淺談公文的解讀與修改處理問(wèn)題

【摘要】對(duì)公文進(jìn)行處理是保證公文內(nèi)容能夠清晰地被解讀，其中的觀念和思想也能夠被下級(jí)部門(mén)真正滴理解，同時(shí)，公文處理也是辦公室工作的重要組成部分。對(duì)于公文解讀出現(xiàn)偏差而造成的影響可能是非常巨大的，這就要求在對(duì)其進(jìn)行處理時(shí)能夠遵循一定的原則，以保證達(dá)到思想表達(dá)準(zhǔn)確、清晰、明了。本文對(duì)在公文處理中所需堅(jiān)持的原則進(jìn)行了總計(jì)分析，并在此基礎(chǔ)上對(duì)公文處理的處理方法提出了一些建議，希望能夠以此作為公文處理工作中的參考，為公文處理工作的合理化發(fā)展提供支持。

【關(guān)鍵詞】公文；處理；原則；措施

一、引言

在現(xiàn)代的新形勢(shì)下，社會(huì)全面發(fā)展，辦公室工作也需要得到替身，才能夠滿足社會(huì)進(jìn)步的需要。公文是辦公室人員幫助領(lǐng)導(dǎo)處理有關(guān)事務(wù)的重要手段，但是在龐大信息量充斥現(xiàn)人們周圍時(shí)，準(zhǔn)確表達(dá)出公文中的思想是公文處理的主要目標(biāo)。由于公文處理不當(dāng)而造成解讀失誤，所產(chǎn)生的后果是非常嚴(yán)重的，不僅對(duì)工作效率產(chǎn)生了很大的影響，有可能對(duì)造成意想不到的后果。由此可見(jiàn)，公文的科學(xué)處理，對(duì)工作的正常展開(kāi)和高效實(shí)施都是非常重要的。對(duì)于科學(xué)處理公文的方法，受到了人們的廣泛關(guān)注，這也成為現(xiàn)今社會(huì)辦公室工作的重要內(nèi)容。

二、公文處理的原則

對(duì)公文進(jìn)行處理首先要明確其目的性，只有正確地找準(zhǔn)目標(biāo)才能夠?qū)⑻幚砉ぷ髯龊谩９闹谱鞯闹饕康氖菫榱藢⑿畔⒑退枷爰皶r(shí)、準(zhǔn)確、安全地傳達(dá)下去，因此在公文處理工作中，需要保證一定的原則，以實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)的科學(xué)達(dá)成，也是保證公文處理質(zhì)量的重要手段。下面本文將對(duì)公文處理工作中應(yīng)遵循的一些嚴(yán)責(zé)進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析，主要有以下幾方面。

（一）注重公文時(shí)效

公文是信息傳達(dá)的一種形式，對(duì)于現(xiàn)今這個(gè)信息化社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，保證工作開(kāi)展的高效性是非常重要的，因此，對(duì)于公文的處理和傳達(dá)需要保證其具有時(shí)效性。時(shí)效性對(duì)于公文來(lái)說(shuō)是非常重要的，在公文處理工作的進(jìn)行中都需要充分滿足這一要點(diǎn)。辦公室工作人員在對(duì)公文進(jìn)行處理時(shí)，需要具備較強(qiáng)的時(shí)間觀念，對(duì)每一份公文都要及時(shí)辦理，整個(gè)公文處理過(guò)程不拖、不壓、不誤、不漏。同時(shí)要按照公文的性質(zhì)和內(nèi)容，正確區(qū)分輕重緩急，急件急辦，特件特辦，保證急件、要件優(yōu)先處理。

（二）保證公文的質(zhì)量

文秘工作人員要始終堅(jiān)持把質(zhì)量第一的原則貫穿于公文處理的全過(guò)程，對(duì)工作精益求精，不斷提高服務(wù)層次和水平。一是在公文處理工作的每一環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確可靠，不出任何差錯(cuò)。內(nèi)收外發(fā)公文，應(yīng)仔細(xì)登記、編號(hào)，且登記分類清楚，項(xiàng)目填寫(xiě)齊全，交接簽字手續(xù)完備。公文登記之后，及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)，呈送領(lǐng)導(dǎo)批辦，擬辦意見(jiàn)應(yīng)準(zhǔn)確、得體、可行，起到提示、預(yù)案、參考作用。在公文處理過(guò)程中，有各種不同的情況，文秘人員既要按規(guī)定程序辦理，又要根據(jù)實(shí)際情況靈活掌握，不能簡(jiǎn)單地照傳照送。

（三）確保公文安全

保證公文安全是公文處理工作政治性的內(nèi)在要求。公文處理工作經(jīng)常接觸大量的機(jī)密事項(xiàng)，一旦在工作中發(fā)生泄密事故，后果不堪設(shè)想。特別是在新形勢(shì)下，隨著高新技術(shù)的迅猛發(fā)展，泄密的方式、渠道越來(lái)越多，竊密的手段越來(lái)越高，安全保密的形勢(shì)越來(lái)越嚴(yán)峻。在公文傳遞過(guò)程中要嚴(yán)格履行手續(xù)，隨時(shí)掌握公文的去向，避免盲目傳遞。公文傳閱要以文秘部門(mén)為中心點(diǎn)縱向傳遞，不允許在應(yīng)閱人之間橫向傳遞，以免傳閱件失控、丟失。嚴(yán)格按照文件的發(fā)布層次限定密級(jí)文件閱讀范圍，不隨意擴(kuò)大范圍，保證文件發(fā)布層次和實(shí)際知悉范圍的一致性。保證公文在保管上的安全。公文要存放在專門(mén)的保密柜里，確保安全可靠。

