信息系統(tǒng)在高校住房管理中的應(yīng)用與實(shí)踐

馮 慧，尹世學(xué)，袁汝海

（1.清華大學(xué) 房地產(chǎn)管理處，北京 100084；2.清華大學(xué) 信息化技術(shù)中心，北京 100084）

高校的房屋資源是學(xué)校最重要的資源之一，是高等教育事業(yè)賴以生存和發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)［1］，是學(xué)校完成教學(xué)、科研和社會服務(wù)等職能的必要條件。因此，不斷完善和加強(qiáng)房屋管理工作、優(yōu)化資源配置、提高房屋使用效益，是提升學(xué)校整體管理水平及提高學(xué)校競爭能力的重要保障。清華大學(xué)的房地產(chǎn)資源原本就相對緊張，隨著國家住房政策的不斷改革和完善，房地產(chǎn)管理越來越呈現(xiàn)復(fù)雜化、多樣化的趨勢。在這種情況下，為了深化管理、簡化操作、提高房屋利用效率［2］，清華大學(xué)房管處與信息化技術(shù)中心聯(lián)合研制開發(fā)了住房管理信息系統(tǒng)。

住房管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，不僅僅是在房管部門內(nèi)部建立的涵蓋住房管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息系統(tǒng)，而且是清華大學(xué)數(shù)字校園總體建設(shè)的一部分。清華大學(xué)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)均已成功運(yùn)行多年，其成熟的應(yīng)用為住房管理系統(tǒng)的建設(shè)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，使房屋管理過程中涉及的人員、財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確、及時，使學(xué)校數(shù)字校園更為完整。

1 功能設(shè)計(jì)

根據(jù)信息化業(yè)務(wù)管理的要求，目前房管處在各項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理和操作方式上存在的問題，表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）對房屋基本信息、使用信息的管理，只實(shí)現(xiàn)了信息的記錄，不能對業(yè)務(wù)過程進(jìn)行支持，大部分工作是手工進(jìn)行，效率很低［3］；

（2）房管處原有的住房管理程序?yàn)閱螜C(jī)版，不但功能單一，而且多種類型房屋分頭管理，數(shù)據(jù)在各辦公室之間獨(dú)立，無法進(jìn)行協(xié)同辦公，管理存在不閉環(huán)現(xiàn)象，容易出現(xiàn)管理漏洞；

（3）系統(tǒng)與學(xué)校其他部門信息系統(tǒng)之間，沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和共享，容易造成房管處的數(shù)據(jù)與學(xué)校人事處、財(cái)務(wù)處等部門掌握的數(shù)據(jù)不一致；

（4）無法及時、準(zhǔn)確掌握學(xué)校的房屋資源數(shù)據(jù)和使用情況，難以實(shí)現(xiàn)深入的業(yè)務(wù)管理；

（5）由于信息不完整，無法對房屋資源、利用信息進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)，難以深入挖掘信息，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。

針對上述問題，住房管理信息系統(tǒng)確立的研制目標(biāo)是［4］：建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化的集成應(yīng)用系統(tǒng)，支持房屋入住、使用、換房、退房全過程的信息化管理；實(shí)現(xiàn)房租、水電氣費(fèi)用的計(jì)算、收繳、代扣；使賬務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息管理閉環(huán)，保證房屋信息、住戶信息和相關(guān)賬務(wù)財(cái)務(wù)信息在各科室和全校范圍內(nèi)共享。經(jīng)過系統(tǒng)設(shè)計(jì)的住房管理信息系統(tǒng)，使用方法簡單、操作方便、功能齊全，為用戶提供高效集成的管理和服務(wù)平臺，并且通過信息化的手段，優(yōu)化住房管理流程，深化住房管理業(yè)務(wù)，提高管理水平，實(shí)現(xiàn)輔助進(jìn)行決策支持［5］。系統(tǒng)功能模型如圖1所示。

