試論電算化會計檔案管理中的問題及對策

摘要：現(xiàn)如今，隨著計算機技術不斷的發(fā)展和提高，我國會計信息化工作得到不斷的推進，會計電算化在會計領域中得到廣泛的運用，并且已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的手工記賬，成為當前會計核算工作最為重要的手段，但是在電算化的過程中，會產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)文件，這就使得會計檔案擁有了雙重的載體，即傳統(tǒng)意義的紙質(zhì)檔案與儲存于計算機和各類存儲介質(zhì)中的電算化會計檔案。本問就結合筆者的工作經(jīng)驗對會計檔案管理中的問題進行分析，以期找出合適的解決對策。

關鍵詞：電算化；會計檔案；問題；對策

中圖分類號：C931 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）012-0000-02

在《會計電算化工作規(guī)范》中，會計電算化被定義為是存儲器在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或者光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)。現(xiàn)如今，隨著電算化會計檔案的管理已經(jīng)成為一個現(xiàn)實性亟待解決的大問題。

一、電算化會計檔案管理中存在的問題

（一）制度不健全，且缺乏相應政策

在會計檔案的管理過程中，只有《會計檔案管理辦法》中對電算化會計檔案的立卷、歸檔與保管、利用等一系列管理流程及保管期限等缺乏必要的制度約束與保障，會計人員在工作中對電算化數(shù)據(jù)常常會覺得無法可依，無章可循，因而會給實際的工作造成一定的困難。此外，對于不少單位來說，認為會計電算化僅僅是處理工具的變化，對電算化會計檔案的收集、管理、查閱仍然沿用的是手工系統(tǒng)制度，并沒有對會計電算化信息系統(tǒng)的檔案保管人員的職責做出相應的規(guī)定，并且也沒能采取相應的措施對會計檔案進行保管。

（二）缺少電子數(shù)據(jù)備份，會計檔案不完整

《會計檔案管理辦法》中規(guī)定，用電子計算機對會計檔案進行管理，不僅需要保存電子會計數(shù)據(jù)，并且還需要保存出打印的紙質(zhì)會計數(shù)據(jù)。但是就現(xiàn)如今的大多數(shù)企業(yè)來說，都將會計數(shù)據(jù)進行打印保存紙質(zhì)會計數(shù)據(jù)，但是對會計的電算化檔案的管理卻相對比較忽視，這一忽視勢必會影響大會計檔案管理的完整性。并且單位的決算數(shù)據(jù)進行保存時應當與決算的編制說明，決算的分析報告等一些檔案進行完整備份，只有這樣才能夠確保會計電算化檔案管理的完整性。

（三）會計檔案人員的業(yè)務能力較低

對于會計檔案人員來說，本身具備一定的計算機能力基礎，但是對于相應的專業(yè)計算機知識來說，大部分的會計檔案人員缺乏專業(yè)的計算機知識。從而會造成電算化檔案管理整體的工作水平不高，并且還制約著電算化會計檔案管理工作的順利開展。

（四）電算化快的軟件和數(shù)據(jù)兼容性差，且局限性大

在會計電算化的過程中，由于自身的特點會對電算化的檔案管理及利用造成一定的影響如下就具體的影響內(nèi)容進行分析。

1.數(shù)據(jù)的格式多種多樣

對于電算化會計的檔案管理中，常常會遇到不同的數(shù)據(jù)格式。如在會計軟件中形成的數(shù)據(jù)軟件有bdb文件、jio文件格式、加密文件rar文件等，對于多種多樣的格式而言，對其進行保存就是一個大問題。并且會加劇工作人員的工作強度，因工作人員的工作水平參差不齊會忽視此類問題，而且備注信息不及時，不能夠高效率的對備份數(shù)據(jù)進行提取，如遇到查閱備份數(shù)據(jù)時，仍然是查閱紙質(zhì)報表，從而又回到了傳統(tǒng)的紙質(zhì)報表階段。

2.兼容性較差

會計電算化所形成的文件具有一個區(qū)別于其他電子文件的特點，是因為它自身必要依賴特定及專用的軟件進行識別或者讀取，并且對于計算機軟件來說，其更新?lián)Q代較快，并且由于初期的計算機軟件不能夠做到兼容，使得之前備份的數(shù)據(jù)不能夠在新的版本系統(tǒng)中被正確的識別，從而就使得我國的備份工作失去了原本的意義。