三、公文處理的具體措施

（一）辭能達(dá)意，通俗易解

一份公文出臺(tái)面世，一定要考慮受眾者的解讀能力與認(rèn)知程度，尤其是普發(fā)性周知文件，要考慮其涉及群體的廣泛性。不能過(guò)于專業(yè)化或術(shù)語(yǔ)化，讓普通群眾難以理解。公文是以傳達(dá)信息為主要的目的，公文在進(jìn)行處理過(guò)程中需要度其中語(yǔ)句的組成形式和表達(dá)形式進(jìn)行處理，首先到將生僻的字進(jìn)行通俗化，將不常接觸到的成語(yǔ)或引用替換成能夠被人們輕易接受的語(yǔ)句。但是需要公文處理人員能夠準(zhǔn)確地了解其中的含義，并且能夠在準(zhǔn)確表達(dá)出其含義的基礎(chǔ)上，將其進(jìn)行合理的修改。另外，在公文中能夠盡量將不符合表達(dá)信息的詞語(yǔ)進(jìn)行合理化修改，如用語(yǔ)出現(xiàn)了主觀的某種情感而與公文主要的思想出現(xiàn)偏差，就需要對(duì)其進(jìn)行處理，以保證在整個(gè)公文中出現(xiàn)的思想和觀點(diǎn)一致，避免出現(xiàn)上下表達(dá)不一致的問(wèn)題，這是對(duì)公文表達(dá)效果上的重要保證措施。

（二）反復(fù)修改，完善文本

公文制作出來(lái)，并不是一勞永逸的事情，在層層轉(zhuǎn)發(fā)與執(zhí)行過(guò)程中，要考察實(shí)際效果，看看是否合乎實(shí)際，是否理解到位。如果不進(jìn)行審視或修正，往往會(huì)出現(xiàn)意外情況，甚至造成損失。在修正的過(guò)程中，也并不是簡(jiǎn)答地從頭至尾進(jìn)行閱讀的問(wèn)題，更重要的是對(duì)公文表達(dá)中的問(wèn)題進(jìn)行分析。在公文的詞語(yǔ)表達(dá)上，工作人員素質(zhì)和文化背景的差異，也可能導(dǎo)致對(duì)其解讀的含義出現(xiàn)不同，這就需要根據(jù)公文接受人的文化素質(zhì)情況進(jìn)行和理化分析，其步驟也不是一次就能夠完成的，在對(duì)公文進(jìn)行修改工作時(shí)，要反復(fù)進(jìn)行，將將首次未處理的問(wèn)題留置到下次進(jìn)行，直至將其中所有的問(wèn)題完全解決，以保證公文在傳導(dǎo)信息方面保證文本思路的清晰。與此同時(shí)，對(duì)于公文的格式和其他內(nèi)容以外的要點(diǎn)也需要進(jìn)行終點(diǎn)關(guān)注，將文本的內(nèi)容和形式做到全面完善，才能夠保證公文的基本作用。

（三）撰稿吃準(zhǔn)，注意分寸

公文內(nèi)容言過(guò)其實(shí)的危害性是非常大的，可能會(huì)對(duì)下級(jí)部門(mén)造成誤導(dǎo)，使其以為其中夸張的表述是實(shí)際上的情況，這對(duì)于工作的順利進(jìn)行是非常不利的，尤其是在公文繼續(xù)傳達(dá)的過(guò)程中，如果每一級(jí)部門(mén)都不能保證公文表達(dá)程度上的準(zhǔn)確，有可能在公文傳達(dá)至終點(diǎn)而進(jìn)行工作的全面實(shí)施時(shí)，已經(jīng)變得面目全非，甚至其中的中心思想也有可能發(fā)展重大偏差或是已經(jīng)在對(duì)立面上。對(duì)公文表達(dá)處理的問(wèn)題上，其中比較容易被忽略的及時(shí)詞語(yǔ)表達(dá)程度上的準(zhǔn)確性。公文信息的傳達(dá)需要具有高效性和準(zhǔn)確性，同樣，在信息程度上的表達(dá)也需要嚴(yán)格做到這一點(diǎn)。文件的制作，要考慮事情的復(fù)雜性，不能言過(guò)其實(shí)，定論過(guò)早，以免造成工作上被動(dòng)。報(bào)紙媒體配合文件搞宣傳工作，也要注意分寸，不能言過(guò)其實(shí)，言語(yǔ)浮夸。在公文處理中，需要對(duì)其中存在言過(guò)其實(shí)的語(yǔ)句和觀點(diǎn)進(jìn)行合理修改，并通過(guò)對(duì)實(shí)際情況的準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)，以適合的表達(dá)方式對(duì)其進(jìn)行整體梳理，在不改變主要觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上，是文本更加符合實(shí)際。

結(jié)束語(yǔ)

公文對(duì)于工作開(kāi)展的重要性是不言而喻的，對(duì)于公文傳達(dá)和解讀上的問(wèn)題，需要從對(duì)公文修改方面進(jìn)行全面的處理，以保證公文能夠真正發(fā)揮出其真實(shí)的作用。通過(guò)文中的研究能夠了解到，在公文的制作中，可能存在的問(wèn)題有很多，對(duì)于這些問(wèn)題的處理，需要以相應(yīng)的原則為根本的依據(jù)，并采用科學(xué)的方法對(duì)其進(jìn)行合理處理，才能夠保證公文表達(dá)信息的準(zhǔn)確、易懂和安全。

參考文獻(xiàn)

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