圖1 住房管理信息系統(tǒng)功能模型圖

系統(tǒng)主要包括5個模塊，各模塊主要功能如表1所示［6］。

表1 各模塊的主要功能表

總體來看，首先，該系統(tǒng)支持了房屋入住、使用、退房流程的業(yè)務(wù)辦理［7］。在實(shí)際工作中，這個過程涉及到房管處資料室、住房管理中心和財(cái)務(wù)室3個辦公室［8］，系統(tǒng)通過應(yīng)用集成和數(shù)據(jù)集成進(jìn)行信息的實(shí)時傳遞，實(shí)現(xiàn)了房管處內(nèi)部幾個辦公室之間的協(xié)同辦公。其次，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了賬務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息的閉合管理。在房屋使用過程中，會出現(xiàn)大量的費(fèi)用信息，主要包括押金、每月的房租、水電氣使用費(fèi)用，該系統(tǒng)支持了押金的預(yù)繳、房租的計(jì)算、繳納、代扣，水電氣計(jì)算、結(jié)算，實(shí)現(xiàn)記賬功能，同時，支持產(chǎn)生財(cái)務(wù)信息，使賬務(wù)財(cái)務(wù)信息實(shí)現(xiàn)閉合管理。

該系統(tǒng)設(shè)置了5類角色［9］：系統(tǒng)管理員、房屋分配人員（資料室）、住宅管理人員、集體宿舍管理人員、財(cái)務(wù)管理人員（財(cái)務(wù)室）。用戶在業(yè)務(wù)系統(tǒng)登錄后，系統(tǒng)將根據(jù)用戶角色，操作相應(yīng)的功能。

2 數(shù)據(jù)模型

在數(shù)據(jù)模型方面，房屋管理信息系統(tǒng)與清華大學(xué)人事系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，從人事系統(tǒng)中及時、準(zhǔn)確地獲得教工的信息，使系統(tǒng)內(nèi)住戶信息及時、準(zhǔn)確、完整；該系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)接口，每月為財(cái)務(wù)處產(chǎn)生房租代扣數(shù)據(jù)；系統(tǒng)還支持產(chǎn)生水電費(fèi)用信息，傳遞給水管科、電管科，進(jìn)行水電費(fèi)用結(jié)算。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型如圖2所示。

圖2 住房管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型圖

3 技術(shù)特點(diǎn)

住房管理信息系統(tǒng)在數(shù)據(jù)集中存放、統(tǒng)一管理、充分共享的基礎(chǔ)上，支持多用戶的實(shí)時訪問，后臺采用ORACLE數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)在很多方面采用了先進(jìn)的業(yè)務(wù)處理方式和技術(shù)手段，表現(xiàn)在：

（1）規(guī)范各類房屋屬性。清華大學(xué)的房屋數(shù)量眾多，類型復(fù)雜。在房管處原有單機(jī)版系統(tǒng)中，將房屋基本信息與使用信息在同一張表中存放。房屋的基本屬性與應(yīng)用屬性沒有進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分，因此在業(yè)務(wù)管理方面，存在很多易混淆問題，在數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等方面，無法產(chǎn)生準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。而在本次住房管理信息系統(tǒng)建設(shè)之初，即對房屋基本信息和使用信息（包括入住、退房、換房等）進(jìn)行規(guī)范化處理，確定了房屋的基本屬性和應(yīng)用屬性，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立了完備的住房電子檔案，實(shí)現(xiàn)住房的規(guī)范化管理，并提供信息的綜合統(tǒng)計(jì)、查詢，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。

（2）整合房屋使用流程。清華大學(xué)住房包括高訪公寓、周轉(zhuǎn)房、集體宿舍、承租公房、已購公房等十幾類，在系統(tǒng)應(yīng)用前，各類房屋分塊管理，各自具有相對獨(dú)立的入住、退房處理流程，造成業(yè)務(wù)復(fù)雜，工作效率低。在系統(tǒng)建設(shè)過程中，對各類房屋的使用流程進(jìn)行了整合，將原有橫向管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭v向管理，從房屋的入住、換房、續(xù)租、退房縱向管理角度進(jìn)行切分，促進(jìn)了住房的科學(xué)化管理，也明確了房管處各科室部門職責(zé)。

