探究如何推行檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

張磊

[摘 要]檔案管理工作較為復(fù)雜繁瑣，因此推行檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于檔案工作的順利開展具有極為重要的意義，本文以此作為切入點(diǎn)，探討在推行檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)措施，以促進(jìn)檔案工作更準(zhǔn)確、有效地進(jìn)行，使檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。

[關(guān)鍵詞]檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；措施

前言

檔案管理工作較為復(fù)雜繁瑣，因此推行檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于檔案工作的順利開展具有極為重要的意義。在實(shí)際工作中，檔案的主要工作有檔案資料的收集、歸檔、利用等，檔案資料的形成主要是在日常的零散工作中，而且在很多單位中，各部門的檔案管理是由各部門自行負(fù)責(zé)，各自為戰(zhàn)，并無統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不同部門檔案間無法形成聯(lián)系，這樣的管理模式不利于檔案工作的開展，效率較為低下，因此，為提高檔案工作效率，推行檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化勢(shì)在必行，而如何推行檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是需要重點(diǎn)考慮的問題，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)提出以下幾點(diǎn)措施：

1.建立健全科學(xué)的檔案管理制度

檔案的種類繁多，從載體方面說，有紙質(zhì)檔案、電子檔案，從形式上來說有文書檔案、業(yè)務(wù)檔案等，因此做好檔案管理工作需要建立在健全的、科學(xué)的檔案管理制度之上，各單位的檔案管理制度要根據(jù)自身的實(shí)際情況建立，但都要以《中華人發(fā)共和國(guó)檔案法》為基本的指導(dǎo)原則。首先，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理的硬件設(shè)施投入，建立專門的檔案室或檔案館，將各部分的檔案全部存放在檔案室，并對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編碼，對(duì)紙質(zhì)檔案做好防火、防潮、防腐、防盜、防蟲蛀等工作，降低檔案資料的損耗，以充分延長(zhǎng)其壽命，同時(shí)要建立科學(xué)的檢索系統(tǒng)，方便檔案的檢索和使用。其次，要建立有層次的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，高層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案工作的決策、規(guī)劃，對(duì)檔案工作提出總體要求，并制定符合當(dāng)前情況的管理制度，監(jiān)督制度的實(shí)行情況；應(yīng)設(shè)立專門檔案管理人員對(duì)所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，檔案管理人員要經(jīng)常深入各部門了解當(dāng)前的業(yè)務(wù)活動(dòng)，目的是使各部門工作過程中形成的具有一定價(jià)值的資料能夠及時(shí)立卷和歸檔，在檔案資料保存和使用過程中要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，做好對(duì)檔案資料狀態(tài)的跟蹤，防止資料丟失以及損壞。

2.做好公文的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

公文是檔案的前身，公文質(zhì)量的好壞與檔案工作息息相關(guān)，因此要做好檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就首先要做好公文的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作，實(shí)際工作中，要提高公文的質(zhì)量，可以從以下幾個(gè)方面著手：首先，保證公文用紙的質(zhì)量，一方面要保證紙張的尺寸規(guī)格要統(tǒng)一，同時(shí)要符合國(guó)家相關(guān)規(guī)范的統(tǒng)一規(guī)定，例如排版方式為橫排版，裝訂線在左側(cè)等；其次，對(duì)于制發(fā)公文的簽發(fā)手續(xù)要嚴(yán)格執(zhí)行，要確定審批的公文是否有審批權(quán)限，如無則不能制發(fā)，在制發(fā)公文時(shí)要檢查公文的標(biāo)題是否有誤，主送單位與抄送單位、落款是否有誤等；再次，公文的字跡要清楚，并能夠保證持續(xù)不褪色，以利于長(zhǎng)期保存。

