如何提高投標(biāo)商務(wù)工作效率與質(zhì)量

張順義

(中鐵十二局集團(tuán)有限公司,山西太原 030024)

如何提高投標(biāo)商務(wù)工作效率與質(zhì)量

張順義

(中鐵十二局集團(tuán)有限公司,山西太原 030024)

投標(biāo)階段,商務(wù)工作極為重要,因格式條款較多,稍有疏忽便會造成廢標(biāo),因此有必要采取各種方式提高工作效率與質(zhì)量,爭取最大中標(biāo)幾率。例如,積累商務(wù)基礎(chǔ)資料;匯總標(biāo)書質(zhì)量防控要點(diǎn);落實(shí)逐級審核簽認(rèn)制度。

提高 投標(biāo) 商務(wù) 工作效率 質(zhì)量 基礎(chǔ)資料 防控要點(diǎn) 審核簽認(rèn)

1 積累商務(wù)基礎(chǔ)資料

我單位組織開發(fā)研制了“工程經(jīng)營商務(wù)信息管理系統(tǒng)”網(wǎng)絡(luò)版軟件，海量商務(wù)基礎(chǔ)信息可以在服務(wù)器上存儲共享，使用者可以實(shí)時(shí)更新，查詢，下載信息，徹底改變了以往的工作方式，帶來了極大得工作便利，為企業(yè)商務(wù)基礎(chǔ)資料的積累開創(chuàng)了新的里程碑。該軟件包括單位信息、人員信息、設(shè)備信息、工程業(yè)績信息、工程榮譽(yù)信息、企業(yè)榮譽(yù)信息、企業(yè)財(cái)務(wù)信息等七個(gè)板塊的內(nèi)容，并且可以準(zhǔn)確篩選數(shù)據(jù)。

2 匯總標(biāo)書質(zhì)量防控要點(diǎn)

2.1 企業(yè)證件

(1)企業(yè)證件按照一般按照“基本情況表”要求填報(bào)。(2)一般要求全本掃描件，包括封皮，注意不能有缺頁。(3)企業(yè)證件變更、年檢等事項(xiàng)較多，注意及時(shí)更新掃描件。(4)有多項(xiàng)資質(zhì)要求時(shí)，要逐一響應(yīng)，不能有漏項(xiàng)。

2.2 業(yè)績

(1)類似業(yè)績需在規(guī)定的時(shí)間范圍之內(nèi)，避免過期項(xiàng)目。(2)項(xiàng)目工程狀態(tài)大概可分為在建、已完工、已交驗(yàn)、通車運(yùn)營等，類似業(yè)績一般要求已交驗(yàn)的項(xiàng)目，注意招標(biāo)文件的具體要求。(3)已交驗(yàn)是指具有交工驗(yàn)收證明文件，投標(biāo)文件中需將此文件掃描附上。

2.3 人員

(1)確保資料真實(shí)準(zhǔn)確，尤其可通過網(wǎng)上查詢真?zhèn)蔚男畔?，例如各類注冊證書、三類人員安全考核合格證書、身份證、畢業(yè)證書等。(2)職稱證書應(yīng)采用人力資源部標(biāo)準(zhǔn)格式，所填信息應(yīng)與其他證件相符。(3)在業(yè)主沒有明確說明是否可以使用子公司人員時(shí)，應(yīng)優(yōu)先使用注冊在投標(biāo)名義單位的證書。

2.4 財(cái)務(wù)

(1)響應(yīng)招標(biāo)文件對財(cái)務(wù)報(bào)表年份的要求，一般要求近三年的財(cái)務(wù)報(bào)表，不包括當(dāng)年的。(2)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況表中的數(shù)據(jù)要有來源依據(jù)，能和報(bào)表對應(yīng)，最好找財(cái)務(wù)人員校對或填寫。(3)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況表中的數(shù)據(jù)單位要區(qū)分元、千元、萬元。(4)若對財(cái)務(wù)指標(biāo)有審查要求，則應(yīng)逐一檢查是否滿足要求。(5)銀行信貸證明必須是有權(quán)出具信貸證明的商業(yè)銀行(總行或其省級分支機(jī)構(gòu))出具，此外銀行信貸格式中“為期——個(gè)月”處填寫的時(shí)間一般要比工期多三個(gè)月；銀行主管人員的姓名、職務(wù)要用正楷字體打印，確保電腦中有此字庫。(6)投標(biāo)保證金一般可以通過現(xiàn)金、電匯、銀行保函三種方式遞交。采用電匯方式時(shí)，一般要求從單位基本賬戶直接轉(zhuǎn)出，且限定在開標(biāo)截止前的某個(gè)時(shí)間完成，電匯單附言要滿足招標(biāo)文件要求，收款賬戶也要嚴(yán)格響應(yīng)招標(biāo)文件要求，并不是所有項(xiàng)目都要求打入業(yè)主賬戶，此處一定要慎重，不能有慣性思維。

2.5 信譽(yù)