（3）支持物業(yè)結(jié)算和多樣化房租計(jì)算。由于清華大學(xué)房屋管理的復(fù)雜性，各種類型房屋使用性質(zhì)不同，房租標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算方式均有較大區(qū)別。在房屋使用過程中，由于水、電、氣消耗，也會產(chǎn)生相關(guān)費(fèi)用。房屋費(fèi)用管理是系統(tǒng)的一個難點(diǎn)。系統(tǒng)的建設(shè)解決了原有手工處理模式，不但實(shí)現(xiàn)了各類房租、水電氣費(fèi)用的自動計(jì)算、統(tǒng)一管理，而且可以自動代扣房租，產(chǎn)生相關(guān)報表。

（4）賬務(wù)財(cái)務(wù)閉合管理。從財(cái)務(wù)角度上，對于住房使用過程中產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用的管理，是一級管理與二級管理相結(jié)合：房租為學(xué)校統(tǒng)一管理，而水電費(fèi)用需要與水管科、電管科進(jìn)行跨部門結(jié)算，燃?xì)赓M(fèi)用需要與市政進(jìn)行結(jié)算。而且存在著提前繳納押金、房租計(jì)算、違約金、跑水跑電、房租代扣等各種各樣的費(fèi)用發(fā)生、結(jié)算方式。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了各種費(fèi)用的準(zhǔn)確記賬，并且與財(cái)務(wù)進(jìn)行閉合管理，避免管理漏洞的出現(xiàn)。

（5）校級數(shù)據(jù)共享。住房信息作為學(xué)校基礎(chǔ)信息，與人事處、財(cái)務(wù)處等部門有密切的業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)關(guān)系。房屋使用人員的主體為學(xué)校各類編制教職工；而房租收繳、代扣數(shù)據(jù)需要由房管處提供，財(cái)務(wù)處執(zhí)行；學(xué)校水管科、電管科也需要準(zhǔn)確的住房用水、用電情況。因此，住房管理信息系統(tǒng)作為清華大學(xué)數(shù)字校園整體信息化的一部分，在學(xué)校層次上實(shí)現(xiàn)了與人事系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享。不但保證了住戶信息的準(zhǔn)確性、信息變更的及時性，也使基于全校范圍內(nèi)教職工職務(wù)、工齡等基礎(chǔ)信息與房屋的面積、類型的綜合分析成為可能，有利于實(shí)時、準(zhǔn)確掌握學(xué)校房屋資源利用情況，輔助進(jìn)行決策支持。

4 應(yīng)用效果

住房管理信息系統(tǒng)于2009年4月開始投入運(yùn)行，系統(tǒng)的應(yīng)用效果體現(xiàn)在以下方面：

（1）規(guī)范了住房管理流程，提高服務(wù)質(zhì)量。系統(tǒng)在規(guī)范原有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)上，使住房管理流程更趨合理。按照不同住房管理政策明確管理人員的崗位職責(zé)，同時促進(jìn)服務(wù)意識和質(zhì)量的提高。

（2）實(shí)現(xiàn)信息共享，提高工作效率。通過網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)建設(shè)，不但支持了房管處內(nèi)部各辦公室協(xié)同辦公，也通過與人事處、財(cái)務(wù)處等部門的數(shù)據(jù)共享與集成，實(shí)現(xiàn)跨部門業(yè)務(wù)流程的閉環(huán)管理。系統(tǒng)的應(yīng)用改變了原有手工處理的模式，避免了信息的重復(fù)錄入，減輕了部門工作量。也實(shí)現(xiàn)了住房管理信息重要數(shù)據(jù)的電子檔案歸檔［10］。系統(tǒng)支持了目前清華大學(xué)1萬余套（間）住房的管理，總面積70萬 m2，每月房租超過300萬元［11］。