3.立卷歸檔堅(jiān)持“以我為主”的原則

檔案工作推行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的過程中，文件資料的重復(fù)性以及立卷歸檔的無序性是最常見也是最大的問題，因此在立卷歸檔時(shí)要堅(jiān)持“以我為主”的原則，即歸檔的文件以本單位、本部門或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則，這一原則的實(shí)現(xiàn)可最大程度的保證檔案資料的利用價(jià)值最大化、檢索簡(jiǎn)便化，可以說是給檔案工作的“瘦身”原則，將不符合立卷歸檔要求或者重復(fù)的文件進(jìn)行剔除，從而使檔案的管理更有效率。在實(shí)際工作中，“以我為主”的立卷歸檔原則實(shí)施時(shí)要注意好以下三個(gè)方面的問題：第一是為防止檔案管理的無序性和混亂，應(yīng)當(dāng)在立卷歸檔時(shí)把握好文件的時(shí)效性，即保證予以立卷歸檔的都是已經(jīng)完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，對(duì)未完成的不予歸檔；第二是為降低檔案管理工作中的信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)區(qū)分在形式和作用等方面有相似之處的文件資料；第三是要在降低文件信息冗余度的同時(shí)，最大程度地維護(hù)檔案資料完整性，在保證不混入無用文件的同時(shí)，也要防止應(yīng)立卷歸檔文件不被排除在外，造成損失。

4.電子檔案的管理規(guī)范化

隨著科技的發(fā)展，電子檔案以其占物理空間小、方便實(shí)用等特點(diǎn)受到廣泛的關(guān)注，電子檔案的應(yīng)用將是檔案發(fā)展的重要方向，很多時(shí)候，為達(dá)到檔案數(shù)字化和保險(xiǎn)的雙重目的，常是電子檔案與紙質(zhì)檔案共同存在，因此做好電子檔案的管理是推行檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要組成部分。電子檔案的形成一般是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理得到的電子文件，需要儲(chǔ)存到硬盤、光盤、軟盤等介質(zhì)中，這些不同種類的存儲(chǔ)設(shè)備使用年限有很大差別，同時(shí)同類存儲(chǔ)設(shè)施之間由于質(zhì)量方面存在差異，其使用壽命也不盡相同，尤其是軟盤，其使用壽命在1年到10年之間不等，因此給檔案的管理帶來困難，為使其符合規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求，應(yīng)當(dāng)在選擇儲(chǔ)存設(shè)備時(shí)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，防止由于質(zhì)量問題造成檔案文件的丟失和損壞，并定期對(duì)檔案文件進(jìn)行轉(zhuǎn)存，以確保檔案能夠持續(xù)保存，同時(shí)應(yīng)當(dāng)將軟盤遠(yuǎn)離電磁場(chǎng)，并做好防塵和防潮處理，并盡可能保持溫度恒定。

5.提高紙質(zhì)檔案立卷質(zhì)量

相對(duì)于電子檔案而言，紙質(zhì)檔案的立卷工作受到的影響因素更多，其中案卷的裝訂質(zhì)量等問題對(duì)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化具有較大影響，因此實(shí)際工作中要提高案卷的裝訂質(zhì)量，并結(jié)合科學(xué)的立卷方法，使之更有利于檔案的分類和檢索，有利于檔案的規(guī)范化管理。

6.加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的管理和保護(hù)

聲像檔案是相對(duì)于文字檔案而言的，是將重要的具有保存價(jià)值的信息以聲音、圖像、錄像等形式保存下來的資料，隨著社會(huì)的發(fā)展，聲像檔案資料的數(shù)量也越來越多，相對(duì)于文字檔案來說，聲像檔案對(duì)于時(shí)效性的要求更高，因此必須做到形成的檔案文件及時(shí)歸檔，以免資料流失，實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)將聲像檔案從收集到歸檔、保存、使用的全過程做好統(tǒng)一管理，嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，對(duì)有重要保存價(jià)值的資料要及時(shí)備份等。

結(jié)束語

綜上所述，檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化推行是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，無論是從制度上還是管理方法上都必須要把握為檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)的原則，從多方面、多個(gè)角度入手，使檔案工作更加高效地進(jìn)行，為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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