表1

(1)省部級獎勵，一般要求近五年的獲獎信息，填報(bào)資料要有來源依據(jù)，符合時(shí)間及級別要求(2)信用評價(jià)，包括鐵路信用評價(jià)，公路信用評價(jià)，水利信用評價(jià)等，涉及信用評價(jià)加分的，要按程序申報(bào)。

2.6 授權(quán)委托

(1)委托期限要在投標(biāo)有效期之內(nèi)，招標(biāo)文件有明確規(guī)定的要首先響應(yīng)招標(biāo)文件。(2)被授權(quán)人必須能實(shí)際參加標(biāo)書遞交過程，同時(shí)要掌握單位統(tǒng)一規(guī)定的聯(lián)系人名稱，聯(lián)系方式，傳真電話，電子信箱等信息。

2.7 裝訂包封

(1)商務(wù)人員要制定統(tǒng)一的標(biāo)書格式與其他業(yè)務(wù)人員共享，保證標(biāo)書美觀統(tǒng)一。(2)分冊，投標(biāo)文件一般分商務(wù)，技術(shù)，報(bào)價(jià)三冊進(jìn)行裝訂，招標(biāo)文件另有要求的，要嚴(yán)格執(zhí)行。(3)封皮，招標(biāo)文件一般不作說明，但有的區(qū)域不能使用硬裝形式，需嚴(yán)格執(zhí)行。(4)封面，項(xiàng)目名稱和標(biāo)段號標(biāo)記正確。(5))目錄，大部分投標(biāo)文件只放分冊目錄即可，但也有要求同時(shí)放總目錄的情況。(6)頁碼，頁碼有的要求從正文開始編制，有的要求從目錄開始編制。(7)簽字蓋章，除落款處簽字蓋章齊全外，還需注意要求逐頁簽字蓋章的情況，不能有漏簽漏蓋的情況。(8)字?jǐn)?shù)或頁數(shù)限制，招標(biāo)文件有此要求時(shí)注意不要超過字?jǐn)?shù)或是總頁數(shù)，提前計(jì)劃安排好內(nèi)容。(9)單雙面打印，一般不做要求，若要求雙面打印時(shí)，注意嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)文件要求，對于確實(shí)不適宜雙面打印的文件需和業(yè)主溝通后處理。

2.8 專業(yè)間協(xié)同

涉及專業(yè)交叉的內(nèi)容，需各專業(yè)認(rèn)真復(fù)核，保持?jǐn)?shù)據(jù)信息統(tǒng)一正確。例如商務(wù)分冊投標(biāo)函中的報(bào)價(jià)和工期，技術(shù)分冊中的合同用款估算表。

2.9 原件核驗(yàn)

按照招標(biāo)文件要求準(zhǔn)備需要核驗(yàn)的各類原件資料，一是要合理規(guī)劃為借證贏得充足的時(shí)間，二是要保證標(biāo)書所附掃描件與原件內(nèi)容一致。

2.10 網(wǎng)上平臺

大概分信用信息管理類平臺、工程發(fā)包交易平臺和入省市備案管理平臺。(1)信用信息管理類平臺大概包括:“全國公路建設(shè)市場信用信息管理系統(tǒng)”、“全國水利建設(shè)市場信用信息平臺”以及各省交通廳創(chuàng)辦的信用信息管理平臺，業(yè)主要求參考平臺信息時(shí)，我方需保證填報(bào)的業(yè)績、人員，榮譽(yù)等信息要和平臺信息一致，若有沖突，需要提前按平臺要求辦理變更手續(xù)。(2)工程發(fā)包交易平臺，常用的有北京市建設(shè)工程信息交易網(wǎng)，鐵道工程交易中心網(wǎng)及一些地方工程信息交易網(wǎng)。要熟悉各地?cái)?shù)字身份認(rèn)證鎖辦理程序及電子開標(biāo)程序，有條件的提前進(jìn)行模擬。(3)入省市備案管理平臺，這是市場準(zhǔn)入機(jī)制的產(chǎn)物，應(yīng)該提前謀劃，為相關(guān)行業(yè)投標(biāo)早做準(zhǔn)備。

3 落實(shí)逐級審核簽認(rèn)制度

成功的投標(biāo)文件好比一件完美的產(chǎn)品，得經(jīng)過多道工序方可合格出廠，哪個(gè)環(huán)節(jié)出問題都不行，投標(biāo)文件同樣需逐級審核簽認(rèn)，方可成型遞交。就鐵路投標(biāo)而言，我單位成熟的審核簽認(rèn)順序如表1所示。

有了制度，就必須嚴(yán)格遵守執(zhí)行，才能達(dá)到預(yù)期目的，這里要結(jié)合單位的激勵政策，對執(zhí)行情況進(jìn)行考核，獎懲。

4 結(jié)語

投標(biāo)商務(wù)工作應(yīng)該注重積累與總結(jié)，由量變引起質(zhì)變，工作才可以提升一個(gè)高度，效率與質(zhì)量才能提高。