3.數(shù)據(jù)必須依托一定的載體才能夠被讀取

對于會計電算化的數(shù)據(jù)而言，一般情況下，備份的數(shù)據(jù)只有在與導出數(shù)據(jù)相一致的情況下才能夠進行恢復，從而也才能夠被轉化為可以識別的數(shù)字及圖表的信息。對于工作人員來說，經(jīng)常會遇到查看以前年度的數(shù)據(jù)或是更換新電腦，但是在數(shù)據(jù)恢復時會發(fā)現(xiàn)部分數(shù)據(jù)無法修復。對于會計數(shù)據(jù)而言，修復程序是電算化數(shù)據(jù)文件運行的載體及依托，從而來說，有著不容忽視的作用。因而應當重視數(shù)據(jù)載體的作用，不能夠發(fā)揮數(shù)據(jù)載體應用的作用，同時也不便給單位的經(jīng)營與管理提供幫助。

二、針對電算化會計檔案管理中的問題提出的相應對策

（一）建立和完善相應的法規(guī)制度

在電算化會計檔案的管理過程中，只有具備完善的法律法規(guī)制度才能使得會計的電算化管理得到一定的保障。在建立和完善相應的法律法規(guī)的同時，還應當對操作的流程進行規(guī)范，并且還應當制定明確的標準，使之能夠引起各個單位的高度重視。并且還應當根據(jù)會計電算化管理的特點及相關部門要求，對本單位的實際情況進行修訂與管理，從而為會計人員的日常工作提供一系列相應的指導。

（二）提高會計人員的業(yè)務素質(zhì)

會計檔案不同于一般的檔案，因而不能夠按照一般的檔案進行管理。會計的檔案管理因內(nèi)容廣泛，并且還具備一定的廣泛性與嚴密性等特點。對于會計檔案管理而言，在管理的過程中應當按照專門檔案進行專業(yè)化的管理，因此這對檔案的管理人員而言，必須具備專業(yè)的檔案業(yè)務知識還需具備專業(yè)的會計知識，并且還應該對現(xiàn)代的管理手段進行熟知。因而，培養(yǎng)一批高業(yè)務能力的會計檔案管理人才，是當今企業(yè)必須應當重視的問題，也只有這樣才能夠適應新時期會計檔案管理的要求。

（三）做好會計檔案資料的基礎工作

首先在這些基礎工作中，應當選取高質(zhì)量的載體產(chǎn)品。對紙質(zhì)載體而言，選擇紙張較好，耐磨、耐折疊的紙張。對于軟件載體而言，應當選擇性能高、質(zhì)量好、存期長的產(chǎn)品。對于存放地點而言，應當選擇適當?shù)拇娣诺攸c，電算化會計檔案資料對存放地點的要求比較嚴格，如，對磁性介質(zhì)的材料而言，在選擇地點時應當遠離輻射區(qū)，為了避免磁性介質(zhì)受磁性輻射影響而使得功能減弱或者喪失。

（四）對備份進行有效的管理

會計人員應該重視電算化會計檔案管理過程中各個環(huán)節(jié)，尤其應當對備份的環(huán)節(jié)引起足夠的重視。對電算化的備份來說一般做好異地備份與外存儲備份，因不脫機備份在遇到計算機系統(tǒng)崩潰時會給數(shù)據(jù)造成不可估量的影響。此外，還應當高度的重視系統(tǒng)平臺及軟件載體及補充程序的備份，從而確保數(shù)據(jù)格式及軟件載體能夠得到相應有效的兼容。

（五）對電子數(shù)據(jù)進行合理的分類

在會計電算化的檔案管理過程中會出現(xiàn)較多的形式的文件數(shù)據(jù)，因而應定期的對這些數(shù)據(jù)進行分析，建立相同格式文件的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，便于查閱數(shù)據(jù)。對于文本型的數(shù)據(jù)庫在保存的過程中應當分類保存，對于數(shù)值型的數(shù)據(jù)可以備份成電子表格文件，這一分類備份能夠為單位的財務提供有效地服務。

（六）電算化會計系統(tǒng)應當做好保密工作

會計電算化檔案管理與紙質(zhì)檔案相比其篡改較為容易，并且不留痕跡不易被人發(fā)現(xiàn)。因而從計算機程序方面進行考慮，應當在一定的程序步驟中進行數(shù)據(jù)加密，從根源上保障電算化會計系統(tǒng)的安全性，從而才能有效的杜絕問題的發(fā)生。

三、結語

就國內(nèi)電算化會計的管理現(xiàn)狀來看，我國電算化會計檔案的管理才剛剛的起步，并且在其發(fā)展的過程中還存在許多亟待解決的問題，這些問題嚴重制約著我國會計電算化的管理。對于會計管理人員來說，應當正確的認識到檔案管理中的問題，并結合單位的實際情況進行解決，從而促進會計電算化檔案管理健康發(fā)展。

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作者簡介：梁春典（1968-），女，廣西欽州人，本科，經(jīng)濟師，主要研究方向：高校會計檔案類。endprint