（3）支持房屋使用流程信息化，提高管理水平。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了房屋使用的全過程（入住、續(xù)租、異動、退房等）的信息化管理。另外，針對住房房租計(jì)算、水電燃?xì)赓M(fèi)用結(jié)算、房租代扣、房租憑證自交等房屋使用過程中產(chǎn)生的復(fù)雜費(fèi)用情況［12］，實(shí)現(xiàn)了自動結(jié)算、賬務(wù)和財(cái)務(wù)集中管理，簡化工作的同時避免出現(xiàn)管理漏洞。

（4）提供綜合查詢、統(tǒng)計(jì)功能，輔助進(jìn)行管理決策。系統(tǒng)提供了多角度、全面的房屋信息綜合查詢，各類房屋統(tǒng)一管理。房屋使用情況可以實(shí)時統(tǒng)計(jì)，并通過與學(xué)校教職工基本數(shù)據(jù)共享，進(jìn)行住房資源分配、利用情況的總體統(tǒng)計(jì)，也為房屋的繼續(xù)建設(shè)、房屋資源的充分利用提供決策支持。

5 結(jié)束語

住房管理信息系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了相關(guān)業(yè)務(wù)的信息化，提高了清華大學(xué)房屋管理水平，技術(shù)成熟、業(yè)務(wù)思想領(lǐng)先。在房屋管理、物業(yè)管理等方面，已經(jīng)發(fā)揮了重要作用。后續(xù)將繼續(xù)面向全校各級領(lǐng)導(dǎo)、廣大教職工，提供全面、深入的住房信息服務(wù)，支持學(xué)校住房相關(guān)政策的落實(shí)。隨著系統(tǒng)的深入使用和進(jìn)一步建設(shè)，系統(tǒng)還將會發(fā)揮出越來越大的作用。

（

）

［1］劉權(quán)輝.高校房地產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用［J］.企業(yè)科技與發(fā)展，2008（22）：375-376.

［2］江娟.高校房地產(chǎn)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［D］.北京：中國地質(zhì)大學(xué)，2008.

［3］范波.高校教工住房管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2013（16）：47-48.

［4］袁瑩.高校房地產(chǎn)管理信息化研究［J］.中國教育信息化，2012（5）：22-24.

［5］李威，張海戈，王曉丹.高校教工住宅房屋資源管理信息系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用［J］.實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2006，23（9）：73-75.

［6］梁禮明，翁發(fā)祿，丁元春.基于三層C＿S結(jié)構(gòu)的高校住房管理信息系統(tǒng)［J］.中國農(nóng)業(yè)銀行武漢培訓(xùn)學(xué)院學(xué)報，2007（3）：68-69.

［7］余萬宏，郝欽偉，孫清平.基于BPS模式的高校住房管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.電子科技大學(xué)學(xué)報：社科版，2008，10（3）：49-52.

［8］何天宇，童燕青.高校住房信息化管理系統(tǒng)研究與設(shè)計(jì)［J］.價值工程，2012（7）：131-132.

［9］李建強(qiáng)，鄭廣天，翟儒，等.高等院校房產(chǎn)管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化的設(shè)計(jì)與實(shí)施［J］.北方交通大學(xué)學(xué)報，2003，27（2）：100-104.

［10］宋躍明.GIS與MIS相結(jié)合實(shí)現(xiàn)社會保障性住房管理信息化［J］.科技資訊，2013，15：20-22.

［11］張海戈，李威，馬昆齡.高校未售公有住房資產(chǎn)管理中房租收繳系統(tǒng)的應(yīng)用［J］.實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2006，23（11）：160-162.

［12］管建平.構(gòu)建個人住房信息系統(tǒng)思路建議［J］.中國房地產(chǎn)，2011（1）：50-51.