的文件材料，且此類文件材料需要周轉(zhuǎn)的時間較長及具有繁雜的內(nèi)容，在收集材料的過程中如稍有疏忽則可能會導(dǎo)致重要文件被遺漏。另外，油田中的民用住宅一般為臨時性建筑，建設(shè)所需的周期相對較短，因此相應(yīng)的文件資料也相對較少；如沒有及時整理資料，則可能在臨時機構(gòu)解散的情況下導(dǎo)致檔案資料也隨之消失[3]。為了能夠收集全面的油田檔案資料，則應(yīng)在了解油田開發(fā)特點的基礎(chǔ)上，合理安排檔案收集工作，并同時采用以下方法將收集檔案的渠道拓寬：（1）分階段對檔案資料進行收集，在對煉化工程及管道工程的資料進行收集時應(yīng)優(yōu)先考慮使用此類方法。為了有效收集資料，則管理人員應(yīng)注意與建設(shè)部門、監(jiān)理部門及施工部門進行有效溝通，以便及時收集資料；同時還應(yīng)催促相關(guān)部門及時上交原始材料，以避免材料散失。（2）追蹤收集檔案資料。如資料形成的時間較短，則檔案管理人員應(yīng)積極深入現(xiàn)場了解及掌握工程建設(shè)情況，及時督促或指導(dǎo)技術(shù)部門將檔案資料收集好，采用追蹤收集法能夠在短時間內(nèi)獲得較為齊全且質(zhì)量較高的檔案資料。（3）采用強制法收集材料。如部分監(jiān)理或施工單位的臨時機構(gòu)眾多，則應(yīng)注意提前將資料押金收集好，當(dāng)分項工程完成且確保上交檔案資料后，才將押金退還，以便可以有效避免因人為原因而導(dǎo)致檔案流失。

2.2建立統(tǒng)一管理層次，提高油田檔案管理的規(guī)范化水平

根據(jù)油田發(fā)展的實際情況建立起統(tǒng)一的管理層次，能夠保證油田檔案得到規(guī)范化的管理。在管理檔案時應(yīng)對相應(yīng)的制度及領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)進行統(tǒng)一，并堅持分級管理。首先應(yīng)根據(jù)單位人事狀況成立專門負責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組，以便對管理工作進行統(tǒng)一協(xié)調(diào)；其次，可將檔案室作為領(lǐng)導(dǎo)小組的下設(shè)部門，并安排專業(yè)管理人員負責(zé)檔案室的日常工作，以便組成層次分明的管理網(wǎng)絡(luò)，從而避免檔案資料出現(xiàn)散失或疏漏問題，為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化及系統(tǒng)化的實現(xiàn)提供有效保證。在完善管理層次的同時應(yīng)注意制定相應(yīng)的管理制度，保證及時立卷，以便為油田檔案管理規(guī)范化水平的提高提供有效保障。要將油田實際經(jīng)營或開發(fā)情況作為依據(jù)，制定檔號分類法、規(guī)定保管期限及歸檔范圍等，并采用規(guī)范作業(yè)的方式整理文件資料，及時對整理好的資料進行裝訂，使之成為正規(guī)卷，以方便于全面管理各類油田檔案。此外，要完善檔案公文資料制作步驟。首先應(yīng)確保采用尺寸規(guī)格統(tǒng)一的公文用紙制作資料，其次應(yīng)保證檔案資料具有統(tǒng)一的排版形式，且用字規(guī)范、文字引用合理及字跡清晰等。

2.3加快檔案管理的信息化建設(shè)，提高油田檔案的利用率

利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對油田檔案進行管理，不但能夠提高檔案管理效率，同時還可以為檔案的有效使用提供較為方便的途徑。油田檔案管理人員可將《地質(zhì)資料檔案著錄細則》作為依據(jù)，并結(jié)合油田文件資料具體特征及組成結(jié)構(gòu)等著錄檔案，同時根據(jù)著錄開發(fā)對應(yīng)的計算機檢索系統(tǒng)。建立好計算機信息系統(tǒng)后可采用文字錄入、電子掃描及數(shù)字處理等方式將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子檔案，以便利用計算機對檔案進行統(tǒng)一管理。此外，應(yīng)保證檢索系統(tǒng)可以實現(xiàn)信息資源共享，以便及時傳遞檔案。例如，可對油田開發(fā)中形成的地質(zhì)資料、勘探數(shù)據(jù)、地震報告、鉆進設(shè)計方案及測井圖等進行數(shù)字化處理，并上傳到檢索系統(tǒng)當(dāng)中，以便于用戶能夠及時獲取檔案信息[4]。實踐證明，加快檔案管理的信息化建設(shè)，并保證檔案利用朝網(wǎng)絡(luò)化及電子化的方向發(fā)展，有利于改善檔案利用者被動咨詢的狀況，且可以保證檔案形式及利用途徑的多樣化。因此，為了能夠使檔案服務(wù)水平得到有效提高，則應(yīng)注意建設(shè)信息化檔案管理機制。

3.結(jié)束語

綜上所述，管理好油田檔案可以為各項生產(chǎn)經(jīng)營、日常管理活動的有效開展提供決策依據(jù)。因此，在實踐工作中應(yīng)注意找出檔案管理工作中存在的不足之處，并采取對應(yīng)的措施進行完善。此外，還應(yīng)綜合采用多種方法對油田檔案進行管理，不斷總結(jié)檔案管理經(jīng)驗及對當(dāng)前的管理方法進行有效創(chuàng)新，從而確保油田檔案信息可以發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

參考文獻

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[3]王緋.做好工程底圖檔案管理—以中國昆侖工程公司底圖檔案管理為例[J].機電兵船檔案，2012，（4）：48-49.

[4]侯莉莉.電子檔案管理系統(tǒng)中檔案利用模塊的研究[J].電腦知識與技術(shù)，2011，（7）：5049-5050.